做好两个服务 彰显档案价值浅谈新时代档案利用工作

文/乔会博 潘 莹

2021年7月6日，习近平总书记对档案工作作出重要批示，此次重要批示精神与习近平总书记之前对档案和档案工作作出的一系列重要讲话精神一脉相承，再次强调了档案工作基础性、支撑性地位，特别是提出了四个“好”、两个“服务”的价值取向和最终目的，其根本是坚持和加强党的全面领导、坚定人民立场，为新时代的档案工作指明了思路，也为今后档案工作的发展提供了根本遵循。

当前，中国特色社会主义进入新时代，新《档案法》的实施及习近平总书记的7·6重要批示也标志着档案工作进入了一个形态更高级、任务更复杂的新阶段。贯彻落实习近平总书记重要批示，必须主动适应开启全面建设社会主义现代化国家新征程的要求，学批示、践行动、开新局。结合档案利用现状，为更好践行两个服务，谈几点初步想法和意见。

1 档案利用现状

1.1 档案利用基本情况

“十三五”期间，吉林省档案馆接待3672个单位、25320人次，调卷数205666件，复制148779页。接待网上预约、留言、代查档案等500余人次。接收318个省直部门报送政府公开信息原始文本18470份，接待查阅政府公开信息1631人次，调卷数6168件，复制15473页，利用服务效能不断提高。

查阅我馆馆藏档案，可按用途主要分为工作查考、为民服务、编史修志、学术研究和其他五大类。总体来讲，2016—2020年间以工作查考和为民服务为目的的利用占据了整体利用服务的主体地位，切实体现了档案工作“两个服务”的基本特性。以工作查考为目的的查档利用人次分别占历年利用总人次的25%、61.1%、41%、69.5%、57%；在服务社会群众方面的查档利用人次分别占利用总人次的6.6%、17.1%、13.9%、12.7%、28.2%。

以工作查考为目的的查档利用多集中于机关单位，主要涉及：一是核查干部履历信息，补充完善干部人事档案中缺失的档案信息材料；二是涉及信访案件，纠纷双方都需要相关的佐证支撑材料；三是巡视组、督查回头看等，查阅相关依据；四是纪检监察机关因查办相关案件需要提供佐证档案材料；五是结合重要时间节点，为各单位举办展览、开设展厅、拍摄宣传片等提供素材支撑。在为民服务的查档利用方面则多是个人利用者，其目的多涉及自身利益。具体包括法律参考、核实工龄、补充档案、落实政策待遇、土地确权、房产过户等。其中大部分是因为面临退休，个人社保档案材料不齐全，需补充完善个人相关档案材料。

1.2 档案利用特点分析

通过对2016—2020年间档案利用情况进行统计分析，可以看出：一是在服务社会群众方面，虽然整体利用人次有所反复，但平均总体呈大幅度上升趋势，全民的档案意识逐渐增强，越来越多的群众主动走进档案馆，在服务民生方面发挥积极作用；二是虽然在学术研究方面，受我馆旧政权档案开展数字化工作影响整体利用人次占比降低，但档案作为一手资料，在学术研究上发挥着毋容置疑的重要作用，利用者提出的利用需求凸显了这一点；三是工作查考仍会是今后档案服务利用工作的主体重点，且此利用情况受当年的中心、重点工作影响较大，如2017年为加快转变政府职能，深入推进简政放权、放管结合，国务院要求各地各部门对本地区本部门印发的新中国成立以来文件进行全面清理，我省也积极开展文件清理工作，此专项任务占当年整体利用工作调卷量的58%以上。

2 档案利用服务工作存在的难点

在实际的利用工作中，除利用者对档案馆认知存在偏差，易将我馆业务范围与其他部门职能相混淆，误以为我们是保管个人人事档案的部门，或是认为吉林省档案馆保管档案范围应涵盖省内所有信息外，还存在受自身工作限制的难点与困境：

