网络时代高校档案信息化建设思考

阿丽亚艾孜子

（新疆大学）

随着网络时代的不断发展，档案信息化建设已成为未来发展的必然趋势，其属于档案行业的重要分支，不仅可以提高档案服务质量和档案利用效率，而且还肩负着为高校师生提供信息服务的历史重任。当前，高校档案信息化建设虽然取得了一定的成效，然而发展空间巨大，下文将会对高校档案信息化建设的意义给予介绍，并重点阐述了高校档案信息化建设影响因素及对策。

一、高校档案信息化建设的意义

（一）符合时代发展需求

网络时代的发展使得人们能够更加快速、准确、全面地接收各种信息，不仅加大了档案管理工作量，而且传统的以纸质为媒介的档案管理开始慢慢被取代，极大地推动了高校档案信息化建设进程。在高校档案管理工作中，电子档案符合时代发展需求，具有速度化、智能化、科技化的特点，不仅可以提高档案管理效率，而且还可以达到节约成本的目的。

（二）加强对档案的保护

如今，大多数高校档案库房面积不够，条件相对比较简陋，加之常年失修，缺乏必要的防火、防潮、防高温等保护措施。同时，纸质档案比较脆弱，在对其进行反复翻查复印时，将会不同程度上对档案造成损害。而网络时代下发展起来的电子档案不仅可以避免纸质档案出现的现实问题，而且还能够实现异地查阅、存取，摆脱了时间和空间的限制，进而提高了档案的保护效果。

（三）便于档案利用和管理

以往人工操作下所开展的档案整理工作，存在明显的不确定性，工作人员自身能力和综合素质水平的高低将会直接决定档案管理水平的高低，极易对档案本身的使用产生不利影响。基于网络时代下，借助互联网来进行档案管理，不仅可以实现对计算机的全程操控，而且还能够实现档案交换与处理的整体效率，进而摆脱了时间和空间的约束。同时，借助网络，档案管理人员能够完成文件收发工作，并通过成熟的电子系统来整理、录入和检查档案数据，进而有效提高档案利用和管理水平。

（四）保护知识产权，提高科研水平

在高校档案管理中，数字档案成为未来发展的必然趋势，以高校科技档案为例，其对高校科学技术创新活动的开展给予了详细记录，是高校加强知识产权保护和科研技术创新的关键环节。如今，随着我国科学技术的快速发展，各大高校是我国科技创新档案体系中比较关键的科研力量，通过档案信息化建设，不仅可以实现对高校知识产权的有效保护，而且还可以提高各大高校的科研水平。

二、高校档案信息化建设的影响因素

（一）技术因素

在进行高校档案信息化建设阶段，核心要素是技术。在信息技术不断推广过程中，包括照片、图像、录像等档案信息开始朝着数字化档案的方向发展，即便是以往的纸质档案，也会借助微缩、扫描等手段转化为电子档案。然而，目前大多数人还在继续依赖人工语言进行档案信息的检索，虽然操作简单，但是效果不理想。基于网络时代下的高校档案管理，虽然长期性得以保障，然而大部分管理系统存在技术漏洞，导致信息丢失、失真或无法识别等问题不能得到有效解决。除信息化外，服务化也属于高校档案管理中比较关键的一项工作，虽然各大高校配置了智能搜索引擎，然而受高校局域网技术限制，导致搜索效率偏低，在一定程度上阻碍了高校档案信息化建设步伐，无法更好地发挥高校档案管理作用。

（二）环境因素

虽然高校拥有足够资金来使档案管理中存在的技术问题得到有效解决，然而信息化建设还会受到制度、政策、人员等各方面因素影响，从而导致高校档案信息化建设效率偏低。网络时代背景下，在高校档案管理过程中，由教育发展而来的科研技术和产生的文化信息在一定程度上推动了高校的发展。然而，由于我国尚未形成一套系统、完善的信息化责任机制，从而导致高校档案信息化建设普遍存在建设不协调、管理不统一的现象，导致信息化建设无法顺利进行，甚至滋生出比较严重的社会矛盾。

