加强人事档案安全工作的对策分析

文/吕 晶

对于任何一个有管理权限的单位来说，人事档案的管理工作都是极为重要的一项任务。所以对于档案管理工作人员来说，针对档案进行安全、高效管理，不仅仅是在发生相关事故时进行应急管理，而是包括事前预防、事件中管理和事后处理在内的一个整体。而对于档案管理工作来说，最为重要的无疑就是事前的预防工作。为此，本文针对如何通过规范化管理加强档案安全工作进行相关分析，并提出相应的强化事前预防力度、确保安全的管理办法

纸质档案由于其唯一性、不可复制性，在档案库中占据主导地位，其中又有近半数量为永久或长期保存档案。这些纸质档案往往仅有一份，一旦遭到各类灾害影响，如天灾、人祸、恶意破坏和自然损坏，则会造成不可逆的损失。而人事档案对于个人的职业生涯、内部的调动等都具有极为重要的影响，因此对其进行保护也就变得十分必要。

一、建立健全应急预案，重要档案优先抢救

天灾的发生是不会以个人意志为转移的，而且也很难对天灾进行事前预测。然而，我们却可以通过建立健全的应急抢救预案，来做到尽可能减轻天灾对档案产生的影响。在工作中，我们可以对相关档案进行分类，将其分为重要价值档案和一般档案，并以此为基础建立一套应急预案。在具体编写预案过程中，可以规定重要价值档案的存放位置、指定在发生应急事件时抢救重要价值档案的专门负责人、与所在单位保卫部门合作，在日常进行抢救档案的应急演练等等。通过确立不同级别档案的抢救撤离顺序，并且对具有重要价值、重要性的档案进行强化保护措施，可以最大限度地将天灾对档案带来的威胁降到最低，从而达到事前预防的效果。

二、规范档案管理顺序，降低人为影响

事实上，在档案安全工作之中，绝大多数的档案安全问题都是来自于工作人员的疏忽。因此，设置严格、规范的档案日常管理办法，可以极大地提高档案的安全性。

其一，设置专人负责，追诉追责。为提高档案工作安全系数，应当明确具体责任人，并抽调专人配合档案室工作，做到专人负责、组织到位，确保档案管理工作扎实有效地开展。对于同时有多个管理人员参与档案工作的，应当做到规范每个人的负责部分，要求其互不干扰。同时，也应当记录下每一任档案工作人员的个人信息、从事档案管理工作时间段以及具体负责的内容，当发现安全事件时，根据相关信息追溯到人。通过规范责任分工、专人专责以及无限期追诉追责机制来降低人为影响。

其二，建章立制，强化管理。根据本单位的实际工作内容与要求，参考《干部人事档案工作条例》以及现行工作制度，完成本单位的档案管理制度制定或修正工作，明确档案管理人员职责，进一步建立和完善档案收集归档、安全保管、开发利用、借阅保密、鉴定等制度，并对各类档案的归档范围、保管期限、移交时间等进行明确的规定。

其三，规范整理，科学归档。严格按照《档案法》以及《档案分类及类目标识符号表》等文件的相关要求和标准，确定每一份档案的保存价值，分别确定保管期限，逐一进行分类整理、装订成册、编号归档，做到陈列规范，方便查找。同时，在日常工作中，要通过不定期抽查、定期进行全面检查等方式针对本单位档案进行多方位的检查，从而最大限度地确保档案工作人员认真、负责、严肃地对待档案工作。

三、规范利用过程保护，减少恶意损坏概率

对档案的恶意损坏虽然发生的概率相对较低，但是一旦发生，对于档案安全来说几乎是毁灭性的打击。这一般是出于个人情感原因，对档案进行的恶意损毁。因此，要最大限度地避免相关问题的产生，就必须对恶意损坏的几种主要手段进行分析，并针对性地建立事前保护机制。

其一，在利用过程中进行损坏。这种恶意损坏的手段是最简单的手法，也就是在进行档案利用的过程之中，通过正常利用档案的需求借阅档案，随后在借出期间对档案进行恶意损坏。为了避免这种问题的发生，需要严格档案利用借阅制度，做到任何档案借阅必须登记个人信息、时间与理由，并根据档案的不同进行相应的保护措施。其中，对于人事档案，原则上应当不允许非人事工作人员或相关负责人借阅，同时也必须禁止某人借阅、带走任何有关自己的档案。其次，在借阅过程中，重要档案在借出前应当扫描留底以免损坏，而核心档案则必须带有负责人签名的批示才能进行借阅，从而最大限度提升损坏人的行为后果的承担意识，避免损坏问题的产生。

其二，自行进入档案室进行毁坏。对于部分单位来说，由于其档案工作并不规范严谨，因此心怀恶意的相关人员很容易找到机会，进入档案工作室并对相关档案进行破坏。因此，在工作中必须严格规范档案室的进出，做到工作时间时刻有人留守，无人情况下必须锁门，由档案室工作人员通过监控时时把握档案状态，决不允许私自配置钥匙，对钥匙遗失情况应当立刻上报挂失并更换门锁等。对于有条件的单位来说，则可以考虑通过打卡或指纹扫描的方式进出档案室。

其三，档案室内部工作人员损坏。档案室内部工作人员损坏档案一般集中于电子档案之中。为避免这一问题，除了应当规范不同工作人员负责的领域，以免出于个人意愿对相关档案进行破坏之外，还应当设置专职工作人员，针对档案室内部人员的档案进行管理。如果有条件的话，应当设置一个专门的档案用电脑，配备保密U盘等，并指定一个专人进行相关管理，提高破坏档案的难度。

四、规范科学化保管措施，避免自然损坏

针对档案的不同材料，如U盘、光盘、磁带、纸张等，应当深入认识到不同材料之间的区别以及各自的保管办法，例如不适宜的温湿度、光线、灰尘、虫、鼠等对于纸质版档案有着极大的影响，而阳光直射、高温以及碰撞等，则很容易对光盘造成损坏。对此，应当规范不同类别档案的存放管理条件，最大限度地避免自然损坏，必要时也可以考虑对相关人员进行相应的集中培训。同时，档案室内部应当进行定期检查，对已经开始自然损坏的相关档案，例如已经开始出现霉变、字迹初步模糊的纸质材料，应当立刻上报负责人，对档案进行备份更新，以免威胁进一步扩大。

上述分析研究表明，人事档案管理工作对于一个单位的内部人事工作、相关人员的职业生涯等都具有重要的影响。因此，档案保管人员必须时刻强化自我管理，通过提高规范化管理水平来预防档案遭遇危险，确保档案安全，为发挥档案的服务功能提供保障。