信访档案信息化建设过程中的主要问题及对策

摘要：随着信息化时代的到来，各种网络软件逐渐涌现出来，科技化办公成了主流。同时网络时代的到来，促使人民群众对于社会各项事务的关注度不断提升。而现代化技术的发展也为人民群众维护自身利益提供了更便捷的方法和途径。与此同时，信访部门通过微信平台、邮件、信件、短信、电话等等不同形式获得的群众信访信息越来越多，这也使得信访档案管理压力频频加大。在此背景下，加快信访档案信息化建设，提高信访服务效率和质量，成了信访部门的当务之急。鉴于此，笔者就以信访档案信息化的意义入手，对新房档案信息化建设过程中遇到的问题以及解决问题进行阐述，并提出了改善信访档案信息化建设的策略。

关键词：信访档案；信息化；建设过程；主要问题；对策

一、引言

随着网络信息化的全面覆盖，传统信访档案管理与科技化办公、网络邮件、微信、短信等多种信访形式发生碰撞，导致信访服务滞后、工作效率低下、档案整理困难等问题，无法更好服务于大众、服务于社会、服务国家。基于此，信访档案信息化建设已然迫在眉睫。

二、信访档案概述

信访档案是信访部门的一种特殊档案，是机关单位在处理人民群众来访工作中所形成的、具有考查利用价值的、需集中保存的真实记录。信访档案的主要任务是如实的记录来访者的信件、各级部门具体的调查内容、最终处理结果等等信息，其记录方式较为多样，可以是文字，也可以是声像、图表等多种形式。这也决定了所以信访档案具备真实性、准确性和全面性等特点。信访档案不仅准确记录了信访事件所在时期社会背景、法律条例、各部门处事态度、处理结果等客观事实，还反映出了当时社会的主要矛盾，法律、教育、科技、政务、政令等的不足之处，为社会的发展提供了原始的证据和依据。

信访档案的合理化利用有助于社会的和谐发展。随着人民群众民主意识的增强，在此背景下，信访档案的数量、内容、载体形式都在不断地扩大，同时形式也更加复杂，这也增加了信访档案的管理难度。

三、信访档案信息化建设的重要意义

1.于信访工作的意义。受信访档案自身特性的影响，所有信访档案都需要进行专门、独立的管理。由于信访量大，形成的档案较多，需要根据档案类型及历史价值，将信访档案分为永久、长期、短期三类进行归档保存。时间越长堆积的信访档案越多，传统档案查找、调阅资料非常的困难。近几年国家开始实施政务透明，信访量逐渐增多，信访形式、内容存储方式也逐渐趋于多样化，需要保存的信访档案随之增加，这也增加了工作人员对于信访内容的整理与保存难度。传统的信访档案多以纸质形式存在，管理难度相对较低，而在信息形式多元化的现代社会，传统的信访档案管理方式显示已经不能满足当前的管理需求。若只是一味地沿用传统方式进行管理，不仅会增加工作人员的管理难度、降低其工作效率，同时也无法保障；信访档案管理质量无法得到保证。显然传统的档案存储模式已经不能承载新时代的信息巨浪，基于此，必须要加快信访档案信息化建设。

2.于资源共享的意义。经过长久发展，我国档案工作已经取得了加大的发展和进步，各相关机构也在有意识地提升工作的信息化程度，档案管理工作也逐渐出现质的各项。此时档案机构间也开始向共同分析资源、共同交流信息等开放性方向发展。为了更好地为民众服务，很多单位都设立了信访部门，如检察院、教育局、法制办、司法局、公安局、民政局、文体旅游局、人力资源和社会保障局、国有资产监督管理局等单位，都具有信访功能。由于没有设立有效的沟通、联动机制，各项法律、条例没有明文规定，致使各信訪机构无法实现资源共享，甚至因信访档案调阅工作引发各种矛盾，造成信访工作效率低下，信访档案的价值无法得到研究、开发、利用。基于此，构建信访档案信息化管理，既能化解各信访机构之间的矛盾，实现资源共享，最大程序开发、利用信访档案价值，又能大力推进信访工作的效率，提高服务质量，提升政府职能部门在群众心中的形象和地位。

3.于决策参考的意义。信访档案具有历史性和可依据性。信访档案信息化的建设，可提高信访信息的查询、分析、研究速度及便捷性，从信访档案中吸收更多教训、积累更多经验，为处理当下工作提供准确的依据和证据，提高信访工作效率和说服力。信访工作人员通过各种关键词、时间、地点、人物等进行搜索，快速查找特定信访信息，为领导做出相应决策提供真实有效地历史依据，提高决策的科学性和合理性，更好地发挥出信访档案所具备的价值。

