医院图书馆档案管理与大数据融合

王婷婷

（上海交通大学医学院附属瑞金医院，上海 200020）

随着我国医疗卫生事业的快速发展，医院承担的社会职责愈发重要，对人民群众身体健康与切身利益产生的影响更为突出。在不断优化医疗卫生服务的过程中，医院要加强自身建设与管理，进而不断提升整体竞争力，彰显医院服务性本质。在信息化浪潮下，医院图书馆的档案管理工作必须要坚持智能化、数字化与电子化路线，全面提升工作水平，将海量档案高效管理起来，实现“管理→应用”的有效创新，切实发挥医院档案数据信息的多元价值。为此，引入大数据理念及技术，推进医院图书馆档案管理工作，无疑在医院持续健康发展进程中具有特殊意义。

一、医院图书馆档案管理工作的现状分析

随着我国全面推进医疗卫生体制改革，各级医院正以前所未有的决心和魄力推进自身能力建设，力图更好地展现医院核心价值，进而为广大患者提供更优良服务。从医院自身建设与发展的视角来看，做好图书馆档案管理工作，无疑是医院各项工作中不容忽视的一环。图书馆在某种意义上是医院各类信息资料与分类数据的“集散地”，也是医院各类档案集中统一管理的“基地”。准确认知图书馆档案管理的现况，探究问题和不足，无疑是推进科学管理的前提。

首先，一些医院图书馆的档案管理工作仍然以纸质化、人为性管理为主，电子化、信息化管理并未完全落实，尤其是缺乏与现代信息技术的融通，这给医院整体档案管理工作提出了严峻的挑战。其次，目前一些医院图书馆的档案管理缺乏科学精细分类，也缺少对档案资料的汇总分析，使得海量的档案资料成为“沉睡资源”，无法发挥出再利用、可循环功能，对医院科研、医疗卫生服务及人事资源调配等工作无法起到积极的推动作用，造成了严重的“资源闲置”。

此外，不少医院缺乏专门的信息化档案管理人员，缺少细化的管理规章制度，使得图书馆档案管理工作较为粗放，缺乏部门间的立体协同，无法真正开展日常管理工作。因此，要立足于医院图书馆档案管理工作存在的现实问题，提出科学合理的解决对策，以促进医院图书馆档案管理有序发展。

二、医院图书馆档案管理与大数据融合的必要性

从全面推进医院图书馆档案管理的需求入手，有效融入大数据思维方法与技术，将对医院档案管理乃至运行工作产生积极的影响，其显著意义要引发足够关切。

1.二者融合是图书馆档案信息化的基本要求

大数据技术是一种采集、整合和利用海量数据的新技术，在不同社会生产领域和环节中皆有应用，且具备极为突出的实践价值。将医院图书馆档案管理与大数据深度融合，不仅是图书馆档案管理信息化、电子化的基本要求，也是医院推进系统信息化建设的题中之义。大数据技术与平台系统可以对医院图书馆现有的纸质、实物类档案资料和信息进行有效采集、收纳，实现档案资料的平台转换，这样便于工作人员随时调取、查阅相关档案信息，从而保证医院档案使用的需求。无论是医院的业务档案、综合档案，或是特殊档案，都可以在大数据加持下实现电子化与智能化运行，这是医院推进信息化工程的重要环节，也是档案信息化的基本内容。

2.二者融合是发挥图书馆档案多元价值的需要

医院图书馆的大量档案是医院各项工作有序推进的重要依据和参照性资料，其功能十分突出。将大数据与档案管理工作有效融合，对切实发挥图书馆档案的多元价值具有正向推动作用。例如，通过整合、归纳典型疾病的病人病历档案，可以总结出临床诊疗、医治与用药方案，在步骤与操作流程方面加以简化，这样不仅可以提升临床工作效率，也可以降低病患负担。所以，以大数据思维改进医院图书馆档案管理工作，实现信息化与智能化操作，对医院图书馆档案的多元价值释放是极为必要的。

3.档案大数据化可以推动医院业务与科研进步

众所周知，医院图书馆保存着大量档案资料与信息，这些资料与信息既是医院技术、科研、业务与内部管理工作的重要集成，也是医院开展日常工作的重要参考依据。推动医院图书馆档案资料的数据化与电子化，既可以确保海量的档案资料发挥应有价值，也可以为医院的日常业务拓展和科研工作创造良好条件[1]。如，在医院业务流程改进与新药品临床试验过程中，通过采集、比对、整合过往的大量数据，可以起到“抽丝剥茧，去伪存真”的效果，进而提升实践效能，增强业务能力与科研水平。显然，大数据的有效运用对医院业务发展、科研进步具有突出的支撑作用。

