提升医院档案管理工作水平的策略

文/成都市第三人民医院 吴拥军

目前，医院档案管理水平得到很大的提高，但还存在很多的问题。具体表现如下：一是个别医院领导对于档案管理工作的重要性认识不到位，档案管理意识还比较淡薄，对档案管理工作缺乏足够的重视；二是个别医院目前没有形成系统明确的制度化、规范化、科学化的档案管理体系；三是个别医院档案管理人员的专业素质及理论水平离本职要求差距较大；四是由于个别医院经费不足、用房紧张，存在档案存放不规范的问题。所以医院在档案管理方面需要不断完善，医院档案管理工作的质效有待加强。

一、医院应建立健全档案管理机制体系

医院抓好档案管理工作，是保障档案管理工作健康有序发展的重要条件，也体现着医院在发展过程中所取得的成就，要逐步建立起科学的档案管理体系，才能减少档案管理工作的很多随意性和不确定性。要想达到档案管理的科学、规范，必须建立健全医院档案管理制度及相关措施，这些制度和措施对于医院档案管理工作来说是非常重要的。为充分调动档案管理人员工作的积极性，应做好如下几点：一是建立健全医院档案管理相关的规章制度，在档案管理制度中融入奖惩条款；二是规范医院档案管理人员的岗位职责，细化档案管理工作的职能，日常工作中，要严格按照分工去履职，有序做好档案的收集、保管及利用等工作；三是把激励机制纳入医院档案管理工作中，不断促进档案管理工作高水平发展；四是依照档案管理相关法律法规以及医院档案管理工作实际情况，制定完善的工作制度，并严格落实到档案管理工作中。档案管理工作的相关制度包括档案立卷、归档、保密、借阅、利用、库房管理、鉴定与销毁及档案管理人员岗位责任等，对档案管理工作的各个环节应进行制度上的统一，并确保将制度真正落到实处。

二、加强档案设施建设，完善档案设施体系

完善档案管理设施是做好档案工作的前提和基础，医院应加大档案管理工作相关资金的投入力度，领导层应提高对档案管理基础设施建设及档案管理工作全过程重视。第一，确保档案管理相应的基础设施得到完善；第二，要设立独立的档案室，其中包括档案查阅室、档案办公室；第三，按照上级档案管理标准化要求，档案库房、档案查阅室、档案办公室必须实现“三分开”；第四，要按照新时代档案管理的相关要求，配齐档案管理工作中必需的软硬件设备，以提高医院档案管理工作的水平；第五，档案室要分别设立纸质档案库房和电子档案库房，安全起见，档案库房必须要安装门禁、电子监控设备、自动消防报警器和自动恒温恒湿设备；第六，要有专门的档案管理平台、服务器、电脑，打印机、扫描仪等设备，还需完善档案密集柜、电子档案防磁柜、低湿杀虫消毒柜等；第七，需安装窗帘或百叶窗等遮阳装置，并保证有良好的自然通风采光，室内应设置空调或通风设备；第八，库房设施要达到“九防”要求：防火、防潮、防尘、防盗、防光、防高温、防虫、防鼠、防有害气体；第九，医院要加强档案库房的日常管理工作，定期安排专人对库房的安全进行专项检查。以上工作都需要逐步去完善，这也是运用现代科学技术实施档案管理工作的有效保障。

三、加强档案信息建设，完善档案资源共享

加强医院档案信息化建设，有助于完善档案资源的网络共享。医院档案信息化建设目前受重视程度还不够，部分领导未认识到档案信息化建设的必要性，导致档案信息化建设工作相对滞后，纸质档案管理和电子档案管理方面的发展还不够均衡。现在，随着档案数量的快速增加和社会对档案信息化建设利用的需求，单机版档案管理软件根本不能适应现代新形势的发展，尤其是与医院的档案信息系统缺少连接，不能实现档案信息共享，这样一来，会对医院各方面工作的顺利推进产生一定的影响。要想让档案管理适应信息化时代发展的要求，必须不断加强档案信息化建设工作力度；强化电子文件归档管理工作的完整性，充分利用医院网络资源共享功能建立档案管理工作的标准化、规范化、科学化，尽快达到档案管理信息资源共享体系的完整性。按照国家对档案信息化建设管理的相关要求，结合医院目前管理工作的实际情况，力争加大对档案信息化建设软硬件设施的投入，以尽快实现档案管理的规范化和信息化；加快配置与档案管理现代化相适应的软硬件设备，从而使档案管理信息化建设得到更快发展。这样一来，信息化建设能为档案管理与利用提供全新的途径，还能够为档案管理工作的开展提供强有力的技术支持；通过档案管理信息化，提高档案信息的收集、保管、利用的水平，促使搭建信息共享平台，进一步优化档案管理工作，在极大程度上提高档案管理工作成效。同时，还能够减轻档案管理人员的工作负担，不断提升档案信息管理和查阅速度，最终提升医院档案的利用率。