2.1 现有档案开放鉴定进程无法满足利用需求

分析近五年的利用数据，虽然受我馆旧政权档案数字化等情况影响，学术研究利用人次有所下降，但从接到的利用申请来看，此方面的利用需求仍在增长。现有的开放鉴定工作情况无法充分满足此种利用需求，多需要依靠提供利用的工作人员凭借经验进行现场把关，既增加了工作量和工作难度，也延长了利用者的等候时间。同时，新《档案法》中将档案的开放期限缩减至25年，这就对档案开放鉴定工作提出了更高的要求。

2.2 档案资源编研开发力度难以满足利用需求

“欲知大道，必先为史”，档案因其记忆备忘的工具性特征具有凭证价值，是提供文化供给的好养料。汇集档案史料的编研开发成果，更是使社会群众直观、便捷接触档案的有效手段。我馆虽一直深度挖掘馆藏信息，扩大档案影响力，但其成果仍不足以满足利用者的需求，档案资源编研开发需进一步向纵深扩展。

2.3 跨馆服务进程需进一步加强

我馆现有的利用服务中，虽有提供跨馆服务的选择空间，但因服务平台尚未建立，服务主要依托电话、传真、信函等，其时效性与信息传递的准确性都有待加强，无法在民生需求方面提供更加方便、快捷的服务。

3 优化档案利用服务措施及建议

在今后的利用服务中，要进一步深入践行以人民为中心的发展理念，加大档案开放力度，优化档案利用环境，简化档案利用程序，使档案工作更好地服务人民群众。

3.1 做好宣传，继续提升社会档案意识

通过展览、微视频、公众号、讲座、宣传片等多种方式，依托新媒体，继续做好档案常识普及。不能将宣传局限于国际档案日等重要时间节点，要主动把握、甚至主动创造宣传机会，依托馆藏，让档案资源的多样价值得到发挥，提升社会档案意识。

3.2 积极探索档案鉴定新渠道

档案的开放鉴定工作兼具政治性、政策性和专业性，需要工作人员以政治嗅觉、政治政策观念和知识储备做支撑，易出现人力不足的情况。建议积极探索档案开放鉴定新渠道，将专业人力鉴定与大数据、云计算和人工智能相结合的新模式，以新技术激发档案开放鉴定工作活力，促进鉴定工作稳妥、高效、逐步地进行。

3.3 加快档案跨馆服务进程

《“十四五”全国档案事业发展规划》对跨馆服务提出新要求，要“从国家、地区多层面一体推进档案信息共享利用工作，建设以全国档案查询利用服务平台为支撑、档案查询‘一网通办’的全国档案信息共享利用体系”。这也对跨馆服务提出更高要求，将服务区域提升到了国家范围，在当下，我馆应积极探索接入跨馆服务新模式，吸取其他先进省份的成功经验，运用信息网络技术，打通省内民生档案省市县三级跨馆服务渠道，方便民众利用。统一服务标准，推进业务标准化、管理精细化，并为接入全国档案查询利用服务平台，实现档案信息平台对接、资源共享留下充分发挥余地，为档案资源更好地服务民生和档案事业可持续发展、高质量发展提供有力的基础支撑。

3.4 档案资源开发工作向纵深挖掘

深入挖掘馆藏档案信息，研究开发利用的方向要始终与党和人民的需要高度一致，寻找馆藏开发工作与中心工作相结合的融合点。立足馆藏、立足中心工作、立足国际国内社会焦点热点，以党史学习教育为契机，与时俱进更新档案新观念，及时有效发挥档案的独特优势。通过举办展览、编印书籍、拍摄专题片、编撰资政参考等形式，更多渠道、更多维度地为各方面发展提供高质量的档案研究成果和高水平的档案服务。

档案是最真实的记录，档案工作在党和国家事业中发挥着总结经验、认识规律等支撑性、基础性作用，更在弘扬民族精神、传承民族文化中发挥着独特的作用。档案工作者要深刻认识到档案工作的重大意义，增强责任感、使命感和荣誉感，主动作为，立足新发展阶段，贯彻新发展理念。增强“四个意识”、坚定“四个自信”、做到“两个维护”，着眼“两个大局”，积极找准档案服务的切入点、发力点，围绕党和国家中心任务、经济社会重大问题、人民群众需求，做好两个服务、彰显档案价值，推动档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化，推动档案工作再上新台阶，为吉林振兴发展率先实现新突破做出新贡献。