高校二级学院行政效率提升途径研究

戴 薇

（中国地质大学（武汉），湖北 武汉 430074）

新时代下，我国正处于推进建设世界一流大学和一流学科的关键历史时期。2021 年是“十四五”规划的开局之年，高校二级学院行政管理作为高校管理的重要构成部分，应当依据文件要求，从二级学院行政管理工作实际出发，紧跟时代步伐推进二级学院行政管理工作水平的提升。因此，如何提升高校二级学院行政管理效率成为当下的重点研究课题。

1 新形势下提升高校二级学院行政效率的重要意义

2021 年3 月12 日，新华社授权发布了《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035 年远景目标纲要》中明确地提出了建设高质量教育体系，并要求积极推进“高等教育分类管理和高等学校综合改革，构建更加多元的高等教育体系”。在“十四五”规划时期，高校高度重视二级学院管理，赋予二级学院更多、更大的自主权利。在此背景下，提升高校二级学院行政效率成为改革的关键内容之一。其重要意义集中体现在：

第一，提升高校二级学院行政效率有利于促进行政管理工作创新、推进教育改革和创新发展。二级学院是与学生联系最为紧密的环节，是落实高校教育改革与创新发展的主要力量。新形势下，二级学院必须积极探索行政管理工作的新方法和新路径，形成科学的教育理念和管理机制，契合高校发展特征形成科学的行政管理模式，才能应对改革发展带来的机遇与挑战，为建设高质量教育体系奠定坚实的基础，带动整个高校学术和管理的进步和发展。

第二，提升高校二级学院行政效率有利于促进高校内生力的有效提升。新时代下，高校之间的竞争日渐激烈。因此，高校必须高度重视提升自身的内生动力。二级学院作为高校管理的基础，应在对自身优势及特征进行深入分析的基础上扬长避短，采取有效途径提升行政管理效率，为高校人才培养、教育教学以及科研工作等提供良好的环境和资源支持，助力教育教学与科研质量的提升，更好地培育一流的人才。

第三，提升高校二级学院行政效率是经济高质量发展对高校行政管理的客观要求。新时代下，我国经济发展已经逐步由高速发展转向高质量发展。在推动经济高质量发展的大背景下，高校作为人才培养和知识传播的重要场所，在助力经济高质量发展中承担着重要的角色。从高校内部来讲，二级学院是高校落实学生管理工作、教育教学工作的主力。二级学院是否具备较高的学术水平、管理水平，对二级学院人才培养、学术创新以及科研成果转化等都有着直接的影响。

2 高校二级学院行政管理工作效率现状分析

高校二级学院行政管理工作作为高校管理工作的重要内容，理应顺应时代的变化与发展，积极地深化改革。笔者通过分析高校二级学院行政管理工作效率现状，发现主要存在如下问题：

第一，编制缩减政策对二级学院行政效率产生影响。关于缩减或取消高校编制的想法最初是在2015 年提出的。近年来，全国各地高校积极推进缩减事业编制的各项工作。例如，北京市、山东省等均正在推进实施高校取消编制。高校缩减编制政策意在将尸位素餐的人淘汰出去，给予教师及行政管理工作者一定的压力，从内部形成促进其进步和发展的动力，激发其工作活力。但是，该项政策的实行不可避免也对高校办公室工作人员的工作积极性以及人员稳定性等造成影响，进而影响办公室行政管理工作效率。

第二，二级学院行政人员发展空间受限是影响行政效率提升的又一重要原因。行政人员自身发展问题是一个复杂的问题。行政人员自身待遇与其所处岗位有着紧密的联系。受多种因素限制，许多行政人员在职位晋升层面通常停步于正科级。由于自身发展受到限制，行政人员工作热情、工作效率以及工作质量均会受到不同程度的影响。同时，一些学校考核办法上对行政人员工作绩效优秀与普通之间并无太大的区别，也在一定程度上挫伤了积极工作人员的积极性。此外，高校对二级学院行政人员成长与发展的关注不足，缺乏足够的政策支持和倾斜，无法确保行政管理工作的稳定和延续。

第三，高校二级学院行政人员素质参差不齐。为保证二级学院行政管理工作的有序开展以及工作效率的有效提升，行政人员必须具备较强的思想政治素质、专业素质以及综合素质。目前，高校二级学院部分行政人员存在政治素养不足，对最新的时政动态关注不足，造成二级学院行政管理工作效率不高问题的出现。同时，部分行政人员存在缺乏正确的工作态度，遇事拖沓、缺乏主动工作意识、缺乏服务意识等问题，造成二级学院行政管理整体效率降低，对外声誉较差。此外，行政人员综合素质不足也是影响二级学院行政管理工作效率和质量的重要因素。例如，组织管理能力、协调能力、突发事件应变能力等。总之，提升高校二级学院行政人员工作效率是提升高校行政管理工作水平必须研究的重要问题。

3 新形势下提升高校二级学院行政效率的具体路径

3.1 合理地引入岗位公开竞聘机制，拓宽二级学院人才进出界面

为提升高校二级学院行政工作效率，高校在二级学院行政管理中应当引入岗位公开竞聘机制，形成以能力为决定因素的二级学院人才选拔和任用机制，为人才进入二级学院提供一个公平竞争的平台。在具体选聘过程中，应注意如下几个方面：

第一，应注意引进人才与二级学院办公室工作实际需求的契合度。例如，二级学院应要求参与竞聘的人员必须具备较强的文字功底、社科专业学习背景、良好的语言表达能力、组织管理能力以及心理抗压能力等；

