新局势下医院档案分类与管理工作实践路径

文/山东中医药大学附属眼科医院 李朝峰

档案管理作为医院管理工作的重要内容，直接关系到患者及员工个人信息资料的安全，对于推动医院有序运行具有十分现实的意义。此外，档案内容的准确性对于患者后期治疗也有着重大作用。因此，在档案管理工程中，管理人员首先要保证资料的安全性和准确性，充分利用电子档案的优势，发挥信息技术作用，创新改革医院电子档案管理模式，打造出电子化形式的数据资料管理库，完善档案信息，提高管理质量。此外，在医院档案管理过程中，还应该加强有关安保措施，提升电子化资料信息安全管理水平，以便进一步实现医院档案分类与管理的重要目标。

一、医院档案管理现状

随着我国医疗改革的进一步深入，医院规模体系不断扩大，其功能也越发多样。规模化的发展对于医院的管理也提出了新的要求。档案资料管理作为医院日常管理工作中的重要内容，对于患者治疗以及医院部门起着重要作用。但是目前医院医疗档案的分类管理工作，一直存在诸多问题，无法满足当下医院管理工作要求，这就需要管理人员结合实际，从根本上解决问题。随着我国医疗体系的逐渐完善，档案管理工作只有满足新局势下医院发展的需要，充分发挥档案管理职能，切实做好医院医疗档案资料管理的工作，才能提高医院工作效率。

二、医院档案分类管理的重要性

根据当前我国医院档案管理工作的开展情况来看，对档案管理进行科学合理地划分有助于该管理工作系统化、集成化发展。在此过程中，工作人员需要结合档案管理实况，遵照逻辑性、实用性以及客观性的原则，对相关档案合理划分，提高档案管理工作质量。具体来说，医院档案分类管理的重要性主要表现在以下几个方面。1.能够发现不同档案信息之间的深层次联系，进而对医院相关信息进行系统梳理，方便资料后续存档与利用。2.有助于医院提高档案管理质量与效率，进而提高档案资源利用率。3.要想合理利用档案资源，需要对其规划具体的整理程序等，通过立卷、分类以及编目、排列等工作实现这一目的。基于此，医院档案分类管理工作的开展对于医院运营意义重大。

三、当前我国医院档案管理存在的问题

根据当前我国医院档案管理工作的开展情况来看，档案管理还存在以下问题。

（一）档案管理方法不够细致。部分医院对于内部电子化档案不能做到细致分类，并且没有做出系统化要求，导致档案在整体上不够细致和精准，部分档案归档零散，在工作中容易产生纰漏。例如员工的个人档案情况不够完善，不能及时更新，对内部困难员工、已婚、未婚等情况掌握较少，不利于医院了解员工目前状况，信息情况掌握不完整导致档案管理难以发挥自身作用，无法为医院内部管理提供强有力的信息支持。

（二）档案检索难度比较大。工作数据资料信息规模巨大，包括工作人员的档案资料和病人的档案资料。医院内部运行资料，对于医院发展都是非常关键的，需要我们在整理和分类上细致入微。但是结合当前部分医院档案管理情况来看，信息化建设不够完善，管理部门不能对档案资料进行数据化检索，难以对相关数据信息做到全面分析，无法满足现代化档案管理的发展需求，更不能充分利用各类型的档案信息。例如对于员工个人资料管理而言，想要全面了解员工工作状况，需要根据相似性进行分类整理，通过数据检索的形式快速准确地找出合适的人选，合理分配人力资源，简化工作流程，从而提高工作效率。

（三）对档案管理的重视程度不够。在医院不断发展过程中，医院医疗电子化档案是其信息化建设的重要内容之一，但部分领导对于这方面的认知比较欠缺，不能充分认识到医院医疗电子化档案的重要性，认为这与日常工作内容没有直接联系，减少了有关电子化档案的资金投入。这一现象在一定程度上影响了医院工作效率的提高，阻碍了医院整体发展，使得医院档案管理工作人员对于档案信息化管理不够重视。

（四）信息化硬件设施落后。医院档案管理部门在实际工作中。信息化基础设施陈旧，不能对相关硬件设备与软件设施进行更新优化。不利于现代化档案管控体系的建立。基础设施的不完善还容易使设备硬件出现问题，导致电子化档案资料丢失等，无法保障档案信息的安全性。在资料的整理上容易出现纰漏和问题，不利于资料的保存，不能顺应信息化趋势，最终会阻碍医院的发展。

四、医院档案分类与管理工作策略

要想提高医院档案管理工作质量，做好分类管理工作，首先需要提高管理人员对档案分类管理的重视程度，完善档案管理制度，对分类管理工作不断改革等。

（一）提高档案管理重视程度。医院医疗电子化档案管理制度不仅需要引起档案管理人员的重视，还需要医院全体工作人员的支持。只有这样才可以让医院医疗电子化档案管理制度有效发展和落实。针对不同的区域，不同的科室以及各部门目前的实际情况，针对不同的员工，根据他们不同的实际情况，例如在职员工、困难员工、已婚员工等其他类型的员工群体或者对于医院内部员工的表彰、评优等工作需求，建立健全不同的档案管理标准，从根本上采取科学有效的方法进行档案管理。例如在员工档案资源管理方面，主要从员工的不同需求入手，进行整理和筛选，为后期医院人力改革管理提供信息支持，促进整个医院管理水平提升。除此之外，在落实管理制度的同时，要加强对档案管理人员的培训，要让档案管理人员明确自身工作职责，认真落实各项管理要求，增强自身保密意识。

