数字信息化在人事档案管理中的应用

■林 雨

前言

人事档案管理所涉及的范围较广，不仅包括单位职工的学籍学历档案，而且含有入职、升职等职场档案，是记录着单位职工学业、事业发展的重要信息数据库。由于我国人口基数大、人员流动量大，传统的人事档案管理暴露出信息处理速度慢、管理人员负担重等弊端，已无法适应快速发展的时代。目前，随着大数据的普及，数字信息化已成为促进各个单位高效开展人事档案信息管理的必要方式，同时，建设人事档案管理数字信息化成为各行业中的热门话题。为了顺应时代发展，相关部门应建立起时效性、完整度、有效性高的数字信息化体系。管理人员应在正确的管理理念的基础上自觉接受相关的培训工作，不断提高、优化自身档案管理的能力，提高与相关部门的配合度。同时，需要提高管理人员的操作技能，以保障人事档案数字信息化管理的安全。只有这样，才能加速传统人事档案管理向现代化、规范化的转变，最终实现人事档案数字信息化管理。

一、转变人事档案管理理念

人事档案管理理念是促进数字信息化进程的重要前提。绝大部分单位各项工作已经跟随时代脚步进行现代化转变，包括线上开会、线上面试等，但由于人事档案管理不能给单位带来直接可观的效益，加上日常档案工作具有一定的重复性与复杂性，因此存在一定的错误理念，容易忽视数字信息化在人事档案管理中的应用，从而减缓数字信息化的进程。如当地人才市场在处理大学毕业生的档案资料时，若单位对其不给予重视，易出现学生个人学位学历、家庭住址、指纹信息等重要档案资料缺漏或丢失，将会对学生学业继续深造、出国留学、就业等方面产生极大影响。针对此现象，首先单位应明确人事档案管理对个人发展的重要性，并重视领导的带头作用，形成良好的档案管理工作氛围。其次加强管理人员对数字信息化的理解，让其明白传统信息管理的缺点，明白做好数字信息化的工作将会给管理工作带来的便利，如档案管理数字信息化可加快查找资料的速度，一定程度上节约借阅与信息录入的时间，对提高管理人员的工作效率起积极的作用。最后，单位在正确认识自身工作性质的基础上，进行正确的观念转变，不能照搬其他单位对档案信息化处理的措施。

例如，医院人事档案管理实现数字信息化，需要提高档案管理人员对人事档案管理的重视度，医院领导可以举办人事档案数学信息化管理的交流会或专题讲座，组织医院从事人事档案管理的员工参加。交流会或讲座的主要内容应包括档案学、计算机技术、数字信息化交流模式等，让管理人员充分认识人事档案数字信息化管理的内涵以及应用意义，以促进管理人员的传统档案管理理念向数字信息化的新型档案管理理念转化。还可以采用医院的官方微博或微信公众号等，向医院全职员工普及《档案法》《干部档案条例》等，大力宣传人事档案数字信息化管理的工作，提高医院全体职员的档案意识，同时增强其他部门与人事档案管理部门的配合度。通过转变人事档案管理理念，让医院全体职员形成正确的人事档案管理理念，提高人事档案管理的准确性、全面性。

二、优化人事档案管理体系建设

优化人事档案管理体系建设是提升数字信息化应用质量的关键环节，由于受到传统档案管理方式的影响，大部分单位的数字信息化人事档案管理体系没有得到健全，仍坚持使用传统档案的纸质管理方式，存在现代化设备配套不全、管理方式缺乏规范化等。为了解决以上问题，应积极对人事管理体系进行优化，让数字信息化发挥作用。单位应在信息档案体系建设前做好规划，并对档案人员进行推广，及时完成传统档案管理模式向数字信息化档案管理模式过渡，鼓励管理人员在信息化档案管理过程中提出建议，这样对优化管理体系的建设起到积极的效果。相关部门应对信息录入系统进行优化，设置自动分类、自动检索等程序步骤，管理人员应及时将收集到的人事档案信息录入系统，保证时效性的同时减少查找纸质资料的时间，提高信息管理的现代化程度。相关部门必要时应对人事档案管理投入一定的资金和人力资源，购置具有存储量大、性能好的计算机，避免计算机卡顿、死机等问题出现，减少档案数据丢失或损坏等情况发生，配置人事档案管理的专业人员，以减轻管理人员的工作强度，由此提高工作效率。相关部门应根据自身工作性质以及需求，建立规范化程度高的分类、管理等方式，将传统档案管理繁琐的流程进行优化，并列出标准化的录入、借阅等工作明细，强调严格执行，以保障档案信息的安全性。

例如，由于高校人事档案管理涉及教师的入职、个人评优等，对教师的发展影响很大，因此应用数字信息化十分必要。首先，受到传统档案管理模式的影响，目前学校在处理教师档案信息时，大多采用纸质档案，大大降低了档案管理工作的效率。对此，学校可以投入专项资金，以完善人事档案数字信息化管理的各类设施，购置计算机人事档案管理系统、计算机以及扫描仪等，以必要的软件、硬件设备作为基础，这样能够从根本上让传统人工收集、整理纸质档案的形式向电子档案转变。其次，在学校需要对教师进行评优时，人事档案管理人员可以采用大数据提取与筛选技术，将在职教师的各项档案一一罗列，能够避免出现档案与本身不对应的情况出现。管理人员可以应用相应的软件技术，将在职教师的履历快速生成与制作，并整理归档，以方便后续集中提取档案信息。最后，以往的纸质填写档案容易产生档案模板或填写内容未能按照要求的情况，不规范、不标准的档案资料不利于管理人员整理与提取档案信息，管理人员可以通过线上让教师填写档案的方式，让档案模板实现统一化、标准化。这样不仅减少了纸质档案的使用，避免了纸质档案在保存过程中易损坏的情况，而且提高了整体档案管理的效率。