四、信访档案信息化建设过程中的主要问题

经过十几年的努力，信访工作基本实现信息化管理，取得了一定成效。但是也只停留在收发信访信息，记录信访问题，发布处理结果等，信访工作的重点，大多还是依靠纸、笔完成，没有如期实现信息管理。致使信访档案信息化无法健全的原因如下：

1.对信访档案信息化建设重视程度不够。多数信访机构认为只要实现信访工作信息化、政务工作透明化，完成网络公开任务就达到了信息化建设的要求和完成了任务指标。这种想法忽略了信档案信息化建设的必然性和重要性，导致认识度差、重视度低问题的出现，进一步造成了只将信访资料进行扫描、录入等工作，未完成收集信访案件的调查过程、结果、处理依据、结果、上级下发的文件等等工作，并按类型、价值进行整理、归档。造成了大量信访案件资料不全、流失严重等问题。

2.对信访档案信息化建设投入不够。信访部门属于国家职能机构，所有费用依靠财政拨款，对信访档案信息化建设的轻视，导致财政投入不足，无法支撑信访档案信息化建设所需要电子设备、软件系统、人力培训等，造成信访档案信息化建设缓慢、成效低，依然使用纸质档案的问题。

3.对信访档案信息化有安全顾虑。由于信访工作的特殊性，信访档案需要严格保密，不得外泄，而信息化的构建需要通过计算机网络系统完成，具备被黑客攻击、盗窃、泄露信息的风险，所以各信访机构在面对信访档案信息化建设时，有不同程度的安全顾虑。即便配备了相应的软、硬设施，也未完全投入使用，无法发挥信息化档案的作用和价值。

五、信访档案信息化建设实施对策

（一）提高信访档案信息化建设的重视程度

由于大多信访部门学习高度和深度不足，对于构建信访档案信息化建设于信访部门、社会发展、人民群众所起到的作用和价值认识不足，致使信访档案信息化建设进度慢、无建树、宣传力度低、工作人员态度消极等问题纷纷出现。要加快信访档案信息化建设的步伐，上级部门和领导要加强重视程度，从自我态度开始转变，加大、加密学习力度、宣传力度，做到从上至下，全员重视信访档案信息化建设。如在办公室做宣传标语、将信息化建设逐渐运用到办公自动化中、在各信访机构的官网发布信访档案信息化建设进度播报，潜移默化影响工作人员的思想意识，提高工作人员的积极性，从根本上推进信访档案信息化建设的发展。

（二）加大信访档案信息化的财政投入

1.加大人力资源投入。信访档案信息化的建设与使用，需要有专业能力过硬的团队来支撑，基于此，信访部门可采取如下措施：第一，针对原有信访档案管理人进行培训。原有工作人员的保密意识较强，有一定的专业度、细心度、责任感。但缺乏信息化技术，无法完成信息化档案管理工作。针对这些工作人员，可制定信息技术培训计划，每两个月进行技能评比，评比结果做过下个阶段培训的依据。每三个月进行系统化培养，保证每个工作人员及时掌握最新信息化工作技能，做到不掉队、不滞后工作效率。第二，引进专业化人才。对于不能胜任信访档案信息化工作的人员，要及时进行岗位调配，将专业化、能力强的人才安排到岗。对于引进的人才，要进行严格的政治觉悟、忠诚度、保密意识、责任心、使命感等方面的考核和调查，具备档案管理专业能力的同时，还要拥有熟练掌握计算机应用知识，包括硬件维护、软件修复、网络安全维护、数据库信息安全使用常识及维护能力等。通过双方面的投入，为信访档案信息化建设组建出高素质、高能力的档案管理人才，全面发挥档案信息化的优势及价值，为信访工作做出最大的努力与贡献 。

2.专款专用投建数据库。要想实现信访档案信息化建设，除必备的基础设施（计算机、打印机、扫描仪、传真机等）以外，最重要的投入是数据库的建立，财政拨款要偏向于这类软件系统的投入。设立监督小组和执行小组，做到责任到人，坚持专款专用，才能保证信息化建设、投入使用后的定期系统维护和升级的顺利进行。避免因无人负责和无款可用而导致数据库出现问题，影响信访工作的开展，造成不良后果。

（三）提高信访档案信息化的安全系数

信访档案相对于其他档案，具特殊性、敏感性，是国家、是人民、是社会的宝贵财富。因而任何接触信访档案的人员都必须遵守保密条例，做好保密工作。信访档案信息化的建设更是要将保密工作前置，不可出现任何纰漏。

