新形势下老年活动中心档案信息化建设初探

林 蔚 福建省泉州市老年活动中心

在新形势下，老年活动中心档案管理工作是老年活动中心日常管理工作中不可缺少的内容，其注重老年活动中心档案信息资料内容的完整性，确保老年活动中心档案信息资料真正发挥社会价值，为当今社会发展做出了应有的贡献。因此，在新形势下，立足于老年活动中心日常业务运作过程中遇到的实际情况，制定和运用适当策略做好档案信息化建设工作，具有极其重要且不容忽视的作用。围绕新形势下老年活动中心档案信息化建设，展开简要的阐释分析。

调整与完善档案信息资料管理工作的程序，不仅能够提升档案数据信息资料的总体利用效率，还能保障档案数据信息资料内容的完整性，发挥档案信息资料的最佳应用价值。因此，相关工作内设职能部门在实际推进开展档案信息资料整理工作的过程中，要充分认识到老年活动中心开展档案信息化建设工作的关键意义，继而强化对其管理过程的重点关注程度，并基于档案数据信息资料管理的基本准则和设备配置做好多层次的整合处理。要致力于推进开展具备科学性和合理性的档案数据信息资源体系的建设工作，运用种类多样的先进科学技术，提升信息化建设工作的总体水平和总体效益，继而提升档案数据信息资料管理工作的实施水平，助推相关业务职能部门的稳定发展。

档案信息化建设的概念内涵和基本特征

档案信息化建设的概念

从广义层面上来说，档案信息化建设的基本含义就是通过对现代化网络信息科学技术形态的运用，针对来源于社会建设方面、经济建设方面以及政治建设方面等多个具体方面的数据信息资源要素展开有效化融合处理，继而支持所有种类的档案数据信息资源均能实现状态良好的传输和共享利用的过程。

从狭义层面上来说，档案信息化建设就是指针对相关档案数据信息资料展开数字化技术处理的过程，继而支持纸质载体档案数据信息资料和其他多种形式的档案数据资料，均能被转化处理成电子版本的档案数据信息资料，使各类使用者在查阅调取档案数据信息资料过程中的操作更具便捷性，提升档案数据信息资料的总体安全性和内容完整性。

从实际发挥的基本作用角度展开阐释分析，档案信息化建设是针对传统档案管理工作实施方式的改革和创新，其将传统的纸质载体档案数据资料转化为数字化的档案信息，确保档案数据信息资料能得到长期保存。与此同时，其借助对信息化技术平台的运用，有效确保档案数据信息资源在更大的覆盖范围内，凭借更加便捷的操作实现交流与共享，在提升档案数据信息资源要素的总体利用效率的基础上，提高档案管理工作的总体效率，推进档案管理工作的实际开展，具有科学化和规范化。

档案信息化建设的基本特征

第一，档案信息化建设具有变革性。档案信息化建设的本质，就是在档案管理工作的完整流程中发挥先进科学技术的应用价值，针对档案管理工作的本质属性层面、任务分配层面和职工岗位划分层面进行系统性变革，确保档案管理工作的实施方式持续不断改进。按照实际情况推进档案信息化建设工作，能够有效弥补传统档案管理工作模式在信息化建设层面的短板，基于现有档案信息资料的搜索、整合、检验、运用、公开等多个具体层面研究新概念、新内容和新技术。

第二，档案信息化建设具有时效性。档案信息化建设工作的具体推进过程需要经历相对漫长的时间，应当将对优质化创新手段的运用作为基础，持续贯彻落实推陈出新与锐意进取的基本指导方针，确保信息化建设工作在具体推进开展过程中得到进一步发展。

从事老年活动中心档案管理工作的基本经验和心得

通过加强政治学习，强化自身政治素质

为充分适应和满足新形势下老年活动中心档案管理工作的实际需求，笔者始终将政治理论学习视作提升自身政治素质的基础。因此，笔者充分利用假期时间，积极学习和领会习近平总书记系列重要讲话，树立积极正确的人生价值观，并不断以党员干部的标准来严格要求自己，充分发挥自身在老年活动中心档案管理工作中应有的作用和力量。

