大数据环境下高校内控建设的思考

张江涛（高级会计师） 李立本 （中国人民大学财务处 北京 100872）

一、引言

在高等院校中加强并完善内部控制建设，是推动高等院校内涵式发展的核心措施。2012年《财政部关于印发〈行政事业单位内部控制规范（试行）〉的通知》 （财会［2012］21号）和2015年《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》（财会［2015］24号）的颁布，对进一步提高行政事业单位内部管理水平，规范内部控制，加强廉政风险防控机制建设具有重大意义。2016年教育部制定了《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》，对高等院校内部控制工作提出了具体的要求。2017年，财政部又出台了《行政事业单位内部控制报告管理制度（试行）》（财会［2017］1号）。一系列内部控制制度的颁布实施，极大地促进了高等院校内部控制建设工作，但从实际情况看，受各方面因素影响，内部控制建设中存在着内部控制意识薄弱、管理水平不高，风险管理意识缺失，行政成本偏高，复合型、国际化高端会计人才相对缺乏等问题，急需通过先进的信息技术提高内部控制管理水平和管理效率。

当前，随着云计算、移动存储等技术被广泛应用，“大数据”超强的多类型数据存储功能和快速的数据分析能力，为高校进一步深入做好内部控制工作提供了更有力契机。十三五规划纲要明确指出，应将大数据作为一项基本的战略资源，全方位促进大数据发展，在高效共享信息资源的同时提高信息的利用效果。2016年教育部要求各大高等院校应在建设过程中充分发挥大数据等技术的优势，积极改革管理平台。其中，涉及高等院校内部控制建设的管理平台，是涵盖高等院校每一项经济业务和管理活动的业务平台，因此高等院校的大数据应用场景，必然与云计算等众多领域产生关联关系，与关联规则等数据分析技术产生相互联系，这是有待我们深入挖掘数据信息资产的“富矿”，更是我们提高高等院校治理能力的重要途径和手段。因此，如何充分发挥大数据技术的优势，提升高等院校内部管理水平，充分利用高等院校庞大的信息资产，进一步优化工作流程，探讨不同的大数据工具对高等院校内部控制建设的影响，利用大数据的优势来提升高等院校内部管理水平，这也成为我们了解、熟悉、掌握大数据思维、技术等方面知识，并运用于内部控制建设工作的关键。

二、高校内部控制管理存在的问题

（一）理论研究有待进一步加强

内控对于组织的发展非常重要，不过由于我国高等院校内控制度建设工作起步较晚，现阶段并未形成完善成熟的内控体系。从已搜集涉及高等院校内部控制理论研究的文献资料来看，2012年之后各界学者对行政事业、高等院校内部控制的研究开始逐渐增多，研究成果总体来说还比较单一，研究深度不够。我国高等院校在内部控制实际推进过程中，不同程度存在着内部控制意识薄弱、管理水平不高、风险管理意识缺失，工作中复合型、国际化高端会计人才相对缺乏等问题，仍然处于完善基础体系的阶段。与此同时，在大数据的使用水平方面，也处于偏低水平。内部控制信息化建设还存在需要进行基础整合或建设的情况，这对通过利用大数据和云计算的优势，改善高等院校的内部控制环境提出了更高的要求，也为内部控制建设提供了新思路和新方法。

（二）传统内部控制与大数据背景下内部控制要求相脱节

从推进内部控制建设的现实情况看，职责不清、管理效率低下、行政成本偏高等现象仍然存在。在内部控制信息化建设过程中，“各扫门前雪”的思想造成高等院校内部各部门之间、各系统之间存在壁垒，功能无法兼容，很大程度上存在“信息孤岛”现象。大数据时代，传统的内部控制思路、方法已不能适应现代内部控制建设和发展需要，不能满足新时代提高高等院校治理能力的需要，不能与高校管理者对财务数据的多种要求保持同步，与数据共享、数据分析，以及通过大数据手段进行数据监控发现问题产生了脱节。

（三）高校财务人员对大数据手段了解不够深

对大数据分析的解读，能够为提高高等院校的管理水平提供充足、有效的信息。但对大数据的解读、对大数据技术手段的熟悉和掌握水平低，成为阻碍财务人员深入了解的第一道关口。关于大数据，一种观点为资产说，认为大数据是一种需要通过更新处理方式才能提升决策力、对发展以及变化趋势的洞察力、流程的改善能力，进而与庞杂、快速增长的信息需求保持同步的资产；另一种是数据集合说，大数据属于一种数据集合，其可以在存储信息、管理信息等方面发挥极为重要的作用，具备高效共享信息、规模极为庞大、数据类型较为多元化、价值密度较小四大特点。而财务人员对大数据技术的应用，是必须跨过的第二道关口。一名优秀的财务人员应熟悉SQLserver、FOXbase等数据库语言，以及一些JAVA等开发技术手段等，但对大数据涉及技术，仍需要长期沉淀才能充分了解并运用。

