从大众传播角度探究档案信息利用服务

文/马志怡

（中国石化工程建设有限公司 北京 100101）

随着网络信息技术的发展，为档案信息开发利用和服务创造了有利条件。大众化传播环境能够更好地满足用户对于档案信息的个性化诉求和服务；同时档案信息服务主体也可以借助大众化传播手段对用户进行细分，提升档案信息利用服务的针对性和有效性。因此，从这一层面看，档案管理部门应充分利用大众传播的有利条件，依靠个性化服务平台和媒体宣传，创造出更符合用户的档案信息服务内容，更好地实现档案信息利用价值。

一、大众传播环境中档案信息利用与服务转向

档案信息利用服务具有显著的技术性特征。现代信息技术与档案信息服务的深度融合实现了档案信息服务的智慧化、精准化和智能化。特别是物联网、数据挖掘技术、大数据技术、元数据技术、人工智能技术的运用，为档案信息利用开发提供了更为全面的技术支撑。例如，利用大数据技术能够实现档案信息资源的有效整合、深度挖掘，满足用户的多元化诉求。利用物联网技术能够实现人与物、物与物相互连接，通过远程控制等手段，能够为不同用户主体开展智能化的档案信息服务。可以说，大众传播背景下，打破了传统单一式的信息传播模式。通过多元主体塑造以及多元媒介技术的运用，能够使档案信息内容以更立体式、全方位的形式展现，更好地满足不同用户群体的分众化需求。例如，针对网络用户，档案管理部门可以为其提供网络档案信息检索、在线档案浏览、档案知识介绍视频播放等多元化服务。同时，还可以利用手机APP为用户提供档案信息推送，在线订阅等互动交流服务。

档案信息利用服务以用户个性化需求为导向。传统档案信息服务主要以线上服务为主，在服务方式上相对被动，信息传播媒介相对单一，服务属于单向的信息传送，难以满足用户的个性化和多元化档案信息诉求，在档案信息服务过程中主要以解决用户的实际信息需求为主，不利于档案信息的传播，也不利于提升档案管理部门的社会影响力。大众传媒环境下，档案信息服务不仅要关注用户的个性化诉求，还可以将档案文化传播、档案知识普及、档案意识提升作为档案管理部门的重要责任。在信息传播方式上可以借助现代信息技术实现分散性、裂变式传播，更好地展现档案信息的特点和优势，提升公众对于档案信息的认知，提高档案意识，让更多人加入到档案信息的开发与服务过程中，通过档案管理部门与用户的互动交流，为用户提供个性化、便捷式、高效的档案信息服务，在实现档案信息社会价值的同时，更好的维系社会记忆。

大众是档案信息利用服务的重要参与主体。大众传播环境下，用户不再是信息的被动接收者，在技术赋能下，用户成为了档案信息的生产者、传播者和参与者，每个用户都成为了信息传播的重要一环，无论是与档案信息平台的互动，还是朋友圈转发档案信息、评论档案信息，都是参与档案信息开发与传播的重要方式，实现了档案信息服务由单向、线性向共享式、用户参与式方向转变。新时期，档案管理部门应充分利用大众传播媒介的特点和优势性，让公众参与到档案信息开发利用与传播之中。档案是社会记忆，更是重要的文化资源，在档案信息传播过程中应结合大众传媒特点，对档案信息内容进行全方位、多层次开发，借助全媒体平台将档案信息资源库打造成为符合大众需求的知识库、智慧库。依托自媒体、大众媒体对档案信息传播的方式重塑，提升档案管理部门形象，让受众主动参与到档案信息利用与服务中去。

二、大众传播与档案信息利用服务面临的困境与挑战

目前大众传播与档案信息利用服务深度融合还面临着一些亟待解决的问题。一方面，档案管理人员对于大众传播信息理解的不深不透，难以充分利用现代信息技术提升档案信息服务能力。另一方面，大众传播参与档案信息服务还存在着信息失真风险，在一定程度上限制了档案管理部门借助大众传播媒介传播的积极性和主动性。