（三）资金因素

如今，各个地区的高校所具有的经济发展水平存在一定的差异性，部分高校在进行档案管理数据库构建过程中，采用了比较先进的技术。然而，也有一些地区的高校由于资金有限而只配备了少量的计算机和打印机，只可以对一般资源进行处理，无法真正实现高校档案信息化。此时，为了推动各地高校档案信息化建设的发展步伐，则需要相关部门加大资金投入力度。

三、网络时代高校档案信息化建设常见问题

（一）管理制度不健全

目前，各大高校普遍存在档案管理制度不健全的问题，此时为了更好地满足网络时代发展要求，则需要国家出台一套系统、完善的管理制度，以实现对高校档案信息化建设给予宏观规定，然而在档案信息化建设过程中，高校仍然存在如下问题：（1）电子文档归档责任化未有效落实。面对浩如烟海的档案内容和资源，并未按照要求给予明确分工，未严格按照管理制度来开展工作，从而导致电子文档归档责任化未得到有效落实；（2）目前各部门、各高校间所采用的电子档案管理制度千差万别，缺乏统一的标准，而且在收集、整理、录入、归档电子档案信息时，所采用的标准也缺乏统一性，增加了后续集成处理和资源共享的难度；（3）从校内使用者层面来看，档案管理部门所提供的档案信息普遍存在“不够及时”的现象，导致其时效性无法满足使用者需求。

（二）数字化程度低

我国大多数高校所进行的数字化建设仍处于起步阶段，大部分还在继续沿用传统纸质档案管理模式，从而导致档案信息化建设会遭到保守观念、人力、财力以及物力的限制。同时，现有纸质档案数量多、规模大，信息种类庞杂，在转换成电子档案时会投入巨大的工作量。由于数字化之前大多数信息并未得到及时处理，也会遗留很多问题数据，增加了电子档案建设难度。虽然，目前高校办公自动化系统拥有文件归档作用，然而文件自动归档难度大，无法与电子档案系统目录对接，也会出现信息接收偏差或信息不对称等问题，影响了档案信息化建设效率。

（三）基础设施投入薄弱

在进行高校档案信息化建设过程中，完善的硬件与软件设备必不可少，然而大多数高校更多的看重学校的教学与科研，并未对档案基础设施建设给予重视，从而导致高校档案管理基础设施投入薄弱，在一定程度上阻碍了档案信息化建设步伐。在档案信息化建设阶段，扫描仪、数字拍摄机、防磁柜、温恒湿控制设备等是比较常见的硬件设备，更为先进的纸质档案缩微数字化一体工作站、工程图纸缩微数字一体化设备、缩微数字扫描仪等由于购置成本和后期维护费用高，各大高校并未给予购置，从而导致高校档案信息化建设举步维艰，无法达到预期效果。而从软件层面来看，大多数档案管理软件使用标准不统一，也会导致高校档案信息资源的整合与共享效果不理想。

（四）建设标准有待完善

网络时代背景下，档案信息化建设属于一项系统性、复杂性的工程，需要统一的规范、标准来进行指导。而高校档案管理主要是为师生群体提供服务，档案服务内容多、涉及范围广，具有“高校特点”。因此，在进行档案信息化建设过程中，要时刻遵循相应标准，并对高校档案工作特点给予综合考虑，在此基础上开发出符合高校档案信息化建设的标准体系。然而，如今大部分高校在进行档案信息化建设时，缺乏统一的标准，从而导致建设进程存在周期长、速度慢、效率低等弱点，亟需采取有效措施给予解决。

（五）专业管理人才缺乏

通常情况下，档案信息化属于高新技术范畴，这样就对档案管理人员的专业知识、技能和综合素质提出了较高要求。为了实现电子档案的快速、高效建立，人才是关键，尤其是专业知识过硬、工作经验丰富的复合型人才。现有高校档案信息化建设中，专业管理人才数量有限，且地方高校档案馆一般是处以下建制，普遍存在教师兼职现象，甚至还成为高校解决校内人才家属的敲门砖，也会使专业管理人才缺乏问题严重化。同时，大多数档案信息化建设人员年龄偏大， 不能熟练掌握网络、数据库、计算机等方面的知识，加之接受信息能力稍弱，无法更好地推动档案信息化建设步伐。

