医院档案管理中精细化管理模式的应用研究

文/山东省滕州市财贸医院 蒋山礼

精细化管理模式最早常用在企业中。在对该管理模式运用的过程中，能够对管理内容进行细致性的划分，保障责任细则落实到具体的人头上，相比于以往粗放的管理模式更加具备优势。因此，在当前，为了使得医院内部档案价值得到最大化展现，使得管理中的问题得到改善，就要对精细化管理模式进行尝试，提升管理水平。

一、精细化管理模式概述

在现代管理工作中，精细化管理已经成为非常普遍的一种管理理念和手段，并且可以在运用的过程中取得良好的运用效果。在现代企业当中，精细化管理模式被广泛运用在现代管理中，展现出非常大的作用和价值。精细化管理这一理念可以理解为，对档案管理中每个环节进一步的分解和细化，以此来对环节中最佳管理方法进行归纳和总结，以达到管理效果最优的一种管理理念。现阶段，可以更好地带动管理质量和效率的提高，让服务模式得到创新，在无形当中更好地满足当今时代的要求，让档案管理工作开展效果得以加强。

二、医院档案管理中精细化管理模式应用的重要性

在医院日常工作开展的过程当中，档案是对医院各个部门日常活动的记录，是医护人员积极开展日常工作的重要依据。在医院运行和发展的过程当中，档案管理最终质量将对日常工作效率和质量产生直接的影响。在管理中，档案通常可以影音、纸张、光盘、电子档案作为媒介进行存储和运用，对医疗、管理、研究过程加以记载，成为医院在发展过程当中非常重要的一部分。而在现阶段，通过对精细化管理模式的积极构建，能够为档案管理这项工作的开展提供明确的方向。实现档案的进一步细化分类，便于资源运用，使得服务质量得到大幅度的提升。

三、医院档案管理现状分析

（一）模式不够合理。目前，在一些医院运营和发展的过程中，并没有对档案加以科学管理，甚至没有对管理规范进行设定。这样就会导致在医院日常管理工作开展过程当中无法达到理想的档案管理效果，使得档案在归纳和录入的过程当中存在不规律等问题。这是由于医院领导并没有对档案管理工作加强重视，使得档案管理工作在开展时缺乏规范，比较粗放，无法真正展现出档案的价值和作用，对于医院的发展将产生非常不利的影响。

（二）管理力度缺失。在档案管理工作实际开展过程当中，大多数医院存在着专业水准较低的情况。比如，在日常档案管理这项工作开展中，并没有对专业化管理措施进行制定，对于档案范围和内容缺乏明确性。再如，在日常档案管理工作开展的过程中，管理力度的缺失可能导致人员思想和行为难以得到约束，并没有按照既定的职能部门以及诊疗科室加以确切分类。这样就会导致档案在存放和查找的过程中比较零散，使得服务工作在开展的过程中无法做到针对、及时，导致档案管理工作失去原本的价值和意义。

（三）专业素质不高。从目前的实际情况来看，很多医院在负责档案管理工作当中，对人员的设置缺乏用心、档案管理者在专业能力上尚未达标。档案管理工作在开展的过程当中需要专人负责。也就是说，管理人员的专业能力、操作技术将对最终的管理效果产生直接的影响。但从目前的实际情况来看，部分管理人员虽然具备着理论和实践能力，但是由于在日常工作开展过程中缺乏对管理流程的明确和有效把控。导致在开展档案管理工作时出现各类问题，最终的管理质量和效率偏低，使得人员在日常工作开展过程中遇到诸多的困难和障碍。

四、医院档案管理中精细化管理模式的应用对策

（一）深化应用意识。在对档案管理这项工作进行推动的过程中，要想更好地实现精细管理模式的应用和落实，首先要做到的就是对应用意识进行加强。这样才能够通过意识指导行为，让良好的管理模式得到创新的构建。在这其中，作为医院的管理者以及档案管理工作的负责者，一定要对精细管理模式产生正确的认识，感受到该模式在工作开展中运用的优势，让精细化管理模式更显优势。

