地质档案数字化进程缓慢的成因分析及对策探讨

陈玉琴 广州市地质调查院

现如今，信息技术广泛应用于各行各业，地质档案也由传统管理方式向数字化管理方向发展。这种现代化管理方式对地质档案管理效率和管理质量的提升以及档案信息资源的充分利用具有积极意义。但从地质档案数字化改革现状来看，地质档案数字化进程缓慢，数字化管理水平有待提升。基于此，现主要就地质档案数字化进程缓慢的成因进行分析，探讨加快地质档案数字化进程的优化策略。

地质档案是在地质调查研究、矿产勘探等活动中形成的科技档案，是对地质工作活动和成果的记录[1]。地质档案资料对地质工作的开展具有非常重要的作用，而且随着时间的推移，需要整理和保存的资料越来越多，越来越杂，传统的地质档案管理模式显然已经无法满足现实需求，因此推动地质档案数字化改革势在必行。然而，现如今地质档案数字化改革进程缓慢，未能达到预期的管理效果，需要深入细致、综合全面地分析造成地质档案数字化进程缓慢的原因，以便对症施策，加快地质档案数字化发展进程。首先，分析地质档案数字化改革的必要性，总结当前地质档案数字化管理的优势；其次，剖析地质档案数字化进程缓慢的成因；最后，探讨加快地质档案数字化进程的有效对策。

地质档案数字化改革的必要性

顺应时代发展趋势

新时代，科学技术高速发展，云计算、大数据、物联网、人工智能等技术得到普及，并在各个领域广泛应用[2]。在地质档案管理中心，以往传统档案管理模式的作用发挥有限。地质勘查资料数量庞大，种类繁多，传统档案管理效率低，耗时长，查找地质信息麻烦，资源利用率低。因此，寻求一种高效、先进的地质档案管理模式已成为信息时代地质档案管理的迫切需求，地质档案数字化改革势在必行。地质档案的数字化管理以互联网、物联网为依托，借助先进的设备设施，如计算机、扫描仪以及现代化管理手段和技术，不仅能有效弥补传统档案管理模式中存在的不足，而且有助于降低地质档案管理工作量与劳动强度，既顺应了时代发展的趋势，又为地质工作的高效开展提供了便利。

地质档案保存安全性和完整性的需要

地质档案传统管理模式不仅需要花费较多时间，全部依赖人力来完成，而且档案资料需要足够大的空间来保存，且无法完全避免由自然灾害、突发意外等原因所致的档案丢失、损毁等情况。因此推行数字化档案管理模式，有助于实现地质档案保存的安全性和完整性。保存方式的改变不仅可以提升保存效率，还能节约空间，提升存储容量，大大提升地质档案管理工作的质量和效率。

地质档案实现信息资源共享的需要

地质档案中保存了大量弥足珍贵的资料，深入挖掘这些地质资料的潜在价值可提高其利用率，甚至能够发现可供再次开发和利用的地质资源，创造新的经济价值。传统档案管理模式无法实现地质信息资源的共享。此外，数字化管理模式的应用，能让地质勘察及地质灾害治理等方面的信息资料突破时空限制，地勘单位相互间可通过地质档案信息的传递实现地质信息资源的共享。这不仅推动了地勘单位地质工作的高效开展，还让地质档案资料得以更好地利用。

地质档案数字化管理的优势

大幅提高地质档案管理效率

传统地质档案管理完全依赖人力和手工来完成，用时长，效率低，且操作过程中易出现失误。将数字化管理应用于地质档案管理工作中，无论是档案的生成、传递，还是利用，每一环节均可借助计算机与网络来完成，不仅能大幅提高地质档案管理工作的效率，节约工作时间，还能准确检索想查找的地质信息，做到精准定位，快速检索，让地质档案管理工作更为方便快捷。

保证地质档案的时效性和机密性

地质档案属于科技档案，其时效性和机密性均应得到保证[3]。地质档案的数字化管理，一方面可通过关键词的输入快速而准确地查询和搜索所需地质资料信息，提高地质档案资料利用的便利性；另一方面，采取数字化管理模式后，为保证地质档案的安全性和机密性，可通过权限设置、密级设置等管理手段对地质档案进行加密管理，让地质资料信息的机密性得到有效保证。

