财务共享环境费用报销流程再造研究——以J集团为例

侯志才， 杨丹萍， 陈 然

(1.东华理工大学 经济与管理学院，江西 南昌 330013； 2.中国农业发展银行赣州市分行，江西 赣州 342500)

随着大数据、智能化和云技术的发展，财务环境变得越来复杂和多变，传统的财务工作流程在新的环境中显得愈发力不从心，表现出信息孤岛、重复作业和财务环节不透明、数据利用效率低下等系列弊端。为此，一些大型企业不断探索和改革财务工作手段。其中，建设企业财务共享中心可有效改进财务工作流程。

范芒提出，在IT环境下必须借助信息技术，实现传统流程再造。他认为，传统的财务流程无法信息共享，不能满足信息化发展要求。传统财务流程仅对财务信息做事后反馈，往往导致信息没有时效性。同时他还强调要实现财务流程再造需完善信息技术平台、重新建立组织形式，并调整相应工作流程[1]。周兵提出将互联网技术和财务流程结合，以信息技术为依托，达到数据共享的目的[2]。刘丽丽基于业财一体化视角提出，市场已经从产品的竞争延伸到企业管理的竞争，而财务流程作为企业管理流程的重要部分，其管理水平直接影响到企业效益。所以财务流程再造被广泛认为是提高企业管理的主要手段之一。刘丽丽同时指出新的财务流程应该满足使用者的需求，体现团队合作[3]。程平基于RPA(Robotic Process Automation,机器人流程自动化)对财务共享中心费用报销流程进行优化，在共享中心平台下将RPA嵌入到费用报销流程的各个环节，尽可能实现平台自动化操作[4]。江乾坤以阿里巴巴作为财务共享中心的样板案例提出，IPA(PRA+AI，智能流程自动化)技术是目前研究方向[5]。综合学者们的研究，共享中心的建设离不开财务流程再造，而财务流程的搭建离不开信息技术、组织结构、管理层的支持。将目前先进的信息技术(IPA)运用到财务共享中心，重新梳理财务流程，以期进一步提升财务报销工作效率。

1 传统费用报销流程存在的弊端

手工作业较多、智能化程度较低，使得传统费用报销流程存在一些弊端，其表现在以下几个方面。

第一，线下手工操作较多，无法实现线上数据追踪；纸质单据传递流程繁琐，容易造成单据丢失。无纸化办公是社会发展趋势，现在越来越多智能设备可以将纸质化材料转为线上操作，而传统模式仍是将纸质发票作为报销的主要依据，无论是否产生电子发票，均需要打印凭证，将其粘贴在报销单上履行报销手续。这一操作不仅降低了报销效率，还容易出现单据丢失的情况。特殊报销事项，需要更加复杂的报销材料支撑，反复的传递、审批造成大量的人力物力资源浪费，如总部职员在收到单据后还需要线下人工核对，这导致职员大部分精力用于从事此类低附加值的业务，从而降低公司的整体效率。

第二，缺乏监督管理，容易出现推诿现象。线下审批通常会出现流程混乱的情况，例如同时进行多流程审批或者较后的流程先完成等。尤其是集团公司的线下费用审核会经历多道程序，从初审职员到主管审核和总监审批再到资金管理部门出纳付款审核多个步骤。线下操作虽具有较强的灵活性，但未明确划分审核范围和责任，若出现审核错误，员工之间容易出现互相推诿的情况。同时，因为责任划分不明，也会造成重复审核的情况，延缓报销进度，降低工作效率。

第三，后期数据分析能力薄弱，财务预测功能凸显不足。财务的工作目标之一是通过对企业数据分析，得出结论并进行财务预测，促进企业整体发展。传统手工核算模式下，财务系统更多地充当核算工具角色，系统对数据变动产生的影响敏感性不强，对数据的分析功能不足，通过数据预测企业未来变化趋势的作用没有凸显出来。

J集团公司作为其中的代表，在费用报销流程处理上同样受到上述弊端的影响。以该集团为例，通过在财务共享环境下引入IPA(RPA+AI)自动化技术进行流程再造，以弥补传统费用报销流程存在的弊端。

2 J集团费用报销现状分析

J集团于1996年创立，公司主要从事药品及保健品(含功能食品)的生产、研发与销售，属于医药制造业。经过几十年的发展，企业有着自身特点：集团和子公司的职能人员集中办公；研发部位于一线城市；销售部门分布在全国各地县市；制造基地安置在郊区。

