高校固定资产清查常态化和有效性研究

舒 辉

广东科贸职业学院 广东 广州

高校固定资产清查可以真实反映高校国有资产占有使用状况，是资产管理的一项基础性、常规性工作，对于保障学校资产安全完整、合理安排预算、提高资源配置效率具有十分重要的意义。《财政部关于加强行政事业单位固定资产管理的通知》（财资〔2020〕97号）中规定，定期对固定资产进行清产盘点，每年至少盘点一次，全面掌握并真实反映固定资产的数据、价值和使用状况，确保账账相符、账实相符。2021年4月1日开始实施的《行政事业性国有资产管理条例》（国务院令第738号）列举了应当进行国有资产清查的六种情形，并明确说明“未按规定进行国有资产清查”需担负的相关责任。清查工作的高要求与实际落实情况之间存在着较大差距，即使定期开展，但多流于形式、走过场，无法真正达到清查工作的常态化和有效性要求。本文通过对广东省K院校资产清查中出现的问题进行深入细致的分析，理论结合实践，总结具体的解决方案，以期使学校通过常态化和有效性资产清查准确掌握资产总值、数量、分布、使用状况，从而提高资产使用效率，提高资产管理信息系统数据质量，进一步健全管理制度。

一、清查工作的问题及难点

高校资产总量大、种类多、规格多样且涉及面广，开展资产清查不管是请第三方机构还是学校自行组织，都是一件耗时费力、问题如山的事情，账实不符、账账不符在高校资产管理工作中普遍存在。广东省K高校涵盖农、工、经、管、文等多专业领域，庞大的资产分散在三个校区、上百个教室、实训室、办公室、实践基地中。在最近的全校性固定资产清查中发现，账实不符和历史遗留问题多，清查进度缓慢，后期数据处理核对困难，返工确认耗费人力物力等诸多问题。这些问题不仅是观念上不重视造成的，也是平时制度落实不严、管理方式落后等日积月累积攒下的，主要表现在以下方面。

1.重视程度不高，管理队伍不稳定

学校资产管理部门一般是比较重视固定资产管理与清查工作的，但由于其他部门对固定资产的概念模糊不清，也没有认识到固定资产管理与清查的要点及作用，有时是被动应付。由于业务部门的资产管理人员大多为兼职或编外人员，资产管理不是其工作主业，工作得不到有效激励，缺乏主动性，且频繁的人员流动导致资产交接工作不严谨，新到岗的管理员对所管辖的资产内容、业务流程等不熟悉，造成管理断层，在开展固定资产清查工作时严重影响清查进度及效果。不稳定的资产管理队伍与学校庞大的固定资产之间存在矛盾，亟须解决。

2.登记信息不完整，资产档案难追溯

在清查过程中发现，一些年份较长的固定资产登记信息不完善、不准确，有的只登记了资产名称、使用部门、数量、原值，没有规格型号、使用人、存放地点甚至会计凭证号等信息，无法根据资产清单去查找实物。年份近的资产虽然登记的字段信息很完整，但由于资产标签粘贴不及时，特别是遇到没有品牌信息的办公用品时，也无法准确判断属于哪一条资产账。若想对登记不完整的资产信息进行追溯查询，由于未建立资产的电子档案，需要去档案室查询当年的纸质财务凭证才能获取准确信息，耗费的时间成本、人力成本非常大。后期各部门虽然上交了账实相符、有账无物、有物无账的清查统计表格，但资产管理人员仍需要对有账无物、有账无物的数据再进行一次交叉匹配，还要对账实相符的资产再进行复盘、抽盘，补充完善资产卡片信息，工作量非常之大。

3.日常管理不到位，日后清查问题多

由于固定资产管理工作质量无直观评判指标，也缺乏有效的考评体系，导致高校对固定资产管理工作重视不足，在资产使用和管理上不同程度地存在着“重购置、轻使用，重支出、轻管理”的现象。资产的入账、调拨、移交、报废等具体操作流程和操作细则执行不力，久而久之造成账账不符、账实不符。在清查期间发现，有的由于部门人员异动未办理资产交接手续或资产交接手续严重滞后导致资产账实不符；有的因场地改造、被盗等原因造成资产损失，使用部门未及时办理资产报废报损手续，造成盘亏；有的因机构调整、合并、重组时没有进行资产清查，造成资产不清、账实不符；有的部门对物资设备保管维修不善，出现故障甚至瘫痪报废也没有专人清理，清查的时候重复核查，造成人力物力的资源浪费。各种管理不到位导致资产数据失真，清查时按账索物耗费的精力、时间大大增加。