第一，档案信息管理主体对外传播途径拓展和信息服务能力有待加强。当前部分档案管理部门在档案信息服务和档案信息传播方面还缺乏主动意识，在为社会公众提供档案信息服务方面还有所欠缺。虽然近几年，档案管理部门在档案信息传播和档案信息服务方面做了大量工作，通过开展六九档案日宣传、各类主题展览，以及对现有档案信息资源进行数字开发，向公众开放档案成果等方式，在一定程度上满足了群众对于档案信息的需求。但从整体看，档案管理部门在对外传播和公共服务方面还存在一些亟待解决的问题。一方面，当前档案管理部门在利用社交媒体方面还缺少主动性，在档案管理和档案信息服务方面对社交媒体重视程度不足，与社会公众互动性不强。另一方面，在传播渠道搭建方面，没有结合用户需求对于传播渠道和传播手段进行优化，网络媒介作用发挥效果一般，特别是很多自媒体档案类视频推广力度不够，导致很多渴求档案专业知识的档案管理者看不到有价值的档案类视频信息。

第二，大众传播参与档案信息服务存在一定的信息失真风险。大众传播环境下，每个参与传播的主体都成为潜在的信息传播源，信息传播者与接受者的界限变得模糊，原来自上而下的传播模式正在被多元化的传播模式所取代，把关人的角色越来越模糊、越来越边缘化，用户充分拥有档案信息传播与分享权利。同时在技术赋能下，档案信息传播呈现出了多渠道、裂变性和海量化特征，进一步加剧了档案信息把关难度，特别是在档案信息传播过程中，微博、微信成为了重要的传播工具。在媒体运行过程中，个别运营者在未经授权的情况下擅自对档案信息进行篡改，这种差异化的档案衍生信息并不是档案管理部门真实意思的表达，甚至一些带有偏向性的档案信息很容易影响社会公众情绪，如果信息把关不能采取有效的应对措施，可能会引起消极的舆论导向。

三、大众传播参与档案信息利用服务的实现路径

大众传播环境下，档案管理部门在档案信息开发利用与服务过程中，应主动利用大众传播媒介优势和特点，加强与受众的沟通互动，实现档案信息服务延伸。结合档案信息利用与服务的实际情况，为大众传播参与档案信息利用服务提供扎实的制度保障。

第一，拓展对外传播途径，提高档案管理部门公共服务能力。档案管理部门作为重要的公共服务部门，应主动适应时代发展趋势，争取与大众传媒进行广泛合作，在大众传播过程中要坚定档案管理部门话语权，提升档案信息服务水平和质量。大众传播语境下，为档案管理部门和社会公众建立起了双向互动沟通平台，有利于实现档案信息服务与公众需求的有效对接。档案管理部门应充分发挥大众传播媒介特点和优势，尝试利用微博、微信、手机APP等新媒体对档案文化和档案信息进行广泛传播，拓展档案对外传播渠道和路径。一方面，档案管理部门要借助大众传播平台建立专门的档案业务公众号和网站，对档案信息和工作动态及时公布，也可以利用网络开展档案服务工作，建立网上档案展览大厅，宣传档案文化。另一方面，档案管理部门要加强档案管理人员教育培训，为档案管理部门公共服务工作开展提供扎实的人才保障。

第二，动态调整规章制度，保障档案信息服务规范发展。随着大众传播媒介环境的不断变化，档案管理部门也面临着新的技术与管理难题。为此，一方面，档案管理部门要注重档案制度机制的连续性，要构建全方位、立体化的制度体系，充分考虑到大众传播平台在档案信息传播过程中的安全性和技术性，选派优秀人员成立监管部门，对在新媒体平台发布的各种信息进行分类、归纳、筛选，建立完善的校对、审核和审批机制，切实保障档案信息服务的真实性和可靠性。另一方面，档案管理部门要加强与新媒体平台沟通互动，建立严格的新媒体平台申请流程和认证体系。加强与新媒体平台合作，识别和处理账号非法盗取、病毒入侵等威胁。在传播过程中要完善信息排查与数据机制，借助新媒体技术优势，对可能出现的档案信息传播风险要及时处理，切断有害信息传播源头。

总之，技术赋能下，使档案信息利用与服务呈现出了显著的技术性特征，大众传播参与档案信息利用服务属于新鲜事物，因此档案管理部门在档案信息利用与服务过程中应主动地从大众传播角度出发，积极探索档案信息利用与服务的新动向、新途径、新方法。在具体实施过程中，要加强与新媒体平台沟通互动，充分尊重大众在传播过程中的主体性作用，进一步提升档案信息传播效率，更好的满足用户的个性化、多元化档案信息需求，充分展现档案信息服务的优势和特点，提升档案管理部门在社会上的影响力。