除此之外，当前一些医院的图书馆档案管理工作面临诸多困难和压力，如管理理念滞后、专业化管理人才缺少、电子化与信息化档案管理制度不健全以及实物档案的二次利用与开发工作滞后等。这些问题的存在，不仅制约了医院图书馆档案的高效利用，也不利于医院图书馆的信息化改造与建设。因此，推进大数据与图书馆档案管理的深度融合，显然在医院各项工作中具有显著必要性。

三、医院图书馆档案管理与大数据融合的有效思路

诚如前文所述，将大数据与医院图书馆档案管理工作密切融合，可以实现档案资料的电子化、信息化与智能化，这将对医院图书馆档案的有效开发、利用产生积极影响，也利于推动档案管理科学转型。要合理设计方案，切实提升二者的融合水平，真正发挥出医院图书馆档案的综合效益。

1.更新图书馆档案管理思维理念

思维意识是实际行动的先导。有效更新、转变思维观念，不仅是医院图书馆档案管理工作创新的内在要求，也是档案信息化建设的基本要求。图书馆管理人员要切实认识到运用大数据、融入大数据的重要性，积极主动地将图书馆档案资料与大数据平台密切融合，提升档案信息化与电子化水平，建立图书馆专属的档案数据库与信息化平台，运用大数据技术采集、收纳、整合医院保存的各类档案。要做好分门别类与“按图索骥”工作，根据技术、业务、部门、岗位及时间线等不同标准对图书馆现有档案资料进行数据录入、扫描、存储等操作，确保海量档案可以实现“电子入库”。

同时，医院图书馆也要加强宣传教育和信息化引导工作，确保广大职工了解、认知、重视大数据，掌握一定的档案信息化操作方法，熟悉大数据应用流程，从而为日常档案管理工作创造良性条件。要切实转变传统档案管理的认知，改变“重保存，轻利用”的陈旧思维，主动对接信息化平台，融入大数据环境，不断提升医院图书馆档案管理的信息化质量[2]。

2.健全图书馆档案信息化管理制度

建立健全符合医院实际要求的图书馆档案信息化管理制度，无疑是医院图书馆档案管理走向规范化、标准化的重要步骤。要充分认识到规章制度建设的重要性，以“建章立制”推进信息化档案管理，实现制度约束、部门联动，提升图书馆档案管理综合效能。图书馆信息化档案管理制度的建设，要针对部门、人员，实现制度化操作，为大数据深度嵌入提供有力支撑。

例如，结合医院工作实际，制定、颁布《医院图书馆档案管理工作章程》《医院图书馆电子档案管理制度》《医院图书馆大数据档案运行细则》《医院图书馆电子档案人员管理规范》等制度，明晰管理各岗位管理人员的职责与义务，对电子档案管理和大数据运行标准进行框定，实现大数据的有序运用，为档案管理工作高效运行创造积极条件。在严密、科学的规章制度约束下，图书馆工作人员可以依照制度开展日常管理工作。

此外，图书馆的信息化技术人员也可以按照制度要求推进电子化、数据化操作工作，这样不仅有严格流程的操作规程，也具备了良好的“软性条件”，能够为日常档案管理高效能运行提供支撑。此外，要根据医院图书馆档案管理的信息化需求，及时调整、完整、更改相关制度条文，做到“灵活应变，创新更替”，确保档案管理工作稳步推进。

3.提升图书馆档案信息化建设力度

医院图书馆的档案管理工作具有繁琐性、长期性与复杂性等基本特点，这也决定了档案管理工作不是一朝一夕能够完成的。要全面推进医院图书馆档案的信息化与数据化管理，就必须从基础设施建设与完善、资金投入、运行保障、维护保养等多个角度入手，强化信息化建设与支撑力度，确保相关工作有效开展[3]。例如，医院要专门设置图书馆档案信息化建设与改造专项预算，定期投入资金、物资与硬件设施，为大数据技术应用于档案管理工作创造必要条件。比如，加强图书馆宽带、微机、存储设备、保障设施及库房建设，可以为档案大数据化运行提供支撑。

