文献综述在企业公文拟定过程中的应用

文/Northern Arizona University（美国北亚利桑那大学） 郑燕妮

在企业公文起草过程中，需要考虑国家相关政策法规的约束、上级单位的指示要求、各个部门的协调合作等多方面的因素，再经过层层审批到最终下发，一旦在此过程中出现无法理解公文所指业务的情况，轻则延误工作，重则推翻重来，甚至有可能造成决策失误，是对企业人力资源、时间成本、机会成本的极大浪费。笔者在起草公文过程中，逐渐摸索出一套公文起草及提审的工作方法，能降低公文修改频次、有效地提高公文过审率。

经过研究和学习，笔者发现在日常工作中使用的这一套方式方法与文献综述的使用及写作手法如出一辙。大多数文献综述的写作从综述主题研究现状开始，引述前期各具体研究活动，在总结的基础上对前期研究进行正面评价，接着指出不足之处，以引出当前研究目标和内容。

这一写法正符合公文起草的多种需求，为系统分析文献综述写作手法是否完全适用于企业公文起草说明，笔者组织研究人员开展了为期10个月的探索研究，查阅了相关文献资料，采访了办公室资深工作人员，发现使用文献综述的方法应对公文写作中面临的发展和现状等方面问题是有经验的办公室人员常用的方法，但是很少有人把这套方法总结整理出来，所以研究人员研发了一套实用方法来解决办公室新人起草公文无从下手、资料引用不足、思考不够深入的问题。

一、将文献综述写作方法引入公文写作的目的

企业常用公文主要用于办公管理工作，服务生产经营等各环节，保障生产经营秩序畅通、提高办公效率和企业执行力。企业运行中写作公文是办公室人员的必备技能，公文一般分决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。除以上文种外，还包括机关常用应用文，如总结、计划、便函等，每一种文体都有相对应的使用范围及解决的问题。总体来说，公文不是简单的一个文件，而是解决企业运行中面临的问题的手段。不管最终运用什么方式来解决问题，都需要使用语言讲解的方法描述出来，形成可传导的文件，让其他人能够清晰了解某一项工作的要求。但经调查发现，在本企业中公文初稿的修改率竟高达93%，公文平均修改次数为4次，定稿后在审批环节仍时常出现退回修改或完全推翻的情况。这对企业人力资源造成极大浪费，说明公文在拟定程序上存在一定缺陷，亟待优化。

研究人员经过实践总结、深入研究及走访调研发现，很多有经验的工作者经常在草拟文件过程中，提前做好相关文件树的整理归纳工作，明确本次文件起草或修订目标，分析当前面临的困难和挑战，总结过去工作的经验，沟通协调所涉及的相应业务流程，提前与领导及有关部门达成合作共识。待以上准备工作完成后才着手草拟公文，并在拟定过程中随时记录公文所用语句的出处或修订原因。经过以上这些步骤，公文初稿修改率降低至88%，公文平均修改次数降低至2次，定稿后审批环节退回修改率大幅降低，完全推翻的情况基本清零。

同时，研究人员发现在公文写作中的前期工作与文献综述写作手法基本一致，如果能够规范企业员工在起草公文的同时均采用相同的流程开展前期工作，相信能够在极大程度上提高公文写作质量，降低人力成本和沟通成本。为验证以上假设，研究人员开展了以规范公文起草流程为目标的研究工作。

二、研究方法

此项研究由本企业两名研究员共同牵头，选取本企业1个部门作为主要研究对象，另选取3个相关部门作为辅助研究对象。首先，对文献综述和公文写作的基本要求、标准模板、写作原则和要点开展文献研究和经验总结。其次，针对在公文写作工作中如何选用文献综述协作手法并制定规范模板通过实地观察、访谈、典型调查、抽样调查、统计调查等方法展开调研。最终，结合文献研究和经验总结拟定完成文献综述式写作手法在公文起草中的使用模板。

（一）研究基本情况。本项研究将被研究对象部门员工分为两组，一组使用文献综述式公文写作手法拟定公文，另一组没有使用此种方法，仍然是按照员工个人原有习惯写作。研究工作历时10个月，前5个月在主要研究对象部门开展集中实施；第6～8月在3个相关部门选取部分员工开展针对性实施；最后两个月就研究成果进行分析总结，形成基本一致的书写习惯，最终制定写作模板。

研究初始，由发起人首先召开专门会议分享自己的文献综述式公文写作使用方法，对被研究对象进行简单培训。研究进行中，每月召开一次研讨会议，由各参与人员反馈此方法在使用中的优缺点以及自己的改进建议。

（二）研究面临的困难。研究过程面临诸多困难，一是很多员工不能够正确对待此项研究，认为在原有工作的基础上增加了工作量，这也同样是研究成果交付使用后会面临的问题；二是部门领导虽然支持此项研究，但仍然感觉研究耽误了工作进度；三是每个人的写作习惯不尽相同，要熟练使用新的写作手法需要练习一段时间，期间还有对此方法的疑问及否定情绪；四是在使用过程中，每个人对需要记录的事件颗粒度掌握不一，在研究初期使用了较长时间统一标准；五是跨部门研究过程中发现各个部门因主要业务不一致，导致的日常使用的公文文种及使用方法不同，造成写作过程中原先积累的工作经验要根据各部门情况进行微调。

三、研究结果

（一）文献综述写作基本情况。写作过程中第一步是概括归纳，第二步是摘要，第三步是批判，第四步是建议。而撰写文献综述的关键在于对文献观点的加工整理和评论。

撰写文献综述应遵循“5W”写作原则。“5W”原则就是作者必须实事求是承前人研究成果，也就是可检索性原则。具体地说即按照什么人(Who)、什么时候(When)、在什么地方(Where)、为什么(Why)、提出了什么学术观点(What)的写作方式撰写文献综述的原则。易言之，文献综述的写作应采用实引方式，对所引述的观点要严格采用被引述作者的原文，不可断章取义、任意发挥。真正的有价值的文献综述应该让读者能够查阅并迅速找到文献的源头，做进一步的考证和研究。

