新时代高校学生档案管理数字化转型问题探析

徐小琴 林 东 张 文

［提 要］现代信息技术的飞速发展促进了我国加速进入大数据的数字经济时代。为更好地满足新时代高校学生档案管理工作的实际需求，档案管理数字化转型升级显得尤为重要。我国高校应重视学生档案管理数字化过程中所面临的管理意识不强、队伍建设薄弱、运行机制不健全、配套设施不完善等问题，有针对性地采取相应的优化策略，有效提高学生档案管理数字化水平。

高校档案管理数字化转型是学校推进“数字化校园”的一项基础性、全局性工作，完整的学生档案能够真实反映学生在校期间的学习生活情况，为高等学校管理学生工作以及将来企事业单位做好人力资源管理工作带来极大的便利，而档案数字化管理在保护档案原件信息以及提升管理效率过程中发挥着不可或缺的作用。高校应重视学生档案管理数字化转型中所面临的问题和挑战，积极采取有效措施，弥补漏洞，实现升级。档案管理数字化转型成功有助于高校妥善保存历史遗留下来的档案资料，使高校数字档案建设更加信息化、科学化和规范化。

一、数字化转型在高校学生档案管理中的重要作用

（一）增强高校学生档案信息的安全性和完整性

人才是我国经济高质量发展的骨干力量，也是企事业单位改革发展的主力军，而高校学生档案则为社会人才开发和管理提供了最原始且最真实的客观记录。完整的高校学生档案反映了每一位接受高等教育的大学生在学校就读期间的学习生活状况和社会实践表现，是企事业单位选拔人才重要的科学依据，也是新时代下高校学生管理和人力资源工作的重要组成部分。在数字化的新时代背景下，传统的将学生档案放入牛皮纸档案袋归档管理模式已经满足不了高校管理要求，因为这种模式存在诸多问题，比如，由于学生档案材料包括在校期间的学习成绩、奖惩贷助、社会实践、心理状况、党团发展等等，随着时间的累积，档案袋中的材料越来越多，档案整理存档日益复杂繁琐，将耗费大量时间和空间。同时，纸质材料极易破损，这些都加重了管理人员的工作强度，无法保障档案信息的安全性和完整性，容易出现学生档案信息缺失或者遗漏的现象。对此，建立学生档案管理数字化转型显得尤为重要，通过运用数字化管理学生的海量数据，在查阅档案时可不用考虑时间、空间及地域等因素，保护了档案信息的安全性。而且数字化查阅方式也减少了因对档案原件的反复翻阅和多次复印所造成的损坏，实现了对档案的无损“备份”，为学生档案信息的完整性提供了足够的保障。

（二）提升高校学生档案管理的效率

学生档案数字化转型就是运用扫描技术、计算机网络、摄影、OCR、储存与数据库等现代化技术，将学生档案进行归类与整理、统计与接受征集、研究与编辑、检索与编目、各种服务的提供与管理维护，核心是把学生档案资源载体转变为标准的数字化信息，提高了档案管理的效率。数字化管理模式取代了以往的对学生档案的手工搜集、整理、编号等方式，借助设备和检索技术快速完成档案原件信息的分类、整理、归档，极大地减少了档案归档整理的时间和精力。另外，登录专门的档案信息管理系统，采用关键词检索就能够快速查询到所需要的数据资料文件，可以查阅从接受教育以来的最原始的人生轨迹。因此，档案查询网络化可以最大程度地减少档案管理人员的日常业务工作量，既满足了学生、工作单位及管理人员的随时查询需求，又提升了高校学生档案管理的水平和效率。

（三）节省高校学生档案管理的成本与空间

数字化管理学生档案可以定期过滤掉一些短期性、内容重复的无效文件资料，随之清理掉一些失效的纸质文档，保留重要且关键性的竞赛或者考核评估材料，将赘余的辅佐性材料进行数字化归档后也可以适当清理，极大地节省了档案室的存放空间，有效地节约了学生档案管理的成本与空间。另外，学校的教学教案、学科课题、创新创业竞赛由于跨度时间普遍较长，统一收集纸质材料的时候出现部分师生未能及时上交、上交时有错误或者遗漏导致纸质材料不完整、上交后整理归档混乱等情况，从而导致材料收集不全，后期分类、整理、归档的工作量相当繁重。档案管理如采用数字化升级形式，既可以通过线上档案管理系统随时跟踪老师和学生提交相关教学教案、学科课题、创新性竞赛的材料，必要时方便及时联系相关负责人上交材料，也可以保证学校整体教学进度有条不紊地进行，学科课题按照预期计划正常进行，创新创业竞赛相关材料在规定时间内顺利完成。因此，依托高校学生档案数字化管理系统，可以避免因材料众多导致的归档混乱问题，既有效节省档案管理的成本与空间，也有利于实时监督学校教学和竞赛活动的开展情况。

