高校行政管理信息化建设思路探索

苗国芳，陈仕品

（西华师范大学，四川 南充 637002）

0 引 言

随着教育信息化工作的不断深入，高校信息化管理工作迎来了前所未有的挑战和机遇。教育部副部长杜占元指出，“2012 年全国教育信息化工作电视电话会议召开以来，在教育信息化工作者的共同努力下，我国的教育信息化事业蓬勃发展，教育管理信息化工作成效显著”。2015 年5 月，国际教育信息化会议在山东青岛召开，这表明中国教育信息化的发展建设在世界上的影响力逐步提高。教育信息化“十三五”规划实施几年来，教育管理信息化建设不断深入推进，教育治理能力得到全面提升。《教育信息化2.0 行动计划》将“探索信息时代教育治理新模式”和“助力教育治理水平提升”作为基本目标和主要任务之一。2020 年是“十四五”规划布局之年，以人工智能、大数据为代表的“新基建”的迅猛发展为高校信息化发展注入强劲动力，如何将新技术与高校教学、科研、管理深度融合，破除数据、信息孤岛，打造全面感知、深度融合、多维服务的智慧校园环境，全面提升信息化管理水平和教育治理能力，是高校在管理信息化建设过程中需要深入思考的问题。

1 当前高校行政管理信息化存在的主要问题

近几年，我国高校信息化建设工作取得了一定的成就。虽然教育管理信息化发展比较晚，但是在广大教育信息化工作者的共同努力下，我国的教育管理信息化有了很大的推进。全国各高校加强了信息化系统建设，并在互联网和其他各类信息技术的支持下逐渐构建数字校园，通过管理机制的形成和对管理业务的简化，在一定程度上提升了管理效率和水平，进一步加快了教育管理信息化的发展步伐。但是，当前高校在信息化管理方面仍然存在一些不足，不能充分起到深化教育综合改革，促进教育管理信息化发展的作用，严重制约了高校信息化建设的整体发展，主要反映在以下几个方面。

1.1 行政管理者“宫本位”思想严重，服务意识缺乏

行政管理是高校最重要的政务之一，管理工作的主要群体就是广大的行政管理人员，他们首先是高校的服务者，其次才是管理者，而教师和学生是被管理者，更是服务的对象。但目前高校行政管理人员普遍存在“宫本位”思想严重，而服务意识缺乏的现象，没有意识到自己的本职工作是服务于师生、服务于教学，在师生办理业务时“摆脸色”“端架子”，甚至会出现有意刁难的情况，让师生对行政管理人员“望而生畏”，这与高校行政管理向服务型转型的目标和理念背道而驰。

1.2 业务办理流程繁杂，各部门之间缺乏有效协同

高校是一个小型的社会，组织结构复杂，组成部门众多，主要有教务处、人事处、计财处、学工部和后勤处等几大部门，一般来说，几大部门“分工明确”，分别处理涉及自己部门的业务工作，对不在自己业务范围内或边界划分不清晰的业务无人问津，甚至避之不及，部门与部门之间协同办公能力差，工作效率低下。常见的问题是，一项业务需要多个部门处理审批才能完成，费时费力。

1.3 各管理部门信息系统各自独立，数据孤岛现象严重

近几年，随着我国高校管理信息化程度的不断提升，教育管理水平的不断提高，很多高校的信息化建设都上了一个新台阶，信息量和数据量急剧增大。然而，很多高校信息系统建设却呈现出一个部门一个系统的状态，各信息系统或平台独立运行，虽然很多高校都建立了统一身份认证系统，但是由于各种原因，很多主要的系统或网站并没有实现与统一身份认证系统的对接，致使统一身份认证系统成为“摆设”，而各系统或网站依然孤立存在，“一人多号”现象严重，信息化水平严重滞后。同时，由于缺乏基础信息和数据共享平台，各部门依据自身的需要采用不同标准的数据，相互之间无法完成数据交换和共享，信息资源分散、独立，数据的统一性无法得到保证，形成数据应用孤岛，严重影响信息的跨部门共享，看似部门与工作人员众多，但工作效率偏低，且工作量大，很多业务办理毫无意义，教师和学生办理业务多有不便，体验较差。

2 高校行政管理信息化效率偏低的成因分析

2.1 重管理、轻服务

为用户提供优质服务是行政管理工作的核心。同样，在高校行政管理中，行政管理人员的主要工作职责是服务师生，但在实际工作中，一些管理人员思想不正确，认为教师和学生是被管理者，忽视自己作为服务者的角色，优先考虑自己的工作便利而将麻烦和困难留给师生。特别是面对学生时，一些业务管理人员常常命令学生做事，却在学生办事时敷衍了事，给学生留下了“脸难看，事难办”的负面印象。当然，这种现象也不难理解，高校的行政人员不仅要处理各种繁杂的业务工作，同时跟专任教师一样，也面临着岗位考核和职称评审的挑战和压力，导致他们没有管理好自己在面对师生时的情绪，也没有表现出作为服务者应该具有的态度。当然，也不排除一部分行政管理者自身服务意识的缺乏，这些都影响着高校行政管理信息化建设服务水平的提升。

2.2 缺乏对业务流程的简化梳理，缺少基础数据共享平台和统一身份认证系统

目前，我国大部分高校业务部门主要还是按照部门职责来划分，从涉及的业务范围来看，似乎显得分工明确，责任到人，但从实际操作情况来看，这种“以职能为中心”的划分方式给跨部门协同办理业务造成了巨大阻碍，出现业务流程交叉复杂、组织人员众多，但工作效率低下的问题，且数据和信息看似全面，但实际呈现重复、分散的特点，给管理工作带来了极大的负面影响。究其原因主要有：一是高校管理信息系统建设“各自为营”，出现“上面千条线、下面一把刷”窘境；二是以“以职能为中心”的部门划分导致各部门信息系统的数据难以共通共融，部门之间业务协同能力差；三是信息数据库建设的缺乏，管理、运行机制的不统一，导致在需要共享各系统的数据时往往难以调出和使用；四是缺少统一的身份认证系统，无法对不同身份的人员提供特定的系统和进行相应的管理。