老年活动中心档案管理工作涉及的环节较为繁杂琐碎，笔者将理论与实际相结合，在不断加强政治理论和档案业务知识学习的同时，认真履行好档案管理岗位职责，在档案管理工作中不断创新和突破，以实际行动树立正确积极的人生观和价值观，不断提升自身的业务素质，用理论知识提高自己的档案管理业务水平。

笔者始终秉持“遵纪守法，严于律己”的宗旨，加强政治学习，巩固档案工作政治基础；在繁杂琐碎的档案管理工作中，利用现有的技术手段，使档案管理水平再上新台阶。

笔者借助参与理论知识学习活动环节，不但有效丰富更新了自身的理论知识体系，转变了基本思想观念，强化了工作责任心和使命感，还提升了组织协调能力和分析判断能力，为档案管理工作中各项具体环节的有序开展奠定了坚实基础。

笔者在老年活动中心档案管理工作过程中，能够始终做到以工作为中心，具备良好的职业道德修养。

笔者将贯彻落实老年活动中心档案管理工作相关规定视作政治任务，借参与政治理论知识学习，基于政治思想观念认知层面切实保持对档案管理工作的高度重视，并基于正确思想观念指导，倾尽最大努力做好老年活动中心档案管理工作。

参与理论知识学习活动并持续提升业务能力水平

笔者积极参加由福建省档案学会组织的2019年12月15日—12月18日档案人员上岗培训，上课专心听讲，做好各科笔记，下课认真总结复习，顺利通过了考试，取得了上岗证书。

笔者全程参加2020年4月1日—5月11日、2020年10月26日—11月1日、2020年12月8日—14日、2020年12月15日—29日、2021年2月25日—8月17日、2021年3月1日—7月28日、2021年12月20日—23日、2021年12月13日—14日、2022年6月档案人员继续教育培训活动，系统学习《中华人民共和国档案法》和《档案条例》等有关法律规定，发现总结自身参与老年活动中心档案管理工作过程中存在的问题，分析原因并制定解决策略，注重努力提升自身业务素质水平，积极向老师和同学请教，提高档案管理理论知识水平，不断强化解决档案管理工作过程存在的实际问题的能力，以适应新形势对本职工作提出的新要求。

笔者借参与培训学习活动，一方面促使自身的世界观得到深刻改造，另一方面使自身的档案管理业务工作能力也得到了提高。笔者参与培训学习活动，不仅提高了档案知识水平，更新了工作理念，还提升了档案管理的使命感，能切合实际问题提出新的做法。档案管理工作不仅只是对档案文件资料开展搜集工作和归档保存工作，而是具备较强专业性和系统性的工作。借参与培训学习活动，笔者全面学习作为档案管理工作人员应当具备的基本职业道德修养和专业素质，为走向专业化档案管理工作道路奠定坚实基础。

除参与培训学习活动之外，笔者积极利用业余时间参与新时期档案理论知识的学习，新出台的《中华人民共和国档案法》特别注重档案信息化建设工作，从中可以深刻领会档案管理工作领域的专业知识，掌握档案管理工作领域的内在基本规律，以及档案数据信息资源的搜集技巧、档案数据信息资料的分类方法，还可以学习了解如何重新构建适合所在单位业务发展实际情况的综合档案管理技术系统，拓展档案数据信息资源构成，继而更好地将理论知识要素应用到实际工作过程中。笔者注重将日常学习掌握的理论知识要素运用到档案管理工作的具体推进过程中，勇于探索档案管理新技术，掌握档案管理新方法，将日常工作过程中看到的或听到的，结合自身已经具备的知识理念，进行总结与改进，且遵照领导和同事提出的建议，在提升写作水平方面投入较多精力。笔者从事老年活动中心档案管理工作以来，累计撰写个人心得体会14篇，分析整改材料10篇，并从实际工作出发，认真总结档案管理中的心得和经验，独立撰写文章并在档案工作学术研讨会中发表自己的见解；从担任现职以来，独立撰写并公开发表CN论文2篇，其中论文《基于“数字中国”背景的档案大数据研究》刊登在《现代信息科技》期刊上，论文《大数据时代档案信息化建设研究》刊登在《商业观察》期刊上。

