新时期国有企业人事档案管理工作

王薇 云南省烟草烟叶公司

人事档案管理工作的基本遵循是1991年印发的《干部档案工作条例》，随着从严治党的不断深入，为了贯彻落实从严管理干部的要求，为了顺应新时代加强人事档案管理、使用的要求，中共中央办公厅根据国家相关法律法规，于2018年制定出台了《干部人事档案管理工作条例》，规范了人事档案管理工作，明确了人事档案的工作要求。国有企业要认真学习贯彻《条例》，提高政治站位，充分认识人事档案在新时期干部队伍建设中的重大意义和重要作用，为建设党的新的伟大工程管好用好人事档案。

一、充分认识人事档案的重要意义

（一）对于个人而言

人事档案，记录过往经历，伴随一生成长，作为“第二张身份证”，档案是个人建立信用体系和获得发展的重要工具，记录的教育经历、政治面貌、家庭成员、各类奖惩评价等文件材料都会左右自己的仕途发展，人事档案还是个人维护自身权益和待遇的重要工具，在升学就业、政审考察、申报职称、核定社保待遇、遗产继承时确定亲属关系等重要环节起到参考凭证作用。

（二）从企业的角度讲

在企业管理中，国有企业的人事档案工作处于非常重要的地位，是党组织在建设干部人事管理、人才培养、人才服务等工作中，形成反映一个干部的社会经历、政治品质、道德品质、职业素养、工作作风及家庭状况、社会关系等情况的重要记录材料，是培养人才、选拔任命、管理任命干部和选拔评定人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据[1]。国有企业通过人事档案管理工作，实施了内部人力资源管理行为，通过档案信息掌握内部人力资源情况，能够一定程度的优化机构和人力资源，意义重大。

二、国有企业人事档案管理工作存在的问题

（一）对人事档案重要性认识不足

国有企业中由于各级人员对人事档案的政策法规了解程度与档案工作的重视程度不高，对人事档案的重要性认识不够，实际工作中常以保管代替管理。部分国有企业由于在档案管理过程中的不重视，导致档案存储过程中破损、缺页、甚至毁坏的事故频频出现，而在档案的保管过程中，收集、整理、归档、查阅、传递等环节，人为的伪造、涂改、销毁等现象也依旧存在。在大多数人的传统观念里，作为企业的首要任务就是追求经济效益，其他诸如行政事务、档案管理等工作并没有多要紧，都是些对经济效益没有直接影响的闲职，对人事档案管理工作重视程度不够。

（二）人事档案管理人员专业水平和稳定性有待提高

国有企业中，存在没有按规定配置专兼职人事档案管理人员的情况，而是安排从事文书档案管理工作或组织人事工作的人员来兼任，由于不是主要业务工作，兼职的人员与专职人员相比，大多存在着业务不精，工作精力有限，责任心不强的问题。国有企业中人事档案数量达不到1000卷的大多都不会配备专职人事档案管理员，而兼职人员在人事档案管理方面的专业水平不高，在同一岗位的连续性和稳定性也不高。

（三）人事档案管理设施、场所不规范

国有企业中普遍存在人事档案与文书档案共用一个库房的情形，档案柜使用一般的铁质文件柜，也未真正做到人事档案管理要求的三室三分离。部分国有企业未严格执行关于人事档案库房建设的标准要求，库房安全方面的防护措施和管理也不到位，用专用库房存放、有专门场所阅档和整理、有单独的办公场所，以上场所分设分管也未能实现。

（四）人事档案信息不完整，整理不规范

由于档案材料收集归档不及时，个人没有主动提交相关材料的意识，单位与单位之间、部门与部门之间没有及时交接相关材料等原因，常常造成人事档案里高中及以下学历信息、调动材料、支教、薪资信息等资料不齐或档案资料记录时间无法互相衔接的问题。同时，档案资料的整理也存在归档类别不清，归入不属于档案的材料或归入重复件的情况。

