基于大数据背景下公安档案管理方法创新

文/福建省建宁县公安局 朱建珍

大数据时代，各种电子产品、网络技术应运而生，公安机关实际工作量也在逐年增大，需要保存的档案数量愈来愈多，如果仍然采用人工管理的方式，不仅管理难度很大，且资料查找、档案保存等都不够便捷。将网络技术应用到档案管理当中，有效提升档案数据储存以及处理的效率，对于改善公安档案管理质量来说，有着积极意义。

一、大数据技术在公安档案管理中的特点

首先，要想充分发挥大数据的作用，需要了解大数据时代的特点，主要体现在数量大、种类多、处理难度系数高等方面。公安机关这一工作性质，在实际开展过程中会涉及大量案件及工作人员基本资料等信息数据，所以档案管理工作系公安部门开展工作的“保障军”，如未能及时解决当前公安档案管理工作中所面临的困境，不仅对公安管理效率造成影响，也会增加管理风险。其次，公安部门中档案类型具有复杂性强的特点。为提升工作人员对数据处理的水平，需创新管理办法，对海量数据进行分类，有助于提升数据的清晰度，从而使档案管理工作更加有序、科学，以上是大数据时代公安档案管理部门应用大数据的作用，亦是优势所在。

二、大数据时代制约公安档案管理工作的因素

（一）技术水平与管理模式的脱节。随着互联网技术的不断深入，大数据处理为档案管理工作提供了便利。基于大数据背景下的公安档案管理工作，由于相关专业人才的技术水平存在差异，当前其管理模式仍以人工档案管理模式为主，其技术水平与管理模式出现了脱节现象。人工管理模式制约了公安档案管理的工作效率，将数字化、信息化、网络化技术等应用于实际工作当中，率先梳理出计算机代替人工管理的模式及办公流程，有利于提高档案管理工作的效率、准确度，这就需要专业技术人才作为支撑。基于大数据背景下的现有公安档案管理模式，存在一定的僵化问题，长此以往，会对公安档案管理发展造成严重的影响，同时会耗费工作人员大量的时间、精力。

（二）信息化管理机制有待完善。一个管理部门需要制定相应制度，用以支撑整个部门工作顺利开展。大数据背景下公安档案管理机制的短板，在于公安部门信息化管理机制的不完整性及传统档案管理机制的滞后性。一方面，是对公安档案管理部门信息化管理责任制度、奖惩制度、监督机制等未有明确、严格的规定，所以在开展公安档案管理工作时，一旦出现问题难以追究个人责任，容易降低管理人员在工作中的严谨性。另一方面，由于公安档案管理工作的数据收集、资料整理、保管、查阅利用等工作任务较重，相关人员对探究管理机制问题缺少研究时间。在大数据背景下，档案管理机制的调整，应将“全过程管理”理念应用其中，完善信息化管理机制并弥补传统管理机制的短板，才能提升管理效果。

（三）风险类型与数据安全存在不稳定性。公安档案管理部门运用大数据提升了处理数据的效率、减轻了档案工作人员工作量，也强化了数据储存的便捷性，信息化和网络化的应用虽然给公安档案工作提供了创新方向，随之而来的数据安全风险高的问题有待解决。例如，公安部门的档案信息大多是机密性文件，不对外公开，但运用大数据进行储存之后，部分黑客可以通过网络入侵公安系统，肆无忌惮窃取信息。一旦出现该情况，势必会对公安系统安全构成威胁，难以保证公安数据存储的安全性。除此之外，网络系统运行需要一定条件，也存在系统崩溃、病毒入侵等危险，这些都会对公安档案工作造成重大影响。大数据时代背景下的公安档案管理工作创新，既是一种机会，更是一种挑战，公安机关除了运用大数据的优势之外，也要考虑风险预防等问题。

三、大数据时代公安档案管理创新策略

（一）建立“档案管理系统”，加快公安机关的运行效率。大数据时代，公安机关将信息技术融入档案管理工作中，并构建网络化的“档案管理系统”，实施全面化的管理制度。以公安档案管理中人事档案管理为例，新员工入职之后，需要按照入职要求填写入职申请，由领导审批之后移交至档案管理部门，由专门的人员整理信息，并采取扫描的方式录入计算机中。为保证扫描后的信息无误，档案管理人员需要进一步审核、查实所录入的信息，在保证与实际相符后，点击保存按钮，该人员的档案可直接储存到系统数据库中。在之后发生人员调动、升职、离职等情况时，需要查询入职人员信息，不用再像以往人工翻找档案袋，档案管理人员仅需在计算机上输入关键词（如：人员姓名、工号、入职时间等）便可以直接进行查找。另外，档案管理人员可以在计算机上直接将人员档案删除。基于信息技术应用，在很大程度上提升了公安人员管理工作的效率，档案管理人员不再需要人工翻阅纸质资料来查阅人员信息，也不用通过人工录入信息进行归档，促使档案管理水平全面提升。