2.3 缺乏数据安全治理的意识和能力

高校信息系统的维护和数据的安全很大程度上取决于高校信息化管理人员的素质。当前，大部分高校的信息化管理人员虽然人数众多，但是普遍缺乏保障数据安全的意识，并且由于高校在对员工的技能培训，尤其是在信息安全管理方面专业培训的欠缺，使得网络信息管理人员专业素质不高，对于信息保障、数据安全治理中出现的内忧外患感到无能为力。另外，许多高校还没有成立专门的信息安全部门，安全管理体系和管理规范还有待完善，没有对数据和信息按重要程度进行严格的区分管理，存储和维护混乱，导致数据信息安全难以保障。

3 高校行政管理信息化建设思路

3.1 建立基础数据共享平台和统一身份认证系统

首先，要在审批、服务、监管等方面做到标准和一致，为高校师生提供高效、优质、便捷的服务，就要统一数据标准、集成全校事务信息，建立好公共服务综合信息平台或者基础数据共享平台，实现基本数据在不同职能部门中的共享和流通。在此基础上，建立和完善统一的角色授权身份认证体系，将学校各个独立运行的系统或网站与统一身份认证系统对接，实现所有系统都从“一个门进”，彻底解决“一人多号”的问题。这样，所有用户从同一个入口登录，但在系统内设置不同的角色（如管理者、教师、本科生、研究生等）和对应的业务功能，根据不同的角色授予用户不同的使用权限，引导办理相应的业务。这样通过角色、权限、业务功能一一对应的方式，既方便了师生网上办理和审批业务，同时也为管理者对系统的运维管理及领导层的决策提供支持。

3.2 开展业务流程再造，实现“一站式”服务

3.2.1 树立服务意识，以服务用户为中心

服务大众是现代教育行政的本质，政府通过提供教育来满足大众的教育需要，同时也以此来体现自己的价值，所以，各级教育行政部门和工作人员从事教育行政管理活动的出发点必须是服务。高校主要由三类人员构成：教师、学生以及行政管理者，而服务面向的主要对象就是教师和学生，没有教师和学生，学校的存在就没有意义。行政部门和教学部门都是高校的组成部分，只是各自分工不同，从“以人为本”的角度讲，都有服务于人的义务和接受服务的权利，行政部门服务于教学部门，是教学得以开展的支撑部门。因此，行政管理人员要树立“服务用户”的意识，把教师和学生的体验作为检验自己工作是否合格的一项重要标准，这是一项业务得以完成的重要前提。

3.2.2 以业务为主线，进行业务流程再造，简化管理业务流程，实现“一站式”服务

目前高校行政管理大多仍局限于传统纸质业务的电子化，并没有对业务流程进行有效的改造和优化，导致流程重复交叉，降低了办理效率。业务的划分不是依据管理部门的职能要求，应该围绕业务的先后顺序，对原有的服务内容和业务流程进行重新规划和梳理，简化不必要的、重复交叉的环节，整合集成相关的业务、步骤和环节，将所有的业务梳理为一条线。通过业务流程优化再造，数据采集能够直抵其产生的业务源头，从源头上控制数据质量，并进行跨领域、跨系统的数据集成。例如，通过建立基础数据共享平台及相应的信息管理系统，实现各部门间数据的互联互通，为教师和学生提供便捷、高效的“一站式”服务。原来，办理一项业务需要在多个部门间来回跑，现在可以通过管理部门内部的数据互联做到一个“窗口”进一个“窗口”出，避免了“领导动动嘴，下面跑断腿”的现象，以“数据跑线”代替“师生跑腿”。

3.3 根据业务服务流程调整业务部门结构，提高跨部门业务协同能力

在整理业务流程的同时，还必须构建与新业务流程相匹配的合理的组织结构。首先，让组织“精简”是高校组织重组的重要任务。根据管理学“控制幅度”原理，重新调整组织结构设计方案，去除不必要的中间行政层级和行政部门，简化纵向的管理层次，建立扁平化的组织结构，这样有助于提高工作效率。其次，围绕业务流程的先后顺序，可以将相关业务部门或者岗位进行合并，撤除重叠、职责不清的岗位，并新建必需的岗位。最后，高校建立管理信息系统时要更多地考虑跨部门业务的协同，而不是只为提高某个部门的办公效率和业务处理能力，要让数据和信息在各类用户和系统之间实现交换和流通，实现跨部门协同办理。尤其在知识经济高速发展的时代，高校部门与流程的性质已经发生了很大的变化，高校行政管理中大量的业务工作需要跨部门、跨层级、跨学院共同完成，任何一个部门都不可能独立承担和完成一项工作，要通过数据和信息的交换和共享，将各个孤立的管理信息系统集成起来，优化业务流程，实现跨部门协同办公。

4 结 语

本文对当前高校行政管理信息化建设中存在的主要问题进行分析，探索了高校行政管理信息化建设的变革路径，即建立基础数据共享平台和统一身份认证系统，树立“以服务用户”为核心的意识，以业务为主线，对学校重要业务进行重新梳理，提高跨部门协同能力，整合、对接各孤立信息系统，打通数据流通渠道，实现“一站式”服务，从管理思想、管理机制以及管理方式等各方面对行政管理模式进行彻底变革。