信息化背景下国有银行档案管理问题与对策研究

文/中国人民银行大连市中心支行 张春梅

档案是保存单位的发展历程，保留每一个大事件最真实、详细的记录，无论是哪一种形式保存下的档案，对于集体而言都是不可替代的宝藏，在信息化普及的今天，国有银行需要适应时代潮流，不断应对信息化背景下档案管理工作中出现的问题。

一、国有银行档案管理改革的重要性

国有银行档案是资产组成中的一种无形资产，大力发展电子档案建设工作，能够促进国有银行健康发展。档案对于国有银行乃至整个金融界而言都影响颇深，比如国有银行需要作出某些决策时，往往会调相关档案进行查阅。由此不难看出，国有银行的信息化档案管理不仅关系着自身的发展，甚至会影响整个国家金融领域的健康发展。另外，当金融业发展过程中遭遇瓶颈时，或者遇到与历史上相似的难题时，相关部门会开展档案的回顾，通过档案中铭记的经验和教训找到出路。在档案管理工作改革中，国有银行可以充分接触先进管理经验，弥补传统工作中的不足之处，及时摒弃传统档案管理工作中的落后手段和制度，在对一些遗留档案进行分类时，往往会有很多意想不到的收获，填补各个阶段历史的空白。科学合理地对国有银行档案进行信息化改革，更好地践行国家高新技术发展方针，尽快将多功能、现代化的服务措施应用于工作中，对国有银行的可持续发展必将产生积极的影响。

二、国有银行档案管理现阶段出现的问题

近些年来，科学技术的更新速度远超人们想象，各种高新产品不断应用于国有银行中，改变了一直应用的传统工作模式，国有银行档案管理工作效率依然有待提升，很多问题也急需解决。

（一）档案管理工作人员专业性不强。就工作性质而言，档案管理工作可以说是日复一日面对海量的纸质类、信息类、图片类文件，重复着整理、录入、查找等工作，工作较为枯燥而繁琐，工作人员需要将这些档案进行整体、有序地归类。又因为档案管理工作的重复性，相关工作人员很难有立功、升职等机会，无法从中获得职业、生活、薪酬上的满足，所以这一类工作岗位始终存在招聘困难、人员流动频繁的状况。受到传统理念的影响，很多国有银行领导层对档案管理工作的重要性缺乏充分的认知，不能及时对外招聘相应领域专业人才，导致国有银行档案管理工作人员的专业性普遍较低，很多时候岗位交替频繁，相关工作无法持续、稳定交接，档案记录经常会出现人为产生的差异，进一步导致档案存放混乱、找寻困难、甚至丢失的情况。

（二）档案检索效率缺乏智能性。按照传统的档案管理模式，国有银行档案管理工作几乎完全依赖人工，凭借工作人员勤勤恳恳的记录和整理，将这些以纸张、案卷为载体的档案记在心里，靠记忆和经验完成档案管理工作。随着智能时代的到来，不再像传统档案管理工作一样，需要较多的人力进行维持，纸质类文件激增档案以及频繁更迭的人员变动，导致依靠人力维持的情况一去不复返。面对电子文档、视频、录像等多元化档案存在形式，单纯依靠人工查找，或者少量的电脑查阅，无法满足当代人的需求，要想打破时间、空间的限制，必须利用互联网技术扩大档案管理工作中的信息化、智能化比例，否则就会在广度和深度上落后于时代要求。另外，有些银行虽然进行了档案管理信息化设备的更新，但由于缺少专业的工作人员，导致使用和维护都耗费巨大，在信息处理的时间性和灵活性上不能满足需求。

（三）对档案管理工作认知度不足，档案信息不够健全。当前，受到传统理念的影响，国有银行普遍对档案管理工作认知度不足，无论是在管理计划的制定上，还是在财务预算上都难以提高重视，导致档案管理部门人才凋零，档案信息难以得到广泛而全面的整理。众所周知，档案信息与决策、应用、咨询等都有着重要的指导和借鉴作用，国有银行之所以在档案信息的采集、处理上难以摆脱落后局面，在于相关部门的工作人员缺乏档案管理意识，从上到下对于档案管理的重要性认识不足，最终导致领导、管理、组织等工作无序，很多好的政策和制度无法贯彻实施，银行的档案管理信息化建设速度缓慢。