四、加强档案资源利用，完善档案编研工作

新时代，要实现档案资源的有效利用，需要完善档案编研工作，实现档案信息资源的共享。一方面，对医院档案的收集、整理、归档问题都能得到充分解决，还能积极拓展档案的收集范围，因为医院档案属于综合性档案，收集资料内容往往很多，有早期单纯的纸质文书档案资料及现代的纸质和电子文书、会计、人事、设备、基建、病历、簿册、图表、录音、录像、盘片档案资料等，随着现代化办公方式不断更新，为医院的档案增添了新的内容，在档案管理的过程中，能够有序地开展档案信息管理工作，以共享档案信息资源；这些档案内容通过对计算机信息技术有效运用，能为医院各项工作提供取之不竭的信息宝库；另一方面，实现档案信息资源共享，开发利用医院档案，可以提升编研水平。档案编研工作是医院档案管理工作中重要的环节，也是医院编研工作中一项比较复杂的综合性研究工作。所以，医院领导要给予档案编研工作充分的重视，把档案编研工作当成一项重点工作来抓。要注重结合医院当前的实际发展情况，编写医院全宗卷、组织机构沿革、大事记、年鉴、立卷说明、分类方案、归档范围及保管期限、安全检查、档案收集与交接、档案数据统计、典型利用事例、新技术应用，检索工具编制及档案开放与控制情况等医院基础的数据汇编，还包括医院的简介、科室特色和专科介绍等，为医疗行业有序发展以及医院持续发展的正确决策提供可靠的依据。要不断收集国内外医学科学相关数据信息，为临床一线的工作人员查找资料和利用资料提供最便捷的服务。档案管理人员应经常深入临床一线科室与医务人员进行档案需求交流，掌握医务人员对档案资料的利用心理，对档案管理工作的需求进行完善，不断发挥出档案的利用价值。逐步完善档案管理工作在整个医院的服务体系，使当前的档案管理工作在医院能起到一定的参考作用，在工作中为医院解决一定的实际问题，真正做到档案管理工作与医院其他工作同步走。还要积极拓展档案收集等各方面工作途径，要将档案管理的触角伸向前端，全心全意为院领导及各科室做好服务，让档案管理工作在医院展现出更大的作用。要提升医院档案资料收集、整理、利用工作的完整性和准确性，不同程度地实现档案管理信息资源的共享，促使档案管理信息资源为医院的发展走向起到决定性、关键性作用。

五、提高档案管理技能，提升档案管理人员的素质

不断提高档案管理人员的技能与专业水平，是档案信息化建设工作的主要落脚点。要想改变当前档案专业人员知识结构不合理、学历普遍偏低、业务及综合素质能力普遍较低的现状，需做好如下几点：首先，要持续提高管理人员的档案管理水平和专业水平，改变档案管理人员的现状，使其清楚地认识到，新时代是知识经济和网络信息融合时代，档案管理工作是为单位提供真实的信息资源，能够真实地记录医院的各项基础工作。所以，为了促使档案工作健康有序地开展，同时适应新时代对档案管理工作的相关要求，应该为档案管理人员制定适宜的激励机制，要重视档案人员的晋升问题，对档案管理人员工作能力给予肯定；要建立公平、公正的职称评定系统；在职称评定等级方面要统一标准；要不断提升档案管理人员的专业水平及业务能力，促使他们在档案信息化建设工作中发挥应有的作用；要不断强化现代化信息化意识，促进档案管理人员熟练操作档案信息化管理软硬件设备。以促进档案信息化建设工作效率的提高。

在日常的工作中，医院不但要提高档案管理人员的管理水平和职业素养，还要增强他们的政治素养及专业素质。为不断提升档案管理工作的效率，要积极组织档案管理人员参加相关的专业技能培训，提高他们的业务技术能力，除借鉴其他先进部门的思路和学习方法外，还可运用参观、交流等方式，以切实提高医院档案管理人员的业务能力；要积极培养档案人员不断学习新知识、新技术的意识，努力提高他们的知识层次，不断优化他们的知识结构，使档案管理人员逐步成为档案事业专家型人才。只有适应档案事业人才发展的需要，才能促进档案信息化建设工作有序开展与提升，为今后医院的档案管理工作提供有力保障。