高质量发展背景下医院职能部门档案管理探析

汪鸿沁泠

(武汉大学中南医院 学科与平台建设办公室，湖北 武汉 430071)

0 引言

档案资料是医院职能部门在日常工作中形成的文件、图表、影像、数据等不同类型的文档及实物资料[1]。档案资料作为医院建设发展的重要记录与证据，其具有服务性与知识性，尤其在遇到疑难杂症时，可通过查阅相关档案，寻找治疗思路与方法，可最大限度对患者的生命安全提供有利保障[2]。档案管理是医院实现现代化管理的必经之路，也是职能部门重要的管理抓手，可体现出医院的管理质量水平[3]。职能部门是医院管理的具体组织机构，也是医院档案管理的重要机构，对部门档案资料全面、系统、科学、规范地管理，可以为公立医院的高质量发展提供有力支撑[4]。以某大学附属三级医院学科与管理部门档案管理实践为例，探讨医院职能部门档案管理工作面临的问题及对策。

1 医院职能部门档案管理的重要性

1.1 档案管理是医院等级评审的重要内容

2020年国家卫健委颁布的《三级医院评审标准(2020年版)》对医院评审工作指出[4]，各医院应根据评审细则，做好原始数据的备查工作。现场查阅档案资料是医院等级评审专家现场评审的重要内容，因此做好档案资料的科学、规范化管理是等级评审的重要内容，是医院等级评审的基础条件，也是确保医院等级评审成功的关键因素之一。

1.2 档案管理是公立医院绩效考核的重要支撑

2019年国家正式发布《关于加强三级公立医院绩效考核工作的意见》[5]，标志着国家对三级医院绩效考核发力，在管理模式上由粗放的行政化管理转向全方位的精细化管理。在具体的考核操作上，三级公立医院绩效考核手段主要是数据的收集与分析。这无疑对医院档案管理提出了更高要求，公立医院档案管理水平直接关系到三级公立医院绩效考核结果。所以全面、系统、科学、规范的档案管理是公立医院绩效考核的重要支撑。

1.3 档案管理是公立医院高质量发展的重要抓手

国家关于推动公立医院高质量发展的意见明确提出，应全面提高医院现代化管理水平。档案管理作为管理者的重要抓手，档案管理能力的提升可以助推医院现代化管理水平的提升。职能部门提高档案管理的科学性及规范性对于医院制定并践行良好的规章制度具有促进作用。同时，职能部门通过建立有序详实的档案资料，通过总结分析，可以为医院及部门发展规划提供信息支撑。

2 医院职能部门档案管理的现状与问题

2.1 档案管理意识不够强

在医院，医疗工作占据工作人员大部分精力，档案管理工作常常被忽视，职能部门工作重点注重于日常管理，对部门档案归档的意识薄弱，通常认为“档案管理即存放，档案工作即调阅”[6]。同样院内其他医务工作者对档案管理工作认知程度也不高，他们专注于自身医疗、科技与教学工作的完成，并不注重工作过程中各类有价值档案资料的收集与整理，更难以主动与分管的职能部门沟通，主动上传或者维护日常档案资料，从而造成档案缺失、存档不及时的现状。

2.2 档案管理制度和标准不够完善

鉴于档案管理意识薄弱的现状，当前大多医院职能部门尚未建立科学规范的档案制度与标准[7]。一是档案没有规范的进库、存档与借阅出库流程；二是缺乏独立的档案管理岗位职责制度；三是档案资料缺乏统一的标准，档案名称五花八门导致档案调阅困难；四是电子档案管理严重滞后，档案资料实现资料线下线上同步进展缓慢。

2.3 档案管理知识培训欠缺

当前职能部门的档案大多集中于本部门管理，部门档案管理往往由部门内部人兼职管理，鲜有单独招聘档案管理专业人员。这种现状往往要求职能部门通过后期稳定长效的培训机制保证部门档案管理人员具备一定的专业理论知识和业务实操技能。尤其当前面临信息化大数据时代的到来，档案业务也不断深化，其载体形式也逐步丰富多样，特别涉及医院医疗、科研、教学、人事、学科等职能部门[8]。档案资料的独特性与专业性越发显著，多数档案管理人员的素质并不高,仍未脱离传统管理方法，且监管不到位，给医院档案管理信息化建设带来影响。这迫使职能部门档案管理人员需要不断学习、更新原有的档案管理知识，同时要扩充医疗、信息管理系统知识等。

2.4 档案存放环境不够完善

目前医院职能部门档案主要有纸质版与电子档2种载体，存放也就有线下库房与线上信息软硬件环境2种形式。随着公立医院高质量发展要求，对档案管理要求也日趋严格。一是基于档案资料安全、保密等相关要求，线下库房必须做好防潮、防虫、防火、防盗等安全管理措施，档案管理要有独立规范的区域存放环境；二是随着档案信息化发展的客观需求，对档案提取的便捷性、及时性也提出了新要求。档案不仅只是存放部门工作电脑中，而是根据职能部门业务特点配置一套完善的档案信息系统来辅助管理及调取。三是随着对各类档案需求年限未知，档案库房资源就不能局限于保管传统的纸质档案，需要配置配备能够满足电子档案长期保管的存储设备及信息系统稳定运维的服务器环境。