三、提升国有银行档案管理的有效路径

（一）提高档案管理人员的专业能力。在信息化越来越普及的今天，国有银行很多传统档案管理模式已经落后于时代需求，国有银行档案管理人员能力的提升，是我国金融领域信息化建设的根本保障，需要国有银行加大工作人员培训的深度和广度，聘请档案管理领域资深专家开展讲座，通过卓有成效的培训改变领导和员工的认知，提升工作人员的职业道德，在思想上真正明确档案管理工作的重要性，能够尽快吃透各级文件精神，从而对档案管理工作成效以及管理质量产生积极的影响。另外，信息化建设是高新技术的产物，需要工作人员熟练使用设备，精确进行档案的采集、扫描、存档和上传等工作，国有银行要做好财务预算，聘请专业人才进行指导和维护，对应用进行及时、有效地升级，力求让在职工作人员尽快熟悉操作要领，在工作中力求将人工失误降到最低。要大力加强档案管理岗位专业人才的比例，持续面向社会广纳人才，补充因专业人才不足带来的缺口，对内要鼓励工作人员进行自我提升，以赏罚分明的形式激发大家学习信息化档案管理技术的积极性，为本单位乃至国家金融部门做好表率。

（二）提高档案管理工作的认知度，加强档案管理信息化建设。与传统档案管理工作不同，新时代的档案管理逐渐向电子化档案模式转变，国有银行档案管理信息化需要领导在理念上与时俱进，摒弃传统工作中的不作为，认真解读中央对于信息化建设的指示，积极践行成功的档案管理经验，并在信息化建设中主动参与，发挥新时代“工匠精神”，做好本职工作。管理人员要学会关心基层工作人员，理解他们在工作上的不容易，领导要学会和普通工作人员“打成一片”，探讨新设备、新平台的应用和推广，遇到问题要虚心向专业人才请教，在不断学习和工作中提高彼此的实际工作能力，从而调动大家的主动性和认知度，度过信息化建设初期这一最艰难的阶段。在互联网技术飞速发展的今天，档案管理领域不断发生变化，信息化建设的主攻方向就是去纸质化，这不仅在响应国家倡导的节约号召，也是降低国有银行财务损失、提高档案管理效率的明智之举。将节省下来的大笔资金转投到信息化建设中，不仅可以采购大量技术设备，扩大互联网技术的投入比例，使各部门成为有机结合的整体，降低档案统一的难度。对于传统的档案管理经验并非一味摒弃，要有选择性地吸收和借鉴，既吸收先进的档案管理经验，又要发挥老一辈不畏艰难的工作精神，科学、合理地对库存档案进行数字化处理，一旦发现档案信息存在争议，要予以多角度、全方位地论证，处理好历史遗留档案，认真对待传统档案管理模式与信息化建设工作之间的联系。

（三）完善档案管理硬件设施，建立档案统一管理制度。档案形式的转换涉及众多难题，首要的解决方案是完善档案管理硬件设施，确保所存档的档案是合理录入的电子档案，这就需要国有银行从大局出发，统一电子档案系统格式，减少乱码带来的风险。银行业要正视自身存在的问题，正视当前国有银行硬件设施陈旧的局面，科学投入资金，按部就班开展硬件设施更迭工作，在保证银行业务不受影响的前提下对相关设备开展维护和更新工作。另外，国有银行要在改革中逐渐建立、健全统一的档案管理制度，明确信息化建设中档案转换标准以及应对突发情况的解决思路，定期对网络平台进行维护和升级，确保服务器以及硬件设施良性运转。由于很多档案涉及机密或者核心问题，国有银行要做好保密协议，提高相关工作人员的保密意识，避免因为漏洞被有心人利用造成国有银行的损失。在对外开放的网络平台上，要积极与各大互联网企业寻求合作，通过公开招标选择最佳合作伙伴，做好网站的防护工作，尤其对待核心机密档案要加密保护，跟随时代脚步展开“互联网+”模式下的档案信息化建设工作。因此，摒弃传统档案管理工作中的落后方式，努力打造信息化的新型档案管理模式，才是符合时代发展的明智之举。

四、结论

我们所处的时代是信息化、智能化的时代，高科技已经涉及大多数人的衣、食、住、行等各个方面，无论是社会活动，还是经济建设所需要的信息资源，在互联网世界都可以寻找到途径。国有银行重视人才的培养和引进，逐渐扩大骨干人才的比例，制定合理的信息化、智能化建设方案，使银行上下提高档案管理工作认知度，实践新思路、新方法下的档案服务意识，结合国内外先进档案管理经验，在统一的档案管理制度下开展信息化建设，正视国有银行档案管理工作中的问题，适应信息化时代国有银行档案管理需求，早日实现国有银行档案管理信息化的宏伟目标。