基于人力资源开发的医院人事档案管理创新

文/青岛大学附属医院 杨晓霞 王程程 张晨

医院的发展与医务人员的医技、医德以及业务水平有着很大的联系，在选用人才时，人事档案信息是进行人才合理运用的重要依据。为了能够更好地发挥医务人员的业务水平，需要对人事档案进行有关人力资源的开发处理，这样的档案信息会更加直观、清晰。通过人才的合理性流动，从而帮助医务工作人员提高自身的医技专业素质水平，推动医院更好地发展。

一、传统人事档案管理模式中存在的问题

（一）医院在人事档案管理中，所采用的管理制度相对落后。当前，医院的人事档案管理工作大部分是由所在单位的人事处负责，管理制度缺乏与时俱进性，并未随着时代发展而完善。人事档案管理制度更新存在滞后性，而且对医务人才应用的管理，主要强调的是“用档管人”，严重阻碍了对人才资源的开发。此外，一些医院的人事管理模式仍旧采用“终身制”管理方式，这种制度不仅限制了医务人才的流动，同时还让医务人员工作的积极性大大降低，无法做到真正的人力资源的开发。

（二）人事档案资料收集不规范，档案材料信息更新不及时。人事档案是在人事管理时产生的，是经过相关组织进行审核通过的文件资料，这些档案中包括对医务工作人员的个人经历、政绩以及医德和医技等方面的信息，这些信息以个人为单位，并且按照规定的原则和方式进行装订，组成专卷或是专册。但是因为人事档案一般只会关注到建档人员的个人经历、政治状态、工资职级等方面的情况，并不能将医务工作人员的相关成就、业绩以及医技水平和学术成就等相关的文件材料进行汇总和整理，无法对医务工作人员进行全面的了解和评判。

人事档案信息具有时效性，一般情况下，由于长时间未对信息进行更新，就会导致档案陈旧，信息过时。因为人事档案信息是对医务人员的工作历史记录，以及其在工作中形成的一些有关人事方面的文件资料，但是一般的人事档案部门会在大约2～3年之后，才对建档人员新增的材料文件进行一次整合和更新。而整理的文件资料也是医务人员的考核登记表、医技工资表等，一旦人事档案回档或者记录发生滞后，人力资源开发活动便会失去历史职能，不能真实地对其进行了解，无法全面、历史地把握具体情况，导致人力资源管理部门无法获取具有价值的人事信息，进而造成了无法更好地识别、利用、分配人才的局面，使得人力资源开发状况不佳。

二、基于人力资源开发的人事档案管理模式创新的注意事项

（一）保证人事档案资料开发的整序性。在医院的人力资源开发中，最重要的前提就是人事档案信息的资源整序性。人事档案资源信息中，包括医务工作人员的个人工作经历、政绩、医德才能、业务技能等方面的信息，这些相关的信息，不仅会出现在本单位的人事部门里，在文书档案、专业档案、护理档案、医教档案以及妇幼保健、科研和个人的考核考绩等档案资料和信息中，均有体现。但是在当前实行的人事档案“终身制”管理的情况下，只凭借组织人事部门所形成的医务工作人员有限的人事档案很难客观、准确地反映出医务工作人员真实业务的水平和清晰、全面的工作经历以及医务工作的能力。

保证人事档案信息开发的整序性原则，就是指医院的人事档案管理部门通过多种渠道收集建档的医务工作人员的资料，并将分散到各个相关部门中的反映相关建档医务工作人员的个人工作经历、工作业绩和业务工作能力的档案资料和信息进行收集、整理，再将采集到的所有信息进行汇总、整合处理，形成有序的、系统的、集中的人员信息资料。与此同时，将分散的医务人员的个人考核考绩档案以及科学研究成果等个人信息资料进行集合，然后有序地整理，建立有效的逻辑联系，尽可能地将信息全面、完整的展现到人事档案信息中，为人力资源的开发提供有价值的资源和信息。

（二）保证人事档案资料的充分利用。保证对人事档案资料的充分利用，要求医院档案管理的部门在对人事档案信息进行开发与利用的过程中，充分将人事档案的人力资源展现出来，并更好地为人力资源的开发提供信息服务。与此同时，还可以利用人事档案信息和资源，预测人力资源开发的需求，促进医务人才合理地流动，让医务工作者能够得到合理的工作配置。为了能够做到以上内容，需要对医院的人事档案内容的信息量进行充盈完善，需要相关部门以人力资源开发为目的，充分对人事档案信息进行分析和讨论。与此同时，将获得的信息进行有序开发。

（三）注重发挥出人事档案的实际效益。在进行人事档案管理创新时，需要注重人力资源开发的实际效益，重视社会信誉和经济效益。如某某医院为了改变封闭式的人事档案信息资源的传统管理模式，主动进行人力资源的开发，并将某医务工作者获得某市科学技术奖和某市政府所立项项目的信息进行一定的加工宣传，这就为该医院在社会上宣传的“院有重点、科有特色、人有所长”的医院形象提供了可靠、真实的素材和案例，这一做法不仅提升了社会信誉，同时也提高了医院的经济效益。

三、有关医院人事档案管理创新的建议

（一）树立起创新意识，转变传统人事档案的管理理念。医院的人事档案管理人员需要增强自身对于档案信息的整合与服务能力，改变陈旧的信息管理观念，并改进和改变不适应现阶段发展的人事档案工作的管理制度和管理手段，树立起人事信息管理方式的创新意识，破除人事档案中“终身制”的管理理念。