该集团子公司不多，但是在地域上较为分散。随着集团业务的不断拓宽，全球各地都有分销渠道，国内多个省市的药店、医院、诊所等均有定点产品销售，并建立了分销中心。这种组织架构加上集团各信息系统之间联系较少，使得集团在财务统一核算和资金统一调配上有一定难度。J集团在财务部门下设结算组、往来组、资产组、总账组和综合组，对各类费用分组处理。随着规模不断扩大，企业产生的报销费用和往来款不断增加，手工操作的方式不能适应集团发展的需要。经过走访调查发现，J集团硬件设备已初步具备，但是并没有设置与之配套的流程运转，信息化系统较多，但各系统之间缺乏数据联络，智能化程度较低，依赖人工核算的财务工作较多。同时，由于组织结构设计不合理，各部门业务沟通上存在障碍，削弱了集团统一核算和资源整合的能力，不利于企业长期战略规划和实施。

3 J集团费用报销流程再造设计

结合传统费用报销流程存在的弊端和J集团的现状，在构建FSSC(Financial Shared Service Center,财务共享服务中心)的过程中需要对J集团的费用报销流程进行再造，即搭建高效、便捷和信息高度集约的费用报销管理流程[6]。

3.1 流程再造准备

3.1.1 部门组织结构再造

组织结构的构建[7]主要针对财务相关部门，即在集团总部的职能部门中增设财务共享中心部门，在FSSC部门下分设IPA管理部、FSSC财务部、FSSC档案管理部、FSSC资金管理部、证券投资部等相关部门。各销售片区报销时需要将票据上传至总部FSSC中心进行统一审核处理，这不仅加强了集团中心化管控能力，还能将全部数据集合在一起，为事后的数据分析提供足够样本量。子公司采取同样的形式设立相关部门。

IPA智能部门主要负责启动对票据的自动审核功能，抽查票据审核结果和进行数据分析，并根据企业需求生成相应的分析结果；FSSC财务部门负责对无法实现自动化流程的事项进行人工审核；FSSC档案管理部门负责单据检查、扫描和凭证归档工作；FSSC资金管理部门负责资金的收付管理，其中包括企业日常所需的经营活动资金和资金预算管理，并及时将预算情况派发到对应职能部门；证券交易部门针对企业闲置资金进行投资活动等。

3.1.2 信息化技术支撑

在财务共享中心服务建立电子影像系统和档案管理系统是必要的，要将信息汇集到集团总部，物流方式不能及时快速地跟进和更改信息。影像技术在目前市面上已经较为成熟，通过对单据扫描上传至平台再进行审核，可以做到无纸化办公，减少单据的传递。而集团业务组织和财务组织的地域分离，使得原始票据归档成为了一项亟待解决的问题。采用支持电子影像与电子文件集中归档的影像与档案管理系统，能在不增加工作量的前提下及时准确地传递文件、档案归集。

积极运用IPA(RPA+AI)技术。RPA作为一种虚拟技术，可以运用在银行、医疗、财税等领域，即通过模拟人工操作实现流程自动化。RPA技术并不会对原本的IT结构造成冲突，只是设定自动执行的脚本。J集团不仅可以将RPA技术运用在单据审核中，设定相应的逻辑判断语句，实现票据自动审核功能，还能在凭证录入等方面，通过抓取相应信息，形成所需凭证。AI技术的发展虽然在财务上不能实现完全的人工智能，但是可以运用其技术，对数据进行智能分析。将AI智能与RPA结合，不仅能实现流程自动化，还能对每个流程所产生的信息进行分析汇总。总之，IPA技术不断发展为企业财务分析带来了极大的便利。

3.2 费用报销审批流程再造

通过组织机构重构和信息技术手段的引入，尤其是引入IPA智能审核技术，构建新的费用报销流程，不仅可以减少人为干预，还可以建立数据库，实现自动审核和数据分析。为充实数据库信息，IPA技术可以抓取海量信息，根据关键字句，自动分析出结果。重构的费用报销流程如图1所示。