第二，应注重引进人才与现有人才的有效搭配，形成人才的集群效应，避免岗位重复录用人才等可能造成行政效率降低的问题出现。例如，在选聘人才时，应充分地从二级学院办公室工作实际对人才能力结构、学历结构以及年龄结构的要求出发，在岗位公开竞聘过程中筛选合适的人才，切实做到人岗科学搭配。

第三，采取严格的考核方式。二级学院办公室在招聘人才时，应当严格按照考核程序，通过面试、技能考核等专业性的考核方式，避免各种因素对考核结果的干扰，选出真正有能力的人才。一般而言，竞聘流程包括：发布通知、提出竞聘需求、胜任力考察、专家小组讨论确定、结果公示等步骤。

3.2 制定科学、合理、公平的考核办法，客观评价二级学院行政人才工作实效

高校二级学院行政人员考核工作是反映行政人员实际工作绩效、二级学院行政管理工作运行情况的主要途径之一。同时，通过开展考核工作所获得的考核结果，也为给予行政人员相应的奖惩提供参考依据。在新形势下，高校必须制定科学、合理、公平的行政人员考核办法，依据科学合理的考核指标，对行政人员的实际工作绩效等内容进行客观、科学的评估，从而反映出二级学院行政管理工作的实际情况。具体而言，应从如下几个方面入手：

第一，加强对二级学院行政人员日常工作情况的考核，确保考核结果的真实性、准确性和客观性。行政人员在日常工作中的表现最能够反映出其工作态度、工作效率以及工作质量等内容。因此，在开展考核工作时，应当将出勤率、投诉率、任务完成率等纳入考核指标中。同时，可以通过引入一些融入大数据技术的记录软件等，实现对行政人员日常工作情况的准确记录和科学分析，实现对行政人员日常工作情况的综合评估。

第二，采用多元化的评价主体，确保最终评价结果的客观性和可参考性。在对二级学院行政人员进行考核时，其考核主体应当包括行政人员自身、同级别的行政人员、行政管理人员以及不同级别的管理人员等。通过不同的评价主体依据严格的评价标准对行政人员的工作态度、工作绩效等相关内容进行评价。

3.3 建立完善的奖惩制度和体系，有效地激发行政人员的积极性

高校二级学院通过制定完善的奖惩制度和体系，可以形成对行政人员的有效激励，促进其自觉地提升工作积极性，更加主动地参与行政管理工作，从而促进行政效率的有效提升。具体如下：

第一，明确二级学院行政人员绩效考核后的奖罚措施。对于善于运用创新思路开展行政管理工作，且行政效率明显提升的行政人员，高校二级学院应当及时作出相应的表彰和奖励。例如，公开标准等精神奖励，绩效补贴等物质奖励，职位晋升等成长激励等。对于在行政管理工作中消极懈怠，得过且过的人员，高校二级学院应及时开展批评教育，引导相关人员及时认识自身的错误，形成危机意识。通过奖罚分明的措施，既保证二级学院优秀行政人员的自信心和积极性，也及时发现并处理部分行政人员消极工作，职业倦怠等问题，从而确保二级学院行政人员的工作积极性。

第二，对二级学院中吸纳的一些担任行政工作的“1+3”辅导员、兼职辅导员、研究生助管，应综合考虑其身份的特殊性以及在行政管理工作中做出的成绩等内容，制定对应的奖惩制度，既要关注到他们个体的成长和发展，也要充分地体现出行政管理岗位对能力的要求。通过这个过程可以有效地锤炼能力，促进其成长和发展，也能够发挥年龄优势、信息素养优势等，促进二级学院行政效率的提升。

3.4 推进二级学院行政标准化，促进二级学院管理朝向规范化发展

为了尽可能地减少二级学院行政管理工作中出现失误而造成损失，高校二级学院应将行政标准化作为学院行政管理改革的重点内容予以开展。具体而言：第一，突出服务意识。通过增强二级学院行政人员的服务意识可以确保行政管理各项工作开展遵循以人为本的服务理念，以二级学院的教学和科研为中心,时刻为师生提供应有的服务，保障二级学院各项工作有条不紊地展开。第二，建立完善的培训机制。通过开展针对二级学院行政人员的培训工作，提升其行政管理工作水平，弥补现有人员在知识涵养、管理能力等方面的不足。通过培训提升行政人员的综合能力，继而通过提升行政人员综合能力促进二级学院行政效率的提升。第三，充分发挥现代信息技术的优势，推进行政管理信息化平台建设，建立行政管理流程和操作指南，实现二级学院行政管理的自动化、智能化和高效化。通过发挥现代信息技术的优势可以提升决策的准确性、信息传达效率以及行政人员与师生的沟通效率等。第四，通过建立起完善的权责机制和监督机制，确保二级学院行政管理工作中岗位分工科学合理、权责分明，确保行政管理各项工作高效率的开展和完成。同时通过有力的监督机制，可以避免出现相互推诿、责权不清，实现有效监督下二级学院各项工作行政工作的顺利开展。

4 结语

总之，十四五时期，推进高等教育分类管理和高等学校综合改革已成为新时代高校的重要任务之一。在此背景下，高校必须高度重视二级学院行政管理改革和创新，从二级学院行政管理客观实际情况出发，顺应新形势下改革的要求，从岗位聘任、岗位考核、奖惩激励以及行政管理标准化建设等多个层面入手提升二级学院行政效率，充分发挥行政管理工作在推动高校建设和发展中的重要作用。