高中学籍档案管理现状与改进建议

王纪伟 （山东省青岛第十七中学）

高中学籍档案管理是衡量学校教育质量及管理水平的标准，也可以作为精准反映学校学籍档案管理规范化及科学化的重要载体。高中学籍档案主要涵盖学生入学信息、转学信息、休学信息、复学信息及跳级信息外，更是记录学生奖惩及毕业等学籍档案资料，它是校方领导及教师对学生思想、品德、学习、家庭了解的重要参考数据，也是学生未来社会实践的名片。在社会经济爆发式增长及人才高度密集的背景下，诸多企业对人才的衡量标准多以学生学籍档案为主，据此，深入研究高中学籍档案管理现状并提出改进措施，有力推动高中学籍档案管理规范化的同时，对提高教师对学生的了解情况及促进学生发展而言具有深远意义。

一、高中学籍档案管理存在的问题

（一）学籍档案管理人员缺乏专业性

高中学校学籍档案管理工作需要管理人员具备良好的专业知识以及专业技能。目前，在我国高中学校的学籍档案管理中，存在着人员专业能力不足的普遍现象和问题，担任学籍管理岗位的人员缺少系统的知识培训，在学籍档案管理中缺少对专业技能的掌握，仅仅具备理论知识能力，却缺少对学籍档案实际操作的探索和实践。学籍档案被损坏丢弃的行为十分常见，这不仅导致高中的学籍档案安全受到破坏，而且浪费了大量的人力、物力资源。对高中使用学生学籍档案造成不同程度的影响。

（二）学籍档案管理人员缺乏服务性

从严格意义上来说，高中学籍档案具备一定服务性。高中学校的学籍档案管理工作要求有专业的管理人员，具备积极的服务态度、良好的服务意识，开展相关工作。但是目前在我国高中学籍档案管理人员中，有人缺少职能意识，对信息的整理、处理得不够细心、耐心。因为该工作较为枯燥、繁琐，管理人员若是无法端正工作态度，很有可能难以完成学籍档案管理的相关任务，对高中学校学籍档案管理科学化发展造成一定的影响。

（三）电子学籍档案管理缺乏规范性

高中学校学籍档案室主要是由学校的内部资源经费而分配的，不同学校在财力分配中存在着差异性，财力资源情况不同。学校电子学籍档案是在计算机路径中存储学籍档案，例如，硬盘、光盘、U盘等，和纸质学籍档案相比，硬盘的保存时间为5年左右，保存时间有所改变，形式发生了变化。另外，在电子存储软件的使用中，周期有所降低，经常导致电子学籍档案保存中遇到不同问题。

二、学籍档案管理改进建议

（一）健全学籍档案信息化管理系统

从实质角度来看，学校学籍档案管理人员有限，面对如此繁冗复杂的学籍档案信息，相关管理人员的管理压力不断提高，这一因素也是导致学校学籍档案管理质量下降的主要因素之一。学校的学籍档案管理部门需要创建起良好的服务形象，提高管理质量，对工作理念和方式方法进行创新，促进学籍档案管理工作的顺利运转。原本在对学校进行管理的时候，一般都是运用纸质的学籍档案管理措施。但是需要意识到纸质的学籍档案管理不容易保存，不容易搬运和查阅，需要耗费大量的人力与物力。所以，运用信息化档案管理系统较为关键。

（二）加强硬件设施和软件系统的建设

学校应针对高中学籍档案管理室制定相关规定，定期做好计算机的维护、保养工作，发生计算机的异常故障问题时，学校人员应及时做好上报，邀请行业内的专业人士进行计算机的维修护理，防止出现维修失误、二次伤害计算机、丢失信息等问题，保证学籍档案管理工作的稳定高效运转。例如，对计算机使用时限要加强规定，一旦出现计算机超出规定时限的情况，要做好机器的更新，保证使用先进的硬件设备设施，在管理工作的实践中，结合其中使用到的软件系统，加强对学籍档案信息的整理和有效处理，结合学生转学、入学、惩罚等档案，记录信息的内容，更新软件系统，紧跟时代发展的脚步，提高学籍档案信息化的管理质量和管理准确性。更新软件系统后，要求相关人员及时接受相关培训，加强对新软件的了解，熟练运用各种功能，提高系统应用水平，熟练地使用软硬件设施。