四、网络时代提高高校档案信息化建设的对策

（一）提升档案信息化水平

网络时代下，档案信息化建设是高校整体规划、长足发展的一部分，这样就需要提升档案信息化水平，具体做好以下几个方面的工作：（1）培养档案意识。作为高校管理者要能够意识到在学校各项工作开展过程中，档案信息化建设的重要性，这样就需要档案部门提升自身的服务意识，力求用优质的服务来提升档案信息化水平；（2）注重平衡发展。高校档案信息化建设最好结合学校实际情况来有步骤、有计划地开展信息化建设，进而有效提升档案信息化水平；（3）应加大投入。对于高校档案信息化建设而言，其前期建设与后期服务所需资金比较大，这样就需要高校加大经费投入力度，为档案信息化建设奠定良好基础。

（二）加快完善数字化档案

在档案信息化建设过程中，信息资源建设是核心和基础。在构建成数字化档案硬件架构后，需要结合《纸质档案数字化技术规范》，通过扫描、加工和处理等方式，来把原有馆藏传统载体档案给予数字化转换，以期形成一套系列化、规范化的声像、文字等档案数据，并及时存入资源库，以期实现档案数字化。同时，对后续产生的新档案，则需要按照一定格式和要求保存为数字格式，存入数据库。在高校档案数字化建设阶段，要建设相匹配的馆藏档案机读目录，以便于提高档案管理和应用效率。高校师生可以利用所需档案的关键词来检索和调用相关档案，这样不仅可以节约时间和精力，而且还可以有效提高档案管理和信息化建设水平。

（三）建立规范化的资源库

网络时代，人们对档案信息的价值和作用给予了高度重视，这样就需要档案管理人员根据数据的价值来给予归类、汇总，建立规范化的资源库，以便师生及相关人员查询，进而有效提高档案信息化建设效率。在规范化资源库建立过程中，还需要对各数据产品的特性给予全面了解和认知，并结合学校的实际情况来做好产品的选择和管理工作，进而有效提高档案信息化建设水平。在建立规范化的资源库过程中，需要做好以下几个方面的工作：（1）优化档案信息设施，在对其进行购买时，要对高校建设需求给予综合考虑了，以此来使设备自身的优势得到充分发挥；（2）提高档案网站建设水平，以确保人们通过对网站的访问来获取自身所需信息，以此来推动档案信息化建设朝着开放性、共享性和多元性的方向发展；（3）从用户角度出发来开展档案信息化建设，以确保用户可以对档案资料进行网上查询、在线预览，同时可以通过在线求助的方式来使不懂的问题得到有效解决，这样不仅可以实现对高校档案信息化的充分挖掘，而且还可以为高校师生提供高质量的服务。

（四）健全高校档案安全系统

在高校档案信息化建设时，为了确保档案的安全，则需要健全高校档案安全系统，为管理人员授予权限，对一些机密性档案给予加密处理，以此来避免出现档案丢失的现象。除了做好上述工作外，要完善档案借阅制度，以确保档案存入和借出不出现漏洞。同时，为了确保高校档案的安全性，要做好计算机硬件和软件的更新和管理工作，如果设备运行阶段发生问题时，要及时向技术人员上报，以期得到有效解决，进而有效提高高校档案信息化建设水平。

（五）强化档案信息化队伍建设

（1）完善人才录用机制。在进行人才招聘过程中，要做好人才专业背景调查工作，加大对专业技术人员的引进。同时，根据人才的专业背景进行科学、合理分工，以期确保高校档案信息化建设工作的有序开展；（2）建立人才培养机制。做好高校档案信息化建设与管理人员的教育和培训工作，如邀请该领域专业的、优秀的人员进行现场讲座和解答，多途径提高相关人员综合能力和素质水平；（3）健全人才考核机制。结合实际情况制定科学、合理的岗位目标责任制，以此来激发工作人员的工作热情和积极性，进而提高档案信息化建设效率。

五、结束语

综上所述，档案信息化建设涉及多个学科、多个领域的知识，既要科学分析，统筹规划，又要设定明确的步骤、计划，进而确保高校档案信息化建设工作的顺利进行。同时，还需要对高校档案信息化建设阶段所存在的问题给予全面、系统的分析，在此基础上制定相关对策，以此来提高档案信息化建设水平。