（五）“三龄两历”信息认定准确性、认定程序的规范性有待提高

国有企业中年龄偏大的从业人员，人事档案里往往会有多个前后不一的出生年月记录，或档案记录的出生年月与身份证不一致，这些出生年月有的是新旧历的差异，有的是别人误填，当然也有为了得利（满足上学、参军、招工、结婚、提拔等条件）而故意为之。对“三龄两历”的信息认定，大多数情况是针对年龄进行认定，一般按照“最先最早”原则（即档案内最先一份盖有公章材料上填写的信息）来界定，这种简单粗暴的方式缺乏档案材料前后逻辑的判断、甄别，认定的准确性有待提高。同时，认定的程序往往也只是找本人了解情况，请本人撰写情况说明来作为佐证材料，缺乏走访了解，认定依据不够充分，认定程序不够规范。

三、人事档案管理工作原则

（一）坚持党管干部、党管人才原则

坚持和加强党的全面领导，把党管干部、党管人才原则贯穿人事档案管理全过程，贯彻落实各级党组织对人事档案工作的领导和把关作用。

（二）坚持依法依规、全面从严原则

严格执行有关法律法规，贯彻落实从严管理干部要求，进一步规范人事档案管理、作用的每个环节，严格按人事档案工作制度执行，严守工作纪律，做到人事档案“三个必审”。

（三）坚持分级负责、集中管理原则

按照干部管理权限分级负责，明确职责分工，加强协同配合，形成齐抓共管的工作格局；稳步推进集中管理，形成规模效应，降低管理成本，不断提高集约化、专业化水平。

（四）坚持真实准确、完整规范原则

严格按照有关政策和标准，统一部署、分级负责，认真组织开展人事档案审核工作，确保档案真实、准确、完整、规范，坚决整治人事档案造假问题。

（五）坚持方便利用、安全保密原则

坚持科学管理，改革创新，运用信息化手段促进档案利用便捷高效；加强人事档案安全管理和技术防护，严格保密制度和纪律要求，确保人事档案安全。

四、针对人事档案管理工作存在问题的解决措施

（一）提高全员意识，扎实思想基础

通过培训、宣传，让企业领导、从业人员有意识的了解人事档案的政策法规并正确理解。同时，深刻认识人事档案“为干部工作服务、为班子建设服务、为领导决策服务”的重大意义，为不断提高档案工作奠定思想基础。

（二）加强人事档案管理人员业务知识，夯实业务基础

企业应选配思想政治素质好、文化水平高、业务能力强的中共党员来管理档案，并以成为人事档案管理工作的“活字典”和“政策通”为目标，通过内训或参加外部培训的形式来加大政策学习宣贯和档案专业知识的学习，不断提升档案工作专业水平。对于从事档案工作的人员因为工作需要调动的，要先明确接替人员并在其熟悉业务后再进行工作交接。对较长时间请假的，要及时安排人员接替或指定专人负责档案工作。对长期从事管档工作，且成绩显著的，应给予表彰奖励。

（三）建立人事档案专用库房，提供硬件保障

国有企业应根据相关标准建设人事档案专用库房，用人事档案专用盒保管档案，人事档案放入专用的铁质档案柜，并配备“十防”设施设备。分区设置阅档场所、整理场所、办公场，实现整理室、阅档室、办公室“三室”分离。同时，加强库房安全管理和技术防护，配齐安全设备，做好安全检查，排除安全隐患，严防发生安全事故，及时对档案保管保护专业设施设备维护、更新升级，提高安全防灾减灾标准，确保档案的安全。

