试论如何进一步做好乡镇档案开发利用工作

孙文靖

（常州信息职业技术学院，江苏 常州 213000）

1 乡镇档案信息开发利用存在的问题

1.1 乡镇档案内容相对单一

目前大部分乡镇主要以文书档案作为档案收集重点。文书档案的材料来自于乡镇机关各部门，内容以各项日常工作为重点，与乡镇群众有关的档案资料只涉及婚姻、建房审批、拆迁安置协议、司法调解协议等特殊档案，乡镇群众存在着很强的查档局限性，乡镇机关工作人员才是乡镇机关文书档案查阅利用的主要对象，乡镇群众很少利用，档案社会公众利用率不高。另外，随着城乡一体化撤乡并镇推进而开展的档案移交工作，很多形成时间较早的档案已移交给上级档案保管部门，在没有实现档案数字化和信息资源共享之前，在乡镇档案室就无法查到了，必须到距离较远的上级档案保管部门查阅，使得乡镇档案资源的开发利用受到了制约。

1.2 查阅利用档案不便利

查询乡镇档案主要以利用者到档案室查阅档案原件为主，如果需要档案证明，就在复印件上加盖档案机构专用章方能生效。对于相当一部分年龄较大的档案利用者，有的甚至居住在外地，这样单一的档案利用方式就显得尤为不便。随着档案信息化工作的推进，上级档案接收部门要求乡镇移交的档案“双质移交”，即档案全文扫描后再移交原始纸质件，但档案扫描要产生额外的费用，给本来经费就比较紧张的乡镇档案工作增加了财力负担，影响了档案信息化工作的推进和开展。

1.3 档案汇编内容质量不高

乡镇机关档案年度归档工作每年定期进行年检，档案汇编工作也作为年检的一个重要指标，利用汇编材料要逐年递增。为了完成相关指标，一些乡镇机关档案人员对档案资料随意进行编辑，对汇编材料的实际价值不做充分考虑。另外，上级档案部门缺乏对乡镇档案汇编工作的指导，闭门造车，汇编资料都缺乏规范性。

2 乡镇档案开发利用存在问题的原因

2.1 重视档案资源建设，轻视档案利用工作

乡镇档案人员大部分是兼职人员，基本都是利用主要工作完成之余来开展档案收集、整理工作，偶尔为零星档案利用者提供查阅服务，平时很少有时间潜心档案管理，更谈不上档案工作研究、开发利用。这种“重收藏，轻利用”现象导致乡镇档案资料的开发利用程度和质量均不高。

2.2 乡镇档案来源单一，开发利用资源不足

乡镇机关档案基本固定在文件资料、汇报总结、会议资料和一些照片、光盘、奖状、奖励证书等实物档案，这些档案的可利用程度不高，缺乏太多的开发利用价值。相反，一些涉及经济数据统计、民生的档案资料，平时在收集过程中或存在很大困难，这些资料的保管部门往住不愿全部提供，导致乡镇档案室档案资源相对单一，且价值含量不高，影响到档案的进一步开发和利用。

2.3 档案宣传力度不够，开发利用意识淡薄

档案的开发利用是档案利用工作的重要内容，也是档案工作的目的。但在实际生活中对档案资料的开发利用，各级档案部门的宣传工作和考核力度均不到位，有的兼职档案人员只知道收集和整理，开发利用意识淡薄；社会群众只知道档案机构保存有档案，不知道如何利用或是否可以利用，影响了档案的查阅、开发和利用。

2.4 档案资金不足、现代办公设备欠缺、服务手段落后

当前，大部分乡镇没有建立专项档案资金预算，个别乡镇资金也十分有限。有的乡镇档案室缺乏计算机、复印机、打印机、扫描仪等办公设备，而是与其他部门共享现代办公设备。即使很多乡镇对档案目录实行了档案数字化管理，但没有实现全文档案数字化管理，开发利用档案信息时依然需要查阅原始纸质档案进行摘录、输入，增加了兼职档案人员的工作强度，使得档案的开发利用工作也受到了影响。

