以信息化为手段实现企业物资精细化管理

□ 北京 卞飞飞

随着时代不断的进步，企业的物资管理也要跟进时代发展的步伐，这是社会发展的必然趋势和要求。对于企业来说物资管理信息化的建立能对企业全面发展起到关键的作用，使企业物资管理的模式变的越来越数据化，物资采购管理变得整体化。利用收集信息、整理信息以及信息反馈的网站，为了保障在物资管理的程序上获得卓越的成效，向有效性、及时性的方面发展，从而对企业物资管理的技术和效果有极大好处。

一、物资管理中信息化的意义

1.有助于物资采购成本控制。物资采购管理中运用信息化，通过互联网信息技术来进行信息搜索，收集的目标比较广泛、并对信息进行整合，从而促使物资入库、出库及管理实现统一化、科技化和信息化，在物资采购以及管理方面变得简单容易，通过信息化的管理在企业物资上大大减少基础费用。同时，通过运用信息化，企业在各大交流平台上可以定位寻找商家进行业务的洽谈，进行交易，以便利用互联网技术来进行物资的整体管理，在管理中减少支出。由此可知，物资采购管理中应用信息化，对企业的发展和成本的减少有较大好处。

2.有效控制和统计信息，实现共享数据资源。根据相关物资采购流程管理，运用信息化规范物资管理的好处在于可以统一企业物资的管理现状，对物资数据达到及时性，并在物资管理上可以达到全天的控制。在相应的状况下，采购部门在对企业物资进行核查以便于容易发现缺少的部分，从而进行采购申请，并且沟通资源管理部门进行数据的核对，对整个企业的数据实时性和共享都有极大地好处。例如，管理人员能够在生产过程中及时的对企业物资情况进行盘点，以便于在生产中及时供货并通知生产部进行调整，通过部门的人员研发对新产品的投入，并及时对旧产品进行完善，利用物资信息化技术，为每个部门的工作上都提供了方便性，并促进了企业的经济效益。

3.提升工作效率信息技术。在企业物资计划管理中对企业相关人员的劳动量减轻，大量分担劳动，员工的工作任务也相对减少。信息技术的发展主要依赖于互联网的进步，在使用信息技术进行操作时，以往以书写的方式得以减少，对纸张使用也有极大地节约，进而对保护环境做出贡献。另外，在对企业物资进行管理同时，要求对计算机设备的不断更新并维护，例如在管理某一方面，员工可以通过数字化计算机来进行管理操作并及时的调出相对应的资料，员工在工作效率上有极大地提升，减少了大量的工作程序，从而提高企业的内部发展。

二、物资计划管理信息化现状

1.文件手工编制，管理质量不能保证。目前我国多数企业在数字化的方向上，大多数基于在纸质版上来进行管理，在对数据调整使用时比较麻烦。在企业整体运营当中会产生大量的数据纸单和相关的合同，比如在购买材料和使用相关的数据时需要用到文件、保险等资料，在调用相关的安全数据资料时需要繁琐的程序，并且对相关的质检和物资的采购都要进行对应的核查，对大量数据进行纸质版的归档具有巨大的工作量，对于信息化管理来说对相关数据进行文件保存，对文件进行调用时，应在程序检索中输入相关的代码就可以有效的找到文件，再对文件修改或者提取，在纸质版的管理时要花费大量的时间寻找，随着科技不断发展计算机技术也在不断进步，在文件中找到相关目标是非常简单的事情。

2.物资采购归口管理不够明确。现如今，一些企业为了能够简单快速地为企业发展提供更加先进的设备，采取分散自由采购方式，将企业采购权的任务分散下去，企业在采购时通过高效并且自由化的方式，来为企业的货物提供及时的资源，但是却存在大量的问题。主要有两种：一种是这种采购方式没有形成主体统一，有重复采购的问题，对企业经济效益有不利的影响；二是由于企业在发展过程中没有完善的管理制度，对员工的管理没有管制性，企业采购中存在着大量的隐患。

3.供求信息有效性不足。按照企业的需求来进行合理采购，供求信息的可靠度是企业和物资供应商之间进行交易的重要准则，需要根据目前企业存货状态来进行合理交易。及时对信息的真实性做到了解，对目前物资信息出现假象的一种状态进行改善。在对供货商和物资之间进行交易时，也要对数据信息的真实性来进行验证，对物资和供货商的全面信息进行了解，如果出现信息不全面的状态就会对以后工作造成影响，后续的质量和保障问题就有危险。同时，如果不够了解供应商的具体情况，应当及时在企业内部数据库中调取相关资料来进行筛选。

