基于移动终端的民办高校OA系统的设计与应用优化流程——以广东理工学院为例

赵 玉 娴

(广东理工学院, 广东 肇庆 526110)

我国早已明确提出办公自动化的建设规划，可是高校办公自动化系统的运用比较落伍和缓慢，许多发展瓶颈逐渐突显。在信息化基本建设中单位两者之间的联络状况，许多高校的办公自动化系统功能齐全，内部结构设计方案欠缺自主创新，无法令教职员工真正参加到学校管理制度之中，并且单位与部门之间的信息沟通交流混乱，非常容易产生信息荒岛状况，信息与数据信息在机构中间无法高效流通，每一个单位仅仅进行自身的工作，欠缺团队协作能力管理方法。研究当前比较先进且具有一定优势的架构和案例，为后期研究提供一定的参照。

一、我国高校办公自动化发展现状

高校信息化的总体发展趋势欠缺合理的策划与规范。信息化搭建的每一阶段都要不一样层次的辅导与整体规划，要有一定的保障机制确立其发展规划，而不是如何基本建设。那样只会造成高校信息化基本建设工作中止步不前、发展趋势不平衡。我们要的是一个基本建设的规范，一个标准的具体指导，而不是随便进行信息化基本建设，结果不可能融入高校的建设规划，也不能满足现阶段在我国信息化搭建的统一总体目标。

高校的管理人员相对性比公司的管理人员，公司更注重办公自动化基本建设，伴随着文化教育体制的改革创新，高校里的管理越多，内容越繁杂，高校的管理人员不转变办公理念，还依靠纯手工制作的办公管理制度，只会大幅度增加办公人员的压力，降低工作效率，与此同时，会使得工作人员的配备与业务量距离拉大，极有可能发生几个人干同一样工作。因此从高校管理人员的视角考虑，科学研究办公自动化系统是管理方式的变化，是把高校管理方法引向一个新的高度，是推陈出新的必由之路，也是建立资源全球化的重要途径。对高校来说，院校中间的市场竞争除开外表的科研水准、文化教育程度的市场竞争，还包括了高校内部结构的管理方案与生产效率的市场竞争。一些高校早已交付使用办公自动化系统，但在简易信息管理方法方面，欠缺对大事件的輔助管理决策适用作用，因此工作效能并沒有明显增强。因此，研究移动终端OA系统是当前必然趋势。

二、移动互联下的办公变革

移动互联网正在深刻改变我们的生活方式，同时我们的工作方式也在发生巨大的转变。

一是办公方式变革，从面对面的交流与工作方式转换到了系统化的交互，已经成为了必然趋势。

二是办公地域变革，从传统的办公地点可以扩展到了任何一个地方，只要存在网络，我们就可以办公。

三是办公工具的变革，从原先的纸张到电脑到现在平板，以及手机到未来的人工智能，我们的办公工具正在发生巨大的变革。公司中的各类文书及其工作流程均是根据OA系统流转，客户在应用全过程中，可利用电脑台式机或是笔记本电脑电脑连接网络，完成传输数据及其奉献，在一定水平上完成了无纸化。据此，在办公室流程中应用OA系统，与传统式工作方式对比，工作效能大大的提高。

四是办公效率的变革，通过运营制通过运营自动化移动化智能化的工具，技术在不断增加工作量的情况下，我们的办公效率在发生巨大的变革。

移动办公具有极大的便捷性，但在项目实施过程中还存在一些问题，主要有以下几个方面：第一，网络基础设施落后，很多高校网络带宽窄、传输数据慢；应用终端计算机老化，很多只是单机服务，充当打印的角色。第二，信息工作制度亟待健全，学校信息化工作制度缺乏；大多高校的信息工作只是落实到具体的几个人员身上，缺乏机制保障；第三，信息系统建设缺规划，信息化投入不连续性，没有整体规划；大多高校信息建设各院、系及科研单位没有太多联系；第四，信息系统共享程度低，各信息系统之间没有数据集成，无法完成校级的数据查询、监控等要求。

三、高校信息化需求以及意义

1.高校信息化需求

首先，满足全校教职工和学生的全方位的需求，可以利用各种终端实现账号的登陆。教师方面可以实现校园的全方位的管理，实现综合办公的管理和校园教务信息的及时发布；学生方面，可以满足学生的各方面的需求，以入校为起点，实现校园生活、校园交友生活、娱乐求职以及毕业的实现，两点实现信息化的管理。实现一站式的服务，是针对校园内的财务、人事、教务、科研以及学生的管理应用的需求。

其次，让办公像微信一样方便，实现实时化的信息共享，PC与移动化一体化的办公处理，从高校的行政办公到校园管理、学生生命周期管理一体化的平台，支持高校结合自身特征可扩展，满足未来需求，支持高校多系统间的集成，实现一站式的体验，支持安全保障，维保系统的稳定与安全。

2.高校信息化的意义

使现实的校园环境(一校多区)在时间与空间上得到延伸，并克服多校区管理方面的障碍；提高高校管理效率，节约成本，实现学生的自主管理并提供校园文化的发展园地；可改变传统资源存储、传递及服务形式，进而提升整个校园的内控、教学、服务等核心竞争能力；为高校领导提供决策支持，对高校的发展具有深远影响。