2.5 档案工作人员缺乏专业知识，业务技能欠缺

乡镇档案人员远离城市，大部分是兼职人员担任，有的都没有接受过档案知识培训就临时上岗，对档案资料的开发、利用、汇编等工作缺乏专业的知识；有的接受过培训并获取了档案资格上岗证，但缺乏常态化的知识和业务培训，无法与时俱进，档案开发利用能力有限。

2.6 乡镇档案工作人员流动性强

人才队伍不稳定，档案兼职人员更换频繁，所以部分工作人员档案业务技能不精，对馆藏资源不熟悉，造成了档案开发利用的脱节和滞后。

3 提高乡镇档案资源开发利用的具体措施

3.1 加大宣传力度，提高开发利用社会知晓率

乡镇档案工作的目的就是为乡镇经济和社会发展服好务。过去由于乡镇档案开发利用宣传工作不够，使得乡镇群众对乡镇档案工作存在一些认识误区，普遍认为仅限乡镇机关工作人员查阅，群众想利用档案室的档案是件非常麻烦或要找关系的事情。所以，各级档案管理部门要把对基层档案开发利用的宣传工作作为一项长期任务，通过网络、电视、广播、公众开放日等渠道向大众进行大力宣传，提高乡镇档案开发利用的公众知晓率，引导社会大众合法、合理的利用乡镇档案资源。

3.2 加强档案收集工作，不断丰富室藏资源

乡镇档案室的档案除了收集文书材料外，可以把会计档案、基建档案、科技档案、民生档案、声像档案以及实物档案实行集中统一管理，建立乡镇综合档案管理中心。在收集材料内容上，要将与乡镇群众切身利益有关的内容纳入到收集范围中，归档的材料不仅具有现行查考价值，而且还要有长远利用价值和历史研究价值，要以乡镇群众为中心进行收集。同时，还要根据社会发展，不断优化进室档案的内容，不断丰富室藏资源，提高信息价值，才能更有效地为利用者提供服务。

3.3 加大投入资金，服务手段不断创新，改变档案管理模式

乡镇政府一定要加大对档案工作的投入和重视，根据实际需求每年年初设立财政预算，为档案工作提供必要的资金保障。同时，上级政府机关要适当增加财政投入，尤其要对基层乡镇档案工作适当进行资金支持和补助，确保乡镇档案工作向前发展。资金有了保障，就要不断创新技术手段。要一改以往以查阅案卷为主的单一利用模式，建立乡镇数字化档案室，充分利用计算机、复印机、扫描仪等现代化办公用品，对室藏档案资料进行全文数字化处理和管理，实现档案查阅、利用的电子化、信息化和网络化。同时，对于涉及乡镇群众切身利益且可以公开的档案资料，可以通过网络数字档案中心，通过无线网络实现档案信息的远距离传输。借阅者通过身份注册后就可以在网上查阅自己所需的档案资料，档案管理人员在网上进行审核把关，符合要求的给予通过，利用者就可以通过电脑及时阅览档案全文，为乡镇群众查阅档案提供了极大的便利。

3.4 加强乡镇档案专职队伍建设，增强档案服务意识

一是要稳定乡镇档案队伍，变兼职为专职，让档案人员潜心档案工作。二是给乡镇档案人员提供外出培训交流机会，提高业务素质，有针对性的加强培训和指导。三是要增强主动服务意识，提高档案编研质量。乡镇档案人员要树立主动服务的意识，积极主动熟悉室藏档案，善于总结分析，重点围绕档案社会效益、经济效益及民生问题上下功夫，并以此作为档案开发利用的突破口，最大限度地发挥档案的价值和作用。此外，基层乡镇档案人员要有超前意识，要积极了解利用者的需求，提前对室藏的档案资料信息进行深度挖掘和汇编，以便更好服务社会群众。