（四）“多源异构”的数据对推动高校内部控制建设存在阻碍

一般高等院校在建设内部控制体系时，会遵从技术人员的建议，采用以键值为基础结构的非关系型数据库存储，在数据采集过程中，为了更加快速、便捷地存储数据，将每条检测数据分为元数据和数据内容两部分存储。元数据包括该条检测数据的基础信息，如数据类型、时间、操作人、数据权限等，在存储此类数据时一般采用的是关系型的数据库，常见的包括Mysql，SQLServer等，进而形成了高等院校在信息化建设过程中自然而然面临的问题，即数据来源多、数据结构不统一、数据形式不一致、开发水平参差不齐的“多源异构”的问题。这也成为高等院校推动内部控制建设过程中需要解决的不二选择：是选择推倒原有系统进行建设，还是通过API技术实现不同系统对接。推倒原系统进行重新建设，就面临着新投入、新思路、新方案的问题，需要经过开发使用漫长的工作过程，所以多数高校使用API技术进行解决，但这也面临与多部门、多节点、多开发单位的相互沟通的情况。因此，在高等院校内部控制的建设中必须关注解决“多源异构”的问题的影响。

三、大数据技术对高校内部控制建设的优势

以大数据思维为方向，为高等院校管理层提供精准、高效的信息资源，提高会计信息质量，防范经营风险，防范腐败现象发生，这是引入大数据技术进行内部控制建设的核心优势。

（一）利用大数据收集技术，有利于提高数据处理能力

依托大数据采集、传输、存储、整合财务数据并进行深度的分析和利用，及时发现内部控制存在的漏洞。运用大数据的自动统计功能，最大限度地减少人工收集数据的工作。利用大数据的多样性，分门别类地有效划分内部控制的各项内容。按照大数据的核心特点与技术，通过使用独特的软件来进行信息处理，及时处理获取的各类数据，并进行研究、传递等，能够为财务工作者获取数据中有价值的信息提供有效的支持，加强数据处理能力，在信息层面上为管理人员高效地进行决策提供有力支持。

（二）利用大数据数据分析技术，有利于总结经验掌握运行规律

大数据技术的使用能够改善数据的分类方式，方便对数据规律进行归纳总结，财务部门通过进行相关数据的分析，可以给管理者提供高等院校经营过程的实时状况，将财务部门从简单会计核算向管理会计转型，并为高等院校层面进行有效的管理和服务提供决策支持。对于投融资活动等，大数据能为高等院校提供更加准确、全方位的数据支持，有利于总结经验，掌握高等院校内部数据流的运行规律，通过大数据技术助力高等院校构建内部控制，设置审核关键节点，完善内部控制建设关注重点，提高监管的工作效率和效果。

（三）利用大数据控制技术，有利于提高评估风险水平和能力

运用大数据技术可以进行高等院校财务内部控制的规范化建设，对财务管理风险以及债务风险等高等院校的经济活动风险，进行高效的防范、管理、控制，便于财务人员能够及时有效地识别、分析并找出应对风险的方案。大数据技术有助于提高高等院校的风险管理和内部控制水平，对高等院校的各项经济业务活动进行实时监督、控制，及时预警风险事件，进而在风险发生以前或风险发生的过程中，更加高效地控制风险，为内部控制制度的高效执行保驾护航。通过对庞大的财务数据进行筛选和分析，发现内部控制存在的漏洞，以便于设置审核要求，提高风险评估水平和能力。

（四）利用大数据整合技术，有利于提高“多源异构”数据使用效率

高校在运行的过程中会形成大量不同类型的数据，部分数据的结构也产生了明显的变化，很难通过二维表的形式进行存储。高等院校存在着大量非结构化的数据，如音频、图片、文本以及文档等，此类数据都非常重要，且增长速度较快。有关资料表明，高等院校结构化与非结构化数据的占比分别为20%与80%左右。充分发挥大数据技术的整合与包容性方面的优势，通过对数据的挖掘和利用，将会带来巨大的数据资产价值。在我们日常看来微不足道的一条信息可能不具有明显的价值，但由单个信息构成海量信息后，经过人工有意的分析提取，将对高等院校的内部控制建设发挥巨大的作用。

