改进事业单位文书档案管理工作若干问题的探讨

文/李 焱

网络信息技术的发展，对事业单位文书档案管理工作产生了深刻影响。事业单位有必要给予文书档案管理工作足够重视，进一步提升文书档案管理效率，更好地促进事业单位各项工作的开展。但部分事业单位在文书档案管理工作中还存在一些问题，影响了文书档案管理方式方法创新。事业单位应结合文书档案管理工作实际，制定更为科学有效的管理方法，找到改进文书档案管理的路径，进一步提升文书档案管理效率。

1 事业单位文书档案管理方面存在的主要问题

当前部分事业单位并没有明确文书档案管理重点，在文书档案管理方法、路径与保障措施方面还存在一些亟待解决的问题，影响了文书档案管理工作的正常开展，无法对文书档案信息资源进行合理利用和开发，无法发挥出文书档案的独特价值。

1.1 部分事业单位对文书档案管理工作重视不足

一些事业单位重视业务工作，对文书档案管理工作有所忽视，也没有结合文书档案管理工作存在问题进行研究探讨，未形成文书档案管理年度计划和发展规划，相应地，文书档案管理部门和工作人员也容易出现浮躁情绪，认为文书档案管理工作在事业单位处于边缘地位，文书档案管理工作开展的好坏对于单位发展产生的影响小，很多文书档案管理人员都希望从文书档案管理岗位调到业务岗位上，不仅会影响事业单位文书档案管理队伍的稳定性，甚至很多优秀的档案管理人员出现了不思进取现象，影响了文书档案管理质量。由于领导对文书档案管理重视程度不足，相应地在制度机制建设、奖惩措施、薪资待遇、职级晋升方面也就会对文书档案管理岗位考虑较少。长此以往，文书档案管理工作势必会陷入恶性循环，既无法招到优秀的人才充实到文书档案管理队伍之中，也无法围绕当前文书档案管理工作重点，开展有针对性的课题研究和成果总结，难以为事业单位发展做出文书档案贡献。

1.2 事业单位文书档案管理方法过于单一陈旧

事业单位文书档案管理工作是一项复杂的系统工程，要想提升其质量，就必须对原有的档案管理方式方法进行创新。但一些事业单位领导在文书档案管理方式方法创新方面投入的精力较少，部分事业单位在文书档案管理过程中仍然沿用传统的工作思路，采取老办法、老方式、老模式。主要对纸质的文书档案进行归档，对于后续如何进行档案信息资源开发利用没有形成具体的思路，在文书档案管理过程中更依赖于前辈的经验，没有结合文书档案具体工作特点积极进取，文书档案管理质量提升就沦为空谈。由于在管理方法上过于单一，在文书档案服务方面也就相对简单，无法结合单位中心工作开展有价值的档案信息调研和编研工作。

1.3 事业单位文书档案管理信息化建设推进缓慢

网络信息技术不断发展，要求事业单位将文书档案管理信息化建设提上日程。但部分事业单位未将文书档案管理信息化建设作为重点工作加以推进，相应地，在硬件设施完善和软件系统引入方面也相对落后，难以为事业单位文书档案管理信息化建设提供扎实的基础设施保障。加之部分文书档案管理人员能力和素质有限，难以适应事业单位文书档案管理信息化建设的现实要求，因此在主观上也排斥事业单位文书档案管理信息化建设，成了阻碍信息化建设推进的一大不利因素。因此，新形势下事业单位在文书档案管理过程中有必要将信息化建设放在突出位置，进一步明确信息化建设的重点和难点。

1.4 事业单位文书档案管理保障措施不健全

事业单位文书档案管理工作的推进既需要领导重视，在方式、途径上进行创新，也需要事业单位强化文书档案管理保障措施。但从目前看，事业单位并没有为文书档案管理提供足够的资金支持，无论是信息化硬件设备的配备还是软件系统的开发，所投入的资金都较少，影响了信息化的正常推进。一此事业单位文书档案管理部门即使想推进信息化建设，也由于资金有限，出现了“巧妇难为无米之炊”的窘境。此外，在制度机制建设方面也没有结合文书档案管理信息化建设的现实诉求，对制度机制进行完善和创新，一些制度机制已经很难为文书档案管理工作提质增效提供制度依据，急需结合文书档案管理实际对制度机制进行完善。