4.实现采购一体化。在传统的物资供应中，企业按部就班进行所需物资的领用处于被动状态，由于部门之间交流不够紧密，各部门对相应物资都要做到相应的存量，在此情况下，各部门之间都会出现物资冗余。物资使用较快的部门不断获取新物资，导致浪费大量的金钱和货物。所以，在物资采购管理信息化中，需要对物资进行统一化与规范化的管理，对以往的管理方式做出改变，通过在生产单位设置物资进行提前报备，再让采购部门相关人员进行合适的购买。对部门之间都有相关的储存，并根据实际的消耗数来制定采购计划。假如在实际应用中出现了超额问题，物资管理部门应按照具体情况进行停止。通过这种方式来减少物资的浪费，使企业在经济上避免了额外支出，进一步提高企业的经济效益。

5.与供货商之间缺乏沟通。在企业中存在采购的次数多少，此外，材料供应商在批量生产中也存在大规模生产问题。在市场的供求上没有达到统一的步调，供货商对相关的市场需求没有一个全面的了解，另外，数据利用水平不高，供货商的信息和产品质量掌握也不够全面，供求关系也是物资管理的相关依据。企业需要对供货商的信息有全面的记录。目前存在数据缺少真实性和有效性等大量问题，例如，物资管理对应的商家数据多，信息的完善性不足，对产品质量的评价不统一，供应商根据记录选择，对供应商信息了解较少。人力资源部应当在管理方面加强对人才的培养，对产品的完善和研究，应当有较完善的制度体系。在物资管理方面上也是对优秀人才的缺乏，在企业物资管理人员的管理中由于人员技术不熟练，对管理中的问题在一段时间中会显现而出。

三、基于信息技术物资计划管理措施

1.内部管理实现信息化。物资采购管理不仅是与供应商进行沟通，企业内部各个环节之间也做到互相及时沟通，并对各部门之间物资的需求做全面的了解，对后续的物资供应商打下基础。基于此，通过计算机技术来建立电子信息，进行各部门之间的分类管理和统计，详细记录并分析各部门物资情况，通过信息系统的精准分析，从而保证信息具有较高的可靠性。对各部之间也要进行实际深入，通过观察和记录数据，制定相应的计划，对各部门的相关物资支出有大概的了解，并且在物资的控制上做到及时制止浪费。

2.加强物资领料计划审批。在通常情况当中，企业在物资领料计划申请与审批工作方面都是企业内部相关人员进行操作，并通过纸质方式进行填写然后再对物资材料提交审批申请，尽管这一方式能够令企业在物资的管理上有效的减少费用开支，但是出现的问题还是比较多。首先，在填写物资申请表的同时没有对各部门之间物资剩余量进行盘查，对剩余物资没有相关的数量概念，对依然还有存在的物资进行发放，需要的物资和不需要的物资没有专业的管理，因此，部分相关工作人员便会利用企业漏洞来达到自己的经济目的，从而在物资管理上对企业进行内部的攻破。其次，每一批物资审批时都需要耗费大量的程序和时间，物资的不及时到位对企业工作的开展造成了极大影响，而这也是企业物资管理工作滞后的主要原因。除此之外，在进行物资审批工作过程当中，需要各部之间的管理人员进行等待，这对企业人员的工作时效也造成了极大影响。

3.建立人才培养体系。企业进行物资采购管理工作的核心是建立人才培养管理体系。建立人才培养体系，对企业的人力和财力方面有不小消耗，并且也要和企业相关部门做到紧密联系。首先，企业应当对相关管理人员进行系统的培养。人力资源部门在开始应聘中应当挑选有管理经验的优秀能力者，对相关有管理经验的进行融入企业，这样在后续企业工作中进行简单的培训，在工作上就不会出现问题从而减少培训费用的支出。企业应针对这些员工开展岗前培训工作，定期的为员工开展培训活动为出现的问题做出有效和规范解答，从而让员工可以快速增加自身专业知识，对相关技能更加熟练。其次，需要严格把控员工的审核过程，对员工的思想品德进行考察，对员工的知识素养进行考试。再其次，企业还应成立培训班，不定时的为员工增加知识促进不断进步，在年末进行统一的考核，保障员工在工作素养上有好的基础，并为企业创造更多的价值。

4.物资供应与出库管理。企业建立专门的资源管理部门。物资部是项目的材料管理职能部门，在整个项目团队的配合下，对材料进行采购、运输、储存、领用、转移、维修等工作。在整个项目过程中，企业要对整个资源部门进行统一的管理和指导，对每个相关程序做出把控，严格按照规定对企业中相关数据和资源进行管理的发放和使用。此外，因为物资管理往往会涉及到企业相关支出问题，因此作为资源部门管理人员，首先应该对自己的职业素养严格要求，确保物资供应以及出库中没有虚假的信息。

总之，物资管理实现信息化是一项比较复杂且完整化的工程，企业目前处于发展阶段，要不断地增强企业水平，应当在企业物资管理方面也同步提升，为企业后续保障工作打下良好的基础。企业应当在管理信息化的基础上不断提升当前的设备和人员技术，让物资管理信息化在整个企业中起到支撑的作用。物资采购对企业的发展有着重要的影响，企业应当对物资管理加大投入，采取科学有效的方式去促进发展。