高校人事档案利用服务研究

文/大连工业大学档案馆 韩冬云

高校人事档案是教师、干部、工人的个人经历、道德品质、工作实绩和家庭状况、社会关系的历史记录，是教育培养、考察了解、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础和依据，人事档案工作的宗旨就是开发档案信息资源，提供档案为组织人事工作和其他工作服务。人事档案的收集、鉴别、整理、保管等一系列的基础性工作，都以提供利用为目，否则基础工作就失去了意义，没有人事档案的利用，人事档案的价值就不可能实现。正如美国学者莫斯说：“开放和利用是档案工作最重要的职能之一，如果没有利用，档案也就没有了实用价值。”高校人事档案管理部门应在扎实有效开展人事档案工作的基础上，在积极主动提供利用服务的过程中，及时发现问题，进行研究分析，提出解决对策，使人事档案发挥出更大的作用。

一、高校人事档案的利用服务情况

高校人事档案的主要服务对象是本校各职能部门和教职工本人，同时兼顾外单位的特殊需求。笔者在多年的档案工作实践中发现，人事档案利用服务范围主要有以下几个方面：一是学校各职能部门对档案的利用。包括组织人事部门办理教职工职务晋升、专业技术职务评审和岗位聘用；人事劳资部门办理教职工的工资、福利待遇的发放、工伤审批、保险核算以及办理退休退职手续；组织部门对干部进行任前考察了解；教职工在入党、入团、参军、出国等事宜上需要组织部门进行政审；人事部门办理教职工工作调动、辞职解聘等事宜；统战部门对各级党代会代表、人大代表、政协委员人选提名的审核；各职能部门为去世职工撰写悼词；编史修志时提供相关人员的个人经历和社会实践情况等等。二是教职工本人对档案的利用。包括教职工在每年的职称评定时利用年度考核表；教职工对其年龄、工龄、党龄、入团时间、职务任免时间、专业技术职务评定时间、岗位聘用时间等基本信息提出疑义时的核查；教职工在报考硕士、博士研究生时需要复印成绩单及论文评议书；教职工办理财产公证、房屋落户时出具亲属关系证明等等。三是外单位对办理工作调动的教职工进行档案审核。从人事档案的利用范围可以看出，首先利用频率最高的是组织、人事部门，其次是教职工本人利用，最后是本校其他职能部门及外单位利用。

二、高校人事档案利用服务存在的问题

（一）人事档案材料不全，填写不规范，内容失真。材料的收集工作是档案管理工作中的重要环节，是保证档案材料齐全完整的基础，可直接影响到档案的利用。真实性是人事档案的生命，人事档案之所以能够发挥其凭证作用和参考价值，正是因为档案的真实性。笔者在提供档案利用过程中发现，人事档案材料不全现象时有发生，有的干部任免材料不规范：有缺考察材料的，有简历起止年月有空断的，有家庭成员填写顺序不对的；有的缺少年度考核表；有的工资变动材料不连贯；有的缺少学历学位材料；有的专业技术职务评审材料不完整。个别干部档案存在虚假材料，“三龄两历”不准确，档案内容失真，有的材料前后记载不一致，名字出现同音不同字现象，出生日期相差几个月甚至几年，有的将在职学历填写为全日制学历。这些问题给组织人事部门在干部任免、工作调整、工龄认定、专业技术职务评聘以及工资晋升、劳保福利的发放、退休时间核准、养老保险核算等方面都带来了许多麻烦，降低了工作效率。

（二）人事档案陈旧、内容单一，个性不突出。高校是人才聚集之地，人事档案内容应丰富多彩。而事实上人事档案陈旧、内容单一是影响高校人事档案利用服务的因素之一。老同志的人事档案注重政治表现，年轻同志的档案注重学历及职称评定，这些材料都不足以反映高校教师干部的综合情况。而能反映教职工教学能力、科研成果、发明创造、管理水平、专业特长、工作实绩、诚信情况等突出本人个性特点的材料却不多，这样的人事档案无法对本人做出客观、准确、全面的评价，对档案利用者而言，意义不大。