（三）提高学籍档案管理人员综合素质

加强对学籍档案管理人员综合素质的培养和提升，是提高学籍档案管理工作效率的关键所在，特别是随着学籍档案管理人才需求的增长，学籍档案管理人员要将传统的管理理念管理方式摒弃，加强对信息化管理知识和技术的学习。熟练地运用办公化软件，提高学籍档案管理的信息化水平，向着计算机网络化办公的方向开展逐步探索，加强对网络学籍档案管理工作的实践创新，在收集、整理、编辑等工作环节，要求学籍档案管理人员提高技术水平，强化管理意识，与时俱进，树立起终身学习的观念，学习档案管理技术和知识。学籍档案管理人员要结合信息化时代的发展脚步，创新人才培养模式，用激励机制调动起员工的积极性，加强对人才的全方位培养，提高学籍档案管理人员的综合素质。[5]

第一，由于学籍档案管理工作对于人才的专业能力综合素养有着较高要求，学籍档案人员应具备专业知识能力和丰富的实战经验，对网络信息技术具有熟练运用的能力，以此创新学校的学习档案管理工作。因此，要将理论和实践有机结合在一起，提高学籍档案管理的信息化水平，

第二，学籍档案管理要服务学校，为学校的高效稳定运转夯实基础，结合学校各部门对学籍档案的需要，在形式、内容等多方面的需求下，创新学籍档案管理工作的模式，增进与其他部门人员之间的沟通交流。对学校各部门学籍档案信息的需求加强深入调查和了解，对其他人提出的意见和建议，要虚心采纳，及时更新学籍档案管理工作理念，引进现代化的管理技术、管理观念。

第三，学校的管理者要针对学籍档案管理人员加强专业化的培训，将学籍档案管理的法律法规内容融入培训活动中，使专业人员提高管理能力，加强对法律法规内容的学习。包括档案法、学籍档案法实施办法等，强化从业人员的法律意识，自觉做好保密工作，加强对重要学籍档案的有效保护，提高学籍档案管理的质量。

（四）落实思想政治教育，渗透正确职业观念

学籍档案管理工作的实践中，档案管理人员应强化自身的职业素养，树立起正确的认知观念，形成积极的意识形态，为学籍档案管理工作夯实基础。目前，我国的各个行业领域发展都离不开社会主义核心价值观的教育和导向作用，因此，针对学校学籍档案管理人员的培训，要落实思政教育，提高其思政素养，树立起正确的职业观和价值观。

思想品德教育、职业道德教育中，应结合学校学籍档案管理人员的现状，加强对学籍档案管理工作任务的明确认识，结合所需要秉承的人生观、价值观、职业观，使学籍档案管理工作坚定方向，明确学籍档案管理的创新途径。在思政教育的实践中，要结合学籍档案管理人员的现状，加强对工作人员的社会意识形成的指引，使其形成规则意识，加强对自身行为的规范，提高职业素养。对学校发展和自身成长之间的密切关系，形成正确的认识，主动发展自我，发光发热，提高学习能力，端正价值观念，提高专业能力，建设起一支专业型的学校学籍档案管理人才队伍。[6-7]

综上所述，目前处于大数据的背景之下，不论是学校自身内部的环境或者是外部的环境，都要求学校中的学籍档案管理工作能够不断地提升，从而以便于为各个层面上提供更好的服务，满足各种需求。所以提升学校的学籍档案管理工作的关键性就展现出来，必须要在对学籍档案进行管理的过程中具有创新性，不断地在管理、技术等层面上进行革新，从而促使学籍档案管理工作能够较好地符合大数据的背景需求，提升学籍档案管理的质量和效率。