信息化视角下的招标代理企业管理工作探讨

郑子

北京国际贸易有限公司

现阶段，招标代理主要负责国际招标、国内招标，工程招标、政府采购项目的招标，其中科技、信息技术直接关系着项目的建设和发展。在信息技术不断发展的推动作用下，招标代理企业要想提升自身的核心竞争力，必须要重视信息化建设。通过信息技术手段的应用，能够及时获取市场的相关信息，并且能够确保信息的准确性和可靠性，企业据此建立相应反应机制，有利于保障企业决策的科学性和合理性，进而推动招标代理企业长远稳定发展。

一、招标代理企业概述

(一)招标代理企业

招标代理企业属于社会中介组织，主要负责从事招标代理业务。根据我国相关法律的规定，要想设立招标代理企业，首先要有固定的营业场所，要有配套的招标文件和相应的技术设施等，还要有可以作为评标委会人选的相应专家库。由于招标具有较强的专业性，需要经过多重程序，具有较强的复杂性，所以招标代理企业具有较强的优势，不管是从人员数量上，还是从招标经验方面。现阶段，招标代理企业主要帮助招标人对投标人进行审查，并提供相关的业务咨询指导服务。

(二)招标代理企业对于信息管理的需求

在当前的招标代理业务流程中，各个环节都需要信息。同时，在业务流程进行的过程中，信息的需要也存在一定差异。在前期准备阶段，需要收集项目的行业特征和发展前景等相关信息，了解招标人将要开展的工程背景，现状等情况，想要购买的设备或要采购的服务等情况，明确潜在投标人的数量，为项目的有序开展奠定良好的基础。在项目进展到中期阶段，需要了解报价信息，招标代理企业主要承担咨询机构的作用。在项目进展到后期期间，招标代理企业应根据自身已有的经验，结合相关专业项目特色，收集这些信息，并且需要将得到的反馈信息及时进行更新，确保掌握的数据资源具有实用性，能够充分发挥其作用。

二、招标代理企业信息化建设的重要性

信息化时代背景下，促使传统企业管理理念和管理模式发生变革，现代计算机技术与网络通信技术实现了与各个行业的深度融合。首先，通过信息技术手段的应用，能够帮助招标代理企业准确把握市场动态，实现对数据信息的高效分析，并及时调整企业生产经营活动。通过信息化技术的应用，可以大幅提升企业管理效率，在实现对内部员工科学化管理的基础上，也便于企业业务范围的进一步拓展。其次，可以促进招标代理企业市场竞争力的提升。信息时代，企业的发展离不开大数据的支持，招标代理企业应充分发挥大数据的作用，不断促进业务的升级，提升自身对数据信息的获取能力。对于招标代理企业而言，对智能技术和互联网技术的应用程度直接影响其获取咨询的能力，只有具备较好的信息化建设水平，才能获取更加全面的数据信息，才能准确把握市场动态，作出更加科学的决策，进而促进企业核心竞争力的提升。另外，通过信息化建设，可以有效提升招标代理企业的服务水平。招标代理企业服务质量的高低对其经济效益有着直接的影响。通过信息技术的有效应用，可以实现信息资源的快速传递，这样才能确保招标代理企业服务质量的提升。同时，通过技术应用，可以为招标代理企业带来更多的经济效益，促进其管理水平的提升，进而有利于其服务质量的进一步强化。

三、招标代理企业管理工作信息化建设的内容

企业的网络化和系统化建设都是围绕着管理工作进行的，企业信息化的应用范围有两个方面，一方面为前端办公系统，主要以客户关系管理为重点，另一方面为后端办公系统，主要以企业运作机制为核心，二者互相制约，互相促进。因此，对于招标代理企业而言，企业信息的主要内容如表1所示。

表1 招标代理企业信息内容

(一)办公自动化系统

随着信息技术的不断发展，以及企业管理工作规范化程度的提升，使其企业更加离不开管理信息系统。办公自动化是基于互联网技术和通信技术等多种技术来实现内部信息流通，能够实现对相关文件的快速接收，实现对系统内各种信息的有效协调，帮助用户能够高效获取所需信息。通过办公自动化系统的运用，能够实现移动办公，保障协同工作的开展，以及复杂数据的处理等。在当前的招标代理企业中得到广泛应用，对企业日常管理工作的开展具有重要作用，促进管理效率和质量的提升。

