“互联网+”下应急救援档案管理优化策略

文/高 倩

应急救援档案管理工作对于处理和应对各类突发事件有着较强的借鉴意义，通过优化档案管理水平，提高档案利用率，在一定程度上有助于减轻人身伤亡与财产损失。“互联网+”背景下，应急救援档案管理工作受到了更多关注，如何充分发挥信息技术优势，提高档案管理水准，是每位档案管理人员应思考并解决的现实问题

“互联网+”时代下，信息化平台和各类技术终端为应急救援档案管理工作带来了更多便捷性。相关单位必须要紧密跟随时代发展脚步，积极配置信息化存储设备，应用先进的技术，加强档案数据库建设，完善应急突发事件档案管理网络，由此切实提高应急救援档案管理的实效性。

一、“互联网+”下应急救援档案管理的意义

（一）为开展应急突发事件教育提供素材

当前，人们处于信息大爆炸的时代，传统的应急救援档案也从纸质转换为电子形式。相关单位可以应用应急救援档案，以多元化的形式和载体开展常态化的突发事件应对宣传教育工作。通过图、文、声并茂的档案资源，不仅能极大程度地提高人们学习的积极性，增强相关人员和公民的防范意识，还能够帮助更多的人扎实掌握解决突发事件的方式方法，进而有效地降低人民财产损失，降低人身安全受到的威胁，为和谐社会的构建夯实基础。

（二）为解决应急突发事件提供决策依据

“互联网+”时代下，档案的形式内容都发生了不同程度的转变。应急救援档案中记录了大量突发事件的应对措施和经验，具有较高的参考价值。相关单位可以依托互联网平台，将应急救援档案发布上去，实现资源共享的同时，为责任人提供科学决策的依据。同时，当突发事件出现时，在应急救援档案的指挥下，还能科学合理地解决事件，将负面影响降到最低。

（三）有助于提高应急救援档案管理水平

加强对应急救援档案的管理，有助于提高二次使用的效率，最大程度地发挥应急救援档案的使用价值，同时还能实现相关资料的快速记录和保存。管理人员在信息技术的支撑下，从档案的收集、整理、归档等环节加以优化，使得整个建档效率全面提升，这不仅提高了相关单位应对突发事件的效能，还极大程度地缩减了解决突发事件的宝贵时间。此外，应用大数据技术、云平台等进行档案管理工作，有效避免了人为操作时发生的失误，减少了投入成本，提高了档案管理水平。

二、“互联网+”下应急救援档案管理的优化策略

（一）依托信息技术，完善管理机制

在以往的应急救援档案管理工作中，主要是以纸质化的文件为主，由管理人员人工操作，对收集到的资料进行汇总、整理、分类、归档。这一流程不仅耗时较长，工作内容繁杂，员工需要投入的精力较多，且容易发生人为失误，造成信息资料偏差。而“互联网+”下，信息技术及设备的应用为高质量的档案管理工作提供了基础。档案管理部门应结合实际情况从顶层优化设计，结合《中华人民共和国档案法》，不断优化现有的应急救援档案管理制度，方便各项工作的开展有章可循[1]。在制度完善中，重点要补充数字化档案资源的管理和服务条例，强调制度服务于管理，但是不能过度管控。制度的存在目的是为了发挥应急救援档案的应用价值，为应对突发事件提供参考依据，所以档案管理部门必须要尊重档案资料的内容，构建电子档案在线归档、安全防范等体系，消除管理空白，提高管理质量。与此同时，档案管理部门要加大投资力度，积极购置先进的设备设施，如网络交换机、数据扫描仪等，让每位员工熟练掌握技术，在现有的基础上完善管理机制，确保档案信息化管理的各个环节达到标准。邀请档案局的专业人员莅临指导，并结合应急救援档案的特点制定出一套行之有效的管理方案。还可以让专业人员研发设计实用性很高的应急救援档案管理软件，从而实现对档案的数字化管理，切实提高档案管理效率。

