社保档案数字化之我见

文/王永福

社保档案是一项重要的基础民生资料，它能真实地反映出参保单位和个人的利益。随着社会保障制度的不断完善和深化改革，社保覆盖范围不断扩大，参保人数不断增多，社保经办机构的档案工作面临的挑战也越来越大。随着“互联网+”和大数据的迅猛发展，社保档案管理工作要转变思路，寻找新的突破口，必须提升社保档案管理的实效性。因此，如何提高社保档案管理的科学化、规范化、信息化水平，已成为我国人力资源社会保障体系建设的一个重大课题

社保档案，是一项重要的基础民生档案资源。如何提升社保档案的管理水平和开发与利用，实为我国人力资源社会保障体系建设的一大重要课题，而时下实现社保档案数字化更是提升档案管理水平首当其冲的重要任务。

一、社会保障档案数字化管理的必要性

（一）提高工作效率，增强服务水平

目前，档案管理已形成了系统的管理制度和流程，但是传统的管理模式费时费力，效率很低。随着我国社保工作不断完善，社保档案数量不断增加，社保档案数字化管理应运而生，通过电子数据信息化管理可实现档案的网上浏览和远程查阅，大大减少了档案查询难度，提高了档案查询与检索的便捷度，简化查阅手续，提高社保档案内部管理水平，增强人社部门面向群众的服务水平已迫在眉睫。

（二）转变档案材质，提升安全性能

在管理传统纸质版档案时，实体档案存量较大，会导致增加库房压力，不仅成本较高，而且纸质档案在存储、管理以及检索方面都会有一定的难度，这就增加了档案管理人员的工作量，且可能会因人为疏漏，致使档案信息外泄，还会出现档案损毁与丢失问题，相应降低档案管理质量，还会损害参保人员个人档案及个人保障权益。而通过数字化方式管理档案。降低了管理成本，提高了检索的准确率和调阅效率，节省档案存放占用空间，节省了大量的人力资源。同时，社保档案数字化管理可以按照档案的重要程度，建立不同等级的安全防护，严格规定档案查阅，设置密码、指纹识别等方式，全面提升档案管理安全性。

（三）打造互联平台，实现信息共享

推进社会保障信息系统的大数据应用。首先，要与当地的IT企业加强合作，推动建立智能社保档案大数据平台，实现纸质文件数字化；其次，要与银行和公安户籍系统进行系统对接，实现社会保障系统的资源共享，建立一个全面的社会信息数据库，扩大社保信息的使用。

二、加强社保档案数字化的建议

（一）转变思想，提高信息化意识

社保档案工作要切实增强信息化意识，深刻认识这项工作的重大意义，明确自己的工作职责，明确其服务方向和服务对象，充分发挥出社保档案资料的价值和作用，促进其开发利用效率的不断提升，确保基层社保档案管理工作能够真正为社会主义精神文明建设、物质文明建设和社会发展服务。做好档案材料的整理、扫描、修图保存，提高社保档案管理质量，为社保档案的使用机构和参保人员带来更加规范化的服务。

（二）加强培训，打造高素质队伍

社保档案数字化管理主要依靠高素质管理人才。人社系统应当定期开展教育与培训活动，打破传统管理模式，提升数字化管理水平，维护档案管理质量；组织管理人员学习数字化管理知识，掌握网络技术、计算机技术需求，确保管理人员高效学习计算机、网络知识；构建完善的绩效考评机制，定期对档案管理人员做好技术考核与评估，优化内容与方法，强化服务意识与保密意识，促进管理人员能力的提升。除此之外，更应该注重人才引进工作，要不断地为社保档案工作注入新鲜血液，打造高素质档案数字化队伍。

（三）健全制度，规范管理程序

随着信息化技术的普及，档案管理工作得到了极大的方便，但也存在着许多潜在的问题，亟待建立一套 规范化的管理制度。人社系统要严格遵守《社会保险业务档案管理规定(试行)》的有关规定，建立和完善社保业务档案收集、整理、扫描、保管、利用、保密、鉴定、销毁等各项基础管理制度，合理分类方法，严格划定保管期限，确保社保业务档案的真实、准确、科学、完整和规范。实现社会保障档案“记录一生、服务一生、保障一生”的终极目标。

（四）夯实基础，完善硬件设施

要实现社保档案数字化管理，要积极争取人社系统和各级政府有关综合行政主管部门的大力支持，重点解决档案室标准化和数字化建设问题。应高度关注档案数字化的硬件设施，在档案数字化过程中，硬件设施尤为重要，包括扫描设备、计算机设备，电子产品更新迭代快，及时更换和维修电子设备，满足档案数字化需求，加快推进社保档案数字化步伐。

通过上述分析可见，社保档案数字化管理是适应社会发展的新举措和新要求，社保档案管理人员应该主动更新思想观念，灵活运用数字化技术手段，确保参保群众档案的完整性与安全性，提升社保档案管理的效率和质量，充分发挥社保档案的作用和价值，通过档案管理数字化更好地发挥档案的各种功能与服务利用的水平，借以加快地区或单位的发展。