创建国家卫生城市档案管理完整性与规范化的策略思考

郑 敏

（云南省昭通市妇幼保健院，云南 昭通 657000）

国家卫生城市档案具有非常突出的应用价值，在城市创建的过程记载了详细的信息，其属于国家卫生城市考核以及技术评估等多个环节重点参考的资料，体现出极具影响力的凭据和佐证功能。创国卫档案可以将具体的实践成果加以展示，也是检验相关工作成效的具体凭证，应该明确档案完整性和规范化的基本标准，这将直接影响到后续考核、验收与使用，必须要高度重视相关问题。

一、创建国家卫生城市的基本概述

国家卫生城市属于城市综合功能以及文明程度非常重要的标志，同时也属于城市生活状况和社会发展趋势的最直接展示，也是象征着城市进步的基本内容，重点显现在环境卫生以及生活卫生等多个方面。通过创建卫生城市，可以充分体现出基本人权，还能在一定程度上加快城市经济的发展，对于维护社会的稳定、促进经济社会的协调发展具有积极影响。创建卫生城市是一项系统性的工作，同时也是非常复杂的社会工程，在相应的行动中应该坚持着“政府组织、地方负责、部门协调、群众动手、科学治理、社会监督”的具体方针，倡导全民参与到实际行动中。在创建国家卫生城市的过程中，应该做到下述几点。

第一，需要加快市政基础设施的建设步伐，让城市的基础设施进一步完善和优化，保证更好地开展后续的各项工作。

第二，稳步推进市容环境卫生整治工作，让城市的卫生空间得以净化，真正地提供满足人们生活需求的舒适生活空间[1]。

第三，进一步开展爱国卫生工作，应该践行爱国方针，让城市卫生工作的开展和爱国密切联系。

第四，扎实落实传染病防治以及食品卫生监管，在这些方面为人们提供可靠保障。

第五，大力开展创国卫培训和舆论宣传工作，应该采取适宜的方式加以推动，让相应的工作有条不紊的进行，使得创国卫成为群众高度关注的焦点，也将其当作城市发展中的关键任务。

二、创建国家卫生城市档案管理完整性和规范化意义

1.对考核总分将会产生较大影响

在《国家卫生城市标准》的相关项目中，创国卫工作计划以及会议记录等都应该具备着详尽的档案材料，这对于查阅信息和考核信息具有较大帮助，同时还能顺利推进后续的工作。在相应的工作实践中，需要高度重视组织机构健全、总结、宣传教育知晓率等多个指标落实情况，这对于国家卫生城市的建设影响较大。国家卫生城市档案管理完整性和规范化非常重要，关系到国家最终的卫生城市创建结果。

2.档案可真实反映城市创建工作

创国卫档案属于第一手参考资料，同时也属于测评指标的具体证据，关系到上级机关检查以及考评等工作的开展，能够详细地掌控验收组对创国卫的活动，当作原始记录开展后续的工作。在充分展示出档案参考价值的同时，也能真实保留创国卫的历史痕迹，体现出的资证作用非常突出。因国家卫生城市的创建中有较为严格的验收标准，在实际评价的阶段还易受到多种因素的影响，所以验收的过程中相关的创建成效无法体现，这就证实了档案资证的重要性。

3.创国卫档案为后期城市创建工作提供参考价值

对相应的资料进行收集的时候，应该高度重视全部内容的汇总，只有将其进行细致地整合，才能为城市建设中工作计划的制定奠定基础，也能让相关问题的处理更加顺利，确保工作延续性有效提升。在具体的实践中可以通过对比数据信息以及多项工作的总结，确保创建工作稳步的开展。将实际的经验加以总结，给城市建设管理提供有效的参考和借鉴，这对于其他工作的推进也有积极的研究效益[2]。

