信息技术在事业单位档案管理中的应用

文/福建省南平市浦城县事业单位服务中心 邓方

改革开放以来，中国的发展和建设都得到了空前的推动，但是社会和环境却变得越来越复杂。为了适应现代化新常态，中国针对事业单位展开了多次改革，但随着工作的日益深入，发现事业单位档案管理工作难度系数越来越大、涉及的范围越来越广，传统的档案管理工作模式已经无法满足于现状。21世纪被标记为信息时代，之所以有这个名称，是因为现代信息技术的普及十分广泛，这项技术所发挥出的功能促进了各个行业的发展，所以事业单位的档案管理信息化工作改革将是必然趋势。

一、信息技术和档案管理的相关概念

（一）信息技术。信息技术作为新时代背景下所产生的一种全新的概念和工具，主要运用于各行业的管理和信息处理当中，从而形成了一个称呼。能够对各种信息进行收集、传输、整理、分析、显示、提取、加工以及储存等等，而且所演变出的领域覆盖了多个方面，包括软件的开发设计还有计算机安装升级等，对其应用离不开硬件和软件设施。总体分析可见，信息技术的管理和处理能发挥多元化功能，就像共享机制，可以在网络平台上让多个人员和系统共同享受资源，同时也能从网络中传送大量信息，呈现的方式可以是图片、视频以及音频等。现代化社会背景中，社会活动数量有所增加，其中信息量逐渐增多，人们对于信息资源的需求增长，全球已经进入全面信息化时代，相关信息产品已然成为重要资源，信息技术对各行业都产生了重要影响。

（二）档案管理。档案管理这项工作指的是人们在从事社会活动当中对一些有价值的信息进行记录与保存，但必须要保证其真实可靠性，并尊重客观事实。对于企业而言，落实档案管理工作可以作为各项工作开展的凭证，同时也能达到记录和参考等作用，可为日后的活动开展打下良好基础，对这些档案信息深入挖掘有着极为重要的意义。对于事业单位进行分析发现，他们所从事的活动大多是公益项目，而且涉及社会、经济、政治等多个层面，记录信息是有必要的。此外，很多档案能为事业单位日常运营管理和发展提供可靠的数据依据，把工作还有绩效进行记录有着深刻的意义。开展档案管理工作不仅能对一些记录起到保护作用，同时也能提高其使用寿命，让档案的价值和作用充分发挥出来，避免出现损失和破坏。档案管理中包括分类、收集、编辑、储存等等，方便日后的使用还有各项工作的开展。从上述可以看出，档案管理无论是对于企业还是事业单位而言，都有非常重要的作用，所以加强管理刻不容缓。

二、事业单位开展信息化档案管理的意义

事业单位涉及的领域主要有卫生、教育、科技以及公共服务等方面，发展的过程中并不是以营利为目的，更重要的是维护国家和人民的利益，同时为社会造福，也会从公益的角度落实服务功能。从我国经济发展还有事业单位制度体系改革中能看出，事业单位在业务活动的范围上日益广泛，并且类型更多。因此经营管理活动开展过程中产生的档案数据信息量将更大，这给事业单位开展档案管理工作带来了新的挑战与难度，传统的档案管理模式显然无法继续沿用，因为这个阶段大多档案是纸质版，很容易出现破损褶皱，再加上防火防潮等方面费时费力，显然会增加事业单位在人力、物力和财力等方面的投入力度。信息技术融入事业单位档案管理工作以后，基础性价值体现可为事业单位档案管理工作改革创新带来技术上的支持，信息化档案管理也将成为改革的新趋势。这一模式能在一定程度上提高档案管理工作的整体水平和效率，数字化档案信息管理工作实施以后，不仅降低了档案工作的难度和投入力度，同时也能弥补传统档案管理中的缺陷。把档案信息资料储存到计算机或服务器上可防止出现损坏和丢失，以此来体现档案的价值，将更加安全可靠，所以事业单位必须要对信息化档案工作上加以重视，然后认真落实。