积极参与工作并且规范档案管理流程

老年活动中心档案管理工作的核心就是服务老年人、服务社会，要将发挥档案信息资料群众性和便民化的价值作为所有工作环节开展过程中的基本目的和前提。笔者立足于老年活动中心档案信息化管理工作，始终秉持服务老年人、服务社会的工作理念，利用现有的管理模式，提供便捷、高效、规范的服务。

老年活动中心档案管理工作开展过程中涉及的具体内容琐碎而又繁杂，要想有效发挥档案管理工作的服务职能，必须基于多个方面做好细节把控。在日常工作过程中，要认真仔细开展对档案数据信息资料的管理工作、存档工作、借阅工作以及复印工作的研究。笔者深知老年活动中心档案管理工作具有的特殊性，严格遵守职业道德要求与规定，做好档案信息的保密工作，在工作过程中注重保护档案信息资料中的隐私内容。在档案管理过程中实行等级审批制度，只有得到领导同意后方可查阅相关档案信息、复印有关材料，因此要调整完善档案查阅工作制度。还要注重对各种原始资料的收集与积累，如工作会议、全市老干部新春通报会的会议材料等，保证入档材料的适用性和完整性。对各类活动、会议的照片按《中华人民共和国档案法》规定的标准和要求进行整理归档；并按开展的特色活动内容进行分类整理归档，建立健全档案资料接收、整理与归档体系。尤其在内设科室档案资料的接收和整理工作过程中，按照各科室报送的目录进行整理并汇总成册，利用档案管理信息化手段建立检索查询目录，并根据内部档案资料的使用情况加以完善。此外，填写档案资料登记簿，对档案数量和质量的保存状况进行定期和不定期的全面检查；对档案资料库的温度和湿度按照档案保存的要求进行调整，并及时进行消毒和除尘，对库房卫生进行定期和不定期的清理，组织工作人员进行档案资料安全检查，确保不出现任何安全事故。

近年来，笔者所在岗位共整理和归档上级下发文件2000多份，大型活动方案、重大会议、信息综合资料等500多份，其他综合资料250份，各类照片10000多张，财务档案（其中包括店面合同）106份，固定资产档案3862份，光盘20多张；提供档案查询利用5800多份，其中纸质文件借阅2600多份，照片档案查阅5380张，资料1500多份。在领导的高度重视下，增加了档案室的基础设施，先后为档案室购置了20组档案柜，利用信息化建立检索目录，便于利用和查询，定期对不规范的档案进行整理归档，使使用者可以随时随地快速地查找档案。共整理绩效档案35套，按规范纳入档案信息化管理，使档案管理工作基本实现了制度化和规范化，为提高档案管理的自身价值和促进档案管理达标升级发挥作用，使老年活动中心的档案管理从收集、检索到利用等各个方面得到了改善。做到档案交接有手续、借阅有审批、归还有记录、鉴定销毁有依据，在服务领导同事查阅的同时，严格执行档案查阅、借阅制度，避免泄密及损害单位利益事件发生，在用好、用活档案工作上做出成绩。

老年活动中心档案信息化建设具体策略

第一，老年活动中心档案信息化建设工作开展过程中应制定合理措施，利用现代科技手段，不断开发新的档案管理应用系统，同时要引导和促进老年活动中心档案管理工作人员全面认识理解档案信息化建设工作的基本内涵、实施步骤、重要意义以及注意事项，使其积极主动地参与到老年活动中心的档案信息化建设工作过程中，并取得最佳工作效果。

第二，老年活动中心档案信息化建设工作开展过程中应不断尝试和学习新的方式，在老年活动中心内部，组建形成一支专业能力良好且综合素质优良的档案管理工作人员队伍，为老年活动中心的档案信息化建设工作提供人力资源要素，使老年活动中心档案管理工作取得良好效果。

第三，老年活动中心档案信息化建设工作开展过程中应指向老年活动中心档案管理工作科室，划拨和提供数量充足的资金经费，全面足量采购配置各类设备设施，支持老年活动中心推进开展档案信息化建设工作，提升总体工作效能，发挥档案数据信息资料的最佳应用价值。

综合梳理现有研究成果可知，立足于时代背景和社会环境发生的最新变化，结合老年活动中心各项日常业务开展过程中面对的实际情况，应做好老年活动中心档案信息化建设工作，提升档案信息资料管理工作的服务质量，充分发挥现有档案信息资料的最优化应用价值。