内部账户挂账风险管理分析及对策

赵文卿 东营银行股份有限公司

一、内部账户基本情况介绍

对于中小银行来说，各个银行会计科目核算根据自身实际情况的不同分为一级科目、二级科目、三级科目，有的行甚至有四级科目，各个末级科目下是由不同的内部账户组成的，银行核心系统或各外围系统的账务处理通过内部账户进行明细核算，然后进行会计科目汇总，最终形成会计报表，因此，内部账户管理水平的高低直接决定中小银行会计核算的质量。中小银行由于资产规模较小，会计管理水平有所差异，内部账户很多时候并必引起中小银行管理者的足够重视，内部账户挂账管理无形中积累了一定的风险，内部账户挂账长期管理不规范甚至会影响到整个银行的会计核算[1]。

二、内部账户挂账长期存在的原因分析

（一）系统故障或升级引起挂账

内部系统出现故障或系统升级时造成内部账户挂账数据大量增加，在上线一项新交易或系统改造升级时，容易造成系统性挂账，比如中小银行在核心系统升级时，由于数据迁移导致内部账户挂账。以某中小银行为例，2007年度和2012年度银行核心系统进行了两次大的全面升级，核心系统直接变更为一个全新的供应厂商，会计核算及内部账户的管理出现了非常大的变动，在核心系统改造时，所有的会计科目都需要逐个重新对应，内部账户的明细核算作为一个十分重要的环节存在其中，如果内部账户配对不正确或不完整，很可能导致会计科目的核算错误，致使出现长期的内部账户挂账情况，在两次系统升级过程中，该银行都出现了没有匹配成功的内部账户挂账，结果出现了部分内部账户内长期有余额，并且时间越长，此项挂账越难解释清楚[2]。

（二）核算规则不清晰，乱用内部账户

一是科目核算不清晰。没有专门的内部账户核算规定或办法，相关部门在进行会计操作时，没有参照办法或流程，完全根据自己的感觉或想法进行相应会计处理，致使内部账户在使用上出现混乱。二是未建立台账管理机制。导致挂账信息无法查实，增加了后续处理难度，大量历史遗留问题无法核实，以诉讼费为例，涉及挂账科目较多且挂账时间较长，有的甚至超过了十五年之久，在整理诉讼费时，需要翻往期传票及记账凭证进行整理，没有台账带来很大的工作量，个别分支行笔数多达上百笔，劳动强度大，而且分支行的业务经办人员早已更换多次，历史问题无人可问，管理难度加大。三是错用乱用内部账户，导致内部账户挂账。比如代发业务应使用代发过渡户，柜员错误使用临时过渡户和支付过渡户，与贷款有关的还款业务使用贷款过渡户，柜员调账错误时用支付业务过渡户，本来应挂账其他应付款的业务，错误的记为预付账款等等。

（三）客户等外在原因产生的挂账

部分客户资金沉淀可能会引起一定时间的内部账户挂账，比如国债到期，由于客户一直未兑付，没有后续的应对措施，致使挂账不能处理，再比如对公和个人账户久悬后未取款项也存在较多，法院查冻扣环节产生的资金挂账和为客户免费引起的本应收费项目也会产生内部账户挂账，这种因客户等外在原因产生的挂账也会对内部账户管理产生较大的影响[3]。

（四）历史原因查找困难

部分挂账由于时间久远，受人员更迭、机构撤并等因素影响已无人能够准确了解挂账背景；再者随着档案保管年限和档案的整改，部分挂账档案无从查找，对于挂账的系统也可能经历了好几次的更迭，追溯历史数据困难，因为种种历史问题致使内部账户长期挂账原因查找困难。