2 事业单位文书档案管理方法创新的主要内容

文书档案涉及事业单位诸如业务、办公、具体工作开展情况等相关内容的各种形式记录，是事业单位各项工作开展的集中反映，对事业单位发展和决策产生着至关重要影响。新时期应不断地对事业单位文书档案管理方式进行创新，进一步提升事业单位文书档案管理效率。

2.1 科学规划，系统开发

事业单位在文书档案管理过程中应将规划放在重要位置，通过顶层设计和长期规划，进一步明确事业单位文书档案未来发展主要方向和工作重点，为下一步文书档案管理工作落实提供方向指引。同时在系统开发过程中，要主动地引入现代信息技术，推动事业单位文书档案管理信息化建设。应充分利用网络信息技术优势，确保不同类型文书档案信息能够得到系统开发和共享。通过文书档案信息化建设，可以广泛地将信息技术与文书档案的收集、分类、整理、归档、管理环节相融合，更好地实现文书档案信息的价值和作用。

2.2 归类管理，提高效率

事业单位在文书档案管理过程中，一方面，应主动地运用现代信息技术对文书档案管理工作方式方法进行创新，进一步提升文书档案的收集管理效率，通过归类管理的方式，实现文书档案信息资源的有效整合，为后续文书档案信息资源利用开发共享创造有利条件。另一方面，应重视档案管理人员的教育和培训。让档案管理人员掌握必要的现代化办公软件和大数据、云计算等技术的操作方法，能够熟练地运用到文书档案管理之中。同时围绕事业单位中心工作，进一步明确文书档案信息资源开发重点，为事业单位工作开展提供必要的档案信息支持。

2.3 优化流程，增强协同

事业单位文书档案管理是一项系统工程，既需要事业单位领导给予足够的重视，针对文书档案管理问题提出明确要求，同时还需要档案管理部门与其他部门密切配合，形成良好的合作机制，更好地对文书档案信息进行收集、整理、开发和利用。此外，还要对文书档案各个流程进行优化，对不必要的流程进行删减，对相关经验进行总结，进一步提升事业单位档案管理工作效率，同时也能够帮助档案管理人员在文书档案管理过程中少走弯路，减轻文书档案管理人员的工作压力。

3 改进事业单位文书档案管理的路径选择

事业单位文书档案管理对事业单位发展有重要影响，应切实明确改进事业单位文书档案管理工作的具体路径，积极加以推进，避免走弯路。

3.1 标准化管理路径

事业单位在发展过程中会形成大量文书档案，随着文书档案规模的不断增加，不仅要占用大量的空间，同时也增加了事业单位文书档案管理人员的工作压力。部分事业单位在文书档案管理过程中因人力不足，导致文书档案管理混乱，很多文书档案内容不全，内部格式不统一，在后续开发利用上难以做到全面而顺畅地利用。为此，有必要加强事业单位文书档案管理标准化建设的推进力度。一是对现有的文书档案进行全面梳理，仔细核对文书档案内容和格式是否统一正确，并对文书档案相关信息进行登记，了解文书档案使用时间和保存期限，对于已经过保存期限的文书档案，应登记造册销毁，节省文书档案存储空间。二是对文书档案进行重新组合。文书档案管理人员应结合标准化建设相关要求，对部分文书档案进行重组和合并，进一步明晰文书档案的内在脉络。

3.2 现代化管理路径

当前网络信息技术的不断发展，要求事业单位在文书档案管理过程中与时俱进，实现文书档案管理与信息技术的有机结合，对事业单位文书档案管理形式和内容进行优化，从实质上提升事业单位文书档案管理效率。在具体实施过程中，一方面，应主动引入现代信息技术。一是结合事业单位文书档案管理实际，购进一批先进的计算机设备，并完善档案管理信息系统，为文书档案信息收集、整理、开发、利用创造有利条件。二是对文书档案管理人员进行教育和培训。要求档案管理人员熟练掌握各种计算机技术，熟练地运用档案管理信息系统对档案信息进行检索、分类、整理以及信息资源开发，进一步提升文书档案管理工作效率。另一方面，应做好后续信息技术更新。文书档案信息化建设是一项长期工程，当前网络信息技术发展日新月异，如果在文书档案管理过程中只注重前期建设，而不注重后期投入，若干年后档案管理信息系统就会落后时代发展需求，也无法为事业单位文书档案现代化管理服务，因此，必须完善文书档案持续投入机制，确保后续新信息技术得到应用。

