企业公文管理质效体系建设的探索与实践

文/《中国高校科技》杂志社有限责任公司 付云华

企业公文是实施企业治理、处理经营事务的规范化体式文书，用于请示、报告、指导、商洽、布置工作。公文对外可彰显企业形象和管理水平，对内可促进科学决策和决策落地。提高企业公文管理质量和效率，对企业经营管理具有重要意义。

一、企业公文管理质效体系建设的总体目标

企业公文管理是企业治理的重要方面，也是企业内控管理的重要方面。通过建立企业公文管理质效体系，可以促进决策合规、商洽顺利、沟通具体、落实有效。

（一）企业公文管理质量目标。1.高质量内容。公文的功能在于“以文辅政”，因此公文的内容必须说清想要表述的主旨、陈述理据。公文起草者不仅要掌握公文格式、行文规则、语言特色，还要全面了解公司所处行业相关政策、现状以及公司业务范围、经营情况，要清楚通过公文所要实现的目标，这样才能输出高质量公文，言之有物、言之有据、言之有式。2.高质量运转。企业公文是为了促进决策和决策执行的，公文的高质量运转是公文事项落地的保障。高质量运转包括正确的拟办意见、明确的批办意见以及得体适宜的催办。3.高质量督办。企业的经营事务和管理事务繁杂，办公室应建立督办工作制度，随时关注公文的办理进展情况，每天查看办公系统，发现公文办理迟缓应及时预警，跟踪问效。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。做到事事有着落，件件有回音。

（二）企业公文管理效率目标。1.高效发文。企业发文是为了请示、报告、商洽、通知有关事项。发文务必确有必要，凡是不行文即可解决的问题，坚决不行文，凡是能统筹解决的问题，坚决不分别行文。2.高效批办。企业相关领导应及时处理公文，给出具体批办意见，明确质量要求、时限要求，落实责任人，提高各部门及相关人员处理公文的责任意识。3.高效承办。承办部门或承办人应令行禁止，落实责任，承办公文事项，如遇需要协调的工作应及时说明，做到事前、事中、事后皆有反馈。

二、企业公文管理质效体系建设的保障措施

流转企业公文的目的是推进工作沟通，实现科学、合规的企业经营管理。加强公文管理，提升处理质效，应落实以下四个方面的保障措施：

（一）思想保障。公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。企业公文管理是涉及多部门、多人员的工作流程。企业上下应统一思想、凝聚共识，从企业决策和内控管理的高度认识企业的办文工作。公文不仅仅是表面上呈现出来的若干文字，更体现企业的形象，关乎企业人、财、物的配置和利用，承载着企业经营管理事务的合规决策和工作协调推进。

（二）制度保障。《党政机关公文格式》《党政机关公文处理工作条例》中均说明：“适用于各级党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。”因此，企业应参照《党政机关公文格式》《党政机关公文处理工作条例》建立本企业的公文管理制度，从顶层设计角度，建立公文起草、发文、收文、办文、归档的约束性要求和规范性要求。企业虽不是机关单位，但是也应向国家标准看齐，提高企业公文管理的工作站位。

企业公文管理制度，应明确公文管理的归口部门、各部门的工作分工、公文审核的要点和权限、发文流程、收文流程、批办意见要求、借阅要求、归档要求、责任追究等。

工作中，企业应加强公文管理制度的宣传和解读。业务部门更多关注订单的签约、业务的达成，而对决策的流程是否科学、是否符合内控规范不敏感。企业决策不能只追求省时省力，一旦发生失误，可能造成经济等方面的损失。按照法人治理结构，根据授权管理体系，重大决策应通过公文呈递上级单位、相关单位获得批准；重大事项也应以公文形式下发各分、子公司。