例如，在档案管理这项工作开展过程当中，通过精细化这一管理理念的构建，能够在日常管理工作当中为档案的搜寻和保存提供良好的保障。在此基础上实现对于档案不同类别的划分，使得档案类别在呈现时更加清晰。另外，通过该理念的有效融合，可以结合档案实际情况对等级进行划分，对档案归档全过程进行记录，全方位避免档案出现损坏和丢失的情况。使得档案管理工作在开展的过程中条理清晰，辅助医院各项工作得以稳定运行。

（二）引进信息技术。在传统档案管理工作实际开展的过程中存在着管理力度缺失、专业水平尚未达标的情况。所以在现阶段，更应该引入信息技术、大数据等等。这样就能够在管理工作开展的过程中更好地实现精细化管理，为精细化管理工作的推动产生良好的辅助作用。

例如，在新时期的背景下，要想更好地落实精细化管理，就要对信息技术进行有效运用。在对档案管理这项工作进行开展的过程中，可以对大数据积极进行应用。可以借助大数据来对管理工作中的每个流程起到一个辅助作用。可以利用大数据的信息共享优势，对档案信息进行快速搜集。并对大数据功能进行运用，实现对档案的分类、目录编制，便于后续在应用过程当中的快速搜寻。能够为工作开展提供更多的优势和便利。

（三）明确建设目标。在对精细管理这一模式进行构建的过程当中，应该对建设目标进行明确。这样才能够使最终的模式构建效果变得更好。在传统医院发展的过程中，很多医院都忽视档案最终建设目标的设定，使得管理工作在开展时无迹可寻，无法对管理人员的行为和意识起到约束的作用。在现阶段，要想实现精细化管理，就一定要追求建设目标的明确，让精细化管理模式构建有的放矢，达到理想中最佳的构建效果。

例如，医院应该结合当前实际情况，让档案管理工作水平得到持续提升。在这其中，可以根据档案管理相应法律来对切实可行、系统、完善、科学的管理制度进行构建。在对精细化管理进行推动的过程中，医院应明确建设目标。可以明确档案管理总目标，后续将不同的工作内容和程序加以定性处理，派遣各个部门和科室来进行负责。最终在大家的一致努力下顺利完成。通过这样的方式就能够在档案管理工作开展的过程中凝聚合力，使最终的管理成效得到进一步的优化。

（四）提高人员素质。人员是档案管理工作开展过程中非常重要的一项因素，要想对精细化管理模式进行落实，就要保障管理人员在思想方面与时俱进，专业水平和操作技术达标，同时带动人员在专业素质方面不断提高。这样才能够为档案管理工作开展提供更多的便利。

例如，一方面，在内部，医院应该对档案管理人员的素质严格要求，定期开展多类型的培训，使得人员积极参与。在培训参与的过程当中，应该要求档案人员更好地提高自己的能力素质。在培训内容设置过程当中，可以和精细管理有效联合在一起。让人员在接受培训的过程当中对这样的管理理念和模式产生更加深刻的认识。也可以定期组织人员外出学习、接受专家指导、开展学术和社会活动，使得人员在素质方面更好地满足需要；另一方面，应该为档案管理工作融入更多的新生力量。在招聘的过程当中，应该将人员标准设置的更高。档案管理人员应该具备较强责任心、信息化运用能力等等。通过这样的方式能够有助于精细管理模式的落实，带动档案管理这项工作的水平和质量得到不断提高。

（五）优化档案归档。在档案管理工作实际开展的过程当中，对档案进行归档整理是非常重要的一项工作。这时，就可以对精细化管理理念和模式积极引入。通过这样的方式更加贴合医院当前实际情况，实现对档案的整理和收集，保障档案在归档过程当中更加具备完整性和科学性。