（二）加强安全管理，提高利用效率

由于互联网环境本身就具有开放性，所以做好应急救援档案的安全防范工作十分重要。相关单位人员应从思想上强化保密意识，并在档案的存放、查阅等环节上，加强安全保护力度。制定完善的规章制度，将职责落实到部门人头。单位和每位员工签署保密协议，一旦违反规定则按照要求对其进行惩处。与此同时，从应急救援档案资料的收集阶段，管理部门就应注重对信息资料的审查，尤其是要关注关键数字等，确保其准确无误。当档案收集完全、整理规范之后，再上传到计算机指定的硬盘中。档案管理部门还要应用软硬件技术，增强访问控制力度，确保网络资源规避非法使用和访问。例如，在增强访问的限制下，可以限制其他用户试图登录服务器，限制其试图获得档案资源。管理人员每次登录需要进行动态码的验证，管理人员禁止在计算机上浏览和工作无关的网页，禁止随意将登陆密码或档案内容告知他人。采取防火墙技术，在本地计算机网络和其他网络系统之间设置障碍，以此达到控制进出口通信的目的，依托防火墙技术杜绝和实际情况不符的信息。档案管理部门还应要求管理人员定期对电脑软件杀毒，及时发现其中可能存在的潜在威胁，定期更新杀毒软件，通过完善的病毒防护措施切实提高应急救援档案管理的安全性。此外，档案管理部门还可以应用元数据自动生成技术，通过爬虫工具等对不同档案的类型、时间戳等信息捕获，分析标签信息，实现海量元数据的管理[2]。

（三）构建信息数据库，增强员工管理能力

随着大数据技术的广泛应用，突出了应急救援档案资源的动态化、可视化特点。档案管理部门应充分认识到大数据技术的应用优势，并合理应用大数据思维构建专门的数据库，推动纸质化档案和电子化档案的同步进行。在具体的操作阶段中，针对文本化档案、影像化档案等，以及其他互动性较强的载体，应分门别类地构建资源库，以此更加全面清晰地反映应急救援档案的特征和内容。其次，依托互联网不断拓展数据库资源，发挥各个功能的应用优势，加强对应急救援档案的检索能力。将过程性数据和结果性数据全部上传到信息化平台中，方便管理人员从中甄别应急救援档案的价值和标准，进而对其进行规范化的存储。为了提高档案管理水平，还可以采用多元数据融合的分析模式方法，实现应急救援档案的整合与利用。再次，从源头出发，将相关标准规范嵌入到应急救援档案形成过程中。制定前端控制阶段档案数据识别、检测、清洗、分类、录入、标引、元数据封装等规范，进而显著提高应急救援档案数据质量。在数据资源库完善的基础上，设定数据核验计划、行动方案、监控手段，确保应急救援档案数据的准确性、可靠性，为后续的使用做好铺垫[3]。

高质量的员工队伍能够推动应急救援档案管理工作有条不紊地进行，甚至达到事半功倍的管理效果。基于此，档案管理部门必须要从前期的招聘到后期的培训环节中，做好人力资源管理工作。首先，适当提高招聘门槛，尽可能地选择档案管理专业毕业的学生，或是工作经验丰富的人员。其次，加大培训教育力度，了解每位人员的专业水平、培训需求。培训的内容和形式要做到层次化，不要一刀切，让每位管理人员都能获得适应自身水平的发展。再次，可以邀请计算机方面、档案管理方面的专业人士，围绕相关内容到部门莅临指导，通过一对一的讲解，帮助员工掌握更多的操作技术。

通过上述分析研究使人们看到，“互联网+”时代下，应急救援档案管理工作至关重要。管理人员应充分发挥信息技术的优势，探索创新档案管理方法，全面提高应急救援档案的应用价值，为相关部门更好地开展应急救援服务提供保障。