论企业档案的重要性及规范管理措施

文/中铁一局集团第四工程有限公司 张伟

企业档案是企业在建设经营、生产科研及服务等活动中，直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种图表、声像、实物、文字等不同形式的历史记录。档案传承着企业文化、服务着企业发展，在企业市场竞争中扮演着极其重要的角色。中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中指出：“档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区、各部门、各单位的重要职责。”深刻认识档案的价值和作用，对实现档案管理的专业化、信息化、规范化、科学化具有十分重要的意义。

一、企业档案工作的重要性

企业档案记录着企业的发展全貌，是企业的宝贵财富及无形资产，在企业改革发展和生产经营中发挥着举足轻重的作用。其重要性表现如下：

（一）企业档案具有社会价值。企业一直处在国家经济社会发展的最前沿，为改革开放、经济腾飞、科技进步、国防建设、民生改善等做出了卓越贡献。笔者所在企业为建筑施工企业，有“天下第一局”的美誉，参与了青藏、京沪、拉林、商合杭、大瑞等诸多铁路建设，以及雀儿山隧道、米仓山隧道等堪称世界级难度的高速公路建设，还包括北京、成都、郑州、西安等城市轨道及市政工程建设，并参建了上海方舱医院建设。这些都是促进经济发展、维系国计民生的重点工程，在施工中产生了大量项目建设档案、科学技术研究档案、企业标准档案等。因此，企业档案不仅是企业自有资产，也是国家档案资源的有机组成。同时，企业档案管理也承担着为党管档、为国守史、为民服务的社会责任。

（二）企业档案具有的文化价值。企业档案记录了企业的发展史与奋斗史，是企业全员的履历本、编年史。同时，企业档案也彰显了企业文化演变，是企业文化的载体。笔者所在企业在成立50周年之际，档案部门展出了各个历史时期的史志资料，不仅直观展示了企业为国家基础设施建设所作出的巨大贡献，更表现了企业员工在艰苦环境下的精神风貌，档案中所蕴含的精神力量和文化价值，有效提振了全体员工士气，增强了全体员工的向心力。

（三）企业档案具有法律价值。档案具有法律效用，成为维护企业合法权益的有力保障。企业档案可以还原事实真相，明确各方责任，减少不必要的纠纷。因档案归档不全，在法律纠纷中，诉讼失败的现象普遍存在。齐全完整、留存完备的档案资料，可以摆脱“口说无凭”的窘境，对于证据的收集有极大的帮助，甚至可能是赢得法律诉讼的关键，可以保护企业和全体员工的利益不受损害。因此，档案管理水平的高低，是衡量企业管理水平的一个重要标志。

（四）企业档案具有经济价值。企业在国家经济发展中的重要作用，决定了企业档案的经济价值。具有企业发展中经济指标等数据的取得都是建立在对历年档案资料收集和分析的基础上，按照规范要求充分开发利用企业档案，可以推动企业各项工作的有序开展，为企业、为国家创造经济效益。

（五）企业档案具有无形价值。档案是历史的真实记录，是重要的信息资源和知识宝库。档案作为与企业同步发展的资产，包含了企业生产经营管理的各个方面，每份档案都具有不同的价值，传达和记述着历史。企业档案既能为企业的生产、经营、研发、管理服务，又能为企业全体员工服务，还能为与本企业相关的广大人民群众服务。企业档案是企业历史延续的载体，是企业知识资产与软实力的代表，具有不可估量的无形价值。

二、企业档案管理存在的突出问题

随着经济社会的不断发展，企业规模的不断扩张，信息技术的不断提升，企业档案资源重要价值的挖掘利用工作与企业落后的管理理念、管理设备之间形成了矛盾。目前，企业档案管理已经走出了单一的文件管理模式，正逐步向多元的知识管理道路迈进，纸质版档案数字化、档案管理信息化系统应用、数字档案馆的建设已成为大势所趋。当前形势下，许多企业的档案管理水平不能满足时代发展和企业发展需求，面临着前所未有的挑战。