三、事业单位档案管理对信息技术的应用

对于信息技术融入事业单位档案管理工作的重要性已经不言而喻，事业单位在目前新的社会环境中要积极适应，针对档案管理工作，要认清目前的发展趋势，从工作的理念和方式做出改变，提高信息化建设力度，落实管理任务。对于事业单位信息化档案管理的具体应用，主要分为以下几个方面：

（一）提高信息化水平。事业单位要想把信息技术合理融入档案管理工作当中，就要对此构建一个新型的管理模式，积极认识信息技术给事业单位档案管理工作水平提升所带来机遇，然后联动开展办公信息化建设。具体构建过程中，应当保证资金充足，按照档案管理工作的真实需求选择最合适的思路，要让档案建设变得更加具有针对性和实效性。如果资金方面较为充实而且档案的数据量很大，可以选择性购买数据服务器自己构建数据库，珍惜那些结构稳定且性能优异的系统，能将档案数据加工分析和提取等工作变得更加高效。如果事业单位在资金上存在不足的话，可选择租赁的方式。落实信息化建设，在云端服务器中储存档案，但对云端服务器的选择必须慎重。

（二）档案管理信息化。要想让档案信息化管理在事业单位中全面落实，有必要进行档案信息整合，要考虑这些档案数据在收集和利用等方面的问题，设计合理的档案管理系统，可选择模块化设计，结合相应的数据模板降低信息数据收集难度。在此期间，可以利用CDR去获取HIS还有CLS相关信息，用在数据库中，可将数据冗余的问题有效解决，科学控制数据重复现象，从而最大化提升档案管理的水平。针对数据没办法自动收集相关信息，可以用Excel录入，生成检索功能，更方便于利用者检索。为了进一步确保档案数据的安全性，事业单位可以针对档案管理设置用户认证系统，有权限的人员才能登录档案系统之中。

（三）加强人才的培养。人才是目前各行业竞争的核心要素，事业单位档案管理工作需要有专业化人才支持才能有效完成，传统的档案管理工作和现代化信息档案管理工作模式在本质上有区别，因为涉及信息互联网，那就要求相关工作人员必须掌握计算机操作的能力，而且在水平方面有相应要求。如果工作人员在这一方面有所缺陷的话，他们就无法高效开展档案管理工作。就目前实际情况分析，国内大多数事业单位工作人员信息技术方面严重缺乏，尤其是管理者，并不重视对计算机人才的培养，也不积极引进这方面的人才，现有的工作者大多是年纪大且接受新技术差的工作人员，因此无法更好地开展信息化档案管理工作。

（四）实现共享管理。信息互联网时代，为计算机在事业单位档案管理工作的融入打下良好的基础。对此，事业单位必须适应时代发展的潮流，根据自身实际需要，将信息技术进一步运用到工作中。在此期间，应当意识到云计算这一技术应用的重要性，要通过移动终端设备展开具体工作，这非常有利于档案管理人员实时接收和收集信息。在共享功能机制方面，信息技术能在档案管理工作上发挥作用，网络的多元化支持更多信息储存保管。同时，在大数据平台上，把一般档案进行公开，方便观看，这种共享机制非常有利于档案管理工作的展开。除此之外，事业单位档案管理部门对于互联网理念应当有所了解，毕竟网络环境中存在很多安全隐患，如果病毒或者木马出现，很可能导致信息档案被损坏和丢失，这一点必须要加以防范，可以安装先进的防火墙和病毒查杀软件，把一切威胁排除，坚决维护单位的利益。

四、总结

综上所述，事业单位在我国发展建设过程中起到非常重要的作用，而且档案是他们在日常工作中的基础内容，在新的社会发展常态中，有必要关注，从中积极引进信息化技术，并在原有的工作基础上及时发现和解决问题，借助互联网、信息技术多元化功能为档案管理工作助力。与此同时，还要注意加强软件硬件设施更新换代、人才培训、安全防范以及监管体系构建等等，从而促进信息技术在事业单位稳定运行。