行政事业单位采购管理内部控制风险与应对策略

高 山

（铁道警察学院，郑州 450000）

采购，主要是通过合同的方式有计划、大规模地购得物资。行政事业单位的采购一般分为政府性的和非政府性的，再往下划分还有更细致的采购类型，因此，需要有一套完善的管理制度来规范采购工作。但是在现行的采购管理中，由于内部控制风险力度不够，采购管理制度还不够完善，因此，需要加大监管力度，完善相关的管理制度，保证采购管理工作能够顺利有序进行。

一、采购管理的分类与意义

（一）采购管理的分类

采购基本上是所有行政事业单位都会有的工作内容，通过合理的物资采购，能更好地保证事业单位的各项工作顺利有效展开。具体而言，采购可以细分为两种，即政府性采购和非政府性采购。政府性采购受到法律法规的监管，具有较强的规范性。而非政府性采购因为相关的法律法规规范较少，容易滋生采购腐败。因此，需要行政事业单位加强监管，杜绝腐败行为，促进行政事业单位的廉政建设，保证事业单位的健康发展。

（二）采购管理的意义

加强采购管理，有利于保证行政事业单位采购行为规范，合理利用资金，节约采购成本，提高行政事业单位的采购绩效。同时，加强采购管理，有利于提高采购效率和资金利用率，还能有效杜绝腐败行为，提高阳光采买建设。

二、采购业务主要风险

采购工作存在着一定的风险性，需要相关人员对采购风险具有全面的认知。

在进行采购前，需要制定采购预算，将每批次的采购预算记录在册，如果采购预算和事业单位的年度预算对不上，或者是事业单位对采购工作没有一个规范的管理，很容易导致采购资金超支，影响事业单位的资金使用情况。在有规范采购预算的基础上，还要制订详细的采购计划。如果没有详细的采购计划，采购人员对当地的物资市场价格、供应量以及供应商的情况都不了解，很容易影响采购质量。同时，没有明确的采购计划，采购的时间、数量、人员也无法明晰，会导致采购效率降低，影响事业单位的工作运转。很多行政事业单位的采购申请流程不够规范，申请中没有明确的采购方案和计划，流程审批不细致，导致采购管理松懈。采购管理松懈很容易导致采购过程中招标、选择供应商的环节出现腐败情况，影响采购质量。采购工作后期，很容易因为采购计划的不完善导致后期工作难以有效推行下去，比如货物供应不足影响采购时间、采购价格由采购人员自行决定，没有严格的监管，容易滋生腐败，比如货物质量出现问题、不符合采购需求、资金利用率低等。这些问题都在很大程度上加大了采购工作的风险，需要相关人员加强采购监管，规范采购整个工作流程。

三、行政事业单位采购工作现状

（一）采购内部控制力度不够

行政事业单位在规划采购工作时，内部控制力度不够，对采购工作的管理缺乏重视和规划。很多事业单位的管理者在进行管理时，其管理重心往往会放在单位的业绩上，忽视了内部控制管理。这就导致采购工作缺乏有效的规范和监督，采买人员自主性强。长此以往，采购工作流程难以规范进行，容易滋生采购腐败。而且，很多行政事业单位的审批机制依然是管理者审批为主，采购工作和规划存在一定的主观性。财务人员想要控制采购预算，也难以真正对这一领导审批机制形成有效制约，导致预算管理得不到严格控制，资金浪费、利用率低的情况比较严重。同时，很多行政事业单位的内部控制力度不够，管理人员对采购的预算和风险意识也不够强，导致在实际工作中，相关人员也缺乏采购风险意识和规划预算意识，使得采购工作效率低。

（二）采购人员岗位设置不合理

很多行政事业单位的岗位设置本身有限，很多采购人员往往是身兼数职。这导致不同岗位之间的工作内容权责不清，采购工作难以得到有效的监督，监督力度不够。而且，采购工作人员的多重职务性，财务难以对其实施有效的监管。

