浅谈人民法院诉讼卷宗同步电子录入及利用工作

文/济南市中级人民法院 陈秀娟

一、法院诉讼卷宗同步电子录入工作

为规范诉讼卷宗同步电子录入工作，提高卷宗同步电子录入的效率和质量，各法院相继出台了本院案卷流程管理规程以及审判执行信息录入相关规定，从录入范围、录入节点、移交时间及移交标准、移交程序、录入管理等方面对法院诉讼卷宗同步电子录入操作规程做了具体规定。

（一）录入范围、录入节点及移交时间。一般刑事、民事、行政、再审、执行、技术鉴定和国家赔偿等各类诉讼案件的卷宗信息，包括案件从立案、审理、到结案归档整个审判流程中产生的档案卷宗材料，均由办公室电子档案录入中心或各庭室业务部门实行同步录入。

上述各类案件由各业务庭室根据本院案件流程管理规程规定的流程环节和节点分立案、审理（执行、委托）、送达三个阶段移交，一般应于各阶段司法行为结束后3日内移交录入中心录入。不得在案件装订前将所有材料一次性移交录入。具体来说：1.立案阶段形成的诉讼材料，应在移交承办业务庭室2日前移交录入；2.诉讼保全材料、先予执行材料及采取强制执行措施后形成的材料等一并移交录入，时间从办理完送达保全等手续之次日起算；3.管辖权异议案件，可将异议申请书及一、二审裁定和当事人提供的其他证据材料一并移交录入，时间以向最后一个当事人办理完送达手续或受移送法院签收之次日起算；4.每次庭审结束后，将庭审笔录以及在此之前形成的未录入材料一并移交录入，时间从庭审结束之次日起算；5.案件审判或者执行结束后，将判决书、宣判笔录、调解书、裁定书及其他诉讼文书以及在此之前形成的未录入材料一并移交录入，时间以向最后一个当事人办理完送达手续或过付财产之次日起算；6.不服本院一审裁判的上诉状、答辩状等材料移交录入的时间从答辩届满之次日起算；提审案件诉讼材料移交录入的时间从收到调卷函之次日起算；上级人民法院二审、再审的裁判书及退卷函等诉讼材料移交录入的时间从收到裁判书之次日起算；7.司法科学技术鉴定材料可分期送交录入中心：向监督（拍卖）机构委托之后，应于送达之次日起3日内将之前形成的材料送交录入中心；向委托单位送达后，应于送达之次日起5日内将之前形成的材料送交录入中心；8.因特殊情况不能按以上规定移交录入的，应报审判管理办公室批准。当日移交录入的案卷材料，一般于次日取回。其他时间段因特殊情况需要录入的，应征得录入中心同意。

（二）移交标准、移交程序。向录入中心移交录入的卷宗材料须达到装订卷宗的标准。卷宗装订标准参考中华人民共和国最高人民法院于2013年12月16日颁布的《人民法院诉讼档案管理办法》（法〔2013〕283）。需要加盖来源章和核对章的要加盖完毕。对未能达到上述标准的卷宗材料，录入中心应拒收并退回有关业务庭室重新整理。向录入中心移交卷宗材料需注意以下几点：1.卷宗材料送交人和取件人须为法院正式工作人员，或其他委托的合同制书记员，同一卷宗材料的送交人和取件人原则上应为同一人；2.移交材料时，由送交人填写《诉讼材料录入移交登记表》。填表时应注明案号、册数、正卷页数、副卷页数、当事人、承办人、移交时间以及移交人等基本信息。如有需要特别说明的，可在备注里标明；3.录入中心或扫描室人员接收材料时，要当面清点核对，确认材料数量以及基本信息无误后方可接收。材料接收完毕，应向移交人出具移交清单。待录入扫描完毕，移交人凭移交清单取回已录入完毕的材料。取回材料时，应当面清点，无误后方可收回，并由录入中心或扫描室人员在移交清单上签字确认；4.对于已经进行了电子录入的卷宗材料，由录入中心加盖标识印章，各个业务庭室不得重复移交录入。

（三）录入管理。录入人员须严格按照审判流程管理办法的规定完成卷宗材料的电子录入工作，确保录入及时、清晰、完整、全面。1.录入人员收到卷宗材料后应及时录入，100页以下的材料一般应当日录入完毕，100页以上的材料一般应两个工作日内录入完毕，材料录入完毕后应及时通知送交人取回；2.因工作需要，卷宗需集中录入的，应按照有关要求及时完成录入工作；3.完成电子录入的卷宗材料应附一页电子录入清单，清单上标明录入的总页数，每一对应目录录入的页数，核对无误后加盖电子录入中心印章。电子录入清单应放在卷宗备考表的后面；4.录入人员与各业务庭室实行对口录入，每个录入人员根据分工负责对口业务庭室的卷宗录入。各业务庭室的卷宗材料应严格分类管理，分别在录入中心设有专用文件柜，以存放卷宗材料。所有卷宗材料不得在文件柜以外地点存放，应将卷宗材料存在入专门文件柜或保险柜中，当日没有录入完毕或没有被取走的材料，下班时应锁入文件柜内，锁闭门窗，确保材料安全。录入人员在工作中应做到认真细致、严格遵守保密制度，严格卷宗管理，避免卷宗在录入过程中损毁或遗失，因录入人员的责任导致卷宗材料丢失或损毁的，要依照相关规定予以处理。