三、创建国家卫生城市档案管理完整性和规范化影响因素

1.缺乏相对可靠的制度体系

创建国家卫生城市的过程中，某些单位缺少对档案管理工作的关注度，实际的工作中反映出“重业务、轻档案”的问题，还存在着“重实体、轻程序”和“重结果、轻过程”等现象。档案管理工作实际开展的时候，一些管理人员属于临时抽调人员，并没有接触专业的技术培训，实际的专业水平不够理想，降低了档案管理的整体成效。由于部分档案人员针对相关类目的专业性内容缺乏钻研，未能寻找到合理的方式对其进行研究，使得创国卫档案资料的收集和整理中体现出诸多漏洞，这对于相关工作的整体质量造成了不利影响，也对实际工作的开展设下了明显阻碍。还有部分单位盲目看重档案装订，但是并没有仔细审定档案的相关内容和基本质量，以至于档案管理的基本有效性不够理想。

2.创国卫资料收集及归档未同步

依据《国家卫生城市标准》，在创建国家卫生城市的过程中涉及较多的部门，多个相关专业性档案都是通过对应的单位安排专人整理收集，这种情况下极易出现材料、数据调整变更的问题。面对该类问题，若是未能采取合理的措施加以处理，将缺失的资料或者是信息补充到创国卫档案管理部门中，将会引起档案资料的脱节，还会降低信息准确性和完整度，最终干扰考核的结果。

3.资料收集存在不完整和不规范问题

在创建国家卫生城市的过程中，应该明确纸质文字资料、图片和录像信息等均能反映出相关工作的进展，但是也需明确不同信息资料的正确保存方法，需要运用科学的手段收集并整理。结合目前实际情况分析，发现部分档案人员未能全面参与到相关会议实践中，基本的活动也没有开展到位，从而导致收集到的信息体现出不专业、不完整和不规范的问题，某些工作照片以及领导的讲话内容也未能科学的保存[3]。

四、创建国家卫生城市档案管理完整性与规范化的策略

1.积极完善档案管理机制

应该结合创国卫档案管理的基本要求，积极地完善相应的档案管理机制，运用科学化的方式，使得实际工作的开展更具可靠保障。首先，应该打造出完善的组织机构，稳步实现“三同时”的目标，让档案工作的开展和创国卫工作同时实现、同时安排、同时推进。从市级层面角度分析，应抽调档案局专业人员以及其他专业工作者组建起档案资料组，重点对各个单位相关工作的落实情况进行指导，完成基本的督导检查目标。市直属各单位也应该安排专业人员负责好实际的工作，将档案资料的日常收集和整理扎实推进。下属单位部门负责着系统内部资料收集以及整理等多个方面的工作，乡镇以及街道办事处等则是承担着社区中创国卫档案资料的督导职责。需要根据当前国家重点推行的《国家卫生城市标准》中的相关要求，对档案进行科学的收集和整理，通过科学化的方式稳步清除障碍，使得实际工作的进展效果显著。其次，需要进一步明确职责，让档案管理工作趋向制度化和规范化。在相关工作开展时应该将档案工作摆在重要位置，需要将负责人和对应的职责清晰呈现，保证全面跟进工作进程，稳步落实创建工作，使得创国卫档案信息保管得当，实现有效的整理及归档。再次，构建起完善的督导考核制度，使其发挥出积极的效力。应该结合实际的工作需要，将档案工作稳步纳入城市区块结合的月排名考核机制中，根据实际的工作情况需要让领导作出相关报告。最后，建立档案达标以及示范制度，使其体现出保障效果。结合市区和居民委员会等多个主体，扎实推进各区域的档案管理工作，各个单位应该依照《国家卫生城市标准》中的规定，将档案资料分门别类，实现共性档案管理和专业档案管理，保证在辖区范围内实现有效的建档目标[4]。