(二)资源计划系统

资源计划系统不仅具有先进的管理思想，也实现了对信息技术的充分利用，实现企业资源的合理调配，实现企业经济效益最大化，是信息化时代企业生存发展不可或缺的重要基础。一般情况下，招标代理企业资源计划主要包含财务管理和业务管理等模块，不同模块之间有机结合，才能为企业管理工作的开展提供服务。

(三)决策支持系统

决策支持系统能够通过人机交互的方式为决策者提供数据支持，其是在管理信息系统的基础上发展形成的，能够为决策者提供问题分析和决策模拟的环境，通过分析工具的利用，结合各种信息资源，提高决策的科学性和实用性。现阶段，决策支持系统已经实现对人工智能技术和数据挖掘技术的充分利用，具有较强的功能性，为招标代理企业的科学决策提供保障。

四、信息化视角下招标代理企业管理工作面临的挑战

(一)生产经营中的挑战

在招标代理企业进行信息化建设的过程中，会与企业日常经营之间出现争夺资源的情况，导致不同部门之间产生矛盾。这样不仅不利于企业管理工作的开展，也会使得各个部门由于不能正常开展工作而对信息化建设产生排斥，不利于企业生产经营活动的开展。因此，现阶段，在招标代理企业信息化建设的过程中，需要有效协调信息化建设和业务经营之间的关系，科学权衡二者之间的发展。同时，还要加强对信息化建设风险的评估，确保不会影响企业管理工作的有序开展。

(二)人才与技术挑战

对于企业来说，要实现信息化建设，主要离不开两方面的要素，即人才与技术，在拥有一套成熟信息技术的基础上，具备一支精锐的信息化人才队伍，这样才能确保企业信息化建设工作的有效开展。这样不仅有利于企业的进一步发展，也能够保障其日常业务经营水平的提升。在当前招标代理企业信息化建设的过程中，还存在一些不足，如网络技术发展较慢、缺乏信息系统设计能力等，这些问题的存在，导致企业信息系统开发不能满足实际发展需求，难以实现系统集成。同时，这样也导致企业不能实现与用户之间的有效沟通，降低信息系统的利用率。因此，对于招标代理企业来说，应积极引进先进的技术型人才，提升整体人员信息化利用能力，促进企业整体信息化水平的提升。

五、招标代理企业管理工作的信息化路径

(一)制定信息化总体战略规划

招标代理企业要提升自身的信息化水平，就要从顶层设计着手，相关经营管理人员应具有前瞻性眼光，能够从全局发展的层面看待企业的信息化建设，制定科学的建设规划。招标代理企业的管理层要充分发挥自身的引导作用，加强对信息技术应用分析，将其与企业发展的各个方面联系起来，这样才能确保制定的信息化总体规划蓝图具有针对性，能够适应企业发展的需要。同时，招标代理企业应重视人才的培养，加强技术培训，促进人才具有过硬的技术水平，为企业的信息化建设提供技术支持，这样才能真正落实信息化建设规划。在信息化时代背景下，企业人才和技术不能跟上经营决策必然会阻碍企业的发展。另外，管理层的决策直接影响着企业的战略发展，在进行信息化建设顶层设计之前，应明确企业的发展方向，这样才能确保信息化建设真正对企业的发展起到促进作用。

(二)建立相应责任管理部门

招标代理企业管理工作的信息化发展，需要建立专门的责任管理部门来有效落实相关工作。在企业建设初期，往往都会明确各个部门的职责，并作出明确的职权划分，但信息化建设是一个长期不断推进的工程，需要建立一个专门的责任管理部门，实现对相应权限的合理调度。通过该部门的建立，实现集权管理，进而逐步落实信息化建设的各项工作。通过这样的方式，能够防止出现各部门权责交叉的问题，影响管理工作的开展，降低管理质量和效率。同时，也能实现对企业各项资源的有效调动，促进信息化建设的高效发展。另外，通过专门的信息化责任管理部门建立，能够实现对人才培养和技术研发等工作的有效推动，以免受到各种因素的影响，降低工作效率。同时，一旦信息化建设过程中出现任何问题，该部门可以直接进行处理，做好信息化建设和资源管理等各方面的工作。

