智慧协同理念下高校学生工作管理信息化探讨

梁婷婷

南京传媒学院，江苏 南京 211172

2018年，教育部发布《教育信息化2.0行动计划》，明确指出在知识社会创新2.0环境下，以用户为中心、协同开放创新的特征逐渐凸显，高校在建设“数字校园”时，应当深入贯彻这一特点，构建以互联网为中心的教育发展平台和教务服务模式，以智慧协同理念为指导，为高校学生管理信息化提供新的发展路径。

一、智慧协同理念与高校学生工作管理信息化概述

智慧协同理念是一种新型发展理念，主要包含智慧决策、智慧管理、指挥流程三个层面，分别指向决策层、管理层和执行层。其中，智慧决策采用图表分析工具提升决策精准性和科学性；智慧管理采用自定义业务系统，提高管理层管理有效性和持续性；智慧流程以多样化业务流程提高工作执行规范化和高效化。通过智慧协同管理，实现了自上而下纵向管理的协同一致，确保各项规章制度和措施能够快速执行，出现问题及时反馈和处理，最大限度发挥团队协作效能，提升管理质量和效果，是互联网时代诞生的一种切实高效的管理工具［1］。

学生工作管理是高校日常工作管理重要组成，传统学生工作管理以纸质文件管理和信息分散处理为主，工作效率低、出错率高，已难以满足现代化管理需求，必须进行改进和细化，积极应用先进理念和技术，以加强学生工作管理实效性和严谨度，信息化就是适合在高校学生管理中推广的一种方式。学生工作管理信息化从含义上说，有广义与狭义之分，广义指学生从招生入校至毕业离校期间的一切生活和学习资料，狭义指学生个人基本信息、班级情况、宿舍管理、评奖评优、学业资助、思想道德管理、就业管理等多方面多层次信息化管理，是一个十分繁杂的系统性管理工程，在具体信息化建设过程中需要依靠智慧协同理念进行指导［2］。在这一建设过程中，应当紧紧把握互联性、智能性、开放性的特征，确保移动宽带、无线网络等网络基础条件满足信息化建设工作标准。同时，若想真正发挥智慧协作的作用，需要在学生工作管理信息化建设中摆脱传统固化思维模式，注重信息共享和开放性，注重协作互动与个性化服务，在维持整体与协作信息化大框架下，创新性采用多种管理方式，如微信、APP、系统平台等，切实提升学生工作管理效率和质量。

二、高校学生工作管理信息化中存在的问题

（一）缺乏整体规划，协同碎片化严重

从目前的“数字校园”“智慧校园”建设形势看，在某种程度上取得了一定成就，但是传统“重教育、轻管理”的思想观念仍未彻底摆脱，对学生工作管理信息化建设不够重视，缺乏整体规划和建设，系统内部缺乏关联，存在严重碎片化问题［3］。例如，学籍管理，只能岗位负责人员有权限登录，对学生基本信息进行读写修改，其他部门无法进入，系统之间缺乏联系，不能实现互通互联、信息共享；或者就业系统、教务系统、心理健康系统等，学生需要登录不同账号密码，才能获取相关信息，账号和密码遗忘事件频发，严重影响管理工作效率。

（二）信息共享与流通受阻，信息不对称

高校学生工作管理会产生大量信息，包括学生基础信息、评优评奖、学生党员教育与发展、资助管理等，均需要辅导员进行管理，在管理过程中主要采用人工纸质处理和基本办公软件进行处理，只能单一进行数据录入与查询，其他职能部门或专业若想查询学生信息，只能通过辅导员，学生信息查询也只能通过辅导员进行，这种情况很容易导致信息不对称。例如，某学生在大一学期末要转换专业，转入专业对学生在校基本信息缺乏了解，无法在系统中直接查询学生在校情况，只能通过转入前辅导员进行查询，耗费大量时间和精力［4-5］。同时，学校各专业、各职能部门也难以实现学生基本信息的共享，这是因为目前学生给工作管理信息系统功能较为单一，各职能部门和专业之间采用的系统与数据格式不同，使用信息是需要按照各自需求将数据格式转换，严重阻碍数据流通，很容易出现各部门反复统计的情况，导致学生工作管理陈冗难除。

（三）数据缺乏分类，缺少数据深度挖掘

在目前学生工作管理中，学生基本信息基本上分散在各学院和年级辅导员手中，缺乏统一分类和管理标准，辅导员大多依靠自身习惯进行学生信息采集和分类，如时间顺序、工作分类、学生名称等，但辅导员流动速度较快，数据短缺和不完整情况普遍存在，学生信息大多碎片化、点状化，难以形成一个持续、完整的学生档案。同时，学生工作管理中专业化、综合型、高素质信息技术人才较为缺少，整体工作信息水平不高，高校无法真正挖掘学生信息价值，更无法为长远学生工作管理提供助力。

三、智慧协同理念下高校学生工作管理信息化发展策略

（一）注重统筹规划与顶层设计

在智慧协同理念指导下，高校学生工作管理信息化建设应当积极引进先进技术和方式，打破传统管理模式，应用信息技术促进信息交流与共享，采用协调、配合、互动、创新的方式，使得管理活动相互渗透交叉，实现管理工作信息化的协同发展。为实现这一目标，一方面，需要注重统筹规划与顶层设计，构建以学校管理层为核心的项目建设团队，详细调查与分析学生工作管理信息化现状，打破现有各部门系统孤岛情况，将各部门及各专业系统、资源全面整合，了解学生管理实际情况，在保障信息安全的基础上，建立信息化发展大框架，建立统一、规范化建设标准，使得各部门信息互联互通［6］；另一方面，要强化基础设施建设，高校应积极推广云计算、大数据等信息技术，利用云计算开放、实用的特点，建立“校园大数据池”，并安排人员定期进行检修，建立防火墙和加密装置，以确保数据信息的安全性，学生工作管理也更加便捷。此外，为提高师生参与性，应对校园师生实际需求进行调研，对动态化数据进行分析，将学生工作管理信息化顶层设计与师生实际需求相结合，为高校持续发展奠定基础。