需要转变的意识还有开放意识和服务意识。开放意识需要在与档案管理相关的法律法规的规定范围之内进行转变，在不泄露和擅自公布档案的前提下，对医务工作人员的职业能力、职业信誉等方面进行全面、整体、综合性的统计与量化分析，将统计所获得的信息资源进行编写，并为人力资源提供编研材料。

服务意识指的则是把人事档案信息资源转变为主动的服务资源，这样有利于人事管理部门更有效地进行人力资源开发和管理工作，同时及时了解医院医务人才的培养状况，让人事档案工作能够更好地提供人力资源信息。

（二）改进人事档案的管理方式，注重对资料的整合和开发。当前，医院的人事档案传统管理模式不仅导致人事档案内容的大致相同，还使医务人员的人事档案信息具有延迟性，主要体现在医务工作者的职务更新、交流进修情况等，这极大地阻碍了医院的人力资源开发。

人事档案信息资源整合面临的首要问题就是如何打破传统的人事档案管理方式。通过建立基于人力资源开发的人事档案管理部门和综合性档案管理部门，更好地对医务工作人员的人力资源信息进行整合和汇总，让改革创新后的人事档案管理方式，贴合医院的发展，适合当前医院人力资源的开发需要。

目前，大多数的医院将人事档案信息的管理任务交由人事部门负责，人事部门则对医务人员的人事档案进行相关的信息采集、归置和整合；医院的综合档案部门主要负责将医院的文书档案、专业档案、医教管理以及科研成果等多方面的工作档案信息进行综合管理和整合汇总。需要依据人事档案管理的体系的现状，在信息管理工作过程中进行整合和归档。

医院综合档案部门需要承担人力资源信息开发的职能，将原本有关医务工作人员政治思想、职业道德、业绩水平以及履行岗位职责情况等，进行多次信息汇总。包括医务人员的职业能力、职业信誉等多方面的相关人事档案信息，依照整齐、有序的开发原则，为人才的合理分配提供数据参考。

（三）运用现代科技信息技术，提高信息化管理的水准。建立起基于人力资源信息的人事档案管理系统，通过现代科技信息技术对人力资源进行汇集和加工，以多方共享为目的，更好地提高人事档案信息化管理的水准。

一方面，需要对电子文件与电子档案的管理进行统筹规划。加强人事档案信息管理系统的建立和发展，比如可以通过对科研成果、医教、护理工作等信息的联系，更好地确保医院档案管理部门对人力资源的电子文件和电子档案进行收集和控制，更加有效地解决医院人力资源信息集中和统一管理的问题。为了更好地进行医院人事档案信息的利用、整合，不仅需要对信息进行科学合理的整理与提炼，还需要统筹规划电子文件和电子档案的管理方案，使医院的人力资源信息得到最大化的共享与应用。

另一方面，为了能够更好地进行信息化管理，需要建立与人事档案相关的专题信息库。根据医院的人事档案信息资源，并与专业、技术、管理等方面的因素结合起来，建立起涵盖多方位、全方面的相关人事档案的专题信息记录库。

除此之外，可以建立个人电子档案系统。并采用计算机、扫描仪等现代科技信息技术，将经常使用的纸质人事档案制作成数据化的电子档案，方便后期的归档、统计和利用。此外，搭建人事档案信息服务平台，完善平台服务，全面满足人力资源开发的综合需求。同时构建人力资源管理服务平台，促进人事档案管理与人力资源开发的相互联系和互动，真正发挥人事档案管理在人力资源开发中的基础性作用。

（四）注重对档案信息管理人员的培养，增强管理人员的信息编研能力。人事档案信息的利用与一般的档案材料并不相同。人事档案信息需要按照相关的管理权限进行范围确认，为了能够更好地服务于人力资源的开发，需要对人事档案进行进一步的管理与创新，提供更具人力资源特点的人事档案信息。与此同时，需要增强对档案人员的业务培训强度，提高档案管理人员的业务水平，更好地对人事信息进行管理和编研。

相关的人事档案管理工作者需要增强获取人事档案信息的能力，同时可以熟练地从各种专业文件信息中提炼出医务人员在各个方面的详细的信息，并对获取的信息进行分类整理，为人事档案信息加工做好基础性工作。对于已经无法满足医院对人力资源进行合理分配和使用人力资源的需求的人事档案原件，需要档案管理人员从多种角度对其进行分析、整合和汇总，从而形成最后的编研成果。

提高人事档案管理人员编研的业务能力，不仅需要一定的文字表达能力，还需要具备良好的沟通和互动的能力。通过对人力资源信息的全面性开发和医院的档案文化建设，可以充分调动医务工作者的工作积极性，更好地激发医务工作者的创造力，从而提升医院的工作效率，推动医院更好发展。

四、结语

综上论述可知，人事档案管理与人力资源开发是现阶段人事管理工作的重点，应该予以充分的重视。科学的人事档案管理能促进人力资源的开发和使用，有助于医务人才的合理流动，有效帮助人才合理配置，激发医务工作者的工作热情。同时，在对人事档案管理进行创新时，需要转变传统观念，树立创新意识，并结合现代信息科技技术，实现档案资源的信息化，更好地推动人事档案的创新，从而更好地促进医院的现代化发展。