（一）制度体系健全，落实力度差。随着《档案法》《保守国家秘密法》等一系列档案法律法规的出台，各企业的档案管理制度、管理体系越来越健全，但受传统观念的影响，各项制度落实不尽如人意，档案管理规范化程度不高。企业档案管理中，无档案管理机构、无专职人员、无档案管理场所、无档案管理信息系统、不遵照流程及相关制度操作等问题仍然存在，健全的制度和体系形同虚设、无法落地，没有从实际行动上真正将档案工作高度重视起来。

（二）宣传力度不足，全员档案意识差。企业的档案工作与每个员工都密切相关，对企业档案资料进行收集保管是档案管理部门的职责，也是企业每一个部门、下属单位的责任。然而由于培训、宣传力度不足，企业员工对档案的重要性认识还不到位，档案收集、归档工作常被认为是一件不紧急且不重要的事，配合人员没有做到按时、全面、系统、完整归档，没有肩负起应尽的责任与义务，导致归档资料整体质量差。

（三）档案管理人员综合素质有待提升。档案管理工作的专业性很强，对管理人员要求极高，既要有较强的专业知识，又要有较强的责任心和使命感。然而企业档案管理人员中，科班出身的人员稀缺，部分档案管理人员存在“大管家”式的管理思想，机械性对待工作，抱着“做一天和尚撞一天钟”的态度，工作效率低下。当面对档案管理创新、编研等带有挑战性的工作时，档案管理人员往往无能为力，直接影响了企业档案管理水平。

（四）档案硬件设施和信息化建设落后。许多企业受经费影响和办公条件所限，档案管理设施陈旧，档案常被放置于条件较差的闲置房屋或地下室，根本无法满足档案存放的必备条件，存在损毁的风险。同时，档案信息化建设严重滞后，仍采用纯手工的管理方式，日常查找费时费力，常因查找不便利，使得多数档案处于封存状态，造成“有档无用、无档可用”的尴尬境地，未能充分发挥档案价值。

（五）档案管理创新意识差。随着信息技术与网络技术的快速发展、广泛运用，数字档案资源已逐步成为国家档案信息资源的主要形态。传统的档案管理理念、管理方式，已明显无法满足企业档案管理的需求。许多企业至今的档案管理模式还停留在按惯例、凭经验、照搬照套中，工作缺乏创新意识，无法助力企业快速发展。

三、企业档案管理规范的措施

（一）健全管理体系，加强收集考核，增强企业“软实力”。一是企业要坚持“统一领导、分级管理”的档案工作原则，指定一名高管分管档案工作，全面统筹安排企业档案管理相关事宜，为各项工作的开展提供保障，推动档案工作健康发展。二是企业要充分认识到档案工作的重要性，变“意识上重要”为“行动中重要”，做好档案工作“三纳入”“四同步”，加强全过程监督指导，确保档案资料应归尽归、早归尽归，为今后工作和决策提供更多有参考价值的信息。三是加大档案资源收集整理力度。档案的收集管理几乎牵涉到公司各个业务部门及下属单位，只有将各类文件归集工作纳入各部门、各下属单位有关人员岗位职责并进行考核，形成多方合力与联动，才能推动档案资料的全面收集，增强企业“软实力”。

（二）加强培训宣教，营造良好氛围，提升全员档案意识。一是企业要加强档案法制宣传。要把《保守国家秘密法》《档案法》《企业档案管理规定》等法律法规的宣教工作纳入年度计划，优化档案事业法治环境，增强全员档案法治意识、责任意识、义务意识，营造良好的档案管理氛围。二是加强业务培训与指导。企业档案涉及范围广、门类众多、数量庞大，一些规模比较大的企业设有较多子、分公司和临时机构，档案管理人员还存在流动性大的问题，因此要定期开展档案人员业务培训，加强对基层单位的业务指导，提升档案管理整体水平。三是加强安全防护意识教育。企业要营造“人人有责、全员参与”的档案管理理念，杜绝任何部门和个人将档案据为己有或拒绝归档的行为；企业各层级要制定档案安全应急预案并进行演练，确保档案安全完整。