地质档案数字化进程缓慢的成因剖析

缺乏对地质档案数字化管理的足够重视

地质档案管理水平的高低、管理质量的优劣对地质工作能否高效开展，地质信息资源能否充分利用具有一定的影响。地质档案的数字化管理是信息时代下满足地质工作发展需求及顺应时代发展潮流的必然趋势，然而部分地勘单位的领导层对地质档案的数字化管理缺乏应有的重视，认为档案管理工作无非就是做好档案的分类、存档等工作，技术含量不高，既未认识到地质档案管理工作的重要性，又缺乏数字化管理意识。这种认识上的误区直接导致相关单位在地质档案数字化管理过程中，在数字化设备等配套设施上舍不得投入，未能给地质档案的数字化管理创造良好的硬件条件，阻碍了地质档案的数字化进程。

传统地质资料尚未全面实现数字化管理

传统地质档案资料不仅包括以图片、文字等形式保存的纸质资料，还涉及很多形式各异的地质档案，如标本、声音等，其内容涵盖矿产、水文、物探等[4]。这些珍贵的地质档案资料不仅查找起来麻烦，而且实现数字化管理的难度极大，严重阻碍了地质档案的数字化进程。

地质档案资料管理水平滞后

地质档案中很大一部分是原始类、实物类地质资料，这些地质资料仍停留在传统档案管理模式层面，继续沿用接收—归档—保管—上交—汇交的档案管理流程。而地质资料的借阅也处于被动状态，以用户上门及纸质目录查询方式为主，无电子借阅记录[5]。外借资料中纸质资料占绝大部分，地质档案资料的管理仍然重保管,轻利用。一些原始地质资料不仅数量惊人，而且长时间在档案室存放，占用很大的存储空间，纸质地质资料经过长时间存放，纸张发黄、褪色、老化，甚至破损。查找资料需要花费大量的时间和人力，不仅查阅效率低，而且多次翻阅也容易损坏档案，所以这些原始的地质资料要么无法得到有效利用，要么容易破损。在信息化时代，这种地质档案管理模式无法满足地质工作不断发展的需要，地质档案资料管理水平滞后，未做到与时俱进。

地质档案管理设备落后，有待更新

地质档案数字化管理既需要现代化管理手段和先进技术的支撑，又离不开配套的软硬件设备设施，如计算机、扫描仪、服务器等。但从当前情况来看，一些地勘单位地质档案管理配套设施设备落后，有待更新，如缺乏分辨率高的扫描仪以及专用服务器等。如果这些相应的硬件设施欠缺，就会直接影响地质档案数字化管理进程，此外，软件系统的不够完善也为地质信息的录入和检索带来了不便。总之，地质档案数字化进程的推进需要投入足够的物力及财力，很多地勘单位未能从长远考虑，只注重眼前利益，以致影响了地质档案数字化管理的顺利开展。

地质档案管理员专业素养及综合素质有待提升

信息时代，地质档案管理工作面临向数字化、智能化方向转变的问题。地质档案数字化进程的推进既离不开前期物力、财力的投入和配套先进设备设施的支撑，又需要档案管理人员具备夯实的档案管理专业知识，掌握地质档案数字化管理的相应技术，如计算机技术、网络技术等。然而一些地质档案管理员仍停留在固有的传统管理理念层面，并未清楚认识到地质档案数字化管理的优势，同时思维固化，对自身专业能力及综合素质的提升并不看重，缺乏进取精神，特别是信息素养不足，以致地质档案的数字化进程受到阻碍，地质档案数字化管理水平较低。

加快推进地质档案数字化进程的对策

更新管理理念，正确认知地质档案的数字化管理

要想推进地质档案的数字化进程，无论是地勘单位的领导，还是档案管理人员，首先就要转变思想观念，更新管理理念，从思想上深刻认识地质档案的数字化管理是信息时代档案现代化管理的必然发展方向和趋势，也是时代不断进步的体现。一方面，地勘单位领导应转变因循守旧的旧观念，既要在思想上接轨新时代，顺应时代的发展变化，又要充分意识到先进完善的软硬件配套设备设施是推进地质档案数字化进程的前提条件，从而争取资金，加大前期投入，为地质档案实现电子化、数字化管理奠定坚实基础，以加快地质档案的数字化进程[6]；另一方面，地质档案管理人员也要与时俱进，在档案管理工作中引入数字化管理理念，并贯穿地质档案全部管理工作的始终，推动地质档案数字化管理的高质高效开展。

