档案电子化保密问题探讨

文/枣庄市市中区人民法院审判保障中心 崔茂文

伴随时代的不断发展和进步，传统档案管理工作已经不能满足时代发展的需要，故而档案电子化诞生了，这是对传统档案管理方式的改革，不但让储存档案的载体发生了变化，同时也使档案信息资料收集、分类、储存方式等环节产生了变革。在信息技术迅速发展的当下，档案电子化发展情况并不容乐观，就法院档案电子化保密工作而言，存在着各种安全隐患，需要不断加强档案电子化保密工作，提高档案电子化安全管理水平。

一、传统档案管理的不足

（一）管理手段专业化程度低。这主要是由于相关管理人员工作经验积累不多，当面对实际的档案管理工作时，常常会感到手足无措，致使档案管理工作效率始终停滞不前，更谈不上提高管理工作水平了。再者，传统档案管理工作进行过程中，法院尚未统一规划档案，相关标准和指标空缺，各业务部门多半是按照自身的统计方式开展档案管理工作，造成档案不能完全客观全面，所呈现出来的档案不具备规范性，出现档案内容不全等问题。

（二）档案管理模式缺乏科学性。传统档案管理始终是影响法院总体工作的核心构成部分，在快速发展的当下，信息技术影响着法院档案管理工作模式。传统档案管理模式已然不能适应新时代发展，同时还直接影响到了档案的完整性和利用率。传统档案管理是各级法院自行构建的体系，对档案仅关注层级划分，尚未注意到档案统一管理。部分基层法院虽然愿意呼吁国家加强建设法院档案管理力度，可是由于自身的能力有限，且各方面资源不足，要想推进档案管理建设，根本难以办到。以最基础的资源而言，人力和物资等统统受限，要想切实提高档案管理工作效率是一件不容易的事情。基层法院多按照自己的意愿办事，不主动配合，档案管理制度不同，致使卷宗使用难度增加，造成借阅部分出现信息泄露的问题。法院之间档案借阅存在冲突，对发挥社会服务功能有百害而无一利。

二、档案电子化概述

档案工作是每一项管理工作过程中不能缺少的部分，其充分记录着人类活动，功在当代，利在千秋，具备重要的史料性与科学价值。档案电子化，一方面是将存量档案进行电子化，另一方面是将办公过程中产生的有价值的文件声像等进行归档。档案电子化归档接收十分方便快捷；其储存空间相比较于一般的档案更小一些，便于管理；电子档案也更利于实现资源共享；借助互联网信息技术可以解放档案管理工作人员的双手，从而缓解工作压力，提升档案管理工作效率。

档案电子化对档案信息资源优化有良好的促进作用，把现存的档案信息加以数字化建设，强化档案信息保护力度，可以增加档案信息利用率，避免资源浪费的现象发生。法院档案电子化，即把已经归档的诉讼和声像档案等各种类型的档案进行数字化，提升馆藏档案利用率，达到法院资源共享与提高档案管理水平的目的。

三、法院开展档案电子化的必要性

（一）是中国法制建设的需要。为促使档案电子化管理目标得以实现，需要使用新的管理观念、方式和技术，促使档案信息科学配置，充分发挥出档案的经济价值，持续给法院审执工作奠定扎实的基础。法院电子化构建、物资设备建设等均和档案电子化息息相关。伴随国家综合国力的不断提升，国家经济得到了良好发展，民主法制同样如此，故而法院开展的每一项工作均应当和时代发展共同进步，否则就会被时代所抛弃。据此，需要实现法院档案电子化，科学运用信息技术，将信息技术引入法院档案工作中，丰富法院档案管理内容，提高档案管理水平。不过，由于当下档案电子化程度低，工作效率的提高还有待加强，因此增强档案电子化建设尤为重要，只有这样才可以全面推动国家法治化建设。

