当前中职学校档案管理工作的现状及其对策

任丽丽 山东省烟台护士学校

中职学校中的档案资源是指学校在长期发展的过程中，包括教育教学方面、学校建设方面以及其他的活动组织方面形成的一些具有保存价值的各种信息资源，这些信息资源可以通过文字、图表或者是影像资料的形式进行保存，因此体现出多元化的效果，对中职学校的档案进行合适的管理，能够促进中职学校的产业转型升级，让现代化的职业教育工作得到顺利的开展，推进中等职业教育事业的稳步发展，促进职业教育体系的改革和创新。因此，文章针对中职学校档案管理工作进行的分析意义重大。

一、中职学校档案具有的重要作用

档案是中职学校发展过程中最为珍贵的资料，会反映出中职学校在发展过程中的改革成果、教学效果以及人才的培养成果，因此是中职学校发展的历史记录，档案管理工作的开展会体现出档案资料的重要作用，为中职学校的师生提供信息方面的帮助和方便，为新时期中职学校的长远发展提供参考的依据。

首先，中职学校的档案资料是学校的领导树立学校形象的重要依据，中职学校不仅仅是产生档案的主体，同时也是让档案资料发挥实际应用价值的重要场所。学校的档案在学校的形成、发展以及变化的全过程产生作用，同时又会贯穿于学校教育教学工作的整个环节，渗透在具体的组织以及管理等不同的方面，能够对学校的教学、管理以及运行的发展轨迹进行真实、全面的记录，能够对学校产生重要的影响。对学校的档案资料进行全面细致的分析，能够更好地了解学校的具体特点以及学校的发展规律，通过分析学校现存的档案资料，能够掌握学校中的教学教育工作等多个方面的严格以及演变的情况，总结出学校自身的形象以及价值观建设的成败效果，也就是说，中职学校的档案资料是学校树立形象的重要依据。

其次，中职学校的档案资料是中职学校中重要的一笔财富。一般来说，在中职院校的发展过程中，记载好的档案资料能够为教学科研提供相应的服务。学校的档案中有很多都保存着学校教育教学工作中积累的丰富经验和获得的成果，这些档案本身就会浸透教师的心血和汗水，也能够反映出学校的教职工人员在学校发展过程中所做出的突出贡献，以及付出的努力，能在一定程度上体现出中职学校的教学综合水平，因此是学校的教师劳动创造的结晶。只有对中职学校中的档案信息资料进行充分利用，使其发挥作用，才能够使档案资料的价值得到发挥，让教学工作顺利的开展成为后续教学工作实践过程中可参考的依据。

二、中职学校档案管理工作的现状分析

（一）对于档案管理工作的重视度缺乏

当前中职学校档案管理工作中，会发现有关的管理部门和管理工作人员对于档案管理工作的重视度并不足，他们认为档案管理工作是一个可有可无的工作，而没有充分认识到这部分工作对于现代化的教育事业所产生的推动作用，以及重要的影响，导致档案管理意识并不强，严重影响到了档案资源开发的效果，也会导致档案资料的利用率下降。由于在档案管理工作中缺乏重视，因此没有构建形成全面、系统、完整的档案管理制度，没有规范员工的行为，更加没有对负责中职学校档案管理工作的工作人员进行制度的考核以及激励，导致档案工作人员在实际工作中缺乏积极性，在工作的过程中随意自由、敷衍了事，严重影响到中职学校档案管理工作效率。

（二）中职学校的档案管理监督体系尚不完善

首先是中职院校中的档案管理制度尚未建设完善。现如今我国对于中职学校开展的档案管理工作，仍然没有制定出完善、系统、规范的规章制度来对其中的细节进行明确，很多中职学校的档案制度也只是直接照搬照抄其他单位的制度体系，而并没有综合考虑到中职学校的实际情况，因此导致他们所遵循的管理制度体系对于中职学校的档案管理工作缺乏可操作性。其次是由于中职学校的档案管理部门一般会由档案行政管理部门以及教育行政部门直接去进行管理。而在这两个部门中，教育行政管理部门可能更加关注中职学校的基础教育教学工作，对于档案管理工作的重视度不足，也没有安排关键的人员去负责中职学校档案管理工作的基础性监督，导致在实际工作中出现的一些问题无法得到及时的反映和解决，也难以在中职学校的档案管理方面投入更多的支持，配合中职学校的档案管理需求。