（二）完善档案管理制度。作为一名合格的医院档案管理人员，要树立正确的管理理念，只有从思想上认识到档案管理的重要性，才能从根本上提高档案管理质量。制度的完善是顺利开展工作的全面性保障。因此，想要让医院医疗档案电子化管理工作的顺利展开，首先就需要建立健全档案管理制度，从根本上解决问题。在此过程中，管理人员可以开展以下几点工作：1.可以根据医院档案管理工作的实际制订相应的规章制度，在对档案的收集、整理、保管等工作上配备专业人员进行负责，明确岗位负责人员工作职能，这样可以保证在工作中若有纰漏，可以直接追踪负责人，分析管理问题产生的原因，对管理工作不断完善。2.保障医院医疗档案资料的安全性，整理和收集资料的过程中要保证资料的准确性、无误性以及完整性，这样才能为医院管理决策提供依据。例如员工在工作中的失误、做得好的地方、奖罚的记录，都需要及时更新和完善，以便日后通过数据检索合理配置人员资源，为医院内部管理工作顺利开展奠定基础。3.保证档案资料的安全性，医院档案资料的机密性文件众多，在管理上一定要采取相应的加密措施，做好档案保存工作，避免丢失资料。除了上述几点措施外，管理人员还需要制订完善的工作机制，加大分析力度，让工作人员提升自身管理水平，达到预期效果。在工作中也要及时整理和检查电子化档案资料文件的数据以及内容，检查数据是否有缺失和损害的地方，及时与负责人员进行沟通交流，确保数据准确无误。并且要时刻遵守对电子化资料的保密性，保证资料不外漏。

（三）改革档案管理分类的方法。为了做好医院档案分类与管理工作，要对传统管理方式进行取其精华，去其糟粕，完善档案管理分类方案。可以通过对内部电子档案的内容进行细致化分类，比如根据员工的社保类型、有困难的员工群体以及员工福利等进行分类，促使档案资料明确清晰，也方便人力资源管理部门全面掌握员工的基本状况。此外，还可以根据员工的个人情况分类汇总。例如对员工学历状况进行分类，将不同学历的员工放在不同的区域，将相同学历的员工放在相同的区域，然后给每一个档案都进行编号，这样在检索过程中可以直接通过编号寻找员工个人档案资料，方便管理以及后续工作的顺利展开。除了上述分类措施外，还可以根据员工的不同特点进行分类管理，比如对于准备进修或者已经进修完的员工、等待外出培训的员工等这些流动性比较高的员工档案，进行专门的管理。后续在寻找时可以根据分类标签，寻找符合要求的员工，这样有助于提高员工档案管理效率。推动档案管理工作变得具有条理性的同时，可以加快档案信息化建设，提高医院档案管理工作的整体工作效率。

（四）加大档案管理安全力度。在医院医疗电子化的发展中，要顺利地落实医院电子化档案资料的管理，需要我们去加强整体的网络安全力度，这样才能够提升医院档案管理的安全性，从而促进医院的发展。第一，要落实医院电子化档案的备份工作，需要加强对电子化档案的信息安全管理质量，医院将档案进行分类管理的同时，还要将所有的电子化档案信息进行全面备份，保证在资料整理的同时避免失误、丢失资料。如果在后期出现了档案丢失或损坏的问题，可以通过现代化信息技术将档案进行完整恢复，为电子化档案分类管理工作奠定一个坚实的基础。例如我们常出现突然的断电导致资料没有保存、网络黑客的侵入、工作失误导致资料删除等问题。因此我们需要在医院建立有效的备份方式。另外，医院可以建立本地与异地两种备份的方式，将线上备份与离线备份进行合理地使用，将档案资料可以存储在网络的数据中，实现档案存储的完整性，提升档案的安全质量。第二，利用大数据背景下的云空间，将医院的档案资料放在云空间中，即使在本地文件丢失的情况下，也可以下载存储在云空间上的资料。第三，可以将电子化档案中的信息进行加密技术处理，优化医院电子化档案的管理。医院在进行电子化管理时，我们可以采用加密的技术，来保管我们的档案信息资料，提升信息管理的抵御能力，避免计算机出现被网络黑客的侵入或病毒进入时信息泄密或者被篡改的行为。例如，档案信息加密的方式一般都是进行软件加密或者硬件加密等方式。目前医院档案资料可以采用混合加密以及用户登录认证的方式，通过双验证后才有使用权限，能获取档案信息。这样的方式可以保证医院电子档案的安全性，保证电子化资料的不被丢失和篡改性，既可以保障数据的隐秘性，又可以推动档案管理质量的提升，为医院的发展提供强有力的保障。

五、结语

综上所述，医疗档案分类与管理工作在医院的大环境下有着举足轻重的地位，是不可缺少的一部分，不断地发展和创新医疗档案分类与管理工作，可以提升医疗档案安全管理的水平，同时也可以提高医院的工作效率。同时，不断完善医院医疗档案分类与管理工作的规章制度，让医院医疗档案管理和现代网络科技相互结合，从而推进医院医疗管理档案人员的工作能力以及综合性的发展，为医院医疗档案分类与管理提供相应的保障措施。健全完整的管理机制，可以更明确档案的管理流程，创新管理形式，合理地使用电子化档案管理技术，适应现代化的发展，让医院的工作更简单、更便捷，从根本上提高医院医疗档案分类与管理的工作效率，促进医院健康发展。