2.档案资料收集及归档同步

档案收集应该充分展示出时效性，需要保证档案收集在规定的时间内及时落实。在创建国家卫生城市的过程中，信息的收集通常涉及四年时间，这就体现出该项工作的时间跨度大、涉及范围广泛等特征。若是收集工作未能在规定时间内推进，将会引起部分资源的明显流失，还会埋下一些隐患。城市每年定时、定期地开展相关工作，交由市级创国卫管理机构重点推进，根据实际的落实情况查漏补缺。档案资料涵盖着共性和专业性两种，不同的主体均负责着对应的信息资源，牵头单位需要定时收集本系统、本单位的专业技术资料，制定出相应的目录，实现规范化管理，保证让相关资源发挥出最大化利用价值，真正地实现统一归档任务目的。比如，卫健委重点负责十大类中健康教育、生活饮用水卫生等多个方面的档案资料，住建局则是负责市容环境卫生和城中村等相关档案资料的归档，应该高度重视相关工作的落实情况，运用科学化的方式进行统一监管。多种创国卫照片应该及时、准确地呈现出来，还需进行合理的收集，保证同步至电子档案归档。为了让档案管理的成效更加显著，应该采取数字化扫描方案，保证相关资料准确、严谨，实现上下的有效对应，符合基本逻辑和要求，做到有据可循。全部的信息资料均应该有所依据，还应该值得推敲，以此才能更好地展示出实际的价值和优势之处。不同级别的档案也需进行统一化的监管，实际陈述的内容应该寻找到对应依据，档案资料应如实反映出创国卫工作情况。完整的档案资料可以将档案记录的优越之处加以体现，这样才能顺利地呈现创国卫资证价值，时效性以及完整性、准确性也可体现得淋漓尽致。

3.强化档案验收标准及要求审定

针对市级部门以及相关单位，应该重点核查全市创国卫专业档案，市级层面的档案专业人员也应该高度重视完整性以及全面性的相关内容，审定具体数据信息的逻辑性，仔细判断归档专业度等。纸质档案整理阶段，规范性文件资料应该严格依照红头文件加以收集，还需根据相关的要求打印，高度关注行文规范，可根据需要成立领导小组并遵循制度发文，应正确体现文号和责任者等信息[5]。必须要科学地划分档案保管期限，规范编写卷内文件目录以及备考表等相关的内容。在整个实践阶段必须要高度重视档案信息准确度和真实性，也就是在管理的过程中坚持以事实为基本依据。需明确的是档案就是客观的记录，因此，需要充分还原事实真相，由此才能让创国卫档案管理工作稳步开展，体现出基本的规范化以及完整性。

4.构建并优化档案移交制度

在创建国家卫生城市的过程中，应该明确档案扮演的重要角色，需要正视其可以充分反映创建工作的进展，当完成了基本的任务，相关资料必须要结合档案馆要求着重分析，完成有效的对接，落实好档案规范移交任务，实现电子档案的移交。在填写创国卫档案资料移交信息时应该重视规范性，必须要严格遵循相应的填写标准进行操作，否则将会影响到后续的使用。档案的整理、编目、分类等工作的稳步推进，结合符合相关标准的移交制度加以推进，可以让档案开发和利用更加顺畅，真正地展示出实际的运用价值和社会效应。

5.提升档案管理人员综合素养

人就是各项工作开展的主要参与者，因此，需要高度重视人员素质水平和综合能力等多个方面。为保证创国卫档案管理工作稳步开展，应该积极地关注档案管理人员综合素养的提升策略，需要通过多元化措施稳步提高相关人员素质及能力。应该对档案管理人员普及相关工作开展意义，对其展开系统化的专业培训，开展创建国家卫生城市标准研读活动，使得档案人员的收集和整理技能稳步提高，积极主动地投入到相应实践中，为国家相关工作的开展提供支持[6]。档案人员的收集和整理能力应该受到关注，需要通过多种方案提高相关人员责任意识，保证基本的工作质量。只有通过多元化的途径强化人员素质水平，才能为实际工作提供必要的保障，也能让国家和城市的发展拥有理想的支撑条件。

结语

创建国家卫生城市是时代发展的必然，对于城市的长远发展和进步意义重大，在新时期扮演着非常重要的角色。在开展实际的工作时，档案管理也担负着重要职责，需要引起高度关注。为将档案管理工作整体质量稳步提升，需要将档案资料收集完整性和规范化当作基本标准，扎实地推进科学化进程，促使着创国卫档案管理工作有条不紊的开展，真正地展示出档案资源的科学性和有效性。就档案管理人员来说，需要进一步提升综合素养和技能水平，明确新型技术的实际利用价值，优化卫生城市档案管理的对策，使得实际工作质量上升至新高度，为创国卫工作的进步稳固基础。