1.提高信息化信访档案负责人的保密意识。要提高信访档案负责人的保密意识可通过以下几点：第一，信访部门要设立专门的保密制度，严格约束信访工作者的言行举止，做到全员重视、全员遵守，不能只要求档案负责人进行保密，而是约束所有参与信访工作的公职人员全员保密。做到令行禁止、公平对待，任何泄露信访档案内容者，一律追查到底，按照保密制度严惩不贷，消除信访档案管理人员的侥幸心理，提高他们的责任心和使命感。第二，信访部门要定期进行学习。学习的主要内容为《保密法》、《档案法》、《公职人员政务处分法》等。法律法规知识的学习，可有效增加信访档案管理人员的保密意识和重视度，让工作人员形成一切要以人民的利益、以国家的利益为重，不得以任何借口泄漏信訪档案内容的意识。

2.提高电子设备安全系数。在建设信息化信访档案过程中，要想提高保密指数，要做到以下两点：第一，专人负责。档案信息化的建设需要整个信访团队来完成，但是要指定专人负责安全问题。在进行身份认证时，只能使用专门负责人的身份信息，并设置多重防火墙进行系统保护，将不需要、实用性低下的数据包全部过滤，并设置网络安全报警系统，将危险系数降到最低，确保信访档案的安全。第二，及时备份。科技时代的到来，使电子设施、软件系统更新过快，所以再好的防护措施在时代不断发展的步伐中也会出现漏洞。因而要及时做好信访档案的备份工作，并且定时进行系统优化，及时清理安全隐患，弥补安全漏洞。每天进行病毒查杀，定期进行安全系统测试，杜绝一切木马病毒、黑客的非法入侵，以此来增加信访档案信息的安全指数。

（四）完善有关法律条款和联动机制

信访档案信息化建设需要完善法律法规，并且制定有效地联动机制。

1.法律法规的完善需要国家层面的支持和运营。网络科技盛行以来，出现了不同程度的问题，现有信息资源管理、网络平台建设普遍存在着技术操作、规范不健全、安全隐患严重的问题，隐私泄漏情况更是比比皆是，信息化办公系统也未能避免。要建设信访档案信息化，就要建立数据库将信访资料进行数字化加工转换，信访档案又需要严格保密，必须要有专门、完善的法律法规来加持。针对以上问题和困难，组织相关部门和档案管理、计算机信息等方面的专家进行研究、商讨，制定科学合理的法律法规来肃清网络垃圾，为实现全国信访档案信息化保驾护航。

2.制定联合办公机制。建设信访档案信息化是为了能够让信访档案发挥最大程度的价值。查询服务只是信访档案最小的价值，要将档案数据变成为来访者解决问题的有利依据，发挥其最大的价值。消除各职能部门之间责任互推的现象。实行信访档案管理集约制，调配各部门专业化人才统一办公、统一管理，真正实现信息共享。例如：我国近几年相继出台关于房地产行业新规，许多房产公司，为了一己之利，造成大量烂尾工程。大量业主进行上访维权、分散维权，一部分业主前往信访部门维权，一部分业主前往住建部门维权，更有甚者前往人民政府维权等，由于种种原因，造成业主长时间维权，很多事实情况已经无法再进行现场勘查，这种情况就需要各部门共同办公，共享信息档案资源，共同努力为上访者解决问题，推动信访档案发挥最多的社会价值。

（五）建立信访档案数据库

新时代背景下，信访形式增多，信访资料多种多样，包括：信件、邮件、短信、视频、照片、录音等等。在传统信访档案管理模式中，由于资料的呈现形式不同、载体不同，在管理过程中会遇到各种问题和困难，很难进行长时间保管，更无法得到有效利用，发挥其应有的价值。基于此，在进行信访档案信息化建设过程中，必须要建立信访档案数据库。将不同载体所储存的档案信息，根据数据库的功能、格式、标准，转换成计算机系统可以正确识别的数据信息。不仅可以长久保存，方便查询，还可实现各信访部门的资源共享，将所有信访档案进行合理化归档利用。信访档案数据库的建立，更方便监管部门的监督管理，及时进行信访案件的追踪，并随时可以对信访当事人进行回访，听取民意，对于信访工作出现的问题可以及时整改、纠正，给人民大众树立良好的信访形象，取得人民大众的信任，持续优化信访事业，创建和谐社会。

六、结束语

信访档案信息化建设是社会发展的必然产物，需要得到国家和各级部门的支持和重视，完善相关法律法规、加大财政投入，从而保证信息化建设的稳步发展，为信访档案的安全加码。

作者单位：陈丹红    泉州市信访服务中心

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