（三）人事档案工作缺乏领导的重视和支持。领导的重视和支持是顺利完成各项工作的前提和保证，档案工作亦不例外。然而当前实际情况是，一些高校的领导者档案意识相对淡漠，对档案管理工作的认识不充分不到位，对档案工作重视程度不够，没有将档案工作摆在一个相对重要的位置，加之各高校为适应人事制度改革的需要，实行定编、定岗、定员，办公人员相对紧张，导致档案员的岗位在某些单位显得可有可无，造成了档案人员地位低、责任重，工作强度和难度不断增加的局面。所以档案人员工作积极性不高，严重影响了档案工作的开展。

（四）重保存保密，轻服务利用，信息化程度较低。目前部分高校人事档案管理还处于半封闭状态和被动服务的方式，重管理轻服务，自我封闭情况较为严重，方法繁琐，不易操作，反应较慢，信息化现代化管理水平不高，信息化、数字化技术还没有在人事档案管理中广泛应用，目前为止仅满足于档案检索和目录打印，人事档案的利用价值不能够充分发挥。

三、解决高校人事档案利用问题的对策

（一）严格管理，打牢档案利用的基础。一是要狠抓档案材料收集，确保档案材料齐全。档案管理人员应紧跟高校人事制度改革及人员交流调整等工作的进程，制定相应工作方案，与材料形成部门建立档案材料收集网络和定期联系制度，明确归档范围和时间要求，建立健全人事档案材料收集的长效机制。在收集方式上可以根据档案材料的来源，采取定向收集的方式，根据单位的活动规律定时收集，根据材料的形成规律追踪收集，并做到集中收集与日常收集相结合，确保归档材料的齐全完整。二是严格审核制度，确保档案内容客观真实。2014年以来，为从严管理干部，整治档案造假问题，在中组部的领导下，干部档案专项审核工作在全国范围内展开，维护了档案的真实性、严肃性和权威性。高校要建立专项审核工作常态化机制，严格审核程序，重点审核出生时间、入党时间、参加工作时间、任职时间和学历学位、专业技术职务等信息，对前后记载不一致的信息，按中央有关规定重新确认；对档案中缺少任职、学历学位、专业技术职务、年度考核材料的，重新进行收集鉴别；对于手续不完备的，及时与主管人员沟通，补齐手续，并向主管部门提出改进人事管理工作的建议，从而保证档案材料的真实准确。三是要注重丰富人事档案的内容。档案管理部门应通过多渠道充分发掘人事档案信息资源，把能够反映教师教学质量的材料，反映教师科研工作情况的材料，以及各项工作中的业务能力、技术专长、发明创造、专业培训材料，民主考评材料，重要社会任职的登记审批材料等增加到人事档案中，充实人事档案的内容，提高人事档案的利用价值。

（二）健全领导体制，增强档案意识。在领导体制上，改变过去以档案管理部门为主的模式，成立以分管校长为组长、组织人事部门及档案馆负责人为成员的档案工作协调小组，加强统一领导，使领导提高思想认识，充分认识到人事档案工作的重要地位和作用，进一步增强档案意识，高度重视人事档案工作，将人事档案工作纳入学校整体发展规划，定期听取工作汇报、定期研究部署、定期对档案工作进行监督、检查和考核，协调解决人事档案工作的重大事宜，并加大对档案工作人力、物力、财力上的投入，为档案利用与服务提供保证。同时，要关心档案管理人员的成长进步，为他们提供更多学习进修的机会，解决他们工作生活上的困难，提高他们的工作积极性。

（三）转变观念，积极主动提供服务。计划经济时代，人事档案管理模式是重保密保存、轻服务利用的半封闭状态，服务方式上往往是“你要我查”的被动式服务。但在现阶段，这样的管理模式与服务方式已经满足不了档案利用的需求，档案管理部门必须更新观念，摒弃“重管轻用”的思想，明确档案工作的服务宗旨与目的，树立超前服务意识，将“等你来查”的滞后、被动服务变为主动服务、跟踪服务。档案人员要全面了解熟悉档案内容，根据实际工作需要，随时关注服务对象的情况或某项工作进程，将档案信息及时主动地提供给需要的利用者。人事档案工作者只要立足于本校中心工作，肯钻研人事档案内容信息，定然会将“死档案”变为“活信息”。