（三）人员保障。企业公文管理绝不是办公室或者综合部的工作，也绝不是办公室文秘人员的工作。企业公文管理是包含企业领导、各部门行政助理、专职文秘人员、档案管理人员在内全链条的工作。因此，要加强人员保障，培训，有效提升公文管理人员的能力和素质。遴选相关人员参加外部的公文培训课程或者邀请外部专家到企业培训，或者推举企业公文能手结合企业自身情况有针对性地培训，都可以提升企业文秘等相关人员的写作水平和处理公文的能力。企业应高度重视公文管理质效体系的建设，组织开展常态化的公文培训，并在培训中除了讲解公文写作技巧、格式要求以外，也应明确批办意见、撰写要求、督办要求等，有针对性地批办以及及时有效督办，对于推进公文事项的顺利执行非常重要，具有明确时限要求的批办意见，可加快公文流转和处理。另外，也可通过开展公文竞赛，激发文秘等相关人员的责任意识和积极主动性，使培训有的放矢，入脑入心。

（四）机制保障。一是催办机制。企业应建立公文催办的具体要求和流程。企业是市场主体，市场是瞬息万变的，企业公文对时效性的要求更高。公文管理人员应按照企业公文管理制度的规定，当催办的条件触发时，立即启动催办程序，或者在企业的OA系统中设置催办功能，及时提醒相关部门处理公文，加快会签、决策进度。二是督办机制。办公室应有专人督办各公文事项的落实情况，及时预警，发现问题及时反馈处理，注重落实的质量。三是约束机制。为提高企业公文管理质效保障体系的运行能力，应将公文处理（包括但不限于起草、收文、发文、督办、保密、归档等）纳入绩效考核中，发挥绩效考核指挥棒的作用，提高企业公文管理的质量和效率。四是奖励机制。文秘工作者不应局限于写公文、写总结、写讲话稿，而应是全面了解企业经营管理现状、重点、难点、核心工作的枢纽，在晋升、考核评定、调薪调岗时也应关注到文秘人员的辛苦付出以及通过办文给企业带来的价值，给予文秘人员提升的空间。五是电子化流转机制。企业的领导经常出差从事商务活动，如果完全依赖纸质公文传阅签批，会降低公文流转速度，从企业经营来讲，可能会贻误商机。非涉密的公文应通过电子化平台进行签批，缩短决策批示时间，提高公文处理效率。同时，公文电子化流转可避免公文横向传阅的情况，也有利于催办督办人员掌握公文运转情况，最终实现公文高效为企业发展服务的目标。

三、企业公文管理质效体系建设的过程控制

企业公文是内外部信息交流、沟通联络的工具和载体。但企业公文管理不能只突出其“工具性”。在实际工作中，很多企业对公文的管理局限于制定公文管理规定，缺乏管控的理念。企业公文管理是企业治理的一项重要内容，也是企业治理能力的外在表现之一。因此，企业公文管理应贯彻管控的理念，充分配置与公文管理相关的人、财、物等企业资源，对企业公文全生命周期的质和量进行有效控制。企业公文管理质效体系的“过程控制”主要表现为以下几个方面：

（一）减量增效。企业公文的作用是推进科学决策和达成经营管理目标，通过公文更好沟通协调、调配资源、监督制衡，发挥企业组织效能。企业公文是为企业经营管理服务的，应更注重公文管理的效率、效果，应控制企业公文的数量，统筹年度公文计划。

（二）常态纠偏。随着企业经营管理工作的深入，制度的执行往往与制度中确定的目标有所偏差。“工具性”特征明显的企业公文更是如此，相关人员容易关注公文承载内容的达成，而忽略公文本身。为保障企业公文管理的质效，应以问题和目标为导向，通过定期自查、互查、复查的方式，查摆问题，梳理企业公文管理质效偏差的清单，落实整改，避免反弹回潮。