3 医院职能部门档案管理建设策略

3.1 健全档案管理制度建设

在高质量发展要求下，医院学科与平台建设是医院发展的重要基石，为此医院学科档案管理内容更加繁杂，而且需要专业化管理。一是在职能部门综合办公室内设固定的档案管理员，专人负责部门全部档案管理业务。内设其他业务机构也固定一名兼职人员，专职负责本机构的档案管理业务，并提升其合作协调能力，与其他人员积极配合，提高工作效率。在此基础上通过建章立制，进一步完善岗位职责。二是建立健全部门档案管理的相关制度与标准。明确部门档案的收-发-存-调-借相关流程与管理制度，做到档案收集的及时性、全面性及准确性，做到档案分类明确，管理集中，责任到位。三是运用信息化手段，优化和改进学科与平台档案管理流程，推动档案资源双保管，提升调取速度，提高管理效率。四是健全档案保密机制，提高全体员工档案保密意识。

3.2 加快档案信息化平台建设

强化信息化支撑是公立医院高质量发展的重要内容[9]。为此职能部门必须加快档案信息平台建设，才能全面做好档案管理工作，确保档案资源的有效利用，实现从实际文件管理向电子管理方式的转变。在软件建设上，学科与平台建设办公室在自身学科平台办管理系统建设上，专门在部门业务系统上开发学科平台档案管理模块，为档案编码、查找，电子化档案录入提供服务接口。在硬件建设上，学科与平台建设办公室依托医院集中信息化硬件建设，服务器配置、网络系统、系统安全等方面都有坚实保障，确保信息管理系统运行的稳定与安全。在人员建设上，在对现有人员进行信息化培训的基础上，引进符合信息化档案管理专业人才，做好人才梯队建设，确保档案信息化管理持续发展。

3.3 加强档案管理的安全性

对电子化档案，通过设置不同的管理员权限，并根据档案保密级别进行不同授权，以有效防止泄密。对于电子化档案的存储载体进行合理保护，存放于专用器具中，进行防尘、防光、防磁等安全管理。对于纸质档案，进行防潮防火管理，湿度控制在35%～45%，温度控制在20℃左右。所有档案的复制、转移及销毁都须严格遵照相关管理制度，并经部门领导签字批准后方可执行。档案管理人员须坚持原则，按规矩办事，每日上班期间，保证档案室通风，下班时要保证档案室的门窗关闭。

3.4 重视档案技能培训与人才培养

重视档案管理人才培养与储备。当前医院职能部门档案来源广、数量大，对档案管理人员的综合素养也提出了更高要求[10]。为此职能部门必须重视对档案管理人员的常态化培训，提升其业务水平和综合素质。一方面是在信息化背景下，采用现代化管理理念，对传统档案管理知识更新。强化业务能力学习，不仅对部门管理业务人员进行专业培训，同时做好相关学科带头人与学科秘书的档案管理知识培训，熟练掌握档案相关专业知识，掌握其运行规律，熟练掌握各种信息技术，并能灵活运用到日常档案管理工作中。提高全员对学科档案管理重要性的认识，与日俱进、更新理念，不断推进学科档案管理更加有序化、科学化。

3.5 加强管理考核指标体系建设

医院职能部门与临床科室不同，其并不能直接给医院带来经济效益，但其服务质量与工作效率会对整个医院的运营效益产生影响。对档案管理员工的工作成果衡量较难，定性指标较多，不易量化，加上临时性任务较多，因此考核指标较难设定。为此需加强管理考核指标体系建设，可结合平衡计分卡法、KPI 关键绩效指标及360 度测评法的方法[11-12]，优化档案管理员工绩效考核，通过将战略转化为绩效指标和行动目标，并鼓励档案管理人员自主参与目标制定，并将目标进行分解，确定部门上、下级任务，实现个人和组织的融合统一，然后进行实施、控制、检查和评价，并将考核过程和结果公开，确保考核的公正性和公平性，并采取PDCA 循环管理，不断完善，从而建立更科学的档案管理绩效考核体系。

4 结语

随着信息化的深入发展，在公立医院高质量发展背景下，档案管理工作需提质增效、与时俱进。同时医院档案信息化建设也成为主流趋势，医院各职能部门要根据各自部门业务范围，进行部门化的档案管理信息化建设，实现档案管理理念及方式创新，为公立医院高质量发展奠定基础。通过对档案管理工作的不断思考、探索与实践，医院职能部门的档案管理工作将会迈向科学化与现代化。