（三）政治学校档案管理工作人员的综合素质水平有待提升

中职学校组织开展档案管理工作时，可能由于领导人员对于档案管理工作的重要性缺乏了解，认为这份档案管理工作是一项十分简单、没有任何复杂问题的工作，因此在人力资源的安排方面就没有投入太大的关注，甚至可能让中职学校的档案管理人员去兼任其他部门的工作，导致在档案管理工作中无法投入足够的精力，也会影响到档案管理的工作成效，直接导致应当进行归纳和整理的档案资料堆积如山，无法得到及时消化，档案工作也无法进入正常的发展轨道。另外，在中职学校中负责档案管理工作的人员，包括人员的专业能力、综合素质以及文化程度等多个方面都并不完全一致，有一些工作人员的素质水平比较低，在他们工作的过程中，无法应用专业的档案管理知识去解决工作中的问题，更加无法发挥自身的重要作用，导致中职学校的档案管理成效无法保障。

（四）中职学校的档案管理方式太过落后

在学校的建设以及发展过程中，仍然可能使用传统落后的档案管理方式和方法，应有这种传统的档案管理模式的工作质量以及效率比较低下，无法满足当前信息化时代下对中职学校档案管理工作产生的特殊需求。当中职学校中的档案文件资料进行立卷、归档、整理之后，可能仍然会采取人工的方式来对档案进行整理和编辑，这个过程消耗的时间会更长，整体速度相对来说更慢，同时档案管理工作人员也没有投入太多的精力针对档案资料进行开发和利用。使用这种落后的手段对档案资料进行查询时，检索的速度慢，查找资料的准确性低，在使用档案资料时也会产生比较严重的磨损现象，严重影响了档案管理成效。

三、中职学校档案管理工作的开展对策

中职学校档案管理工作中，具体的开展对策可以从五个方面进行，即要正确看待中职学校档案管理工作、要进一步完善中职学校等管理监督体系、要提高中职学校档案管理工作人员的综合素质水平、要改进中职学校档案管理的方式以及重视中职学校档案基础性建设，详情如下：

（一）要正确看待中职学校档案管理工作

在中职学校的相关工作开展过程中，要让教职工作人员充分认识到档案管理工作的重要作用，就要从思想上转变工作人员对于文书档案工作的具体认识，使人们从思想上对其有正确的理解。只有发挥这种档案工作的重要价值，人们才会更加愿意深入探讨其中的哲理和问题，对这些问题加以重视。首先是需要中职学校能够从物质基础上来对学校的档案管理工作提供支持，通过合理的运行机制来对档案信息进行适当的编辑和整理，让档案工作更加规范。另外是学校再对具体档案管理工作进行规范，需要将文书档案工作归结到全年度的工作方案中，这样才能够提高档案管理工作的地位和影响力，也能够让中职学校中的所有人员充分认识到学校的文书档案管理工作对于中职院校的发展所产生的重要影响，从而促进相关工作的顺利进行。

（二）要进一步完善中职学校等管理监督体系

首先，要进一步加强对于中职学校档案管理制度体系的规范性建设和完善。中职学校中的行政管理部门以及档案行政管理部门需要结合中职学校的实际情况，共同配合并且参与建设完善中职学校的档案管理制度体系，对其中的一些细节加以明确，从而能够确保中职学校的文书档案管理能够有相应的法律依据可遵循。中职学校也需要根据档案管理的具体特点去完善内部的制度，明确不同部门的工作职责以及内容，让档案管理的搜集整理、划分等不同的环节都能够有具体的参考，使之按照统一的标准来实现科学的管理。其次是要进一步强化针对中职学校档案管理工作的监督和指导要求，负责中职学校档案管理的工作部门以及学校的行政管理部门可以共同配合到其中，参与并选取合适的负责档案管理的监督工作人员，也需要定期检验工作人员的工作情况，了解学校的档案管理工作，将业务的执行情况和工作人员的绩效考核情况相互匹配，让相关的部门管理工作人员在工作时更加积极，使档案管理的准确性得到提升，让中职学校的档案管理工作能够更加顺利地开展。