图1 重构费用报销工作流程

3.2.1 采用线上自动审核

引入影像扫描系统，企业可以实现无纸化办公，由报销人员在预算系统中填写报销申请后(报销申请单中写明住宿报销金额、出差补贴金额、车票报销金额、市内交通费用)，将票据交档案部门，档案人员检查票据完整、真实情况后扫描上传至综合平台实现智能审核。系统设置固定模板，如差旅费用报销模板，见表1所示。扫描过程中，被抓取的数据填列至对应位置，档案人员只需要将扫描成功的文档拖拽至相关区域，减少人工填写。报销人员仅需在表单中填写个人基本信息，出差报销信息由档案工作人员扫描后自动识别上去。为提高审核的准确性，表单的生成不能由报销人员填列，报销人员与填制人员相分离可以提高报销审核的可靠性。

表1 差旅费报销样单设置

根据企业的报销制度设置好相应程序。首先，当系统获取到职工级别和出差时间时，会自动填列“出差补贴标准”“出差天数”；其次，根据职员级别和目的地可以自动填列“住宿报销标准”；再次，系统按照特定的程序，打通“润出行”平台间的壁垒，可以自动查询是否在平台上有该笔车票记录，根据实际情况勾选；最后，根据算法计算出各项报销金额和总报销金额。

具体处理过程如下所示：

01车票补贴扫描车票信息,拖拽到出发地、目的地自动识别地点查询润出行购票系统02出差补贴根据车次日期自动计算出差天数匹配级别计算补贴金额03住宿补贴根据目的地、出差天数自动填写报销标准计算出住宿报销金额04交通费补贴将交通费发票扫描上传至对应地区系统自动抓取发票号码判断连号情况未出现连号可下一步,否则不通过

3.2.2 明确工作职责，加强流程监管

将填写完的表单和附表信息发送至IPA智能部门。第一道初审由IPA实现自动审核，根据设定的审核规则实现智能操作，审核中将差旅费划分为三个板块进行处理。提取出差天数和报销标准计算出差补贴金额，与预算系统中的报销金额一致则继续判断；住宿费用报销同理，首先判断填写的金额是否为发票显示的金额，其次判断填写的金额是否超出标准，若均符合则继续审核；车票金额报销板块中若勾选了“润出行”平台购票，而报销申请中“车票报销金额”数字不为零，则审核失败，记录审核失败原因传给财务部门进行人工核对，确认有误反馈至报销人。具体流程如图2所示。

图2 IPA部门自动审核流程

二次复核由FSSC财务部职员完成，审核失败的单据将传递到FSSC财务部门中的复核小组，其主要负责无法实现自动审核的单据和生成记账凭证。针对错误，财务人员将单据反馈报销人员，报销人员修改完成后重新发起审批，直至审批成功。对审核的单据要记录姓名，明确责任人。若有特殊原因，可由报销人员上传特殊情况说明，则可跳过初审，由FSSC财务部门进行人工审核。审批成功的票据在RPA技术下可以自动抓取金额、摘要等信息，按照模版生成付款凭证，同时在预算平台上推送付款信息，由资金管理部门把握资金的流向，及时更新预算数据，汇报至各个职能部门领导。申请—审核—付款这一系列的流程需要在职员提交的报销审批单下体现，反馈报销进度，形成流程闭环。

同时，新系统改变了传统的档案管理流程，即把过去事后档案管理工作转变成事前管理，由档案管理部门进行原始单据的真实性检查，把检查无误的原始单据统一扫描后进行归档，系统同时生成报销单。在新流程中，档案管理部门的职责进一步扩大，除了负责档案管理外，还需要对原始单据的真实性负责核查监督，如后期检查发现单据存在问题，档案管理部门工作人员和报销人员需要共同承担责任。

3.2.3 IPA部门信息采集，智能分析数据

采用RPA技术，按照设定的数据进行抓取，能够规范记账凭证的编制，减少人工操作失误，生成的凭证信息会分类储存到数据库中。由IPA部门管理数据库，各部门可以根据权限，从中提取所需信息。在数据库中，赋有相应权限的部门可以调取所需信息，如销售部门，可以登陆财务共享平台，输入指令“**省”“OTC业务线”“A职员”“2021.01-2021.05”“报销情况”等，系统会自动筛选出所有相关信息。分析人员可以根据数据选择性勾选信息，也可以一次性勾选。选择相关信息后，系统还会自动提取“**省”“OTC业务线”“A职员”“2021.01-2021.05”“业务销售情况”，进行 AI 智能分析，从而可以观察A职员在消耗和产出上是否匹配，同时也可以赋予适当的权重作为职员的绩效评价，具体如图3所示。