再如，医院图书馆档案大数据平台与系统的建设需要专业技术队伍的介入，也需要日常的检查、维护与保养。尤其是针对计算机系统、网络安全保障系统的日常维护工作，需要图书馆加强人力、物力与资金投入，在常态机制下开展针对性工作。如医院图书馆计算机设备与大数据平台的日常维护和保养，可以确保档案管理系统安全运行；定期开展大数据档案平台稳定性测试与检测，可以提升平台综合性能。在档案数据化维护与日常检测中，一旦发现问题及隐患，要及时开展技术会诊，并根据实际情况来加以改进和挑战，确保大数据管理平台安全运转。

总的来说，医院图书馆大数据档案平台与系统的有效维护、硬件设施与软件的安全保障，都需要强有力的物质投入，也需要制度的坚定支撑，这是档案信息化管理的重要环节。

4.强化信息化档案安全管理工作

从大数据思维角度对医院图书馆档案管理工作进行改进与完善，基本目的是实现档案信息的电子化、信息化与智能化，提升图书馆档案的综合应用价值。但必须认识到，一旦医院的档案资料与内容被录入、储存到大数据平台中，就会存在一定的网络安全风险与隐患。尤其是部分医院缺乏数据安全意识，缺少必要的数据安全管理方法与技术，都会使得这些隐患被无限放大。为此，要强化医院图书馆大数据档案的安全管理与保障工作，建构一体化网络安全平台，形成日常工作制度，完善技术保障系统，规避各类安全隐患，提升图书馆档案安全系数。如建立健全档案大数据平台的日常检修、维护与测试机制，运用技术手段开展日常维护与测修，形成“预防为主”的工作常态，降低风险隐患。

再如，要建立严密的安全技术保障系统，织密大数据安全网络，提升保障能力。具体地，要加强档案数据段与客户端的有效监控，落实专人专班、一人一策的安全监管模式，规避外来风险与人为操作隐患；要加强网络端口与数据输入端的风险，消除电脑病毒、网络木马等潜在安全隐患；要灵活设置大数据平台的网络开关与防火墙，打造数据预警系统，加强技术排查力度。此外，要设计多权限管理模式，对大数据平台登录人员和记录进行技术测验，设计保密性更强的密码与验证系统，防范档案资料与信息外泄。要建立区域局域网模式，实现内网与外网的物理隔离，及时添加图书馆智能网关，实现档案数据库的动态监控，降低不必要的风险。

5.打造专业化的档案管理工作团队

建立一支高水平的图书馆档案管理工作队伍，不仅可以推荐图书馆档案管理工作，也可以促进图书馆档案平台的信息化与数据化转型。从医院整体工作推进的视角入手，要结合图书馆档案管理实际，建立一支懂管理、熟悉信息化技术、具备良好协同配合能力的专业化团队，负责大数据平台建设、维护、管理和保障工作，切实增强医院图书馆档案管理工作能力[4]。要根据医院发展需求，从图书馆档案信息化转型的实际入手，在“专人专班”“权责分明”的原则指引下，建立“档案综合管理部门”“大数据平台建设与运行保障部门”“数据库维护部门”“安全保障与排查部门”等。通过引进、培养和内部挖潜等多重方式，提升各部门工作人员的业务素质与技术水平，确保档案管理的信息化、数据化转型稳步推进。

除此之外，医院也要加强业务知识与计算机技术培训和再教育，提升档案管理人员的操作技能，实现大数据档案管理工作良性发展。要为技术人员和管理人员提供良好工作条件，优化档案信息化、数据化工作氛围，确保专业化管理团队高效工作，确保大数据与档案管理实现深度交融，取得更积极的效果。

结语

综上所述，新时期医院图书馆档案管理工作需要大数据思维方法与技术的有效支撑，这也是医院推进档案管理信息化、电子化的内在要求。要立足于大数据应用需求，建立健全规章制度与大数据平台，打造图书馆档案数据库，强化思维理念创新与技术保障力度，确保大数据与医院图书馆档案管理深度融合，确保档案管理迈向信息化、数字化与智能化轨道。医院要多措并举，确保大数据技术高效嵌合到图书馆档案管理工作各个环节，真正实现医院各类档案资料的科学管理、高效利用，促进医院各项工作实现持续健康发展。