（五）未建立督办机制

挂账涉及多个管理部门，但是目前各部门只关注前台挂账，运营管理部门作为前台的业务管理部门，可能只针对前台核心系统相应挂账进行一定的管理和规范，但是覆盖不全面，后台其他部门也有较多的内部挂账需要管理，运营管理部门作为平行部门，并未参与管理，后台其他部室，比如特种资产管理部门、信贷部门、小企业专营中心等部门日常只专注于业务拓展，对内部账户挂账管理不重视，对内部账户的管理，或对后续处理销账缺乏全流程的督办机制，导致部分挂账长期无人管理催收[4]。比如部分贷款本金已结清或者核销，但诉讼费仍长时间挂账未处理，甚至有的已超10年。

三、内部账户长期挂账的风险分析

（一）极易产生内外部欺诈风险

由于内部账户挂账主要集中的科目就是负债类过渡户及资产负债共同类等科目，这类科目所涉及的内部账户的资金大量流入流出，挂账销账，是风险防控的重要环节，如监督环节缺失，容易导致欺诈风险，尤其是内部人员，在熟练掌握本行的内部账户情况并且有权限操作，没有相关的内控环节，很容易出现道德风险和内部管理风险。

（二）容易产生因操作不当或失误风险造成的支付风险和声誉风险

如果用错内部账户，无论是柜员操作失误引起的错记还是记串账户，都会容易因操作不当引发相应风险。例如，个人存单到期当库存现金不足时，不可用内部账户进行过渡至非本人户名上，如果使用内部户过渡会产生较大的支付风险，进而引发一些法律风险和声誉风险。尤其是有些中小银行已经上市，上市后，各项监管更加严格，管理更应该规范，内部账户挂账产生的相应风险对已上市银行来说，可能会产生较大的风险，极易让客户产生不信任感，进而可以因为记账的小事影响到中小银行的全局发展[5]。

（三）影响会计核算准确性

前端内部账户挂账核算不规范，科目使用不统一，既增加了管理和监测的难度，又影响到后端坏账准备计提的准确性。主要表现为负债类科目出现虚增，而对应资产类科目和其他损益类科目数据不精确，对于资产负债表和利润表有很大的影响。尤其是对于在A股或者H股上市的中小银行，内部账户管理不规范，较大影响中小银行会计核算的准确性，对会计报表产生较大影响，间接影响到投资人的分析和决策；同时对监管指标的考核也产生较大影响，比如对贷款拨备覆盖率等监管指标产生较大影响，对其他应收款、其他应付款的分析，对成本收入比等指标也可能产生较大的影响。

（四）不利于清收事务管理，容易造成资金损失

诉讼费用前端管理涉及资产保全、信贷、计财、运营等多个条线，挂账及后续管理需要几个条线紧密的衔接，如果不加以规范，容易出现风险隐患。挂账全流程管理不规范，无法有效管控挂账后续处理工作，尤其是代垫应收款项，如果数年没有催收和动态监测，很容易导致该笔挂账失控，甚至造成中小银行本身的资金损失[6]。

四、清理内部账户长期挂账的对策建议

（一）完善制度，明确管理

一是联合相关部门修订各项核算细则及管理办法，最好确定总行运营管理部或会计核算部等部门作为总牵头部门管理内部账户，出台整体层面的管理制度，相关涉及部门出台具体的执行制度，全方位多角度汇总涉及的内部账户管理，明确挂账、处理、销账、审批及清理规则，通过制定标准化的处理机制，使挂账、管理、销记整个闭环有规可循，内部制度的建立和逐步完善对于清理内部账户长期挂账，加强内部账户更加精细化管理至关重要。二是制定详细的监督和清理制度，责任到部室，责权利明确，落实到人，各相关责任人必须管理好各自负责的内部账户，对于内部账户的开立、使用、管理、销户、转账等各项操作具体负责，并且建立事后监督制度，良好的事后监督和管理机制也是管理好内部账户的必要步骤，相关后台部门做好监督，才能发现操作人员使用内部账户出现的问题，并做到及时的整改，将内部账户挂账问题尽早遏制到账户使用前期。三是制定应收应付及代垫诉讼费等高频度内部账户使用科目的会计核算办法，梳理会计科目，明确使用范围及挂账处理要求，统一挂账核算流程，对于应收应付和代垫诉讼费等挂账较多的内部账户，明细的会计核算办法非常重要。四是建立内部账户使用授权权限，即内部账户的开立、使用、注销应当充分授权，总分支设置不同的使用记账权限，对金额进行限制，方便审批和统计，方便进行管理。