（二）健全学生工作信息管理制度

高校在开展学生工作管理信息化建设时，需要重视管理制度的建设，以智慧协同管理和决策角度出发，明确各部门工作范畴和职责，按照自上而下或者自下而上的管理模式，将各类系统功能和用户权限进一步细化，实现学生信息读写的分权限分层次。例如，领导层可以查询在校师生的全部信息，各院系领导和辅导员只能查阅与工作内容相关的学生信息，专业课教师只能了解本学期授课学生基本信息和课堂表现等，舍管员只能了解管理区域内学生宿舍情况，学生只能修改个人基本信息。该系统除了在校园内运行外，还可以向家长开放，通过权限细化和设计，家长可以登录学生工作管理信息化系统，了解学生在校考试成绩、参与活动情况［7］。

同时，注重学生工作管理制度在各个领域的细化，建立对应服务平台，并利用数字化技术，为学生工作管理提供实时、可靠的信息来源和决策基础。例如，学生公寓信息化协同管理与服务，可以建立一站式线下服务大厅，院组织、学工部门、后勤部门、保卫部门、团委、学生组织等联合办公，受理学生公寓各项事务；建立线上学生公寓信息化服务网站，关于学生公寓管理、维修、文化建设、意见投诉等均有在线开展；开发移动客户端，学生和管理人员可通过手机或其他移动智能终端办理相关事务、查看通知公告、参与文化活动等，为学生在校生活和学习提供更加高效、人性化的服务，学生工作管理人员也无需大量繁杂的人工操作，只需要通过系统就能完成各项工作，使得学生工作管理更加便捷高效。

（三）积极应用信息化数据成果

在“数字校园”和智慧协同理念影响下，学生工作管理信息化的建设离不开相关信息化数据成果的应用。目前，我国高校学生数量呈快速增长趋势，学生基本信息也随之增长，与之相关的财务、招生、教学、后勤等数据信息更是阶梯式爆发。然而，高校信息化建设较为缓慢，数据信息之间缺乏联系，高校应当积极应用各种信息化技术，将这些数据收集、分类和整合，深入挖掘数据价值，为学生管理提供支持。第一，积极应用数据仓库和数据集市，该技术可以将各种内外部数据、遗留数据搜集整合起来，并将这些数据进行转换、抽取和组织，建构数字化模型，如星星模型、雪花模型等；第二，数据挖掘技术，是按照一定规则挖掘数据，分析和处理数据的一种技术，并利用相关应用程序，建立数据集成平台，继而实现各部门和各院系数据的互通互联；第三，数据开发与利用，2021年6月10日，《中华人民共和国数据安全法》的颁布，表明数据的处理与利用刻不容缓，数据安全工作更是重中之重，为此，学校应当整合学生工作管理全部业务系统数据，实现“一数一源”，并利用数据脱敏、备份、接口授权等技术手段加强管控。例如，2020年初以来，某校便利用数据平台开展专项调研工作，建立线上健康打卡功能，对师生户籍、居住地、家庭关系与疫区关联情况进行分析，对学校疫情和开学形势进行研判，为下一步疫情防控提供依据。并且，该校还应用大数据分析平台，深入挖掘数据价值，对数据主题进行细化，加强数据安全防控，进一步凸显数据的价值。

（四）强化信息化人才队伍建设

在高校学生工作信息化和智慧协同理念推进工作中，高校逐渐建立了以网络基础设置和服务平台为重要建设支撑，以资源共享、应用深化和跨平台移动接入为建设重点，以顶层设计、管理制度、成果应用为保障的智慧校园“5S”体系，即智慧管理与决策、智慧服务体系、智慧文化传承与创新、智慧科研与智慧人才培养，更好地支撑学生工作管理和教育事业发展。信息化人才队伍是学生工作信息化建设的重要力量，其专业技术、信息素养、业务能力、协作意识等将直接影响工作质量，因此，必须强化人才队伍建设。一方面，构建完善培训机制，以工作人员实际能力和业务素养开展个性化和交叉式训练，由专业知识夯、经验丰富的人员担任培训人员，同时依托学工会议、辅导员沙龙、报告会和讲座等形式，或者要求行业优秀人员来校开展讲座，确保相关人员能够掌握最新信息化管理知识和技能，进一步提高学生工作管理信息分析和处理能力［8］；另一方面，重视管理人员思想和认知培训，确保其统一思想，重视学生工作管理信息化，且具备岗位工作能力，熟悉各类信息技术、软件技术应用能力，能够为信息化系统完善提出建议。

综上所述，在智慧协同理念指导下，高校学生工作管理信息化的开展需要坚持以人为本、协同互动、智慧创新的原则，要直面当前信息化建设中存在的问题，如缺乏整体规划，协同碎片化严重；信息共享与流通受阻，信息不对称；数据缺乏分类，缺少数据深度挖掘，分析问题产生原因，在此基础上，采用注重统筹规划与顶层设计、健全学生工作信息管理制度、积极应用信息化数据成果、强化信息化人才队伍建设等措施，进一步强化学生工作管理信息化建设，提高学生校园生活质量，也将相关管理人员从繁重的工作中解脱出来，将更多精力投身于学生思想政治建设中，从而为社会培养更多优秀、高素质人才。