财务共享中心模式下行政事业单位内部控制研究

郝蕾适 孙璟琨 凌燕

1 邯郸地震监测中心站 河北 邯郸；2 河北省地震局 河北 石家庄；3 邢台地震监测中心站 河北 邢台

一、引言

对于行政事业单位而言，在财务共享中心模式下，财务业务流程和会计核算方式发生了重大变化，影响了内部控制体系建设，相关风险控制点也发生了变化。

因此，行政事业单位实行财务共享中心模式后，必须对现有的内部控制体系进行完善，从而实现财务共享中心模式有效运行，充分发挥积极作用，实现预期目标。这不是一项容易完成的工作任务，如何根据财务共享中心的特性，不断完善和改进内部控制流程，降低风险，提升工作效率，是一个值得探讨的问题。

二、研究目的与思路

部分行政事业单位虽然建立了财务共享中心，但是停留在会计核算层面，仅仅构建了一套自动化的财务信息系统，实现自动核算差旅费、办公费、交通费等功能，未对财务数据进行整理和分析，也未充分利用财务共享中心的优势。

另外，一些行政事业单位只关注财务共享中心模式的优势，如提高财务工作效率、降低管理成本等，不关注或者忽视建立财务共享中心之后的财务管理变化，导致内部控制出现新问题，影响了业务工作开展。因此，行政事业单位需要认真分析财务共享中心模式下的内部控制问题，并提出完善建议。

1.研究方案设计

（1）围绕行政事业单位财务共享中心模式下的内部控制问题，分析研究财务共享中心模式和内部控制的相关理论。

（2）研究行政事业单位财务共享中心模式下的内部控制问题及改进建议，为其他单位提供参考依据，完善内部控制体系，更好地开展财务共享服务，促进行政事业单位健康发展。

2.研究方法

根据研究目的，首先对财务共享中心模式和内部控制的相关文献进行分析，探讨行政事业单位财务共享中心模式的概念、内部控制模式及存在的问题、风险问题及解决措施，促进行政事业单位健康发展。

三、财务共享与内部控制概述

1.财务共享概述

财务共享是指企事业单位利用财务软件和信息技术，将下属各单位部门的财务管理、会计核算、业务审核等，集中到专门的财务共享中心，进行标准化、集中化、统一化管理的新型财务管理形式。

（1）规模经济理论。财务共享中心可以通过构建标准化的新系统，整合各下属单位的财务部门，统一开展财务审核、核算等工作，这不仅大大降低了管理成本，而且提高了各单位的协同性。信息技术对财务共享中心模式的应用起到关键作用，信息技术的有效利用，可以起到事半功倍的效果，不断提升工作效率。因此，在实施财务共享后，如果各单位想要充分利用规模经济的优势，就应该重点关注信息技术的应用。

（2）业务流程再造理论。业务流程的现代化应通过先进的信息技术和合理的管理措施，不断完善或重建原有的财务管理流程，以满足工作需要。在新的流程中，省略或简化了一些重复的、不必要的流程，不仅缩短了流程时间，而且使财务工作更加灵活。

2.内部控制概述

行政事业单位内部控制是财务部门和财务管理人员根据工作职能、财务收支等情况，制定一系列任务和预算指标，运用控制和管理措施，对经济活动进行规范、约束及评价，实现财务活动预定目标，确保内部资源得到有效使用，从而提升行政事业单位的公共服务质量。

3.财务共享对行政事业单位内部控制的影响

（1）内部控制环境更为复杂。财务共享中心模式整合了行政事业单位的内部资源，也整合了职能交叉重叠的相关部门，设立专门机构进行统一管理，集中处理各下属单位的财务活动，这在一定程度上可以改善工作绩效。

财务共享中心模式的引入，改变了行政事业单位的组织结构，使内部环境更为复杂。如何通过财务共享中心，对行政事业单位及下属单位的权利义务进行分配，对管理人员提出了更高的要求。如果财务共享中心出现工作失误，下属单位很容易逃避责任，这不利于创造良好的内部控制环境。