（二）加强培训，强化对账

一是加强对分支行前台记账人员的培训力度，总行相关管理部门定期组织各条线内部账户管理使用人员进行培训，每次有大范围的人员变更情况出现，都要及时的跟进培训，最大限度地减少非技术性操作风险，谁的钱进谁的账，正确核算内部账户。二是加强科技等后台的培训，尤其是账务使用及逻辑培训上，需要做反复测试，在特殊业务处理时能记入正确的账户，保障新业务品种的开发完成。三是加强与基层行的纵向对账，总行管理部门定期对内部账户展开对账，建立一整套的对账机制，建立对账机制可参考外部企业账户的对账模式，按季度或半年度展开对账，并于每次对账结束后出具对账报告，指出每次对账工作出现的问题，提出相关解决措施，同时加强与条线部门的横向对账，不能因其他原因减少对账频次，并将对账作为检辅的重点。

（三）监测督办，全面落实

一是建议审计部门作为全行总的内部账户管理的督办部门，能对各部门、各业务的挂账处理情况进行督办，通过建立督办机制，定期组织协调相关管理部门进行内部账户挂账管理的检查等工作，来有效监测挂账执行情况，确保挂账及时处理。二是强化网点内部账户核对管理工作。充分利用总行对账管理办法及综合对账平台，各分支行加强账务核对，尤其是总行清算和运营加强全行的账务核对，加强现场管理，将风险发现在萌芽中，有效提升现场管理手段。三是建立运营风险预警模型建设，将内部账户挂账纳入重点监控。及时发现银联清算挂账、日终批量挂账、同城往来挂账、内部账户大额划转等经常出现风险的环节。从源头出发全面梳理内部账户模型参数，优化预警模型，利用大数据监测内部账户的使用及异常情况，全方面直观识别内部账户挂账出现的风险情形[7]。

（四）联合办公，彻底清理

一是成立专项清理小组，查明原因，彻底清理。可由运营管理部门协调计划财务部门、资产保全部门、信贷管理部门进行清理，同时牵头组织碰头会，共同针对长时间未处理的挂账商讨解决方案，对于内部账户长期挂账的资金进行汇总，作为低效资产进行清理，通过行长办公会或董事会审核通过，及时进行相应的账务处理，进行彻底处置。二是畅通总分支行等上下级纵向与各业务条线的横向沟通[8]。一方面，总行要重视内部账户挂账的风险，不断提高总行支三级机构业务联动沟通，包括与集中作业中心、清算中心、事后监督中心等的实时沟通，高效地处理内部账户挂账。另一方面，总行部门加强横向的合作沟通，对因财政资金、人民银行、银保监会以及同业业务等引起的内部账户挂账，由条线进行对接，及时进行调整。三是建立即时进度汇报机制。可由会计核算部门定期召开小组清理阶段会议，对于清理工作定期汇报进度，遇到的困难，提报小组进行共同协商解决，最后由运营管理部门协调分支行进行相应的会计操作。

五、结语

中小银行内部账户的管理和使用对于银行自身有着十分重要的作用，内部账户管理的好坏直接决定了中小银行会计核算水平的高低，内部账户长期挂账会引发一定的会计风险，进而影响到中小银行的正常会计核算。因此，各中小银行应当加强内部账户管理力度，根据自身实际情况，结合同业经验，对本行内部账户进行风险分析，并提出切实可行的意见建议，全面做好内部账户管理，提高中小银行的内部账户管理水平和会计核算管理水平。