（三）加强档案人才队伍建设，提升综合素质。企业档案管理水平的高低，很大程度上取决于档案管理人员的综合素质。一是要加强档案人才队伍建设。从根本上摒弃档案工作无技术含量、谁都能干的错误思想观念，制定人才培养计划，合理选人用人，组建一支业务能力过硬并且稳定的档案管理队伍。二是提升业务能力。随着信息技术手段在档案管理工作中的广泛应用，档案工作对档案人员的要求也越来越高，企业要积极鼓励并支持档案人员参加上岗培训、继续教育、专业知识培训、对外调研交流等，让其不断提升专业知识、操作技能、管理创新意识。三是解决档案人员兼职问题。档案部门的设置对企业档案工作起着决定性作用。据调研，机构健全、人员配备较好的企业，档案管理水平明显高于无机构、无专职档案人员的企业。因此，企业要设置档案管理机构，并保证该部门具有履行职责的权力，实现“四参加”，以便收集保管具有重要战略意义的档案。

（四）完善档案管理软硬件设施设备，提升档案利用效率。企业要站在“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的高度，开展档案工作，不能只看眼前利益得失，而减少对档案工作的各项投入。档案信息化是提升档案管理水平的重要措施，特别对提升档案的利用效率具有重要作用，是企业破解当前档案工作难题的抓手。一是要加大档案硬件投入，改善档案存储环境及设施设备。严格按照有关规范和标准进行档案库房新建、改造及扩建工作，并采取必要的“十防”措施，切实改善档案保管条件，以利于纸质档案的安全保密与永久保存。二是加快档案数字化进程，提升工作效率。要充分利用已有的信息网络和平台，以档案数字化为基础，以电子文件归档和管理为重点，稳步推进档案资源信息化，实现公文办理和档案管理的一体化，促进工作效率稳步提升。三是利用档案数字化，最大限度实现档案资源共享。档案数字化为档案资源共享和档案信息深加工创造了有利条件，企业要简化档案归档、查询和检索程序，在保护档案原件的同时，突破时间和空间限制，提升查档效率，全方位为本企业和社会提供档案信息服务。

（五）创新档案管理模式，提升档案管理与信息安全水平。一是把档案信息化和数字档案馆建设纳入企业信息化建设整体规划中。要充分兼顾当前需要和未来发展趋势，确保档案信息化与企业信息化协调发展，实现数据资产的完整性、真实性、连续性，为档案信息开发利用奠定基础。二是适应无纸化办公条件下的档案管理新模式。维护档案的完整性与安全性是档案管理的基本要求，传统档案数字化与电子公文的全面推行，为档案管理提供了高效便捷的服务，但同时也增加了网络涉密风险。企业要加强档案管理信息系统维护工作，做好重要档案异地、异质备份保管，严格执行档案安全保密管理相关规定。三是创新档案开发利用新形式。企业要逐步推进档案信息化、智能化管理，并以信息化带动档案管理创新，搜集企业生产、经营、管理中的各种重要信息并进行数据分析，不断挖掘档案的巨大价值，努力把“档案库”变成“思想库”“知识库”，为企业生产经营、文化发展、权益维护等提供有力支撑。

四、结语

新时代，企业档案管理既要高瞻远瞩，又要脚踏实地。在知识经济时代，所有类型的档案都是企业的财富，各企业必须充分认识到档案工作的重要性，站在对历史、对国家、对人民、对企业、对全员负责的角度，推进档案管理工作。在大数据、物联网、云计算等移动互联网新技术的推动下，数字技术对档案管理的影响日益深刻而强烈，仅仅使用传统的档案管理方式已明显无法满足企业档案管理的需求，档案管理数字化转型已成为势不可挡的必然趋势。企业要树立“大档案”管理格局，应用信息赋能、网络增能、体系聚能的现代化管理新模式，全面提升档案存量数字化、增量电子化、服务信息化水平。坚持守正与创新并举，不断汲取经验，优化档案管理，进而不断实现档案管理提档升级，为企业高质量发展和国家经济发展提供有力支撑。