（二）将“PDCA管理”模式应用到档案管理模式。在大数据背景下，公安部门可以在创新档案管理工作时，采用“PDCA管理”模式。何为“PDCA管理”？实则是由“Plan（计划）”“Do（执行）”“Check（检查）”“Act（处理）”四部分构成。在公安档案管理工作中，要求将各项工作按照制定计划、实施计划、检验实施效果、纳入标准等方式制定实施标准，成为一个循环，不仅能够增强公安部门管理计划的可行性，也保证管理质量。例如，某公安部门首先分析档案管理部门工作现状，从中发现问题，以“落实责任制”“现代化管理”等为明确方向，制定相应的管理计划，并在实际中顺利运行。在计划实施一定期限之后，由相关人员运用计算机对比制度实施前后的数据，并检查实施的结果。实施2个月后，经相关人员统计发现档案丢失概率、信息错误率比以往有所下降，仍有这种不良情况产生。这表明，当前所制定且实施的计划有一定可行性，但仍存在不足之处。通过实施“PDCA管理”模式，将大数据时代管理理念融入公安档案管理当中，可不断优化公安档案管理模式，使其发展成可行性高、切合实际、实施灵活等模式，开展档案管理工作时，自然能提升档案管理工作执行的有效性。

（三）细化档案类别，落实责任管理机制。基于大数据背景下传统档案管理机制的滞后性，显然难以满足实际工作需求，公安档案管理部门将责任制度应用于管理工作中，能够有效改善此项问题。例如：公安档案管理部门可以从人员安排方面入手，由以往1名档案管理人员，增至2名或以上人员负责档案管理。划分人员职责，按照档案类型，对人事档案、未破获的案件、已破获的案件等进行分类管理。若某部分档案管理出现问题时，公安部门可以直接追究相关管理人员的责任。同时，有助于公安档案管理人员之间互相监督。管理未侦破案件档案的人员，应将档案信息录入计算机中，按照案件类型进行划分，依据案件进度来调整。在公安人员侦破案件之后，档案管理人员则将档案传输给其他的档案管理人员。通过“责任落实至个人”的管理机制，促使档案管理人员秉持谨慎的态度对待管理工作，使管理过程更加有序且人性化，提升管理质量。

（四）优化管理流程并提高预防管理意识。大数据背景下的公安档案管理流程，目的是使档案管理工作方便快捷，提升管理的清晰度，从而减轻档案管理人员的工作负担。以“案件档案管理”为例：首先，公安部门要将“全过程管理”应用到档案管理中，一旦出现新的案件，公安人员会记录案件侦破过程并将所记录的资料通过PC端发送给档案管理人员。档案管理人员接收后，需按照案件类型、时间等划分类别。其次，需要对案件信息进行规整，储存在档案管理系统中。之后，如果该案件信息发生了变化，依然重复以上过程，由相关人员对信息进行录入和传输，供档案管理人员参考，从而有序完成档案管理工作。此外，网络技术运用的前提是保证档案的安全性，避免出现黑客入侵、档案丢失、病毒入侵等情况。因此，应积极运用风险预防技术。首先，公安部门档案管理系统应设置权限，只有具有权限的人员才能登录系统。其次，不同权限的人员能操作的模块也不同，系统自动甄别之后，允许其进行相对应的操作。再次，为应对出现大规模停电、系统故障等，档案管理人员应具备及时备份的意识，保证档案数据的安全性。最后，为避免黑客入侵系统，维护人员应及时升级系统避免病毒入侵，减少档案管理的网络风险。

四、结语

综上所述，大数据时代，创新公安档案管理模式，为公安机关提供了参考意见，以保证数据安全性为前提，尽量使档案管理工作更加高效、便捷，提升管理效率。未来，公安机关应结合信息技术在实际中的应用效果，贯彻“PDCA管理”模式以及“全过程管理”方法，将责任落实到个人并预防管理风险，实现档案管理工作可持续性发展。