图3 IPA技术下数据分析工作流程

采用IPA 技术的数据库结合FSSC综合报账平台中的商旅系统，可以获取从差旅信息至费用报账的全过程的集成数据流。基于集成数据流可以完成集团全年、历年、累计年份住宿费用的酒店分布分析、机票支出的航空公司分布分析，进而依托这些数据与相关酒店、航空公司等进行集中采购谈判，获取更优的价格，降低差旅费支出等。

4 保障措施

4.1 固化业务规则

上述流程大部分基于系统自动工作，不需要人为干预。为保障系统能够正常运转，设置统一的规则尤为重要，系统只需要根据特定的指令操作即可。一是职工在报销时，加强报销事项填写规则，要求将报销理由尽可能填写清晰详细，有利于后期进行数据分析时可以有效提取相关性强的数据；二是完善档案管理人员单据扫描检查规则，注意单据要素的完整性，如部门、人员、事项、数量、金额等；三是在系统建设时，对于具有明显规则的业务要将相关逻辑和规则实现信息系统内部固化，当用户提交单据或相关审批人员在执行审批时，系统将自动触发在线业务逻辑检查。

4.2 强化系统交互流程设计

强化系统内部交互流程设计可以有效消除信息孤岛现象的出现。通常情况，费用报销产生的数据需要从其他系统中查询，要将系统数据提取到表单中则需要打通系统间壁垒。如加强集团内部购票系统与共享中心数据交流，就需要做到两个系统无缝对口，系统接口要稳定。集团内部购票系统和共享中心数据交换如图4所示。

图4 商旅服务平台和财务共享服务中心交互流程设计(1)参见陈剑：《构建财务共享服务中心》(清华大学出版社, 2017年版)。

4.3 加强管理层执行力和员工培训力度

一是管理层需要全面认识财务系统建设的重要性并加大执行力，推动项目建设。管理层需要向下稳定职工情绪，向上及时反馈问题，发挥好纽带作用，积极主动参与FSSC建设，了解项目的实际运行情况。二是需要加大员工的培训力度。项目在试运行初期会有系统不兼容或者使用习惯等问题，员工对新事物有一段时间的适应期，一些员工甚至会产生抵触心理，可能否定新工作流程的价值，因此需要加强员工新系统培训的工作，让员工尽快适应系统的操作流程[8]，提升系统建设的价值。

5 启示

通过J集团的费用流程再造分析可以知道，IPA(RPA+AI)等自动化技术的引入，有效弥补了传统费用报销中的流程繁琐无序、监督功能缺失和财务预测功能不足等弊端，达到了降本增效、加强监管、提高财务服务质量的目的。同时，对企业在财务共享中心实施流程再造也带来了以下启示。

一是企业在流程再造过程中要完成前期准备工作，除了准备相应的人才队伍和资金外，还需要完善软件、硬件设施，积极探索新技术的应用。“大智数云”时代，以财务机器人、RPA为代表的智能化技术在财务领域不断推进发展，为了更好适应时代发展需要，提升公司管理效益，企业在进行财务流程改造过程中应当结合自身实际，探索这些新技术的应用[9]。

二是在优化过程中要注意节点设置、流程闭环和可行性分析，并且要在降本增效的目标指导下进行，尽可能地将流程标准化。标准化流程的固化有助于智能化技术的实施，对财务流程整体运行效益的提升有巨大作用。

三是企业共享中心流程再造需从基础业务流程着手，正确区分基础流程和关键流程。基础流程关系到整个财务共享流程的好与坏，而关键流程关系整个财务共享中心的成与败。优化费用报销流程，不仅可解决效率低、手工作业等问题，在一基础上引进RPA和OCR(Optical Character Recognition,文字识别)等智能技术，还可再造其他业务流程，包括自动审核流程、应收流程、应付流程、资金管理流程等[10]。

四是企业流程再造之后必须要采取保障措施，促使新流程有效适应企业发展，不断固化为成熟可靠的业务流程，加强对员工职业培训，增强员工绩效考核，以此增强员工操作熟练度，保障数据处理真实有效，提升财务共享中心的整体运行效益和质量。