办公室档案管理工作效率的提升途径分析

文/辽宁省盘锦市盘山县交通事务服务中心 张娟

企事业单位的常规经营与运行，与办公室管理工作紧密相连。然而，一部分企事业单位由于对办公室档案管理工作认知不够全面与深入，对其重视程度不足，一些问题与不良现象在实际工作过程中充分暴露出来。这些问题非但不利于提升办公室档案管理工作的质量与效率，而且在很大程度上束缚了企事业单位的长远发展。基于这种现状，企事业单位十分有必要对办公室档案管理工作的重要性产生清晰、正确的认知。与此同时，应通过一系列手段来改善、优化档案管理工作的机制，使这项工作保持高度的科学性与有效性，从而达到促进企事业单位向好向上蓬勃发展的目的。

一、办公室档案规范化管理的重要性

（一）显著提升企事业单位的整体工作效率。通过对重要资料及档案有针对性地进行专业化管理，能够大幅提升企事业单位的办公效率，同时，也有利于促进单位各项业务、工作的高效开展与落实。首先，由办公室进行收集、归纳与管理的档案资料，往往是重要的指令性文件，意味着这些文件对于单位各个部门来说，能够发挥指导作用。办公室档案有利于各单位工作的高效、有序开展，其重要程度可见一斑。其次，因为企事业单位的工作特殊性以及岗位的重要性，与之相关的工作往往是繁重而复杂的，传统的工作方式通常需要投入相当大的财力、物力以及人力，都难以达到较为理想的效果。而这种状况随着办公室档案管理向科学化、规范化迈进，在很大程度上被改善了。使办公室档案管理工作流程得到优化，能够在财力、物力以及人力上，降低一系列消耗，使得企事业单位的整体办公效率得到质的提升。对于切实参与到档案管理工作的一线员工来说，其工作内容由繁杂琐碎变得简单明了，档案管理工作的效率得到了提升，这意味着企事业单位整体的管理水平与效率同时得到了有效的提升。除此之外，与当前高度信息化的时代相融合，高效开展档案管理工作，不仅为后续工作中必要的查阅档案及资料等工作提供了方便，还进一步提高了单位的整体工作效率。

（二）有助于档案管理人员综合素质与水平的提升。在不断推进并落实档案管理工作科学化、规范化改革的过程中，企事业单位务必同时增强对办公室档案管理人才培养工作的重视。通过投入适当的财力与物力对办公室档案管理人才进行培养与提升，使其参与工作的认知程度得以增强，不仅如此，办公室档案管理工作人员的理论储备与实践能力也得到大幅度的提升，能根据实际工作情况，持续进行学习与优化，使企事业单位的档案管理工作真正科学、规范地开展，并能够落到实处。不同于以往传统的人工操作管理模式，办公室档案管理规范化意味着最前沿的互联网科学技术被充分应用，大量基础性的人工操作被自动化的电子计算机科技与设备所替代。因此，办公室档案管理人员在此背景下，面临着更高的工作要求。例如，熟练操作电子计算机并使用档案管理相关软件。这不仅有利于提升办公室档案管理人员的工作能力与业务水平，还能够体现其个人价值。

（三）改善办公室档案的管理模式。随着办公室档案管理工作与相关的计算机软件逐步深入结合，档案管理工作人员得以在计算机的帮助下，更加高效地完成办公室档案分类工作，随后对其进行系统性的储存与管理。这种工作模式不但提高了办公室档案管理的工作效率，增强其便捷性，同时也使得企事业单位的管理模式更加多样化。此外，有针对性地对办公室档案进行分级化管理，不仅能够增强企事业单位员工查阅档案资料的效率，使不同级别的工作人员及时满足其查阅档案资料的诉求，同时还有利于对关键性档案进行保护，增强其保密性以及安全性，从而使企事业单位的健康长远发展得到有力的保障。

二、办公室档案管理工作面临的不足与困难

（一）对档案管理工作暂未形成正确的认知。近年来，办公室档案管理工作并没有在工作人员头脑中形成科学、正确的认知，对这项工作的重视程度严重不足，从而导致一系列问题出现。例如，办公室档案及材料未能被全面地收集；随意存放、保管办公室档案及材料；办公室档案的管理工作缺乏条理性；已经失效的陈年档案未被及时处理，导致全部档案均较为冗杂等。以上这些问题给企事业单位的正常运转造成不便。

（二）相关工作人员的专业素养亟待提升。1.如前文所述，从行业内部来看，由于用人单位尚未对办公室档案管理工作形成正确认知，相关工作人员因缺乏与档案管理相关的理论储备与技能培训，从而难以胜任本职工作。2.企事业单位作为用人单位，难以在员工招聘时针对办公室档案管理工作设置专门的岗位。这一现状不仅使办公室档案管理岗位丧失了专业性，与此同时，还会在一定程度上进一步加剧办公室档案管理工作的无序性与低效性。3.由以上两点所致，因为办公室档案管理工作缺乏专业性，且相关工作人员的权责范围划分不够明确、清晰，从而致使人员在查找过程中，与档案管理人员发生推诿，这不仅会对个人的工作效率造成一定的负面影响，还会降低企事业单位的运转效率，甚至不利于企事业单位的正常运行与管理。

