医院后勤服务社会化审计重点及方法研究

王严恒

福建中医药大学附属第三人民医院审计科 福建 福州

一、医院后勤服务的现状

近年来，在新医改的推动下医疗卫生事业快速发展，医院逐渐将部分的后勤服务项目外包给具有相应资质的社会第三方机构或者单位，例如：布类洗涤、卫生保洁、绿化、安全保卫、设备维修等后勤服务项目，通过实现后勤服务社会化，在提供高质量、专业化后勤保障服务的同时，能有效降低运营成本。随着医院后勤服务社会化项目的增多，服务涉及范围的扩大，医院后勤管理的难度不断增大，项目风险也不断增大，在实际操作中，主要存在以下四个方面的风险。

1.招标采购中存在的风险

部分医院在进行后勤服务社会化采购时，未能严格执行政府采购管理制度，存在自行采购、单一来源等形式确定后勤服务社会化第三方单位，存在人为拆包、逃避监管、违规采购的风险。同时部分医院未设置专职岗位采购人员，多由普通人员兼职，在进行后勤服务社会化项目采购时，如果个别采购人员专业素养不高，没有系统学习采购管理的经验，常常将目光放在物资保障及供应等方面，在成本控制上缺乏意识，极易导致物资采购流程混乱的风险。此外，后勤服务社会化采购项目涉及较大的经济利益，采购人员工作岗位较为固定，缺乏轮岗机制及监督机制，极易存在腐败、“围猎”的风险，可能导致采购金额与采购质量不匹配，影响后期服务的质量。

2.合同签订中存在的风险

合同是医院对后勤服务社会化第三方单位管理的法律文件，也是全面风险管理的主要依据。在确定后勤服务社会化的第三方单位后，需要与其签订合同并按照合同中的相关约定履行工作职能。实际上很多医院在签订合同前就开始运转，这就导致存在严重的风险隐患，如果在签订合同前就出现问题，后勤服务社会化的第三方单位极有可能推卸责任，届时双方很难厘清职责。起草合同时要注意合同内容中存在的潜在风险，如合同条款不完备、权利义务划分不细致的风险，因此合同中不能仅对后勤服务社会化的具体工作进行简要说明，更应明确后勤服务社会化第三方单位的服务质量、违约处理方式、合同续签和考核频率等相关条款，避免在后勤服务出现问题之际，外包公司推卸责任，导致医院承担损失，严重影响医院形象，而且还会威胁医院的正常运营，造成不必要的财产损失。

3.合同执行中存在的风险

在实际执行后勤社会化服务合同时，同样存在巨大的风险。很多医院并未意识到执行合同实则就是双方间的博弈，而医院各职能部门职责划分不明确、管理的碎片化等，容易造成后勤服务外包单位不执行合同规定或未完全按照合同履约的风险。因此在履行合同时，应当及时保存相关资料，做好存档工作，以便有效规避风险。如向食堂催缴水电费、管理费时，可以通过书面形式发出通知书，将相关文件及时存档，避免后期出现意外时导致医院处于被动位置。

4.考核监管中存在的风险

医院将后勤服务外包给具有相应资质的社会第三方机构或者单位，导致医院不再直接管理相关后勤服务，这在一定程度上削弱了医院后勤部门的管理力度。同时，在实际工作过程中，考核后勤服务社会化的第三方机构也存在考核形式化、考核项目较少等问题，如患者或患者家属对后勤工作不满意进行投诉时，通常是投诉医院，但医院后勤管理部门又不能直接对相关人员进行处理，这样便导致监管过程困难重重，严重影响医院后勤服务的品质，进而影响到医院满意度。医院必须对后勤服务社会化的第三方进行严格的管理和监督，审计部门作为医院的内设监督机构，应加强对后勤服务社会化项目的审计监督，对可能存在的风险进行有效防范与应对，从而推动医院后勤服务高质量发展。

二、开展医院后勤服务社会化审计的目的

医院后勤服务社会化审计是指医院的审计部门对后勤服务社会化活动的合法性、合规性、效率性等内容进行审计和评价，内部审计作为内部控制的有效手段，通过对后勤服务社会化进行审计监督，规范相关业务活动，对参与后勤服务社会化服务人员的行为进行规范，从而确保医院后勤服务社会化合理、合法、合规的开展，提高后勤工作管理效率，进一步优化医院内部管理。