（三）风险评估不到位

对于行政事业单位的采购管理，很多管理人员还没有形成完善的风险管理意识。风险意识淡薄，导致很多工作人员在进行采购工作时，对风险考虑程度不够，市场价格和供应商选择判断不够准确。比如有时会出现确定好的供应商临时抬价或者货源不足等，这些问题都会影响到采购工作的稳定性和安全性，导致采购单位内外部出现各种风险问题。

（四）信息沟通机制不健全

行政事业单位财务预算需要公开，但是实际上，很多公开的内容和信息不够完善缺乏公信力。比如一些账单公开后，其内容和款项以及用处细节缺乏详细的解释。在这种情况下，即便是将信息公开了，群众也无从查证，无法真正做到监督，这种信息公示也就失去了其公示的意义。另一方面，针对采购工作相关内容，基层员工能够反馈给管理人员意见的渠道不多，很多采购工作中的各种细节问题没有专人进行收集，上下级之间缺乏有效沟通和工作反馈，导致很多工作中存在的问题得不到有效解决，影响采购工作效率。除此之外，由于部分行政事业单位的信息化建设程度不高，很多工作流程相对烦琐，进度慢，效率低，工作中产生的各项信息数据无法得到有效的收集整理，申请流程缓慢，年度采购工作累积的信息数据整理起来缺乏有效的整合，导致很多有价值的数据信息没能利用起来。

四、行政事业单位采购管理应对策略

（一）加强内部控制

政府性的采购行为有严格的法律法规监管，其规范性比较强，不容易滋生腐败。非政府性的采购工作虽然也是国家统一下拨资金，但是因为采购过程缺乏有效的内部控制，很容易滋生腐败，因此需要各个行政事业单位加强对单位的内部控制。比如，行政事业单位可以建立相应的内部控制制度，根据单位内部的实际岗位人员分布与工作情况进行细分，制定更具针对性的管理条例或规范。比如，采购管理中，要制定相应的管理规范，每次的采购要提前拟订采购计划，计划中规定好采购时间、采购内容、数量、详细的价格区间、供应商预选等等。在确定好计划并进入实施之后，要有规范的申请流程，采购申请流程里除了包括上述内容，还要有与供应商签订合同，其中明确规定采购的物资、价格以及数量，确保实际的采购工作与计划能够对应上。同时，要设立相应的监管机制来制约采购工作，可以设立财务相关监管，加强内部控制，确保采购工作的每一环节都能在内部控制之内，将采购资金控制在预算之内。

（二）规范工作流程

在加强内部控制之后，要对采购工作的流程进行严格的规范，制定一套切实可行的采购流程并实施到工作中去。比如在供应商招标过程中，要规范其流程，保证招标的公开、公平、公正。在物资进行订购交接过程中，要细节化每一个流程，使得每个工作流程都有明确的负责人，保证操作流程的规范性。

（三）增强风险防范意识

在采购过程中，相关人员要树立风险防范意识，避免出现各种合同问题。因为非政府性的采购，一般都是行政单位自发组织的，监管性不强。因此，需要相关的采购人员着重加强各种采购合同的审查工作，尤其要明晰合同中的责任区分，还要警惕各种合同诈骗风险。因此，采购工作不仅需要采购人员具备相应的风险意识，最好还能有合同法务和财务人员进行监督，确保采购流程的安全性以及合同款项的利益划分。具体而言，采购流程中的合同拟定，行政事业单位不能全权交由采购部门来决定，要多个部门协同监管，对合同进行审查，保证合同中条例的公平合理性。还需要注意的是，在签订合同时，要确保供应商的合规性，检查供应商资质。如果是借助第三方机构，则要审查第三方机构和供应商，确保两方都具备相应的资质，信誉度合格且有保障，再确定合作。