（2）财务信息的真实性和准确性难以得到保证。通过财务共享中心，行政事业单位集中处理下属单位的财务活动，但是它们往往离业务工作地很远，无法参与外地的业务流程，因此很难了解业务的真实情况，很难把握业务的性质和特点。由于业务活动与财务活动是分开的，财务共享中心只能根据具体的会计规则、预算管理制度和财务管理制度，检查经济活动的各种支出是否合理合规，这种判定很容易与业务活动产生偏差，从而影响财务信息的真实性和准确性。

（3）信息技术产生的风险难以评估。财务共享是信息化的财务管理模式，信息系统是财务共享中心有效运作的基础。资产管理、预算管理、合同管理、应收和应付账款、会计文件管理、财务管理等，都依赖于若干信息系统的支持。对信息技术过于忽视，也会带来相关风险。信息系统的不稳定或失效，将阻碍财务信息流动。然而，与信息系统的不稳定性相比，信息泄露的风险更为严重。真实、准确、完整的财务信息是行政事业单位财务管理和精确决策的重要基础，如果信息系统被破坏，财务数据泄露，不仅会给行政事业单位造成巨大损失，还会导致社会经济发展不稳定。

四、行政事业单位财务共享中心模式的风险分析

1.组织架构层面的风险

随着计算机技术和软件应用，越来越多的行政事业单位为了高效地开展财务管理工作，建立了财务共享中心。越是规模大、下属部门多的单位，越应该建立集中化、标准化的财务共享中心。但是，下属部门在共享中心模式建立初期，不适应财务集中管理方式，存在管理效率低下的情况。因此，行政事业单位建立财务共享中心，需要考虑下属单位的适应能力，稳步开展相关工作。

2.业务流程层面的风险

部分行政事业单位建立财务共享中心模式之后，没有及时更新业务流程。业务流程存在混乱，下属单位的财务信息及资料没有及时共享，信息传递不及时，导致行政事业单位存在国有资产流失的风险。

3.财务人员层面的风险

在实施财务共享以前，行政事业单位的财务人员负责财务核算，也可以根据财务数据进行财务分析。然而，在财务共享中心成立后，由于业务活动内容不断完善和调整，操作变得更加精细化和标准化，核算型财务人员面临较大挑战。

同时，每个财务人员只负责部分内容。一方面，它不利于财务人员的职业发展；另一方面，财务人员认为工作机械重复、枯燥乏味，容易形成固定思维。与此同时，财务人员的流动性增加，也给行政事业单位带来风险。一旦关键岗位的财务人员离职，可能导致财务信息在一段时间内中断或失真，不利于行政事业单位准确地评估财务风险和管理风险。

4.内部控制活动存在的风险

随着社会经济快速发展，行政事业单位也处于快速发展时期，财务工作负担日益加重。在财务共享中心模式下，各单位的财务流程变得更为复杂，中间环节增多，有些流程从开始发起到完成，需要2天以上的时间。在这个过程中，不合理的流程设计会影响财务管理工作效率；同时，财务流程的发起人员和审核人员，存在职责不清的情况，不利于行政事业单位加强内部控制。

5.内部监督存在的风险

在传统的财务管理系统中，财务信息是逐级提供的，内部监督依赖于审查纸质文件或财务凭证、票据。在财务共享中心模式下，财务共享中心通过信息系统收集电子数据，内部监督取决于信息系统提供的信息资料。如果信息系统因系统障碍或人为干预，导致会计差错，可能造成内部监督失效和经济损失。

与此同时，随着信息技术在财务管理工作中的广泛应用，财务共享中心模式的核心流程，尤其是审批程序也在不断变化。由于没有纸质凭证，而且没有适当考虑电子程序的授权，电子流程审批没有得到充分重视，而且监管机构往往缺乏独立性，串通舞弊变得越来越隐蔽，从而影响了内部监督工作落实。