加快传统地质档案数字化建设步伐

传统地质资料形式多样，种类多、内容杂，目前尚未完全转化为数字化档案，因而，全面实现地质档案的数字化管理，难度较大，不能一蹴而就，其不仅需要经历一个相当长的时期，还需要档案管理人员制订推进传统地质档案数字化进程的计划，循序渐进地完成计划工作[7]。这就需要档案管理人员结合档案实际使用情况进行调查和分析，按照轻重缓急进行规划，如先对档案目录进行数字化转化，再视档案使用需求的缓急程度逐步进行数字化处理。内容模糊、质量不佳的地质资料应借助高分辨率的扫描仪加以扫描，转化为电子档案资料并进行保存，直至所有传统地质档案资料全部以电子化形式存储。

完善地质档案数字化建设的软硬件配套设施

地质档案数字化进程的推进离不开完善的软硬件配套设施。一方面，地质部门要及时更新落后老化的硬件设备，并合理选择性能好且先进的硬件设备，以免其过早淘汰，针对软件设施的配套则可选择与专业软件公司合作，由其提供软件并负责对档案管理人员进行软件使用方面的培训，以及对软件进行维护，以为地质档案数字化建设创造有利条件[8]；另一方面，还要构建地质档案的数字化管理平台，并将内网与外网进行分离，通过搭建档案信息化管理平台来实现地质档案信息资源的共享。此外，软硬件的开发、升级也应引起重视，在平台建设的同时做好监督与管控，积极落实地质档案的流程管理、系统管理、安全管理等措施，为地质档案管理系统及平台的高效运行提供保障。

重视和完善地质档案数据库建设

地质档案数据库的完善对推进地质档案的数字化进程起着关键作用，因此，地质部分不仅要重视地质档案数据库建设工作，还要优化数据库结构。首先，明确数据库设计与建设的目标，对数据收录及使用方法进行考察，以保证建设完善的地质档案数据库。其次，严格遵循地质档案数据库收录要求，优化地质档案目录检索方式，并与信息化技术相结合，开发出数字化、电子化的地质档案目录检索体系，以落实收录工作。再次，为了进一步提升地质档案管理的科学性和高效性，除了快速推进数字化进程外，还应构建地质学基础信息资料数据库。最后，通过现代化设备扫描和编辑地质资料，将其转化成电子资料并存入电子文档中，为地质档案信息资料的查找和利用提供方便，以充分发挥地质档案数据库的优势[9]。

强化地质档案管理人员队伍建设

地质档案数字化进程的推进既需要先进的软硬件设备设施及信息化管理手段，又需要地质档案管理人员拥有扎实的档案管理专业知识，掌握并熟练使用信息化技术。因此，地质部门应重视对档案管理人员的培训工作，强化地质档案管理队伍建设。一方面对档案管理人员进行职业道德、保密意识的灌输和教育，以增强其敬业爱岗之心；另一方面，注重对档案管理人员的培训，通过定期培训、岗前培训、外送进修学习、举办学术交流活动等不同形式的培训，帮助他们进一步巩固档案管理专业知识，掌握和熟练运用信息化技术，以提升地质档案管理队伍的专业水平及综合素质，构建一支专业化、规范化、高效化的地质数字档案管理队伍，致力于地质档案数字化建设，并为数字化进程的推进贡献力量。

综上所述，数字化管理与建设是信息时代各行各业谋求更好发展的必经之路，是顺应社会发展与时代潮流的必然趋势。地质档案管理工作同样如此，要想确保地质档案管理工作高质高效开展，数字化建设是有效途径。因此，地质部门与地质档案管理人员均要与时俱进，充分利用先进的信息技术，采取现代化管理手段，加快地质档案数字化建设的步伐，从而推动地质事业更好更快发展。