4.清查队伍业务不熟练，缺乏清查经验

资产清查人员包括部门资产管理员、资产使用人、盘点人、数据录入员、系统管理员及其他协作人员等，管理经验、专业知识结构、业务熟练度各不相同，这些都是影响清查进度、清查效果的重要因素。管理经验缺乏、专业知识匮乏、业务不熟练的清查人员很难全面把握好待清查资产的内容和数据逻辑关系，结果会造成资产的“假盘亏”或“假盘盈”，后期数据处理能力欠缺也会影响清查结果的数据质量，清查的有效性大打折扣。

5.信息化程度低，清查方式落后

K院校的资产管理信息化是借助广东省财政厅的行政事业单位资产管理系统实现的，但由于该系统在实物管理模块功能不足，只能做到传统的记账功能和数据统计，无法通过系统实现权责划分、业务流程设定及线上办理，导致资产信息的更新维护具有一定的滞后性。同时信息录入没有校验及规则制约，使用人的名字录错，同一个存放地点录入内容不一致，开展清查时不管是按账索物还是按物对账都变得极其困难，最后只得采用实地盘点、手工登记、后期核对的传统清查方式，工作量大、效率低、工作质量不高。同时由于清查一般是通知部门自查，然后再上报自查数据，资产管理部门由于人手缺乏未逐一对提交数据进行实地复查，加之对上报的损坏、丢失、待报废问题处理不及时，久而久之造成资产清查工作流于形式。

二、资产清查常态化和有效性对策

固定资产清查工作看似简单，但清查的常态化、有效性与前期资产管理的重视程度、制度建设、信息化投入等因素息息相关，并不能一蹴而就，是一件久久为功的事情，需要从宏观政策制定到微观执行层面整体考虑和全盘统筹，科学利用项目管理的方法和信息化手段做好日常管理工作，开展清查时界定好范围、规划好进度，才能让头绪繁杂的清查工作在规定的时间内达成既定目标。对于多年未实质开展过资产清查的高校来说，第一次清查问题一定很多，需要花费大量的时间、人力、物力，但第一次的有效性清查对今后清查的常态化工作是非常重要的。

1.加强管理队伍建设，促进制度高效落实

固定资产管理制度的有效发挥、资产设备的高效使用依赖于资产管理员的管理、执行、监督。高校应重视资产管理人员队伍建设、专业培训等工作，并形成内部制度。比如将固定资产日常管理工作作为资产管理员绩效考核的组成部分，强化责任的同时给予部门专职、兼职待遇保证，充分调动工作积极性。资产数量达到一定规模的学院、部门要设置专职资产管理员，保持资产管理队伍的稳定性，确保资产管理工作的持续性和连贯性。同时定期对资产管理员进行业务流程、财务会计、管理信息系统、数据汇总、清查方法等方面的培训，提高资产管理队伍专业化水平。通过管理队伍建设落实好各项管理制度，资产清查工作才会有开展的基础。

2.优化资产管理方式，做好资产分类管理

固定资产清查时，经常会发现一些资产如碎纸机、液晶显示器、文件柜、电子天平等未贴标签，但这类资产有些是登记在资产账的，而有些达不到入账标准。清查时为避免漏盘，工作人员一般都会先登记，后续再查证。如果在资产原始清单里面匹配不到，大概率会把它们归类到盘盈资产，对盘盈资产再进行追根溯源时发现这些“盘盈”的资产原值并未达到入固定资产账的标准，浪费了精力与时间。因此，将达不到入账标准的低值耐用品纳入学校资产管理体系，做到低值耐用品一物一卡（可采用不同颜色的标签纸打印粘贴），清查的时候能与固定资产准确区别，会大大提升清查效率，同时对学校资产管理做到精细化科学化。

3.召开清查动员大会，做好前期培训工作

如果高校没有形成“人人用资产、人人管资产”的良好氛围，那么资产清查工作将无法推进和落实。在清查工作开展前，应由高校管理层牵头进行全校性动员，做好相关人员的思想工作，提高认识，加强政策宣传，号召参与人员认真对待资产清查工作，提升大家对资产管理的重视程度，这些将促进资产清查推进及各部门的配合力度。对于缺乏经验的资产清查人员，必须对其进行岗前培训，加强清查流程、清查内容、数据逻辑关系、数据处理、资产系统操作等方面的指导。