（四）加强人事档案信息化建设。现代社会进入数字化时代，档案通过信息技术进行服务已经成为一种必然选择和主要方式，高校人事档案亦不例外。利用数据压缩技术、高速扫描技术等手段，将人事档案材料整理加工储存到计算机内，建立人事档案信息数据库，能够为人事工作提供优质、便捷、快速的服务，大大提高工作效率。高校人事档案信息数据库在结构设计上应该做到更为合理，在功能应用上应该尽量完善，可以随时为高校各部门的管理提供多功能、深层次的信息服务，以达到人才信息资源共享的目的。人事档案信息库的内容要全面、翔实、准确，不仅包括教职工基本信息，而且包括教职工的学习、工作经历，职务、职称、工资情况，奖惩情况，科研成果、技术发明，家庭成员关系情况等数据信息。在进行数据采集时要确保信息的真实性、准确性和完整性。只有结构合理、功能完善、数据翔实完整的信息管理系统才能发挥它的使用价值，才能向使用者提供全方位、高质量的服务。

（五）加强档案编研工作，提高利用效率。人事档案编研工作是人事档案信息开发利用的一种高级形式，是档案部门主动、系统、广泛地提供利用的有效方式，通过档案编研工作，能更好地开发档案信息资源，提高档案利用效率。过去的档案部门往往只注重实体档案的提供利用，而实际上，人事档案编研工作能够更加充分地发挥人事档案的利用价值。根据人事档案的内容将档案信息按人员、时间、机构等不同的角度列出研究专题进行编研，将编研成果提供给利用者，不但能够加强对档案实体的保护，减少对档案原件的重复使用，有利于档案长久保存，而且能够提高档案工作水平和工作效率。

（六）正确处理保密与利用的关系，实行适度开放。人事档案材料属于机密材料，具有保密性，因此人事档案管理必须要严格遵守保密制度，而与保密制度相适应的档案管理模式长期以来都实行封闭式管理。封闭式档案管理模式的优点是能够维护档案的真实性、准确性和保密性，缺点是制约了人事档案的知情权的实现，阻碍了档案利用价值的有效发挥。人事档案的十大类材料中，除了结论性意见以及鉴定、考察和政治历史审查等组织内部掌握的材料外，大多是本人亲自填写的，而对于某些结论性意见本人也是知情的，如入党（团）志愿书、年度考核表、专业技术职务评审材料、岗位聘用材料、任免职材料、处分意见、奖励决定等，因此当事人对档案中大多数内容都是知情的。由此可见，人事档案材料并非全部都需要保密。时代在发展，社会在进步，市场经济的建立，就业制度的改革，致使人们的择业观念发生深刻的变化，人员流动量激增，在这样的环境背景下，人们对档案知情权的诉求也在不断上升。因此，人事档案“重管轻用”的局面已不能满足社会的需求，档案管理员可以将人事档案划分为完全公开、部分公开、保密三类，根据当事人实际需求选择开放程度，在履行利用手续的前提下，允许适度向个人开放一些非保密信息，在把握保密和开放双重要求下，保障当事人对本人档案的知情权。这样一来，人事档案有了一定的透明度，教职工在一定程度上能够了解自己的人事档案，不再对其敬而远之，档案意识会有所增强，更有利于提升人事档案的利用价值，使高校人事档案工作能够为学校的发展提供优质、高效的服务。当然，在人事档案利用过程中，既要严格把握保密的分寸与尺度，又要坚持以人为本的理念，正确处理好人事档案保密与开放利用的关系。

四、结语

人事档案工作核心在于利用。高校人事档案利用工作应当转变服务观念，严格利用程序，创新利用方式，提高利用效能，实现档案价值的最大化。习近平总书记在中国第一历史档案馆新馆开馆之际，对档案工作作出了重要批示，为推动新时代档案工作指明了前进方向、提供了行动指南，充分体现了党中央对档案工作的高度重视和亲切关怀，这对我们档案工作者是极大鼓舞和鞭策。档案工作者应以此为契机，不断学习新知识，提高自身综合素质和业务能力，勇于担当，积极作为，适应新时代档案工作要求，完成档案工作四个“好”、两个“服务”的目标任务。