（三）“扯袖帮扶”。企业公文管理涉及多方面、多线条，既与企业制定的规章制度、工作指引、体制机制有关，也与相关人员的写作水平、协调能力、工作态度有关。对于在企业公文管理自查、互查、复查中经常或反复出现问题与偏差的人员，应该及时“咬耳扯袖”，指出问题，不怕“红脸出汗”，同时跟进帮扶，有针对性地解决问题，提高相关人员公文写作及管理水平。

（四）总结评价。企业的各项管理工作，如果只是“制度上墙”，缺乏配套的评价体系，那么制度就会逐渐被忽视。企业公文管理亦是如此。企业应定期，比如半年或一年，对各部门的公文管理水平进行全面评价，如写作水平、承办质量、办理时效、合作意识、审核意识、归档意识，从企业全局的高度指出各部门公文管理工作的经验与不足，在各部门间形成竞争氛围及良性互动，促进企业公文管理质效的持续提升。

四、企业公文管理质效体系建设的实践经验

从公文管理实践的角度，总结出以下提升企业公文管理质效的成功经验，可供借鉴：

（一）加强工作指引。为贯彻落实企业公文管理制度，为公文起草、处理人员提供有效帮助，企业还应制定办文指导手册。从操作性的层面，说明公文起草的规则、各文种的选择、格式的设置、公文审核的侧重点、拟办批办意见撰写的要求、催办督办的方式、注意事项等，还应明确单位的标准简称、收发文编号规则、字体字号标准、签发、用印等细节。力求处于公文管理全流程上的所有人员，均可以据此作为工作指引，为文秘人员、公文管理人员提供办文的“百科全书”和“业务宝典”。在实践中，公文工作指引附有公文模板对指导实际工作非常有效，如配发公文格式设置规范指南，对于电脑应用能力一般的文秘人员更有裨益，能更为具体地指导文秘人员通过电脑排版，实现公文规范写作。

（二）加强公文审核。公文是具有一定权威性的文书，企业公文体现着企业自身的“意志”与“形象”。企业应重视公文审核工作，在发文前，应有专人审核公文内容、格式等，公文审核的重点可参考《党政机关公文处理工作条例》第二十条的规定。如审核行文理由是否充分，行文依据是否准确；内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；所提政策措施和办法是否切实可行；是否经过充分协商并达成一致意见；文种是否正确；格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范等。

（三）加强监督考核。疏于管控，必将导致问题不断、偏差频出。企业公文管理应形成“计划-执行-检查-处理”的闭环，加强对公文管理全过程的有效管控，将公文管理的质效纳入部门考核、员工考核之中，通过查摆问题、纠偏修正、约束监督，层层传导企业公文管理质效保障的管控压力，并将压力通过考核评价转化为各部门、员工的内在动力，形成从他律到自律的工作氛围，保障企业公文管理质效的持续有效提升。

另外，企业发文对象一般有政府、行业协会、社会组织、其他企业、股东或者分子公司；企业收到的公文一般也来自上述单位。在实践中，还需要注意以下几个方面：一是向政府部门发文，如使用简称，务必要弄清政府部门的标准化简称，可通过浏览政府官网查询其标准化简称；二是政府部门一般与企业没有隶属关系，按照《党政机关公文格式》，应选用“函”这一文种，但在实践中，征求政府部门意见时也可使用“请示”文种；三是企业与股东、分子公司之间公文往来，应加强预沟通工作，提高决策时效，适应市场要求；四是企业发文或承办收文应注意会签，征求企业财务部门、法务部门意见，符合企业内控管理和合规性要求。

五、结语

构建企业公文管理质效体系，提高办文质量和处理效率，有利于保证公文管理制度化、规范化、流程化。企业公文，表达企业意志、体现企业形象、彰显治理能力。企业公文管理应注重保障质量和效率两个维度，从顶层设计到体制机制，从宏观要求到细节规范，从正面指导到问题查找，以公文起草、公文审核、公文承办、公文督办为抓手，破解企业公文管理难题，实现企业公文管理对经营管理的促进和推动作用。