档案事业的迭代更新

文/赵小燕

档案工作历史悠久、底蕴深厚，具有很强的文化属性。从最早的文字档案——殷商时期的甲骨文，到保存在各级各类档案馆中记录中国共产党百年奋斗历程的文字、声像、照片档案，再到不同历史阶段、不同政权组织和个人形成的文献资料，共同筑起了一座中华文化资源的宝库。中华民族五千年的文明史，近代以来反对外来侵略的百年抗争史，中国共产党领导人民进行的奋斗史、创业史、改革开放史，都能在档案中得到印证。从历史的比较来看，档案事业的巨大成就、重大变化和最大特点是：迭代更新，超越千年。它不是对过去的简单投射、再次重复，而是一种崭新的生成、高级的蜕变。我们幸运地处于这千年巨变中，目睹了、经历了、更深刻地体验到了这千年一遇的迭代巨变。

一、档案载体从纸质到电子

新中国成立初期的档案，其内容大多是用毛笔、钢笔、铅笔等写在纸上的，即使是照片，也是印在相纸上的。而现在，档案内容大多是电脑录入，是以电子储存和传输的。在很多单位，近几年的档案主体都是电子档案，档案的原件都是电子的，新的纸质档案是作为电子档案的必要备份而存在的，这绝对属于千年之变。

二、档案管理单元从卷到件、从装订到不装订

在20世纪90年代之前，档案馆、档案室的档案都要求按照一定的有机联系进行立卷，把有联系的若干件档案组合成一个卷，并进行装订，并有专门的装订工具，特别是立卷，还有专门的立卷理论。从90年代开始，随着计算机技术的普遍应用，慢慢地，档案不再立卷，一件就是一件，单独编档号，不再和其他的件合立为一卷、装订在一起了，档案的管理单元或管理单位是“件”，而不是”卷”。这是一种简化，更是一种进步，不仅为立档单位省去了不少人力物力，更为档案数字化加工和档案利用等提供了很大便利。

三、档案管理对象从实体到虚拟

过去的档案管理对象，不管是甲骨、竹简，还是纸张，都是有形的，是看得见、摸得着，也读得出的实体，但现在所形成的电子档案，是虚拟的、无形的，是电子信号，它的存储载体，比如光盘、磁盘、U盘等，我们虽然看得见，但你不借助显示器，是读不出来的，这种变化，也是前所未有的千年之变。

四、档案装具从非密集到密集，从非自主移动到自主移动

过去几千年的档案装具，无论是柜子还是架子，无论是石柜架、木柜架、竹柜架，还是铜柜架、铁柜架、钢柜架，都不是密集的，一排柜架同另一排柜架之间要有空档，作为人们存放档案的通道，且需靠人力去移动它。但在最近二三十年间，密集柜架横空出世，它较传统柜架，不但存储密度大几倍，大大节省了档案存储空间，而且安装在轨道上，可方便、轻松地来回移动，因而被各级档案部门普遍采用，逐渐取代了传统装具而成为主流的、主体的、常用的档案装具。近十几年，智能密集柜架应运而生，只要按一下电钮，档案柜架就能移动或打开，想移哪一排都可以。

五、档案检索从手工到自动

传统的档案检索方法主要靠簿式目录、纸质索引、纸质卡片，或者靠人脑记忆。20世纪八九十年代，档案馆、室会看到很多的簿式目录和索引，如，全宗目录、案卷目录、文件目录、专题索引，还会看到很多的卡片柜，放着人名卡片和各种专题卡片。在电脑应用后的30多年中，档案检索主要靠电脑，以前的那些目录、索引、卡片等，都录入到电脑里，一键就能解决问题，不用再去查目录本、翻卡片。这种自动检索，比起手工检索更快、更全，把沿用了几千年的手工检索方式颠覆了、取代了。