三、医院后勤服务社会化审计重点和方法

1.审计重点

（1）招投标环节。首先，应重点审计后勤管理部门是否按照上级相关文件制定医院招投标管理办法，明确需要进行招投标的标准、招标方式及招投标程序等。审计后勤服务社会化项目是否执行了招投标程序，实施的招投标程序是否按照医院制定的相关文件执行。其次，应重点审计招标文件的编制情况。招标文件的编制是否全面、准确地表述医院后勤服务社会化项目的具体内容和实际要求，是否存在禁止性条款或倾向性条款等。最后，应重点审计开标、评标的过程。开标的程序是否符合相关规定，评标的程序、标准是否公平、公正，评委的来源、人数、组成是否符合要求等。

（2）合同签订环节。首先，应重点审计医院是否按照要求在时限内与后勤服务社会化项目的中标单位签订合同，中标单位的资质是否符合相关要求。其次，应重点审计合同内容是否符合相关法律、招投标文件的要求，是否对实质性条款进行变更，合同条款是否全面合理，即明确界定后勤服务时限、服务范围、付款方式、双方的权利义务及服务的考核标准等内容，特别是中标单位投标时承诺的优惠条款等是否在合同中体现；如果双方发生争议，是否明确争议的解决方式。在进行合同审计时，对于专业性比较强的法律条款，可以向医院法务部门或外聘的法律专家进行咨询、寻求帮助，以保证审计工作的顺利开展。

（3）合同执行环节。首先，应重点审计后勤服务社会化项目的中标单位是否按照招投标文件规定及合同约定开展后勤服务，开展的后勤服务是否全面、真实。其次，应重点审计合同执行中是否存在差异或不合理的情况，中标单位是否存在违规行为，及其处理结果是否按照规定执行。最后，应重点审计合同付款是否与合同约定一致。

（4）考核监管环节。首先，应重点审计后勤管理部门是否制定相关规章制度，对后勤服务社会化项目的中标单位进行考核、监管，考核监管相关规章制度是否符合公平、公正及可操作性原则。其次，应重点审计后勤管理部门是否按照相关规章制度对后勤服务社会化项目的中标单位进行考核监管，是否存在不考核、不监管或不按规定乱考核的现象；最后，应重点审计后勤管理部门考核监管的效果，是否存在“走过场”现象，是否对后勤服务社会化项目的中标单位服务质量不到位的地方进行惩处，是否推动后勤服务社会化项目的中标单位提高后勤服务质量。

2.审计方法

审计方法即审计人员为了达到某种特定的审计目标，对审计对象进行检查分析，并形成审计结论而采取的技术手段。医院后勤服务社会化审计所采用的审计方法主要有：审阅法、比较分析法、面谈询问法、观察法以及问卷调查法等。审阅法主要是对后勤服务社会化业务的招投标资料、相关合同、会计凭证、往来账目等资料进行查阅分析；比较分析法是对医院各后勤业务中合作单位的日常服务工作资料进行评价，将服务内容与签订的合作协议进行对比，以此分析合作单位在后勤服务中的合约履行情况；面谈询问法和观察法是审计人员随机抽查、走访食堂、病房等后勤服务场所，以口头或书面的形式与服务对象进行会谈，从而了解后勤社会化服务机构的服务情况，并形成初步判断和评价；调查问卷法主要是审计人员在一定范围内发放、收集调查问卷，根据调查问卷的结果对服务对象的满意度情况进行分析与评价，从而评价该后勤服务社会化项目取得的社会效益和经济效益。

四、医院后勤服务社会化审计工作程序

1.事前审计

事前审计是内部审计部门对医院后勤服务社会化项目的前期工作开展情况进行监督，评估和防范在业务开展过程中可能存在的风险。首先，内部审计部门应对后勤管理的相关制度进行审计，相关制度应明确后勤服务社会化管理的相关岗位职责和分工，确保形成不相容岗位相互分离、制约和互相监督机制。其次，内部审计部门可以参与对拥有相关资质的社会化服务单位的市场调研，后勤管理科室应多渠道了解和评估社会化服务单位的资质（如经济实力、信誉度、管理水平等），对招标文件进行审查，以保证评标要求及评标标准的合理性和规范性，并对招投标进行全过程监督。最后，内部审计部门要对签订的社会化服务合同进行审查，重点关注合同条款与招投标文件是否一致，服务费用、付款方式是否与招投标文件一致，社会化服务单位的具体工作内容是否明确，双方的权利与义务是否明确，考核方法、标准及和奖惩措施是否明确等。