（二）公文写作基本情况。通常情况下，公文由一个或几个主笔人起草，但起草人只是工作推进中的一员并非决策者。此外，公文还有很强的延续性，很多公司一项政策执行多年但负责人、执行人已经多次更换，所以在起草公文过程中要注意深入了解相关背景情况，收集全面的资料，了解相关政策法规，并要准确掌握领导用意。同时，不用简略术语和生僻字；语言描述要客观真实。

撰写公文应遵循以下原则：1.主题突出、语言简洁、表达准确、结构严谨；2.正确使用文种，规范行文格式；3.从实际出发深入调查研究并加以充分论证；4.跨部门协作需提前达成一致。

（三）文献综述引入公文写作中的写作模型。在公文写作中引用文献综述方法也有一些需要改进的地方，不能照搬照抄。毕竟文献研究和指导工作落地实施有本质上的差别，所以在使用过程中应注意不能生搬硬套，把原本能够简化的步骤非要添加进去，反而造成不必要的浪费。

经过研究，研究人员制定了一套行之有效的文献综述化公文写作模型。按照写作先后顺序依次是：1.建立研究领域，在公文写作中体现为公文拟定或修改的重要性、工作背景、工作现状、综述工作开展情况、综述公文执行情况。2.确立研究空间，在公文写作中体现为明确公文拟定或修改的必要性、提出前期工作的空白或缺失、综述本公文与工作的相关性。3.占据研究空间，在公文写作中体现为宣告公文写作的目标、宣告公文所属工作推进的方法设计。4.公文拟定，将上述过程中发现的问题、解决方案、目标要求形成文字。5.在撰写过程中要同步记录文件拟定思路。6.在通报和审批过程中，同步提审以上信息以实现跨部门的信息对等。

实际应用中，可以将文献综述化公文写作模型理解为对企业文件的深度思考。具体步骤是：首先，对文件按照一定的原则进行分类整理，梳理成文件树；其次，进行总结陈述，实现完整的观点提炼工作；再次，要对不同的观点、情况进行比较、分析和评论，找出工作中待改进和优化的方面；最后，结合近期目标形成新的文件。

研究证实，在公文写作中运用文献综述式思维能够提高公文质量、降低文章修改频次。在主要被研究对象部门，公文初稿修改率有效降低至74%，公文平均修改次数降低至3次，定稿后在审批环节退回修改的情况基本清零，完全推翻的情况完全清零。3个辅助研究部门，公文初稿修改率降低至78%，公文平均修改次数降低至3次，定稿后在审批环节退回修改的情况基本清零，完全推翻的情况为零。

（四）文献综述引入公文写作中的注意事项。一般来说，标准的文献综述都有必备要素，比如文献综述中要明确一个或几个议题以便开展后续工作。但在企业中，公文是信息沟通协调传递的重要手段，并不需要大量去批判和反驳，而是在原有基础上理清思路、优化流程，切实解决问题。所以文献综述中提出问题的部分可以适当简略，用工作建议或下一步工作目标来代替。

（五）巧妙运用文献综述提高公文过审率。1.同步信息源。在提审过程中，主笔人要与跨部门同事、上级领导同步解释说明此项工作的“文件树”。让对此项工作没有经过深入研究的人能够快速了解本项工作的历史沿革、来龙去脉和演进过程，更大程度上减少其他人因为信息不对等造成的思考不够深入和仅凭借个人工作经验拍脑袋做决定的情况，提高文件审核通过率。2.记录拟定思路。主笔人一定要在文件拟定过程中同步记录每一项决定，以及源文件基础上所做修改的思路。一是防止提审过程中其他人提出质疑，并确保自己的文件拟定前置思考足够深入及全面。二是在下一次文件修改过程中，后人可以遵循前人的工作思路，不用在同一个问题上多次推敲，减少后人工作量的同时，避免把相关制度再改回去的尴尬局面。

（六）文献综述式思维提高公文质量。被研究对象总结发现，公文写作中运用文献综述的格式或方法归根结底运用的既不是格式也不是方法，格式和方法都是工作中的战术和工具，说到底用到的是一边草拟文件一边深入思考，总结提炼、记录迭代的思维方式。

由于写作是以文字为媒介记录、完善和传达思维成果的过程，写作的核心问题是思维问题。所以说这种思维方式没有一定之规，不能够像公式一样一次就能解决一个大问题，但这种思维方法可以帮助主笔人经过长年累月的积累，逐渐形成高质量公文写作的思维模型。很容易在工作开始之初就搭建起本项目的解析结构，快速通过资料检索过程筛选出重要信息及结合当前形势待改进的方面，快速进入核心矛盾的解决工作中去，而又不会一头扎到浩瀚的文献当中去，成为罗列文献的机器。

四、结语

总而言之，办公室人员要学会在收集数据之前对问题进行结构化。首先通过外展推理设计诊断框架，认真研究拟定公文所在领域的结构，界定问题框架，之后才收集资料。同时建议应用《卡片笔记写作法》，经常记录公文重点内容，做到对一些法规性、纲领性文件烂熟于心；善用笔记工具将各相关文件生成链接，使每一份文件形成企业管理制度网上相互牵引的一个“力”，形成双向乃至多向链接。最终，运用文献综述式思维来起到“以文辅政”的作用，即通过文稿起草、文件拟定、公文处理、信息编辑等形式为领导决策提供辅助，充分发挥好办公室人员的参谋助手作用。