二、高校学生档案管理数字化转型面临的主要问题

（一）数字化管理意识不强

要想提高学生档案管理的工作质量，加强工作人员和学生的档案管理数字化意识是关键。目前，有些学校领导层面更多关注的是学生的日常教育教学工作，重视教学成果，而忽视了高校学生档案管理工作，对学生档案管理数字化方面的认识不足，大部分工作人员依然强调对纸质档案的收集整理，认为网络数字化档案信息不安全，还未意识到数字化转型管理对改善学校档案管理效率的重要性。高校学生档案管理数字化意识不强的主要原因如下：一是部分学校主管部门档案数字化管理意识淡薄。高校学生档案主管部门通常将档案管理当作学校服务的一类辅助性工作，一般学生档案在学校最长保管不超过六年，认为只要按基本要求保管好档案即可。二是档案管理工作者缺乏档案管理数字化意识。大部分学生档案集中放在各学院保管，辅导员是直接负责人，他们主要处理学生的行政管理事务或科研工作，档案管理数字化方面的专业知识欠缺。三是学生对自己档案不够重视。档案填写都是学校负责整理以及核查，学生自我的存在感不强，填写档案时不够细致负责，甚至不按规定进行填写。

（二）数字化管理队伍建设薄弱

高校档案管理数字化转型离不开专业的档案数字化管理队伍，其工作能力决定了学生档案管理工作的水平。由于相关职能部门对档案数字化管理的意识不强，从而数字化管理的队伍建设并没有得到足够的重视。学校专职档案管理人员普遍配备不足，当前大部分学生档案管理工作人员基本都是由辅导员或者其他教师兼任。辅导员管理学生档案时，在第一学期新生入学时负责统一收集高中档案，平时比赛材料和其他重要性档案材料都是由班干部帮助完成文件的汇总、整理、放置等工作。很多高校还是采用传统的人工管理纸质档案，缺少档案专业背景的数字化管理知识和技术，大部分档案管理员都没有经过专业培训，本身的业务综合素质不高，已经难以适应新时代学生档案管理工作的需求，必然导致档案管理数字化进程难以推动，给学生档案管理数字化转型改革带来了负面影响。加上高校学生档案管理人员队伍不稳定，流动性大，也影响了学生档案管理的有序开展。

（三）数字化管理运行机制不够健全

目前，我国国家层面除了教育部和国家档案局2008年制定的高等学校档案管理办法之外，并没有针对高校学生档案的具体管理办法，缺乏统一的指南标准，从而直接导致学生档案数字化管理的细节指导不到位，管理人员的具体职责无法明确，也就造成相关管理工作容易出现混乱局面。在学校层面也没有建立一个相对严格的规章制度，使得很多高校只能根据以往经验并结合高校实际情况开展学生档案管理工作，难以建立一套规范科学的高校学生档案管理运行机制，数字化管理机制更是涉及甚少，数字化程度较低。由于数字化管理机制的缺失，使得初期对高校学生档案信息化管理在数字化存储、保管、归属以及后期档案数字化信息的借阅利用、转入、转出等方面存在不少问题，学校各主管部门在档案数字化管理中，缺少有效的沟通和联系，也缺少必要的考核和验收制度，存在由学生所在教学院系或学生工作处、研究生处等学生管理部门进行多头管理的现象，只有极少数高校将学生档案归口档案管理部门进行集中统一管理。因此，在新时代背景下高校档案数字化管理工作的运行机制规范化还有待进一步健全，以期实现档案数字化管理水平的显著提高。

（四）数字化管理的配套设施不完善

档案管理数字化转型升级离不开先进的高科技，比如对相应的硬件、软件的依赖。目前档案管理职能部门提升了对数据化管理档案的重视程度，但由于实施进程中存在时滞效应，尚无足够的资金投入到档案管理数字化建设中，也缺乏对相关技术以及人才的引进，这些都严重影响了档案管理的软硬件设备以及数据库信息的更新速度。如果使用的软硬件设备比较落后，或者软件更新不及时，就很可能导致档案数据库的标准化程度无法达到数字化转型的基本要求；而如果档案数据库信息更新不及时，滞后性较为严重，如新增的学生党员档案信息没有及时录入数据库中，则会导致学校部门之间、学校与用人单位之间的信息不对称，进而造成数据库更新缓慢和人才管理效率低下。要想建立科学高效的档案数字化信息数据库，就需要有关主管部门投入更多的人力、物力及财力，实现计算机服务器和其他相关技术设备的覆盖，进一步推进软件与硬件的完美配合，达到档案管理数字化信息的定期维护和优化完善。