（三）管理制度不健全。办公室档案管理工作混乱、档案管理制度不健全是一个普遍存在的问题。1.个别领导对于办公室档案管理制度朝令夕改。这一现象通常会进一步加深档案管理工作人员与档案需求方之间的矛盾，不利于真正开展并落实档案管理工作。2.有些办公室档案管理制度大搞形式主义，制度本身与企事业单位的实际状况存在严重不符。这一现象不仅会导致日常管理工作与相关制度产生脱节，更容易造成办公室档案管理工作效率的下滑。3.因为办公室档案管理工作中缺乏明确的奖惩制度以及系统且严谨的监督机制，所以办公室档案管理人员通常在工作过程中态度懒散、积极性不高，这不利于保障档案管理工作的效率。

三、办公室档案管理工作效率的提升策略

（一）转变对档案管理工作的态度与思想观念。在企事业单位中，上至领导下至一线员工，均有必要提高对办公室档案管理工作的认知与重视，把这项工作纳入日常工作范围，并持续优化。与此同时，要将这份认知与重视落到实处，在对企事业单位的工作进行全局性规划、决策性部署以及实际操作与施行的过程中，要把有关办公室档案管理的推进改革与完善工作当作整体性规划的中心，将其放在重要的位置上。要将有关办公室档案管理工作的规划和设想、机会，与实际工作中的实践性情况相互融合，积极采取措施，对其进行一系列科学合理的绩效考核。根据考核的最终结果，设置有针对性的奖惩措施。这一系列工作方法，不仅能够提高企事业单位上上下下对办公室档案管理工作的重视，还可以充分调动档案管理人员对这项工作的积极性与主动性，从而使整个工作环境在一定范围内得到完善与优化。在这样的基础之上，企事业单位往往能够根据自身发展特点与其实际需求，迅速对档案管理工作作出调整，以适应当前的信息化发展需求，从而使工作效率在整体上得到提升，助力企事业单位的长远发展。

（二）培养档案管理专业人才。如前文所述，相关工作人员的专业素养与综合能力亟待提高，是办公室档案管理工作想要顺利开展所必须解决的重要问题之一。此外，在当前信息化时代的背景之下，要求从业人员不仅要有扎实的专业能力，同时要能够熟练运用信息化设备。基于此，理论知识教学与专业技能的培训，有必要在办公室档案管理工作人员当中定期进行组织和开展。与此同时，企事业单位还要注重对相关工作人员职业道德的培养。以上这些培训还应当与切实有效的奖惩制度相结合，二者相辅相成，在增强办公室档案管理工作人员工作能力与综合素养的同时，提升其工作主动性，从而提高办公室档案管理的工作效率。

（三）加强档案管理制度建设。企事业单位的办公室档案涵盖了人事、财务、文书、科研、基建、设备以及电子声像等各种类型与形式的档案。在管理内容如此繁琐复杂的情况下，企事业单位更应该制订严谨、科学的档案管理制度，目的是当档案管理人员在开展工作时，能够有章可依、有据可循，严格执行现行制度，从而保障这项工作的规范化、标准化以及程序化开展。

（四）强化办公室档案管理的保密工作。根据我国现行的相关规定，办公室档案在被相关工作人员收集、储存与管理期间，工作人员未经上级领导批准，不得对档案及材料的内容进行抄录、拍摄或复制。除此之外，在确定档案保密级别的同时，务必进一步确保其安全性，要根据档案使用对象以及使用目的，对其保密时间与保密范围进行明确、清晰地划分与规范。做好以上工作，需要办公室档案管理工作人员具备一定的职业素养，这与职业道德培训是密不可分的。

（五）提高办公室文书档案管理信息化技术水平。在人们日常生活与工作中，信息化、现代化程度在不断深入利用，能够提高办公室档案管理的工作质量与综合水平。信息技术能够在很大程度上为档案管理人员提供便利，例如在档案管理与文书整合的过程中，工作人员可以利用计算机设备将档案材料以文字、图像或视频的方式进行录入与储存，使档案管理的工作效率得到大幅度的提升。不仅如此，对信息技术与高新电子设备加以合理应用，是企事业单位进行优化与改革的一个重要支点。工作人员还可以充分借助二维码技术，进一步提升办公室档案管理工作的数字化水平，使管理更加高效与规范。二维码具备成本低廉，制作简单，且信息存储量巨大的特点。在档案管理工作中只需用电子设备对二维码进行扫描，即可快速确定档案位置，为工作人员查阅办公室档案资料节省出大量时间。此外，二维码技术还能够辅助管理实体办公室档案，对其进行长期保存。

四、结语

综上所述，随着中国经济水平的进一步提高以及电子信息化技术的持续深入发展，企事业单位的办公室档案管理工作也需要与时俱进。办公室档案管理工作人员务必积极主动地学习新理念、掌握新方法、运用新技术，进一步提高办公室档案管理工作水平以及自身的工作效率。企事业单位也有责任定期对档案管理设备进行全面检查与维护，对老旧设备进行更新管理，注重对先进计算机系统的配备与更新，以保障办公室档案管理工作的正常需求。总而言之，提高办公室档案管理的工作效率对企事业单位的长远发展意义重大。