新时代事业单位人事档案管理的现状及对策

文/李 静

人事档案管理是事业单位管理工作的重要方面，对个人及单位发展具有重要作用。本文论述了目前事业单位人事档案管理工作存在的问题，提出人事档案管理工作发展创新策略，旨在全面提升事业单位人事档案管理水平，为事业单位的长足发展提供有力支持

近年来，我国事业单位不断发展，其服务职能覆盖了我们生产、生活和工作的各个方面，对社会公共服务的发展起到了积极作用，事业单位人事档案管理工作对其职能发挥具有重要意义。随着经济社会的快速发展和信息技术的不断进步，传统的人事档案管理模式已出现种种弊端，亟待探索出符合时代需求的新型管理方式，从而为新时代下事业单位的可持续发展发挥积极作用。

一、事业单位人事档案管理的意义

人事档案是指记录个人主要情况的材料，一般是人事、劳资等相关部门在人才培养、选拔等活动中逐渐形成的，如教育背景、工作经验等方面的信息记录。人事档案管理，主要是指专门针对人事档案所进行的收集、整理、保管、利用等工作。

1.人事档案的特点

事业单位人事档案的特点，主要体现在真实性、完整性、动态性三个方面。此外，人事档案管理工作还具有保密性，管理人员要注重加强安全管理意识，制定严格的人事档案监督机制，防止文档丢失和泄密，防止档案内容的泄露对员工及单位的发展造成不利影响。[1]

2.人事档案管理的重要性

第一，事业单位人事档案是单位及社会对员工综合素质评价的重要依据，对员工个人具有重要意义，也与员工的切身利益密切相关。第二，人事档案是事业单位对员工进行考核评定、职称审查、职位变动、干部提拔的主要依据，为单位进行人才评估提供有力支持，对单位的人力资源调整发挥重要作用。[2]第三，就社会发展而言，人事档案是社会信息资源储备的重要组成部分，它能够精简地提炼员工过往的主要经历。合理利用档案信息，可以促进人才信息社会化管理的实现，从而为整个社会的稳定健康发展提供重要支持。

二、事业单位人事档案管理的现状

1.档案管理意识薄弱

当前我国大部分事业单位对人事档案管理工作的认识尚停留在简单的整理和保管层面，缺乏专业的档案管理人才，目前的档案工作人员并没有真正认识到人事档案管理工作的价值。事业单位管理者通常更加注重运营管理，对档案工作的重要性认识不足、不予重视，导致人事档案管理工作停滞不前。

2.管理制度不够健全

目前我国事业单位的人事档案管理工作普遍存在管理制度不够健全的问题。一方面缺少明确的管理标准，导致具体工作中出现信息不一致、各部门各自为政、标准不统一等现象，严重影响了人事档案管理的质量；另一方面档案管理制度僵化，管理人员不能掌握新政策、新方法，并且缺乏根据环境的变化而及时改进工作方法的能力，导致工作效率的下降。

3.人事档案管理信息化水平较低

目前事业单位人事档案管理工作还在采用传统管理方式，仍旧以纸质资料为主，不但受制于时间和空间的限制，也严重影响使用效率，使档案信息价值得不到有效的利用。虽然部分事业单位引进了信息化管理系统，但由于操作不熟练、系统功能单一、管理人员能力有限等情况，导致使用率不高，纸质和电子的双重管理反而加大了工作难度。

4.基础设施陈旧

很多事业单位没有为人事档案管理提供专门的档案室，存在档案库与办公室合一的情况，空间上不利于保存档案，老旧的档案柜以及没有控温、控湿、除虫设备易造成档案受潮、受损，从而影响人事档案的完整性，不利于档案的保管。

三、事业单位人事档案管理创新的路径

1.增强管理意识

事业单位管理者应首先认识到人事档案管理工作的重要意义，引入专门管理人才，加强宣传工作，促进单位工作人员共同提高对档案管理工作的认知；加大资金投入，完善相关基础设施建设。其次定期组织人员培训，做好知识更新，提供管理人员接触档案管理新政策、新方法、新理论的渠道，充分调动员工积极性，从而有效保证工作质量。

2.健全管理制度

建立完善的人事档案制度体系是开展档案管理后续工作的重要保障。事业单位人事档案管理工作具有较强的复杂性和综合性，需要多个部门合作。[3]制定分工明确、责任到人的现行制度，将档案管理工作流程化，有针对性的制定标准，形成档案的系统化管理，完善管理网络。同时为审核工作提供依据。

充分发挥档案的利用价值，需要制定人事档案的利用服务制度。传统人事档案管理制度往往只注重档案的收集和保管，对于利用服务领域往往比较窄，但是如果要使人事档案的价值得到充分发挥，则必须实现一定程度的开放。由于人事档案的保密性，服务制度制定时务必同时要确保保密服务与开放服务之间的平衡关系，实现人事档案开放性与保密性的有机统一。[4]

3.加强信息化建设

首先，单位负责人和档案工作者应结合本单位的实际情况和工作需求，购置相关的软件，构建档案信息化平台，有效落实信息化管理。新建立的人事档案管理平台应做到可以实现完整归档、精确分类、便于查阅、全文检索等功能，以便更好地发挥人事档案的价值，提高利用率。其次应加强管理人员的学习培训，人事档案管理人员必须不断更新知识体系，熟练掌握信息系统的操作，以此保证信息化平台的高效使用。此外，还需建立专门的网络信息安全保障团队，加强机密信息管理和防入侵、防病毒技术的应用，保证人事档案的保密性，提高数字化系统的安全运行能力，并为后续的更新发展以及安全管理做到有备无患。

4.提高档案利用率

在提高人事档案利用效率方面，事业单位应注意做好以下几点工作：一是档案管理人员要注重对档案内容的丰富，在原先档案基础上适当添加其他相关信息，如经济收入、工作业绩等方面的内容。这样不仅能够充分体现出档案整体利用价值，进一步保证档案的完整性。二是科学建立档案利用机制，如将在职人员的职称审核、入职退休等内容结合人事档案进行。三是积极推进档案服务体系的创新工作，结合具体发展情况和单位需求，深入把握当前社会发展趋势，对档案服务体系进行合理创新。[5]

综上所述，事业单位人事档案传统的管理办法、模式将难以适应新的发展需求，这意味着事业单位档案管理部门要加大对档案管理工作的重视度，提高认识，促进人事档案管理工作的转型和科学管理体系的构建，并加大对资金、人才、技术、设备以及制度的投入力度，加强人事档案管理能力，全面确保事业单位人事档案管理工作信息化的实现，提高档案利用率，基于高效化和高质量的工作模式，为事业单位的长久发展提供档案信息支持。