五、财务共享中心加强内部控制的优化措施

1.重新塑造组织架构

目前，大部分行政事业单位的财务共享中心中，相关信息系统包括财务核算、财务报销、预算指标控制、合同管理、采购管理、固定资产管理、应收应付系统管理、网银兼容、财务决算等模块。因此，行政事业单位应将不同的模块划分为不同的业务组，并建立完善的内部监督机制。

首先，引进先进的财务共享理念和管理经验，完善内部控制管理机制。

其次，加强业务组的横向交流与联系。在财务共享中心模式下，应建立自动初审环节，实现标准化处理。同时，为了防止财务共享中心的工作人员因大量重复工作产生懈怠，有必要加强员工培训和有效竞争，可以建立职工绩效考核机制，促进员工积极主动学习，增强风险意识。

2.优化财务工作流程

根据行政事业单位的实际情况，对财务工作流程进行优化设计，提高内部控制效率。例如，网上报销流程应该包括网上报销申请、领导审批签字、财务复核并支付费用。经办人员通过扫描软件，将报销凭证扫描成电子版，上传至财务共享中心；管理人员通过网上审核和电子签章，直接将电子财务凭证转给共享中心的财务人员；财务人员经过稽核，转给出纳付款，通过连通的网上银行，直接付款给报销人员。

财务核算集中了应收应付账款、项目预算、费用报销等财务数据。行政事业单位从下属单位收集所需要的财务信息，可以直接通过财务核算系统，自动查询数据，生成各类报表报告，对财务数据进行分析、梳理和审查，可及时发现问题，落实内部控制的相关要求。

3.提升财务管理水平

行政事业单位需要加强对管理人员、财务人员及业务人员的培训，提升员工的财务素质，增强风险意识。注意内部竞争与外部招聘的协调，不但要合理规划岗位空缺，为单位注入新鲜血液；同时，也要保证内部晋升渠道的畅通，督促大家提高财务管理水平，落实内部控制工作。

4.更新维护信息平台

行政事业单位应该尽量缩短财务共享中心的系统维护周期，不能仅仅在财务制度或管理方式发生重大变革时，才对共享中心的相关模块进行更新，应该定期进行更新维护，以保持最优的硬件配置和软件环境；同时，加强信息系统的安全性和保密性，预防重要数据泄露，给行政事业单位造成损失。通过定期更新系统，可以保证在日常查询或月末、年末生成报表时，不受系统或软件问题的影响，保证信息系统高质量运行。完善信息系统及软件的更新维护细则，防止对数据和报表产生不利影响。

与此同时，财务制度或管理方式发生较大变化时，必须及时对财务共享中心的信息系统进行优化，保证信息系统与制度要求的协调性，落实内部控制工作。

5.加强内部监督，完善监督体系

在财务共享中心模式下，违规形式也变得多样化，行政事业单位加强内部监督，可以规范地开展各种经济活动，防止财务违规行为，维护行政事业单位的利益。为了加强内部监督，行政事业单位应该做好以下几个方面工作。

首先，结合单位实际情况，完善内部监督机制，对各项财务工作进行有效监控。

其次，完善内部监督流程，提高管理人员和基层员工对内部监督重要性的认识。

最后，保证财务共享中心的独立性。除了财务管理以外，财务共享中心的独立性还直接影响到内部监管的真实性和有效性。行政事业单位可以将财务共享中心的财务人员的编制和绩效，与下属单位分离，充分保证独立性，从而促进内部监督有效落实。

六、结语

行政事业单位不断探索财务共享中心模式，实现创新发展。目前，越来越多的行政事业单位建立了相对完善的财务共享中心，进行财务集中管理，提高了内部管理效率，降低了成本和风险，整合了财务资源，提高了内部控制效率。此外，建立财务共享中心之后，行政事业单位必须不断加强内部控制，以实现财务共享中心的稳定运行。只有加强内部控制，基于大数据、流程一体化的财务共享中心模式，才能够发挥有效作用，实现业财融合，提高财务管理效率，促进行政事业单位可持续发展。