（四）构建采购工作组织架构

不论是什么类型的工作，都要有明确的工作组织架构。行政事业单位要做好明确的岗位规划，构建科学合理的组织架构，明确岗位工作内容和职责。通过明确的岗位职责和内容分化，提高工作分配效率，避免工作内容重复和权责区分不明等情况的发生。明确的工作内容和责任区分，有利于提高各岗位人员的责任心，工作出现问题也方便追究根源责任人。通过合理明确的组织架构，也方便管理人员对各个岗位人员进行管理，推进决策、监督和管理工作。比如，在采购工作中，可以设立采购主管、采购小组、采购方案设计组、采购流程负责组以及监督小组等等。同时，还可以设立内部控制管理人员岗位。因为有了明确的工作组织架构，相对而言，管理也需要加强力度。只依靠采购部门内部管理，远远达不到制约和监督的力度，需要外部监督权利的制约。可以设立相应的工作监督评审部门，评审的内容可以贯穿采购的全过程，从采购的计划拟订、审批过程、采购人员的询价招标以及看货、签约、核算、付款等流程内的工作，对相关采购人员的工作质量进行评定，对于其不足之处可以提出相应的建议或意见，以此来提高工作人员的工作质量。有明确的组织架构，还要有意识地培养员工的岗位责任意识和专业能力，提高员工的采购能力，培养团队精神，打造一支强大的采购人才队伍。

（五）控制年度采购预算

事业单位需要控制好年度预算，保证资金的合理利用。可以对单位的办公设备、公用品消耗等实际情况做一个具体的调查，以此对办公物资的消耗有个全面的认知，对年度财务预算也能有一个更加准确的资金估算。在明确了解物资消耗需求之后，做一个全面的规划统筹，控制好年度采购预算，将年度的预算细分到每个月。要保证预算规划的科学性，还要了解行政事业单位所需的办公物资在当地的价格波动，给每月的采购预算留有一定的价格波动区间，保证预算的合理性。同时，相关的采购部门管理人员要对采购的物资、数量和货物来源做好严格的监督，控制采购资金的使用，避免滋生腐败。同时，对于一些资产闲置浪费的情况，要加以控制，可以将闲置的物资重新整合利用起来，减少采买的数量，避免铺张浪费。

（六）做好采购分类管理

很多行政事业单位的采购管理没有完善的流程，导致采购内容混乱，有时会出现重复采购或者多购少购的情况，影响采购质量和效率。因此，需要设立专门的人员进行采购分类管理。比如，日用办公类的采购管理，进行细分，记录好每一次的采购数量以及每月剩余数量，规划好下一次采购数额，避免出现浪费物资现象。除了日用品之外，各种办公设备也要做好分类，记录在册，保证每一笔采购，不论数目大小都能找到相应的记录。

（七）保证管理和采购的分责

想要保证采购工作能够得到有效的管理，避免滋生腐败，就要保证管理和采购工作区分开来，用外部管理来制约内部采购。采购活动必须要在其他部门监管下进行，以保证采购的公开度和透明度。同时，也可以成立相关的监督部门，专门监督采购活动全程，对采购活动进行评审。通过监督管理部门和采购部门的区分，减少腐败滋生。管理部门可以是相关审计、财务，需要明确管理部门和采购部门没有利益关系，保证监管的公平性。

（八）选择采购方式

在采购过程中，采购也分很多种，有小额采购、大额采购、直接采购、招标采购等。如果行政事业单位选择招标采购的话，要注意做好招标工作，保证招标的公平性。在确定供应商后，要对供应商的公司资质进行严格的审查，降低采购风险。同时，确认招标后的一系列流程、合同都要有明确规范的操作。如果是直接采购，行政事业单位需要至少与三家以上的供应商进行谈判，通过对货物质量、价格、可供应数量的对比来选择最适合供应商，提高采购的性价比，促进资金的合理利用。

综上所述，行政事业单位要想加强采购管理内部控制，防范采购风险，不仅需要加强采购流程的监管，规范采购工作，还要制定相关的采购制度，保证相关人员工作规范。通过加强监管，把控采购流程，保证行政事业单位的资产安全，杜绝采购腐败，促进事业单位的发展。