二、法院诉讼卷宗的提供利用工作

人民法院诉讼档案作为国家专门档案之一，是法院档案资源的重要组成部分，是诉讼过程的真实历史记录，是进行审判工作的重要凭证和依据。法院档案机构应当积极开展档案利用工作，另外档案工作部门也应当认真履行有关保密工作规则，明确借阅范围，并严格履行档案查借阅程序。本文依据《人民法院诉讼档案管理办法》（法〔2013〕283号），分别就公检法司有关部门、律师、代理人、当事人等不同的利用主体，在查、借阅卷宗等问题上分别进行阐述。

（一）公检法司有关部门查借阅法院诉讼档案。根据中央有关文件精神和《档案法》《保密法》的规定，其他人民法院、人民检察院、公安部门和其他有关部门因工作需要，持单位介绍信和两名以上经办人员的工作证，经档案所在部门档案室同意，可以查阅法院民事诉讼卷宗和刑事诉讼卷宗有关材料。法院本单位审判部门查阅诉讼卷宗，需填写阅卷单，经审批同意，调阅、摘抄或者复制诉讼卷宗有关内容。有关部门和人员需要借调法院诉讼档案的，应当在6个月内归还，确实需要继续借调的，应当办理续借手续。但一般情况下续借时间不得超过3个月。逾期不还的，档案机构工作人员应当及时催还或者通报。诉讼档案归还时，档案工作人员应当认真检查卷宗材料和证物袋有关内容，如发现不全或者损毁等情况的，应当及时联系借卷人并追查。能通过摘抄、复印，或者刻录光盘拷贝电子卷宗等方式满足需要的，不再调阅纸质卷宗。

（二）案件当事人查阅法院民事诉讼档案。根据《人民法院档案管理办法》（法〔2013〕283号）的规定，案件当事人本人可以持身份证或者其他有效身份证明，查阅民事诉讼档案正卷有关内容。当事人是公司员工的，可以持公司营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书、员工本人身份证或其他有效身份证明，查阅民事诉讼卷宗正卷有关内容。当事人是法人的，应持法定代表人身份证明、营业执照复印件、身份证或其他有效身份证明，查阅民事诉讼卷宗正卷有关内容。查阅案件有关材料应当填写阅卷单，注明查阅人姓名、身份证号或工作证、案件编号、复印内容、阅卷时间等事项。法院工作人员要对查借阅人员和案卷进行详细的登记，对交回的案件材料进行全面清查，确认无误后签注。

（三）律师、其他诉讼代理人及有关单位查阅法院民事诉讼档案。根据《中华人民共和国民事诉讼法》第六十一条的规定，代理民事诉讼案件的律师和其他诉讼代理人有权查阅所代理案件的有关材料。律师或其他民事案件诉讼代理人查阅已经归档的案件时，应当与档案室工作人员联系；在诉讼过程中需要阅卷的，应当与该案件的承办法官或者书记员联系。律师代理民事案件当事人为自然人的，需要持律师证、律师事务所调查函、当事人授权委托书、当事人身份证明复印件等相关材料。律师代理民事案件的当事人为公司的，需要持律师证、律师事务所调查函、公司营业执照复印件、公司法人身份证明、授权委托书等相关材料。律师查阅民事诉讼卷宗材料仅限于正卷有关内容。其他诉讼代理人代理自然人的，需要持身份证明或者其他有效身份证明、当事人授权委托书、当事人身份证明复印件等相关材料。其他诉讼代理人代理公司的，需要持身份证明或者其他有效身份证明、公司营业执照复印件、公司法人身份证明、授权委托书等相关材料。其他诉讼代理人查阅民事诉讼卷宗材料仅限于正卷有关内容。起诉书、庭审笔录、上诉状、答辩状及各种证据材料等案件审判卷和执行卷的正卷，诉讼代理人可以在诉讼过程中查阅。案件审理终结后，诉讼代理人可以查阅案件审判卷的全部正卷材料。其他有关单位确因工作需要，可持单位介绍信和两名以上经办人员工作证，经档案所在人民法院审查同意，查阅或者复制民事诉讼卷宗正卷有关内容。复印完结，可以要求档案工作人员在复印材料上盖章。查阅案件有关材料后，应当及时将查阅的全部案件材料交回书记员或档案室工作人员。其中，查阅案件材料中涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，诉讼代理人应当保密。诉讼代理人查阅案件材料时不得涂改、损毁或抽取案件材料。否则，要依照民事诉讼法第一百零二条第一款（一）项的相关规定处理。