（四）建立健全人事档案规章制度和业务流程，铸牢制度基础

企业应遵循《干部人事档案工作条例》，结合实际情况，建立健全适用于本单位的人事档案管理工作制度。按照《条例》规定的十大类范围，档案管理部门要加强与党建、纪检、审计等档案形成部门及本部门有关岗位的沟通协调，建立材料定期转送制度，坚持企业主导、部门和个人配合的原则，整合信息，聚力发力材料的收集鉴别。加大新员工入职、工作调动、干部提拔使用等关键节点的档案收集力度，逐步充实档案内容，确保档案材料形成规范、收集齐全、手续完备、归档及时。同时，坚持真实完整、文字清楚、对象明确的标准，认真鉴别所收集的资料，当出现收集到的资料手续不全、填写不规范、材料上的姓名、三龄两历等与档案记录不一的，要告知材料形成部门作出说明或重新制作，由人事组织部门认定后补办相关手续。符合归档要求的材料，须在规定时限内整理归档[2]。

企业应严格纪律规范和制度流程，控制好人事档案建立和管理作用各环节，做好全过程监管，杜绝形式主义，抓出实效。严格按照中组部规定，在档案查阅、接收、转递、保管等过程，全程把关、严格按照办公室制度要求。坚决确保任何单位或者个人发生涂改人事档案事件。

（五）开展人事档案审核工作，提高三龄两历审核认定的准确性

企业可组织开展人事档案审核工作，重点审核“三龄两历一身份”的档案材料是否齐全完整、手续是否完备、信息是否真实，材料有无错装、混装，整理是否符合要求等，特别是“出生日期”“参加工作时间”等档案材料是否齐全、是否真实完整、有否涂改造假、组织认定是否合规等。在干部选拔任用和人员录用、人才引进、军转安置等关键环节，严格审核人事档案。推动人事档案全面审核、新进人员档案即时审核、拟任人选档案任前审核、新任领导干部档案专门审核、重点管理干部档案集中审核常态化、制度化。规范档案认定程序，需认定的档案材料，由人事部门填写干部人事档案审核工作专用的信息认定表，当档案材料涉嫌造假或存在涂改问题时，还需填写档案专项审核认定表，由本人核对签字后归入个人档案。

五、新时期人事档案管理应实现的主要目标

（一）进一步加强人事档案日常工作，提升人事档案管理水平

充分认识加强人事档案管理的重要意义是国有企业的重中之重，把人事档案管理列入企业管理的一项重要内容。进一步健全工作机制，明确管档岗位、管档职责、管档人员，落实管档经费。严格执行人事档案查/借阅审批制度，通过机要交通或派专人传递档案，不可邮寄，杜绝出现档案管理人员不得保管自己及直系亲属档案的情况发生，确保人事档案日常管理水平上台阶。

（二）加大人事档案的综合使用，为干部选拔任用保驾护航

国有企业应把查阅人事档案作为认识了解企业从业人员的重要手段，强化“常查档、勤用档”意识，全面了解干部人才情况。把人事档案使用贯穿于干部“选、育、管、用”全过程，增强从严管理干部的主动性、导向性和干部素质培养的针对性、有效性。注重使用分析档案中体现个人政治素质、责任担当、社会关系、个性特点、能力禀赋等方面材料，注重对人事档案记载与现实考察进行综合比较分析，把有问题的干部挡在门外，把老实干事的干部发现出来，树立良好选人用人导向。注重发挥人事档案在人才引进、评鉴、流动、服务和管理中的基础和促进作用，为分析人才需求、探索人才成长规律、研究制定人才发展规划提供有力支撑。

（三）开展人事档案数字建设，提升人才选用的准确性、便捷性

档案数字化是国有企业人力资源管理的趋势，也是提高效率的有效手段[3]。国有企业应推进人事档案信息平台建设，积极运用信息技术手段，逐步实现档案材料数字化。在安全保密的基础上，运用智能化新技术，逐步实现人事档案资料信息线上化，实现一站式标签看人、精准标签找人、人员结构智能分析，全面有效提升看人、选人、用人的准确性、便捷性。

六、结语

新时代下国有企业人事档案管理工作若再按照传统的管理方式、模式，将不再适应新的需求，企业档案管理部门应充分认识档案对企业管理的重大意义和作用，正视挑战和机遇，全面推进档案管理工作的规范化、准确化和数字化，并最终实现其与现代化衔接，从而真正提升档案管理工作效率。