三、高校学生档案管理数字化转型的优化策略

（一）建立档案数字化管理规章制度

建立档案数字化管理规章制度是在新时代下提升高校学生档案管理工作水平的重要前提，管理制度对具体工作起着指导监督实施作用。应创新档案数字化管理制度和管理方法，制定专门的《高校学生档案数字化管理办法》，对数字化管理的原则、职责、范围、内容及要求等工作流程进行细化统一，让高校学生档案数字化管理的每个环节都点对点，有相应的人员负责，借助法律法规约束，以提高学生档案数字化管理的法制化、规范化、科学化水平和管理质量。制定档案数字化管理制度时，一方面，应从实际的管理需求出发，突出现代化信息管理的理念，将数字化管理的技术方法与业务活动充分结合，指导管理信息数字化系统的实际操作以及具体细节的调整；另一方面，应确定各相关部门的管理职责，明确划分不同专业与不同类型学生的学籍档案数字化管理归属，防止多头管理。此外，还应规定相关单位涉及学生档案材料的数字化归档时间，确保按时按量收录进档案数字化管理系统中，保障高校学生档案的连续性和完整性。

（二）壮大档案数字化管理队伍

新时代下做好学生档案数字化管理事务，为高校学生和企事业用人单位管理提供了科学依据。对此，各高校领导及教育工作者应该正确认识档案数字化管理工作的重要性，增强档案数字化管理意识，而档案管理队伍是档案数字化管理工作的主要负责人，加强队伍建设变得至关重要。第一，成立专门的档案数字化管理部门，在经费和人员上供给充足且稳定。第二，构建学生档案数字化的浓厚氛围。对档案数字化管理人员的专业素养和技术能力严格考核把关，注重管理人员熟知数字化管理方式的基本要求，定期更新和提高档案管理人员的数字技术，安排档案员学习并掌握“互联网+”时代档案管理工作的新方法。第三，加强学生档案数字化管理人员的业务培训。开展校内外学习交流，组织数字化技术培训工作，潜移默化提高管理人员数字信息技术意识，一步步普及档案管理新型法规，引导管理人员熟练档案数字化管理方法和基本流程。

（三）加大档案数字化管理设备投入

数字化档案管理模式是档案管理行业的大势所趋，这种模式可以免受纸质档案收集、整理、归档管理的弊端的影响，以网络信息平台为跳板实现各部门间档案传输价值，逐步形成更加科学有效的档案信息检索、供给机制。而切实加大档案数字化管理设备的资金投入力度，是解决高校学生档案数字化管理问题的前提基础。首先，建立健全专业性的档案数字化管理信息系统。应完善相关基础设施的建设，以满足学校管理发展的需求，如结合教育教学档案实际需要置办必备的计算机、照相机、扫描仪和档案应用软件，定期更新维护档案数字化管理的计算机、服务器、交换机等设备，不断进行系统功能创新，优化数据信息的运算方式，从而保证教育教学档案信息的时效性与安全性，并抵制不安全的访问行为。其次，建立专门的档案数字化管理场所。应在财力和物力上全力支持保证数字化管理中的硬件条件，进一步建立专门的相关场所来满足高校档案数字化管理需求。

（四）创建档案数字化管理信息数据库

新时代高校学生档案管理数字化转型需要创新一种管理方式，即创建档案数字化管理信息数据库，以期最大化数字化管理工作的效率。一是利用数字化技术重新整合学生档案数据。在原始档案的基本数据库基础上对相互关联的数据进行整合，实现数字化管理信息数据库的完整性，保证资源在各部门、各学院师生之间的顺畅流通。二是创建数字化档案内容专题数据库。专题数据库是指把学生大量的电子信息按照特定的专题系列进行划分归属，比如学生学籍类、党员档案类、教育教学类、科研竞赛类等等，分类存储不同属性的档案数字化信息，这既有助于档案管理工作人员对数据信息的整理分析，定期开展更新维护学生的档案数据信息，也为教师和学生快速筛选与查看所需要的数据信息提供了充足的便利。三是创建学生学籍档案综合数据库。学籍档案包括学生在校就读的基本个人信息、学号、在校期间的奖惩情况等等，是学校档案管理最重要的组成部分。采用数字化管理档案模式就是在开学时将每位学生的纸质档案信息及时录入数字化管理数据库中，为后期开展学生管理工作提供基础性和辅助性材料，从而能提高学校学生档案数字化管理的效率和质量。