例如，在精细化管理的模式下，可以结合不同类别档案，借助不同方案和手段更好地进行收集以及管理。使得档案类别在呈现的过程当中能够变得更加清晰。在对类别不同档案以及等级不同档案进行收集的过程中，一定要做到有效分类，并且对归档过程进行细致、完善的记录，最大化地避免在归档过程中档案可能出现的损坏、丢失等问题，使得档案安全得到良好的保障。这样在后续使用的过程中能够更好地展现出便利性、快捷性和准确性，真正地体现出精细化管理理念的作用和价值，推动档案管理工作走向完整化、细致化和条理化。

（六）完善制度建设。没有规矩不成方圆，在档案管理工作开展过程中，制度构建也是极为重要的。在制度的导向和约束下才能够对各个行为起到约束的作用，让精细化管理得到落实，带动管理效率和水平得到不断提高。

例如，在新时期的背景下，为了更好地迎合发展趋势以及要求，医院在对档案管理工作开展过程当中，一定要积极构建完善的管理制度。在这其中，应该将精细理念有效渗透在制度建设过程当中，使得最终的管理效率和质量得到不断加强。在对制度进行构建的过程当中，应该对管理标准、管理内容进行规范。要求管理者在日常工作开展过程当中，保证管理方法的合理性和科学性。在制度建设过程当中，应该细致到每一个管理步骤都进行明确规定。此外，应该定期或不定期对管理人员进行考核，带动管理人员的专业素质和职业水平方面得到提高，能够真正在管理工作当中全身心投入，从而为医院各项工作开展提供便利。

（七）细化管理流程。精细化管理在档案管理工作中的有效运用有非常大的优势。所以，在现阶段，应该借助精细管理模式来对档案流程进一步进行细致划分，让流程细化和优化，这对于最终管理效率和质量的提高将会产生非常重大的意义。1.档案管理工作在开展的过程当中应该面向新时期，对管理流程适当加以简化，使得整个流程更加具备可控性和便捷性。在这其中，可以借助大数据来进行编码，实现资料和信息的传递。从而最大化地降低档案管理工作当中的日常工作量。2.不同的科室、部门在档案分享、传递的过程当中应该做到井然有序，避免出现档案遗漏、丢失的情况。使得档案记载更加完整和全面。3.医院应该不断加强投入，为管理流程的细化提供技术支持，实现对传统流程的升级、创新和再造。通过这样的方式就能够使得管理流程得到优化，更好地应对当前数字发展方向，让最终的管理质量和效率都能够得到大幅度的提升。

（八）保障档案安全。在对精细管理模式进行构建的过程当中，除了以上几点之外，也应该对档案在数据共享及存储过程中的安全系数进行提升。在这其中，应该对精细管理积极进行构建，对诸多安全措施加以执行，真正展现出档案管理工作开展过程当中精细管理模式的价值和作用。

例如，在精细管理的模式导向下，档案管理者在工作开展过程当中应该对档案安全更好地进行保障，由专人进行负责，这样才能够使得这项工作在开展的过程当中效果更好。在这样的模式下，要定期对安全设备加以维护和保养。在档案借阅过程当中，可以对超时系统进行设定，保障档案按期归还。否则系统就会发出相应的预警，对管理人员进行提醒。另外，对于电子档案，可以通过加密技术、防火墙、杀毒软件等等，更好地对档案安全予以保障。这样就能够更好地展现出档案在医院发展中的价值和作用，让精细管理模式凸显效用和价值。

五、结语

在医院内部档案管理工作开展的过程中，对精细化这一管理模式积极进行引入和推动是非常重要的。能够使传统、粗放式的管理模式得到转变，让最终的管理质量得到提高。从而在医院发展的过程中，将档案的价值最大化地展现出来。在这其中，主要可以通过深化应用意识、引进信息技术、明确建设目标、提高人员素质、优化档案归档、完善制度建设、细化管理流程、保障档案安全等方式方法，让精细化管理模式在档案管理工作中展现出作用和价值。