（二）构建现代法院的内在要求。构建现代法院必须要有档案电子化的支持，实现法院档案电子化，就可以获得超大容量档案信息储存，而且运用电子档案有利于相关档案人员及时做好调用工作，突破传统档案管理方式的局限性，增强管理工作的有效性。法院物资设备科技化和电子化等是现代法院的标准。构建掌握现代科技的人才队伍，配备与社会发展相符的设备设施，是时代发展的主要趋势。改进基础设施，严格规范司法行政管理，是法院现代化建设的核心内容与基本要求。

四、档案电子化保密工作影响因素

现阶段，档案管理工作过程中为充分适应社会发展所需，运用了电子信息技术处理档案，并进行档案电子化管理，这是档案管理发展的主要趋势。在互联网发展环境下，其具备了信息高度开放的特点和共享性特点，可是在这样的环境下，仍旧有着信息被泄露的风险，比如：信息遗失、随意篡改信息等问题，导致问题产生的原因主要体现在以下方面：1.经过计算机端口进行档案资料复制，利用蓝牙和USB进行传输等。2.借助互联网传输，不法分子能够对传输过程中的数据信息进行窃取，导致档案信息传输中丢失的现象发生。3.病毒对档案加以复制和破坏，计算机网络病毒是导致档案电子信息丢失的主要原因之一，部分计算机病毒在传播过程中会复制和损坏档案信息。在计算机病毒传播过程中，传播途径是各种各样的，如此增加了档案信息泄露或者丢失的风险，从而对档案信息安全管理带来了负面影响。4.黑客攻击，不法分子为了非法牟利，通常会选择利用互联网技术攻击计算机系统，经过系统入侵获得有关电子档案，这种不法手段和方式是造成档案电子化保密工作不能提升的主要因素之一。

五、档案电子化保密策略

（一）增强使用者对档案保密工作的认识。提升档案利用者对档案电子化保密工作认识可以促使其在利用档案的过程中，严格遵守档案利用规定，认识和了解自身需要承担的责任，进而严格约束自身行为。所以，理应不断增强档案信息利用保密工作宣传力度，促使利用者进一步了解什么行为是可取的，什么行为是严禁的，经过学习档案利用规范，提高保密意识。除此以外，还需要进行法律知识宣传，提高利用者法律观念，减少档案遗失风险。档案利用者应当掌握档案处理与使用程序，掌握档案信息防护与保密措施。强化档案管理人员学习力度，组织管理人员学习保密与档案相关法律规章制度，提升档案管理水平，提高利用者对档案管理举措的认识，降低不正确操作导致档案信息遗失问题产生。

（二）主动加强内部信息安全管理。现阶段影响安全管理的关键原因在于计算机病毒，不法分子通过计算机病毒侵入网站，导致多种问题不断发生，影响了电子档案保密工作的完备性。为了有效处理该问题，应当注意以下几个方面：首先，需要避免引进盗版软件，档案管理工作者在选取管理软件的过程中理应挑选安全系数高的正版软件，而不是贪图蝇头小利，采用盗版软件，造成计算机病毒入侵，损害集体利益。其次，应全面分析软盘，此为档案电子化保密中的关键部分，加强控制和管理工作，以防无关人员接触。再次，在浏览网页的过程中，避免任意下载没有安全保障的文件，要避开病毒侵害。最后，需要留意电子邮件，从根本上进行预防与改善，准确选取最佳防毒软件，通过逐次测试，加强备份工作，防止出现不良问题，造成无法预估的损失。

（三）增强档案人员保密意识。档案管理工作人员需要做好档案管理工作，而且也需要承担起档案资料保密与监督方面的责任，这在保密中占有重要位置，对档案安全有很大的影响。因此，需要加强档案人员保密意识，要不断进行档案保密培训，促使相关管理人员随时保持警惕性，避免思想松懈，提高人员技能和专业水平，对档案保密工作责任承担到底，与此同时，把风险意识全面贯彻到档案管理人员日常工作中去，强化自身规范化管理，防止秘密泄露，尽可能做好档案安全保障工作。档案管理部门需要合理运用网络平台，增强电子档案的保密性，创新保管方式与制度提高电子档案管理效率。再者，部门还需要妥善保管电子档案，定期查看档案是否完整，保证没有偏差，严格按照法律规章制度，避免泄露任何信息，提高工作人员档案保密的积极性，明确职责，把保密工作落实到法院的各个环节，加强档案管理效率，保证电子档案的安全。

