办公自动化环境下医院档案管理工作探析

文/邹 艳

在办公自动化环境下，医院档案管理模式逐渐走向信息化和办公自动化，有效提高了医院档案管理的质量和效率。现阶段医院推行档案管理办公自动化存在一些问题，需要相关人员研究解决，将医院档案管理办公自动化的优势发挥出来。

1 办公自动化环境下医院档案管理存在的问题

1.1 医院档案管理工作重要性认识不足

由于医院的相关领导自身对医院档案管理工作重视不够，导致落实医院档案管理工作时自然执行力度不强，档案管理人员在进行医院档案管理工作时积极性和主动性不高，思想上没有得到统一，凝聚力低下，医院档案管理工作难以进行且效果不明显。

1.2 医院档案管理工作存在滞后性

一些医院档案管理工作的方式方法仍然沿袭传统的管理方式，没有适应新医疗政策下医院档案管理工作的新要求，也没有结合医院自身发展的实际情况制定新的医院档案管理工作制度，工作模式固化，方式单一，内容枯燥，导致员工的工作积极性不高，不利于创建良好的医院文化和工作氛围。

1.3 医院档案管理工作人员的综合素质不高

现阶段，一些医院的档案管理工作由其他岗位人员兼管兼任。这在一定程度上节约了人员支出成本，但是医院档案管理工作本身是一项专业性较强的工作，要求其从业人员必须具备较强的档案管理知识和经验，并熟知其工作流程。因为没有配备专业的医院档案管理工作人员，导致在实际工作开展过程中经常出现数据资料收集不全面以及分类不合理、档案资料的真伪不明等问题，加大了医院档案管理工作的难度，降低了医院档案管理工作的质量。

2 在医院档案管理工作中应用办公自动化的优势

2.1 实现数据共享

办公自动化在医院档案管理中的应用主要是通过网络平台，保障办公自动化传输的便捷性、有效性和时效性，达到办公自动化资源共享和流动有序的管理目的，在医院档案管理中起到了十分重要的作用。首先，可以运用电子化处理方式来整合医院档案信息资源，进而达到自动化的查询、调用和共享；其次，医院档案管理的目的是将复杂无章的电子文件档案、资料、数据进行整合、存档和调用，办公自动化在这一方面提供了不可取代的技术支撑，实现医院档案管理的资源共享，减少不必要的资源消耗；最后，在医院档案管理中运用办公自动化符合时代发展的需求，医院档案数据办公自动化的价值随着发展日益凸显，只有将这些医院数据档案的价值充分发挥出来，才能实现读取共享。

2.2 节约成本，提高管理效率

在医院档案管理工作中，由于办公自动化，电子文件档案的数据数量大，具有多元化特征。传统的医院档案管理工作一般都是由人工进行，工作效率低且不能保证准确率，造成了很多误差。在医院档案管理工作中运用办公自动化，利用办公自动化的时效性、便捷性和准确性，能有效弥补传统医院档案管理工作中的不足和人工导致的误差，不仅能够提升医院档案管理的效率和质量，还能有效节省人力成本、资源和时间。

2.3 为医院档案保存提供保障

在传统的医院档案管理中，各类档案资料和数据大多以纸质版本的形式存放和保存。如果保存不当会造成纸张损坏、虫蛀、墨水风化、人为损坏、偷窃等影响档案查阅利用的问题，造成损失。如在医院档案管理工作中运用办公自动化，能通过网络平台和数据库将办公自动化电子文件档案、资料、数据进行加密存档和备份，为医院档案保存提供保障，还节省存放纸质档案的空间，提高办公自动化资源利用率。也可以借助可移动硬盘储存、U盘储存等方式对办公自动化资料、数据进行保管，提高办公自动化资料、数据可使用性特征。

3 在医院档案管理工作中办公自动化的具体应用途径

3.1 建立健全档案管理组织领导架构

基于新时代背景，医院的档案管理工作应顺应时代发展要求，建立健全档案管理组织领导架构，对档案管理工作做出科学有效的决策和指导，为新时代医院档案管理办公自动化制定发展规划，增设专项分管信息化管理的岗位。组织制定科学合理的制度及严格的组织纪律，实时对海量的医院档案信息进行分类、归纳和整合，优化其管理方式，保证医院档案的完整。

3.2 创建档案办公自动化系统

医院档案信息的分类、整理、开发、利用，需要功能较强的档案信息化管理系统来支撑。如果要在档案信息管理上充分地体现办公自动化系统的价值，使办公自动化系统实际应用于医院的档案管理工作中，就要从医院档案管理工作的实际情况出发，建立一个电子档案管理系统，并对其内容及形式进行优化升级。在运用现代化信息技术的同时注意保留现有档案信息管理技术上的优点，继而研发专业性的电子档案管理系统，满足档案管理需求。在建立档案信息管理系统的同时，注重安全方面的考虑，特别是在系统建立完成后，一定要制定一个安全保障措施，建立网络安全防火墙，保证医院档案办公自动化系统不被病毒感染，确保医院档案办公自动化系统的完整性，与此同时要提前做系统发生故障后的处理方案，以免医院档案办公自动化因系统故障造成损失。

3.3 做好医院传统档案管理工作

办公自动化在医院档案管理中的应用不代表传统档案管理就要消失，二者的关系不是相互取缔，而是应该做到相互结合。医院档案管理办公自动化是依靠办公自动化与网络智能的结合，但是传统医院档案管理与办公自动化的联系也十分密切。事实上，医院档案管理办公自动化是以传统医院档案管理为基础，继承了医院档案资源的形成、整理、储存、检查、保管、鉴定、统计等业务。二者的差距只是服务技术手段的不同，传统医院档案管理是运用纸质的实体医院档案依靠面对面服务，而办公自动化医院档案管理是运用办公自动化、数字办公自动化、资源共享等依靠在线归档、存储、管理和服务。首先，传统医院档案管理是开展办公自动化档案管理的基础，应推进传统档案的数字化；其次，医院档案管理的储存要做到纸质与办公自动化、数字化长期并存。综上所述，为了保护医院档案的完整性、安全性、实用性和便捷性，需要办公自动化档案管理和传统档案管理二者相互结合，相互依托，形成多元化发展趋势。

3.4 建立完善的管理队伍，提升医院档案管理人员专业素养

随着办公自动化技术在医院档案管理工作中的普遍应用，对医院档案管理人员专业素养也提出了新的要求。首先，医院方面可以提升招聘医院档案管理人员“门槛”，尽可能聘用工作经验丰富、业务能力强、熟悉工作流程的专业人才，提升医院档案管理部门整体的能力和素质；其次，医院可以聘请相关的档案管理办公自动化专家对医院档案管理人员进行有针对性的专业培训，使其了解到在医院档案管理工作中运用办公自动化技术方面最前沿的理论知识，并熟练掌握在档案管理工作中运用办公自动化技术的工作流程及应用办公软件的基本方法；再次，医院可以为档案管理人员经常举办一些有关办公自动化档案管理的业务交流会和专题座谈会，有计划地安排一些相关实践活动和技术交流活动，聘请专家对医院档案管理人员进行工作讲解和指导，传递先进的管理理念，增强医院档案管理人员的学习积极性和自觉性，提高档案管理人员的专业素养和技能水平，进而促进办公自动化档案管理的良性发展。

综上所述，在医院档案管理中有效融入办公自动化技术，是现代化医院档案管理的必然要求，能保障办公自动化档案材料、数据的完整性和保密性，增强医院档案管理工作的时效性、便捷性和可操作性，为档案管理工作的可持续发展提供源源不断的动力。