2.事中审计

事中审计是内部审计部门在医院后勤服务社会化过程中，对相关业务的执行情况进行审计监督，审计医院后勤管理部门以及合作单位是否按照合同履行相关业务，相关费用是否按要求结算等，是否有助于达到控制费用、保证服务质量的目的。内部审计人员可以根据实际的后勤服务社会化项目确定审计内容、审计方法。以医院安全保卫项目审计为例，审计人员应重点关注安全保卫人员配备、出勤情况，要求第三方机构提供安保人员岗位增减变动、出勤情况相关材料，同时对各岗位进行突击检查，确定安保岗位设置、人员配备的真实性，根据安保人员岗位人数计算服务费用是否准确，防止出现人数虚报、虚列费用等行为。内部审计人员应根据审计时发现的问题，及时提出意见和审计建议，征求后勤管理部门意见后，向医院领导层反映；后勤管理科室应根据审计建议提出具体的整改措施，进行整改，不断优化工作，提高后勤管理水平，并将整改落实情况及时反馈给内部审计部门及医院领导层。

3.事后审计

事后审计是内部审计部门在医院后勤服务社会化项目结束后，根据合同及招投标文件约定，结合管理部门及使用部门的意见，对社会化服务单位在合同期限内的服务进行验收和综合的绩效评估。综合事前、事中及事后审计发现的问题，深入分析原因查找症结，对该后勤服务社会化项目的市场价格、技术水平等因素进行整体的分析，研究并提出审计建议供医院后续再次开展后勤服务社会化项目提供参考，从而实现降低成本，提高服务质量的目的。

五、加强医院后勤服务社会化管理的相关建议

1.建立健全管理机制

在新形势下，医院要想提升后勤管理水平，必须明确后勤管理的有效机制，才能促进医院后勤管理。一是制定后勤服务社会化管理制度。根据《公立医院内部控制管理办法》，结合工作实际，研究制定统一标准、操作性强的管理制度，尽可能细化和量化质量考核标准和评分细则，对后勤服务社会化项目、进行专业化、规范化、标准化的管理，实现用制度管人管事，确保权力规范运行。二是定期组织后勤服务社会化项目的管理人员召开总结分析会，总结分析管理中的难点、亮点，结合自身实际情况编制后勤管理手册，便于在后勤管理中使用。三是制定奖励惩处机制。结合绩效考核、年度考核等方式，将工作责任落实到个人，调动后勤管理人员的积极性和创造性。

2.强化日常监督管理

后勤管理部门应加强对后勤服务社会化单位的日常监督管理，构建监管体系。一是后勤管理部门应严格按照制定的管理办法及评价标准，定期开展监督考核，保证后勤服务质量，同时，严格执行奖惩制度，根据考核情况赏罚分明，保证后勤社会化管理机制的有效运行。二是定期邀请后勤服务社会化项目的使用方（临床科室代表、患者等）进行座谈会，听取意见、建议及评价，共同对后勤服务社会化单位进行监管、考核。

3.注重审计成果应用

内部审计部门应建立审计督查机制，注重审计结果的应用。一是对在医院后勤服务社会化审计中发现的问题，提出合理化建议，要求后勤管理部门结合审计建议制定针对性的措施进行整改，并明确整改时限。二是内部审计部门应对后勤管理部门整改情况开展后续跟踪审计，从而保证整改成效，推动后勤管理部门提升后勤管理水平，推动医院后勤服务高质量发展。

六、结语

医院后勤服务社会化审计涉及后勤管理的全过程，通过事前、事中、事后审计，对医院后勤服务及管理进行客观公正的评价，对发现的问题提出合理的审计意见，为医院领导层决策提供参考。同时，医院要建立健全管理制度，提高审计工作质量，并注重审计成果的应用，进而推进医院后勤服务社会化工作的开展，有效降低运营成本，提高后勤服务质量，促进医院高质量发展。