4 事业单位文书档案管理的保障措施

新时期事业单位在文书档案管理过程中，应充分认识到现代信息技术对于文书档案管理产生的深刻影响，结合文书档案管理实际，树立大数据思维，主动地将大数据技术与文书档案管理相融合，进一步提升文书档案管理效率。应从制度层面、组织保障层面、人员保障层面制定有力的保障措施，为事业单位文书档案管理工作落实奠定坚实基础。

4.1 完善档案管理制度保障

当前事业单位文书档案管理工作需要不断适应新形势、新情况，相应的文书档案管理内容形式也会出现新的变化。因此，应结合文书档案管理实际，不断完善档案管理制度机制，确保文书档案管理工作有章可循。一方面，事业单位应从文书档案信息化建设的角度出发，对现行的制度机制进行梳理，并借鉴其他单位档案制度制定经验，对文书档案管理制度进行完善和创新，进一步提升文书档案管理制度的适应性和针对性。另一方面，应制定科学合理的奖惩制度。对档案管理人员的工作成绩进行系统的绩效考核，对于工作成绩突出的给予一定的物质奖励和精神嘉奖；对于多年成绩突出的档案工作人员应为其提供多样化的晋升渠道，进一步增强档案工作人员的工作积极性。而对于在文书档案管理工作中态度敷衍，工作制度落实不到位的工作人员要给予适当的惩戒，对连续多年排名靠后的档案管理工作人员应调离一线岗位。通过实施奖惩制度，确保档案管理制度真正落实到位，促进保证文书档案管理工作制度机制的落实。

4.2 强化档案管理组织保障

事业单位文书档案管理工作是一项复杂细致的工作，在工作开展过程中难免会出现各种矛盾和问题。因此有必要强化事业单位文书档案管理组织保障机制，进一步明确文书档案管理工作的领导责任，经常对文书档案管理工作问题和矛盾进行讨论和研究，并提出切实可行的意见和要求，为文书档案信息化建设和整个管理工作的发展指明方向。同时应充分发挥组织协调功能，加强事业单位档案管理部门与其他部门的互动沟通，使这些部门结合文书档案管理实际，密切配合档案管理部门做好文书档案管理工作。同时应进一步细化文书档案工作人员具体责任，只有将责任落实到具体人员身上，各项工作推进才有着力点，才能够强化文书档案管理人员的工作意识。

4.3 优化档案管理人员保障

随着网络信息技术的发展，要求事业单位在文书档案管理工作中加强档案管理人才队伍建设，切实为文书档案各项工作开展提供扎实的人员保障。为此，一方面，应加强对事业单位档案管理人员的素质培养，通过系统的教育培训，进一步提升文书档案管理人员的服务意识、道德素质、专业素质、业务素质。另一方面，应将文书档案管理人员信息素养培养作为重要内容，结合事业单位信息化建设实际需要，切实增强文书档案管理人员的大数据意识、创新意识，并主动地学习大数据、云计算、人工智能等技术，将这些技术应用到档案管理信息系统中，通过人员素质的提升，为文书档案管理工作推进提供源源不断的动力。

总之，新形势下，事业单位在文书档案管理工作中应主动地引入现代信息技术，对事业单位文书档案管理方式方法进行创新。应结合文书档案管理工作实际需要，将文书档案信息化建设作为主要方向。在具体实施过程中，应完善相关的制度机制，为文书档案管理工作提供扎实的制度保障，加大文书档案管理人员的教育培训，进一步明确文书档案工作人员岗位职责，积极落实文书档案标准化建设，推进事业单位文书档案管理工作信息化建设及整个工作可持续发展。