四、通过大数据技术完善高校内部控制建设的建议

（一）通过大数据技术进一步完善高等院校内部控制环境

首先，大数据的使用能为高等院校不同层次的信息共同分享起到一定的促进作用，使多个部门、不同环节之间变得更加协调。通过将IT的使用融入高等院校管理活动的所有环节，进一步改善高等院校内部组织的设置状况，明确岗位职责的边界，加强相互监督，形成相互制衡的组织架构，按照内部控制建设的目标，破除纵向、横向的壁垒，扫清相互协作上的障碍。其次，结合高等院校已有业务流程，通过大数据推动，增强对内部控制环境关键环节的有效性控制。如果通过整合大数据，在已有的工作基础上，将工作人员的主观因素，逐步向数据化、可视化的方向推进，那么高等院校就可以利用大数据技术，用量化的手段进行有效的内部监督，从而进一步优化高等院校内部控制环境。

（二）通过大数据技术进一步增强高校风险识别的准确度

高等院校内部控制的核心工作在于对风险进行评价，及时辨别经济活动中的风险，进行系统研究，采用科学的方式明确风险的控制对策，这些工作具有重大意义，可以为高等院校制定发展战略提供重要的参考。特别是高等院校在履行决策程序时，有效的内部控制能够对“三重一大”决策及时进行风险预警，这将在科学研究导向等方面改善高等院校的风险控制情况，避免出现决策不合规、不合法的情况，也能提高决策效率。同时，对于源自高等院校业务运行等方面的大数据分析，对于提升风险评价的精准度，能起到良好的促进作用。因此，高等院校应在内部和外部风险评价的整个过程中普及应用大数据技术，基于该项技术的引用，使高等院校更好地甄别风险，为高等院校对风险进行强化管理提供有力支持，促进高等院校更好地控制风险。

（三）通过大数据技术加强对高校业务活动的监督

内部控制制度按照业务节点，对高等院校业务管理的完整过程进行控制，而信息化技术等的使用使得控制活动的内容变得更加多样化。（1）在高等院校内部控制的过程中引入大数据能够显著提升高等院校内控的智能化水平。当前，高等院校早已普及使用了自动化管理技术，这项技术以IT、各类管理软件为基础，应用于食堂就餐、车辆管控等场景中。在智能化的高等院校内部控制模式下，将能显著减小控制活动的出错率，因而有利于提升高等院校内部控制的质量。（2）采取巧妙的方式融合内部控制与大数据，能够提高高等院校内部控制工作的灵活性。控制活动的目标在于减小风险，进而促进高等院校的发展。因此，与内部控制活动相关的各种机制、方案应规避陷入教条主义的误区。在控制活动全面数据化的形势下，高等院校可对控制方案、成效等多种大数据及时进行研究、实验，尽早发现问题并加以改善，进而提升管理效果。例如，通过对不同的科学研究经费来源分析，可以形成不同的管理措施等。（3）大数据分析是一种核心的控制活动，能够建立趋势分析体系。该体系能够让我们在总结经验的基础上，对监督管理工作进行合理优化，降低工作成本，提高工作效率。完善的大数据监督体系，更是能够提升高等院校在运行管理上的公开性，促进控制主体更好地发现内部存在的各种风险以及潜在问题，进而改善内部控制效果。

（四）通过大数据技术推动信息与沟通方面的变化

高等院校实施内部控制的核心在于信息与交流，具体包含了高等院校的目标以及发展战略信息、风险评判等。这些信息的传输与交流构成了预测、监控的内部控制循环。从发展来看，高等院校运行阶段的信息与交流经历了由报表等资料到信息化平台的变化，在这一过程中，内部控制的信息数量、传输与研究得到了大幅提升。在大数据时代，高等院校在信息与沟通方面有了新的变化，管理人员、教师、学生、员工等能够实时了解业务流程，获取他们想要的信息，方便、快捷、及时地进行交流，进而提升信息的可靠性、时效性。例如，随着高等院校信息化的发展，各个部门之间、学院之间、系统之间的数据在不断增多，因而对业务统筹、互相联通、共同分享与交换等方面对IT系统建设提出了各种要求，针对这些需求，高等院校可创建相应平台来实现数据的交换与共同分享。作为一个数据交换平台，该平台将开发、分配、监督控制等有机结合起来，涉及到了数据交换的完整生命周期。平台能够快速地完成数据互换、共同分享任务，同时对系统之间的数据进行快速运行管理，适用于各类错综复杂的互联网环境，适用于不同类型的大型应用场景，特别是在需要横跨多个部门与层级、横跨不同地域进行数据交流与共同分享应用的场景下，该平台也能满足相应的业务需求。

五、结语

高等院校应充分认识到内部控制控与大数据融合的意义与重要性，同时结合新技术积极进行财务管理工作转型，紧紧把握大数据时代为财务管理工作创造的有利发展契机，搭建高等院校内部的数据信息共享平台，运用好大数据处理技术，培养已有的财务管理人员，吸引具备数据分析能力的复合型财务人才，不断推动财务管理模式的创新，改善财务管理流程，提升财务管理水平，为高等院校进一步实现“双一流”建设目标保驾护航。