（四）关于特殊案件的查阅规定。最高人民法院办公厅给湖北省高级人民法院《关于案件当事人及其代理人查阅诉讼档案有关问题的请示》的复函（2005年9月15日法办〔2005〕415号）中说明，按照《人民法院档案管理办法》和《最高人民法院关于诉讼代理人查阅民事案件材料的规定》（法释〔2002〕39号）的规定，当事人也可以查阅刑事案件、行政案件和国家赔偿案件的正卷；最高人民法院办公厅给上海市高级人民法院办公室《关于扩大诉讼档案查阅范围的请示》的复函（2006年4月17日法办〔2006〕110号）中说明，关于执行案件的正卷，经研究，当事人及其代理人也可以查阅；最高人民法院办公厅给四川省高级人民法院《关于死刑执行材料存档问题的请示》中说明，同意将关于死刑案卷中的执行死刑笔录、布告签发稿、执行死刑报告、死刑执行照片、尸体处理登记表等不宜对外公开的材料，列入副卷。同时，对执行死刑材料已经订入正卷中的案卷，在利用时要根据《人民法院档案管理办法》（法办发〔1991〕年46号）中关于“涉及国家秘密、个人隐私和对社会有不良影响的案卷”不得查阅的要求严格把握。根据《最高人民法院办公厅、最高人民检察院办公厅关于调阅诉讼卷宗有关问题的通知》（2010年6月17日法办〔2010〕255号），人民检察院在办理法官涉嫌犯罪案件、抗诉案件、申诉案件过程中，可以调阅人民法院的诉讼卷宗。凡是通过查阅、拷贝电子卷、复制、摘录等方式能够满足办案需要的，不再调阅诉讼卷宗。人民法院、人民检察院调阅诉讼卷宗应该严格手续、经院领导批准，填写《人民法院调阅卷宗单》《人民检察院调阅卷宗单》，加盖院印或办公厅（室）印章，由相关部门确定专人负责办理。人民法院、人民检察院调阅诉讼案卷的时间为3个月。特殊情况应重新办理调阅手续，连续调阅期限不超过6个月。人民法院、人民检察院利用诉讼案卷要严格手续，可以查阅，但不得向外转借。

（五）电子诉讼档案的查阅利用。法院机关审判人员因工作需要，查阅、打印本人已审结的诉讼案件的电子档案，应通过院机关审判管理系统提出“借阅申请”，经档案管理人员审核后，可以利用所需要的电子诉讼档案；查阅、打印其他审判人员已审结的诉讼案件的电子档案正卷，要经过本部门负责人批准和档案管理人员的审核。法院机关其他工作人员查阅、打印已审结的诉讼案件的电子档案正卷，需经本部门主要负责人批准和档案管理人员审核。上级法院调用已审结的诉讼案件的电子档案，由业务部门凭借卷单和上级法院调卷函，经档案管理人员审核后，可以调用所需要的电子诉讼档案。党政、司法等有关其他单位因工作需要，调阅已审结的诉讼案件的电子档案正卷，需持介绍信和两名以上工作人员的工作证。案件当事人及诉讼代理人可以申请打印复制所查阅的相关电子诉讼档案材料。案件当事人及其代理人查阅电子诉讼材料所需手续与查阅纸质卷宗所需手续一致。经批准打印复制的材料，加盖档案证明专用章。案件当事人及其诉讼代理人查阅涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私案件及其死刑案件，可能造成不良影响、后果的重大敏感案件，应当填写查阅诉讼档案申请单，由档案管理部门交相关审判业务部门审查是否允许查阅。庭审录音录像的查阅应当遵守档案管理规定，未经人民法院许可，任何组织和个人不得复制和传播庭审活动录音录像。调阅不公开审理案件的庭审录音录像应当遵守相关的保密规定。庭审录音录像数据光盘可以依法查阅，但不得复制。对于故意损毁庭审活动录音录像或者篡改其内容的，要严肃追究行为人相应的行政责任或者法律责任。此外，庭审活动录音录像应同时存入计算机存储系统，并异地异质进行备份存储。未经依法批准，任何单位和个人不得调用、查阅、复制电子诉讼档案副卷。

总之，利用法院诉讼档案，应当根据中央有关文件精神和《档案法》《保密法》的规定，针对不同的利用主体，视不同情形予以区别对待。档案的查阅，涉及机密和当事人合法权益保护方面的问题时，在提供利用的过程当中，必须确保档案实体和档案内容的安全。档案的借阅应当按规定办理借阅手续，并及时归还，严防失密泄密和丢失、损毁事件发生。