三、加强对人事档案管理人员的培训

加强培训档案管理人员，是促进人事档案管理数字信息化的有效手段。档案管理人员的工作能力、效率等对各个单位的档案管理存在很大的影响，由于人事档案具有保密性、特殊性的特点，是否能够保证档案的安全是单位人事档案工作是否有效的关键，因此加强管理人员的培训，有助于推进数字信息化在人事档案管理中的应用。相关部门需根据不同权限的档案管理人员进行不同的培训，在培训过程中需强调档案信息安全以及明确工作流程等内容，以适应数字信息化档案管理模式，并进行实际操作，以巩固档案录入、读取、分类等理论知识。待数字信息化人事档案管理培训后，管理人员需要定期进行测试，若测试分数未达标，则需要增加培训学习的时长，以提高档案管理的专业素养与实操能力。同时，由于数字化信息技术更新换代速度快，加上人事档案管理具有时效性的特点，有关管理部门应根据技术、信息等内容更新或调整培训内容。除此之外，培训工作还需要按照管理人员的接受能力以及工作领域的不同，进行分层次或针对性强的培训内容。

例如，在地质部门人事档案管理中应用数字信息化，要求管理人员不仅具备较强的档案管理专业知识，而且需要精通计算机技术，这样才能保证管理人员能够在数字信息化背景下满足人事档案管理岗位的要求。相关部门可以给予管理人员提供更多的学习档案管理知识与培养专业技能的平台，除了组织开展培训工作外，可通过开设网课的形式，让管理人员能够在不受时间、地点的限制下学习专业管理知识。为了提高档案管理学网课的教学效果，待管理人员上完课后，网课软件给出训练题，若训练题正确率未达到90%，则需要重新观看网课。必要时，地质部门可以将档案管理人员的学历、从业资格证等级、专业考核内容等与绩效挂钩，以提高管理人员学习专业档案管理知识的主动性与积极性。由于档案管理人员大多属于中年人群，容易出现对计算机的操作不熟练而导致失职的情况，因此培训学习内容还需要包括计算机操作知识，以提高管理人员掌握数字信息化技术的水平。同时，要将档案管理专业知识与计算机操作知识转化为工作中的实际操作，相关部门可以不定期举行数字信息化人事档案管理比赛，开展多样性的学习活动，提高地质部门人事档案管理人员数字信息化工作的参与度，对实现人事档案管理整体数字信息化起到推动的作用。

四、提高人事档案管理的安全性

人事档案管理的安全性，是顺利进行数字信息化的重要保证。数字信息化给人事档案管理带来便利的同时，在一定程度上存在安全隐患。相对传统的人事档案管理模式而言，数字信息化提高了计算机的使用频率，若管理人员在使用计算机时操作不当或计算机软件安全系数较低，则容易受到计算机病毒的侵袭或被不法分子利用，导致档案数据丢失、泄露。因此，在人事档案管理提升数字信息化时，管理人员需要提高自身的操作技能，加强计算机系统硬件与软件的管理，及时排查计算机系统可能存在的危险因素，以提升人事档案管理整体的安全性。首先，从人事档案管理人员的安全意识出发，明确储存与应用档案信息数据的法律法规，以提升管理人员对档案资料的保密意识，避免因受到外界不良信息影响出现操作不当，甚至违法犯罪的行为。其次，规范培训管理人员的工作内容，培训内容不仅包括档案管理工作的法律规范，而且需要包含对管理人员的专业知识与实操能力的内容，以此来提升管理人员的操作水平，这样能够在提高管理效率的同时，对加强操作安全性起到积极作用。最后，相关部门需要开展日常维护工作，定时对人事信息系统进行检测、更新与优化，加强风险防控，以提高信息系统的安全系数。

例如，由于干部人事档案包括个人成长经历、工作实绩、政治思想、勤政廉洁等内容，因此在干部人事档案管理工作中落实数字信息化，需要提高操作的保密性。对此，管理部门可将数据加密技术应用于干部人事档案管理中，采用相应密钥对软件进行加密、解密，管理人员在启动档案管理系统前需要采用密钥进行解密，使用结束后又用密钥进行加密。通过采用数据加密技术，在一定程度上实现了对电子人事档案病毒与非法入侵者的“严防死守”。管理部门可以在档案管理系统设置防火墙，阻挡外界的干扰，同时也阻止资料信息的泄露。除此之外，管理部门还可以在采用加密技术和防火墙的基础上，利用指纹识别、数字标识、人脸识别以及电子签名等保密技术来限制保密权限，实现双重加密。

结语

为了顺应大数据时代的发展，各单位应将数字信息化应用于人事档案管理，并不断地优化，以提高应用效果。对此，管理人员应积极转变传统的管理理念，树立数字信息化意识。相关部门应不断完善管理体系建设，做好管理人员的业务培训工作。同时，管理人员需要重视数字信息化下人事档案管理的安全性，保证人事档案管理工作能够在网络环境下，高质量且有序地发展。