四、移动OA系统设计与实现

1.系统架构

图1 系统总体框架

一般来说，PC端具有一定容量的服务器终端，与OA系统相连，也可以在后期拓展新的管理系统和信息服务平台的介入，根据现有的服务借口，实现对信息的收集和处理，目前来说，利用移动服务、决策、管理和应用，实现对高校高效管理，通常来说，含有学生事务服务中心、教师服务服务中心、领导决策分析中心以及公共信息服务中心，完成对应的功能，利用OA实现系统从主机终端拓展到智能机上，完成方便的移动终端的OA系统的办公，提高高校的办公效率以及对学生的高校管理，以增强高校的总体工作效能。系统总体框架见图1。

2.高校常用信息化办公应用

基于上述移动终端系统架构，以此为基础做出针对性的高校常用信息化办公应用，主要是包含十个方面的内容：

第一，办公门户，主要是建立以用户为中心的信息聚合与推送的桌面，主要是完成的待办任务流转处理中心、学校统一的信息发布渠道、综合办公事项提醒窗口以及OA门户支撑所有应用。一站式服务窗口、自助式服务内容、服务事项跟踪及待办提醒。

第二，流程应用，实现标准化、规范化的工作流程体系。主要是以校内管理请示以及空间场地审批流程。其中校内请示的特点在于内容严谨且简洁，必填内容突出表单色调明亮(见图)。审批流转特点为：审批关系灵活且场景多样性部门内权责分工不明细兼职处理的情况很多；权限要求灵活且严谨可控。

图2 校内管理请示

第三，文档应用，创建文档积累与共享利用的平台，主要是包含三个方面：一是文档库的建立，支持用户在办公中所产生的文档资料自动归档入库，支持用户手动新建文档资料；二是资料分享利用，可模糊查询有权限的文档资料可订阅待授权的文档资料，可按目录及多维度查找文档资料文档评级体系；三是文档安全性，.可按文档目录授权可按文档资料授权，可授权具体资料处理动作全监控文档操作日志。

第四，组织中心，构建高校行政组织架构及党务管理内容，其中，行政机构主要包含根据分部的隶属关系构建、根据职能部门的隶属关系构建以及根据职能组织关系构建；集分权处理包含校级统一授权监管，可分权下级单位分配具体权限，可按部门角色具体赋操作组功能内容；党务信息管理包括党员信息资料库、党组织活动流程以及党员信息多维度查询。

第五，领导日程校领导日程的编排及信息共享服务，其中，领导日程创建主要是由领导秘书根据事项编排日，可设置共享权限；领导日程共享，主要是利用有权限的用户可在办公桌面查看领导日程安排，便于工作协调及统筹。

第六，车辆管理教务、公务用车的全生金周期管理，主要是用来管理车辆信息维护、教学保障用车规则设置、公务用车审批、教学保障用车申请、车辆使用状态查询以及教学保障用车费用核算。

第七，公文管理支持组织实现电子公文一体化运转，主要包含两个内容公文收发和档案的集成。其中，公文收发包含的内容：发文处理(发文拟稿、发文审核、正文套红、文件信息发布、发文类型及红头模板设置、发文库及查询)和收文处理(收文登记、收文资料归档、收文查询)。档案集成包含：审批件的留档和审批涉及的附件留档。

第八，会议管理构建高效、协同的会议管理体系，主要是包含会议室管理和通知及回复。其中，会议室管理主要是完成对会议室的维护、使用申请以及使用情况查询；通知及回复主要是包含会议日程提醒、流程待办推送、短信推送、出席回复及统计。

第九，教室和场馆构建高效、协同的活动教室和高校场馆应用体系，其中活动教师，主要是对教室信息维护教室课程编排、教室有偿出借时间统计、教室使用动态跟踪以及教室使用率分析。

第十，移动支持手机、pad的移动办公体验。主要是利用微信或者是企业微信实现对校内信息的审核、管理以及完成信息的对接等。

3.高校常用信息化办公案例

同济大学为建设同济大学协同办公平台覆盖所有部门及下属院校单位，整合门户、公文管理、综合事务管理审批、异构系统整合、沟通协作、移动办公等多个功能，实现一体化协同管理平台，利用移动终端建设OA系统，具体包含：统一身份认证、人事架构同步、流程审批、通讯录、公文管理、校领导日程、报表分析、办事服务大厅、统一特办集成、格案集成、短信集成、单点壁录集成、移动应用。

上海外国语大学为建设上外协同办公平台，覆盖所有部门，整合门户、公文管理、公务管理管理审批、沟通协作、移动办公、短信、邮件等多个功能，实现一体化协同管理平台。利用移动终端建设OA系统，具体包含：流程审批、通讯录、公文管理、会议管理、校领导日程、格党集成、拉信集成。活动教室管理、报表分析、移动应用。

上海交大海外教育学院为建设办公+教务双平台。覆盖所有业务模块，从缴费管理、教务管理、资产管理到办公治理，实现双平台管理模式。利用移动终端建设OA系统，具体包含：组织管理、通讯录、课程管理、教室管理、学员管理、教师专家库、订单管理、财务管理、单点登录集成、邮件集成、短信集成、移动应用。