（四）借助网络安全技术保密。首先，加密技术。在档案电子化信息传输和储存等环节，需要运用加密技术，借助加密技术防范档案信息传递过程中被不法分子窃取的风险，还可以让档案信息在实际利用与管理过程中处在安全的状态中，防止档案信息发生泄漏。其次，合理使用防火墙技术。现阶段，档案电子化工作中，信息系统构建需要安装防火墙，这样做能够抵抗网络黑客攻击，让没有经过授权的外部访问获得全面控制。防火墙技术还能够预防病毒入侵，将病毒挡在计算机系统外，提高档案管理活动的安全性。再次，进行访问权限的设定。在设定访问权限的时候，需要防止档案信息被任意调用，经过访问权限设定能够将非法访问挡在门外，避开黑客的攻击。最后，及时进行备份。档案信息多层次备份，可以保证档案信息不会发生遗失，确保档案管理的安全。

（五）构建联动机制，健全监督和救济路径。首先，档案电子化保密工作需要积极构建档案和保密联动机制，建立档案工作业务与保密检查联动机制，整理好档案管理部门与保密部门之间的关系，合理利用各方力量，一并解决档案管理工作中的不安全问题。其次，应当及时邀请档案和保密管理部门参与到档案电子化建设中来，接受各方监督，预测档案缺失部分，并且对缺失部分加以弥补。再次，健全监督与救济路径。科学拟定档案电子化操作规程和制度以及有关监管机制，严格根据规章制度进行操作，同时在具体实践中按照问题及时调节与完善。执行档案电子化专职人员外部监督管理与外包企业项目管理内部约束相融的监督机制，构成错误检查和绩效目标考核管理机制。对于新生档案扫描过程会发生大几率遗失的情况，需要提供各种抢救路径，准备抢救方案，严格控制风险。

（六）建立高效且专业的档案电子化管理队伍。伴随社会经济的持续发展，信息技术在人们生活与工作中的作用愈发突出，在这种情况下，运用电子信息技术开展档案管理工作，是法院发展中的必然选择。信息技术在档案管理中的运用，为传统管理模式带来了很大的冲击，比较直观的表现在于要求档案管理人员专业技能水平持续提高。传统管理模式规定档案管理工作人员只需要拥有一定的档案管理知识；档案电子化管理，严格规定档案管理工作人员需要掌握有关专业知识，提高计算机相关技术。基于此，构建高效、专业的档案电子化管理队伍，对做好档案保密工作而言有着非常重要的作用与意义。高效且专业的档案电子化信息管理队伍构建，需要掌握以下内容：首先，档案管理工作人员应当及时转变传统管理理念，与时代发展共同进步，持续学习，认识和掌握新的管理知识，如此才能充分面对档案电子化管理工作，确保档案电子化信息处在安全的状态中。其次，需要增加人员技能培训，着重讲授电子档案工作方式，让人员具备计算机操作的知识与能力，对电子档案安全网络加以有效处理。最后，提高档案工作人员责任感，在档案电子化管理工作中，严格保守秘密。而且，在法院工作有一定的特殊性，档案人员除去要有专业知识和技能外，还要提高职业素养，以保证档案信息管理队伍的优质高效。

六、结语

总的来说，档案电子化管理对法院本身发展和社会发展均发挥着重要作用。可以迅速把社会科学技术成果与管理工作相结合，对提升管理工作质量和效率、实现服务职能、提高综合实力等均有着很好的促进作用。而做好档案电子化管理工作的同时，还需要加强档案信息安全保密工作，如：构建安全保密队伍、合理利用网络安全技术等，深入提高档案电子化保密工作水平。此次研究仅仅是一部分，并不全面，还需要相关研究人员不断深入分析，从而推动档案电子化管理可持续建设与发展。