（三）要提高中职学校档案管理工作人员的综合素质水平

中职学校的档案管理工作人员要切实履行好自身的责任，做好档案管理工作，就需要先树立爱岗敬业的精神，具有良好的职业道德，并且在工作的过程中，结合实际情况进行创新服务，让自身的档案管理手段更加先进和丰富，管理的质量水平得到提升。因此，要在中职学校档案管理工作中，秉持认真细致、严谨周到的服务理念，让档案管理工作的每一个细节都能有所保障，提高档案工作的整体质量水平，为中职学校中的教学部门和学生提供更好的服务，让档案资料室成为师生信赖和依靠的关键部门。实际上，档案管理本身不是一项简单的工作，其中会涉及很多内容，要真正提高档案管理的质量，发挥档案管理的作用，就要求中职学校的档案管理工作人员在工作的过程中具有责任心和职业感，始终秉持认真严谨的工作态度以及乐于奉献的敬业精神，用自己所学的档案管理知识去解决工作中遇到的每一个问题，提高档案管理的成效，使学校的各项工作都能够顺利展开，并让学校发展过程中产生的各部分资料得到妥善的管理。

（四）要改进中职学校档案管理的方式

首先，要让现代化的信息技术管理手段在档案管理工作中得到充分的应用，开发利用档案信息资源绝不仅仅是档案工作的目的，还是社会发展的需求，信息技术的掌握直接影响到各方面工作的成果，而信息技术也已经成为当前经济建设过程中的战略发展需要和十分重要的一个环节，因此要结合实际情况改变传统落后的管理体制，让中职学校中的档案信息资源开发效果得到提升，建立系统、完善的档案信息开发结构体系，让信息的沟通渠道更加丰富，并让信息化的档案资源为中职院校的发展奠定良好的基础，使档案资源的安全性得到提升。其次，要进一步创新档案信息管理的方式，通过引进现代化先进的档案管理信息系统，使用信息化的媒介和工具，实现对中职学校档案的全过程电子化管理，通过这种方式让档案工作的整体质量水平得到显著的提升，同时也可以通过对传统档案信息进行数字化加工，来实现所有档案的信息化处理。另外，条件丰富的学校也可以构建全面的数字档案管理，使这种电子档案系统的建立，能够让档案的管理效果更加简单方便，节省人力资源，也能够为档案需求者查询档案提供帮助。

（五）重视中职学校档案基础性建设

中职学校档案管理工作的开展，离不开基础物质建设必要的物质条件，也是档案工作顺利开展和档案管理目标实现的基础保障。近些年来，社会的不断发展，让人们的生活越来越简单方便，数字化技术的应用更加普遍，传统的档案信息管理方式已经无法满足经济发展的要求。在此基础上，需要在中职学校的发展过程中投入更多的资金，为学校的档案管理配备计算机等专用的办公设备，让电子档案管理的防护系统得到升级，让数据的备份以及恢复效果更加理想，使中职学校的档案信息化管理效果得到进一步的提升，防止在信息档案管理的过程中，由于受到外界环境的影响而遭遇到资源的破坏，对后续的资料使用产生限制。

四、结语

总之，中职学校开展的档案管理工作对于中职学校的长远发展具有重要的意义。学校的档案管理工作能够反映出一个学校的管理水平，了解学校的发展轨迹，并且为学校的未来发展提供参考指导，因此需要重视中职学校的档案管理工作。文章针对中职学校档案管理的现状以及对策进行的研究，以促进档案资源的充分开发利用，让档案资源的作用得到进一步的体现，使档案资源服务于学校。