4.做好前期准备工作，重视清查过程细节

清查工作前期准备工作很重要，由于清查的主要对象是固定资产，目的是查看账目与实际数量、型号等是否一致，因此首先要整理好与固定资产有关的采购合同、发票、房屋产权证、车辆行驶证等权属文件以备查。这些文件在平时资产报增的时候，就可以扫描成电子版作为资产卡片附件上传到系统，清查时若遇到权属不清晰、账实有差异可以通过上述材料迅速给予确认。其次通知各固定资产使用人、保管人确认固定资产存放位置，便于盘点人员进行账实核对，从而提高盘点效率、降低失误概率、推进盘点进度。

正式开展清查时，以账点物，见物对账，充分摸清固定资产实存数，及时更新固定资产信息，补齐漏记内容。对实际已经报废、毁损或失去使用价值却长期挂账的资产及时申报核销；对未登记使用人或者保管人的资产落实到相关人员，确保责任到人；实地清查中发现的账外资产和遗失资产要及时登记到盘盈、盘亏表，后期查明原因做进一步处理；全面清理并处置闲置待报废固定资产，及时销账。

5.利用信息技术，创新清查方法

充分发挥信息化技术手段进行资产管理与清查。将全校各资产使用人（部门）、管理人（部门）等纳入信息系统，对资产的建账、移交、清查、处置等业务流程进行线上开展和管控。在系统中设置“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的管理架构，从业务流程到管理范围，从权限分配到数据管理，建立严格的内控制度，见图1。

（1）通过资产日常管理系统，使资产信息透明、易查询盘点。教职工可以查询到个人占有使用的所有资产信息，例如每台设备的编号、名称、规格型号、存放地点、取得日期、原值等详细信息，结合设备上的资产卡片或规格型号信息实现快速盘点。同时登录系统可以在全校范围内查找不在自己名下但实际使用的资产，并匹配原使用人，后面补办移交手续。

（2）设定分级负责模块，推进清查速度。清查过程中，校内各部门资产管理员和其他教职工都可以登录资产日常管理系统，对问题设备的信息变更、处置申请、审批可以直接通过系统进行操作，方便、快捷、响应时间短，大大加快了清查速度。

（3）采用PDA（PersonalDigitalAssistant）手持终端进行复查和抽盘。资产管理部门在各部门自查完毕后，采用PDA扫描资产条码进行复盘，可节省大量的人力物力，有效提高工作效率，降低劳动强度和管理成本。

6.解决历史遗留问题，清除障碍

一些高校的发展经历了合并、拆分、划拨等历程，为顺应新发展要求，内部院系、部门也会随之调整，造成资产来源的多样性、复杂性。若资产交接、划拨、账务处理不清晰、不彻底，后面清查时因年代久远、取证困难等因素难以追溯缘由。这些历史问题有些是可以通过部门协调自行解决的，有些需要上报到校长办公会议进行指导、审批、协调才可以解决，但会议制度有审批流程，在清查期间上报不可能做到即提即决，因此在以往清查中未得到解决的历史问题，必须逐项消化解决，才能使后续的资产清查顺利推进。

7.及时反馈清查结果，避免前清后乱局面

资产清查结束后要对资产清查的数据资料及时整理。其中，账实相符的资产要对其登记信息查漏补缺，及时更换或补打资产标签；对于盘盈、盘亏的资产，可以通过委托会计师事务所进行核查，出具经济鉴证，形成核查报告，提出处理意见及建议，做好会计核算处理；对于清查出的待报废资产，经技术鉴定后，按政策法规完成审批流程，及时拍卖处置，做好账务销账处理。

三、结语

固定资产清查是高校资产管理工作的重要内容，不仅可以增强管理意识、提高管理水平，也是摸清高校办学家底的重要途径。资产清查是一项复杂的工作，若在日常管理、制度落实、管理队伍建设、信息化管理等方面做足、做细工作，通过制订科学、系统的清查方案，是可以做到资产清查的常态化和有效性的，进一步发挥固定资产对高校事业发展的重要作用。