(三)完善管理体制

招标代理企业应积极创新现有的管理理念和管理模式，实现对招标代理体系的重建。企业应明确市场对招标代理业务的具体要求，充分了解时代特点和科技的发展趋势，要具有前瞻性，能够将创新理念融入到造价管理和方案设计等各个环节当中。同时，要积极提高从业人员的技术水平，确保其能够掌握新型技术，并可以将其应用到数据管理工作当中，提高数据信息利用率。同时，应加强企业内部的信息化建设，提高管理方案的设计水平，增强企业对各方面的统管能力，进而促进企业整体管理水平的提升。这样也能有效激发员工的工作积极性，提高工作效率，为企业的信息化发展奠定良好的基础。

(四)加强信息技术应用与研发

信息化建设的实现，需要加强对信息技术的研发，实现信息技术的有效应用。招标代理企业也要重视这一点，针对企业的业务活动，为信息化建设提供保障。首先，根据企业实际发展情况，加大对信息技术研发的资金投入，如支持自主研发信息技术，并为其提供各方面的支持。对于研发部门投放的硬软件使用提供支持，并为相关维护工作的开展提供资金支持等。同时，要做好数据信息保密工作。在信息时代，各种技术高速发展，但网络安全问题仍然需要重视。针对招标代理企业的相关业务活动性质，涉及到多方利益，所以必须重视保密工作的开展，做好技术研发等各项保密工作。由于网络环境中存在大量安全隐患，严重威胁数据信息的安全性，一旦企业缺乏相应的保护措施，将难以保障信息安全，很容易造成利益损失。因此，企业应加强对专业技术人员的咨询，在专家的指导下，对数据信息进行安全评级，然后制定相应的保护对策，形成完善的数据信息保护机制，有效保障信息资源安全。

(五)实现标准化的数据管理

招标代理企业在提升信息化管理水平的同时，应加强对数据的统一化管理，否则就不能统一硬软件标准，进而影响设备和系统之间的兼容性。因此，应加强对硬软件统一性的要求，统一设备接口标准，确保硬件之间的匹配性，同时统一数据传输协议，实现协议之间的兼容性，以保障系统平台之间的有效交互。另外，为了保障数据管理环境的稳定性，应建立交互平台，提高数据管理的质量和效率。

(六)提升业务服务层次

随着信息化技术的发展，大幅提升了招投标业务流程效率，如现在几分钟就可以完成开标环节。同时随着信息化管理体系的应用，大幅缩短了信息资料查询的时间，提升了招标文件制作的效率。因此，招标代理企业必须加强对信息技术的有效应用，围绕业主需求和招标文件策划等重点环节，逐步提升服务层次。同时，要借助信息化技术，实现知识共享，促进常识知识的流动，促进招标代理企业业务水平的提升。另外，随着电子招标的出现，招标代理企业必须根据相关规范要求制作电子招标文件，并创新管理方式，严格约束相应业务人员，只有做好前一环节的工作，才能继续开展接下来的工作，确保相关操作流程的规范性。对于事务数据信息汇总模块，应实施分类统计，满足各种条件下的查询，并保障数据的精确性。

(七)重视人才培养工作

招标代理企业应加强对人才培养工作的重视，因为人才不仅是工作正常开展的基础，也是技术有效应用的保障。所以要想提高企业信息化管理水平，就要加强对专业人才的培养。因此，招标代理企业应制定相应的对策，积极引进优质人才，促进整体从业人员水平的提升。同时，应加强对内部人员的培训，提升他们的专业技术水平，打造一支专业型的技术团队，才能为信息管理创造有利的条件。另外，应做好管理系统的维护工作，确保数据库能够及时升级，并配备专门的网络管理人员，保障管理系统的稳定运行，为企业信息管理工作的开展奠定良好的基础。

六、结语

综上所述，为了实现招标代理企业业务的自动化、网络化开展，增强业务流程的规范性，应建立完善的信息化管理体系。为此，招标代理企业应制定信息化总体战略规划，建立相应责任管理部门，完善管理体制，加强信息技术应用与研发，实现标准化的数据管理，重视人才培养工作，提升服务的专业化水平，促进招标代理企业的长远稳定发展。