六、档案利用从不开放式利用到开放式利用

各级档案馆先是开放历史档案，也就是新中国成立以前的档案，接着又开放新中国成立后可以开放的档案。这些档案经过开放鉴定后，把开放目录全部给利用者，利用者想用哪件就用哪件。这种开放式利用，是前所未有的。

七、档案利用地点的变化

档案利用从档案馆、室，到利用者的案头或手头，从档案所在地到异地，从同一地点到无数个不同地点，从实地到网上，从线下到线上。利用者在本地的电脑上，或者在自己随身的笔记本电脑上，或手机等其他移动终端上，点击鼠标，就可以便捷利用网上公开的档案。这也是千年未有的大变化。

八、利用档案成分的变化

从公共管理档案占多数，到民生档案占多数。民生档案的利用，现在在很多档案馆、室，往往占档案利用的70%～80%。民生档案成为利用主体，这也是最近十几年才出现的新现象。

九、档案保管场所和工作场所的变化

新中国的70年，各级档案馆大体经历了3个或4个阶段的变化。县级档案馆在20世纪五六十年代初建时，大多在100平方米左右，多数是平房，到八九十年代，不少新建了几百平方米左右的小楼，近十年来，在中央的补助下，许多建起了几千平方米甚至上万平方米的高楼。从功能上来说，过去的档案馆，几乎都没有专门的展览陈列场所，现在则普遍都有，这是新中国成立以前从未有过的。

十、档案工作受重视程度的变化

新中国成立后，中央和地方各级政府，都有人分管档案工作。毛泽东主席作过关于档案的批示，并亲自关心过长江水文档案的安全；邓小平同志为档案馆题过名；江泽民总书记为档案馆题过词；胡锦涛总书记为档案工作者作过批示；习近平总书记更是专门对档案工作作出重要批示。如今，各级党委、政府，都有人分管档案工作，关心和支持档案工作，档案工作越来越受到高度重视。

十一、政府对档案工作的投入，从普遍不足到比较充足

新中国成立后，政府对档案工作的投入普遍增加，特别是把档案工作经费纳入了政府财政预算，并不断增加。比如，重点档案抢救经费，从20世纪80年代的几毛钱一卷，增加到现在的几元钱一卷。中西部县级档案馆的建馆经费补助，以前也从未有过，从2009年开始，每年中央补助六七亿元，各级地方政府也有配套资金。现在各级档案部门的日常经费和业务经费都比历史上有了大幅度的提高，基本能保障工作的正常开展。

十二、从纸质档案馆、室变数字档案馆、室

随着电子档案的普遍形成和纸质档案数字化的全面推进，所有档案馆、室都已有了数字档案，并有一批档案馆、室经过认证，建成了数字档案馆、室，也就是所有纸质档案都已经数字化、电子化，与新形成的电子档案一样，可以在网络上运行、传输和利用，而纸质档案则作为备份留底而存在。数字档案馆、室是对传统档案馆、室的升级换代，是档案馆、室的2.0版，是一种革命性的改造、现代化的升级、颠覆性的创新。它们的管理对象、管理程序、管理方法、检索手段、利用方法、开发形式、保护技术等，都完全跟过去不一样，其工作内容是历史上几千年中从未有过的。

十三、档案事业从无法可依到有法可依

历史上，在法律中有过关于档案工作方面的条文规定，但从没有过专门的档案法律。1987年，新中国颁布了第一部《档案法》，2021年，新修订的《档案法》正式施行。1987年以来的30多年，中国档案事业从无法可依到有法可依，档案法治建设越来越完善，档案法治机构和人员、档案执法检查、档案法治工作等，也从无到有地创建起来。这些也都是前所未有的。

新的历史时期为档案事业带来了无限的发展空间，为档案工作者提供了施展才华的平台。作为一名档案工作者，我们要时刻铭记为党管档、为国守史、为民服务的神圣使命，做勇于担当的档案人，努力提升管理能力，转变工作方式，以新的理念促进档案工作更上一层楼。