疫情防控下医院被服智能化管理思考与探索

沈 剑

智能化被服管理，是指通过PC机、系统、规则的组合形成一套能学习、能思考、能表达的模式对被服进行现代化管理，达到节能增效的目的。

1 被服智能化管理的意义

1.1 政策的解读

面对新冠肺炎疫情，实行新冠“动态清零”的防疫政策[1]。即在暂时无法消灭病毒，也无法彻底阻止感染发生的情况下，对疫情采取发现一起，扑灭一起。清零则是表达对疫情的控制、疾病的控制、病毒的消灭。坚持“动态清零”的总方针不动摇，最大限度保护人民生命健康和社会经济正常发展。防疫工作还在持续，如何快速发现疫情、快速扑灭疫情，如何通过被服智能化管理[2]节省更多资源去保障更大的需求，是对工作的新要求。

1.2 流程的梳理

医院是由分工不同的多部门协同工作的机构。每个部门的健康运转都可以给医院提供运行的动力。被服管理[3]隶属后勤部门，是容易被人忽视的重要岗位，其保障医院所有职工和患者的被服供给和替换。关联的部门有很多，被服采办需要财务部门审批和资金发放；被服的发放、运送、回收、清洗等岗位职工需要人力资源部统一聘用和管理；被服管理的考核由行政部负责。每个部门的管理条例不相同，每个部门的在岗时间也不相同，彼此之间没有隶属关系，容易形成管理的混乱、流程审批的繁琐、资源的浪费等现象。

1.3 控制管理成本

被服管理的成本由以下几方面组成：被服的采购、仓储成本、洗涤消杀的成本、各岗位的人力。被服每天的使用量又很大，如何避免浪费是降低成本的关键。智能化管理通过对流程的梳理、部门的整合、数据的分享，可有效更正错误、精化流程、提高效率、开源节流。高效的工作提高了患者的满意和认可，为防疫工作赋能。

1.4 提升管理能力

高效管理是优质服务的保障。随着经济发展和社会的进步，群众对服务意识的提升也在促进医疗机构的改革与进步。智能化的被服管理促使后勤管理的升级。简洁流程、减少开支、高效的工作结果是后勤管理能力的提升，更加符合医院智能化的需求。

2 被服智能化管理的概念及目标

2.1 被服智能化管理的概念

被服可以解释为床上铺盖的用品和身上穿着的衣服。被服是患者治疗时必需的生活用品，同时也涵盖护理人员和医生的职业装。常见的6 件套有被单、被罩、枕套、护士帽、白大褂、病人衣裤。每个季节和不同科室的不同岗位略有长短、颜色、薄厚等变化。智能管理是一种拟人化表述，比喻这套系统会像人一样去思考、去判断、去总结管理的过程。但管理不是简单地考虑如何节省资源，同时也要关心成果。高效率与成果往往是不能成正比，例如不计效率的投入资源，所得的成果也许更多，但这必然带来资源的浪费。智能化系统通过记录分析运行中的各组数据，去运算判断，总结得出最佳方案，实现效率与成果的最佳比例输出，用最小的成本换取最大成果[4]。在以往的管理中，这个最优化平衡是需要多年的从业经验和机构不惜成本的试错换来的。现在智能化系统通过智慧的学习和比人脑更快的运算能力就可以得到高优质信息输出，这也是现代信息化医疗机构的魅力所在[5]。

2.2 被服智能化管理的目标

被服智能化是在现有管理基础上的升级。把被服仓储、转运、分发、回收、销毁等复杂的管理实现流程的精细化、透明化，使其对数据进行读取和分析，及时排查可能存在的隐患并提出预警。把管理数据与财务部、人力部、物资采购部共享，达到流程自动化、预算和成本可控化，实现库存备用数与销毁数的动态平衡。

3 被服智能化管理的技术应用与成效

3.1 被服智能化管理的相关技术

3.1.1 高频无线识别技术（RFID）

高频RFID（Radio Frequency Identification）是一种自动识别技术，通过无线射频[6]方式进行无线双向数据通信，利用无线射频方式对记录媒体（电子标签或射频卡）进行读写，从而达到数据交换和识别目标的目的。从使用效果来讲，RFID在信息存储量、更新资料实时性、工作效率、使用寿命、安全稳定性等都具有优势。RFID 可以在减少成本的前提下，更便利地对现有资料更新，让工作轻松便捷。RFID 技术依靠PC 机等进行信息存储，存储量高达数兆字节，可存储信息量大，保证顺利完成工作。RFID 技术解决了以往信息读取的不便捷，实现了识别的效果，提升了工作效率。而RFID 同时拥有密码保护，具有较高安全性、不易伪造的优点。将所有被服植入电子标签即可管理。被服标签信息包含被服编号、所属科室、应用时季、尺码、颜色、领用次数、洗涤次数等，数据实时更新并存储。

3.1.2 被服仓储管理

管理想要事半功倍，需要去发现能够提高效率的规律。一个仓房里常用的被服品类可能连20%都不到，却常在80%不常用的被服品类中，而造成混乱。可以把被服分为两类：常用类，如被褥、病服、马甲、床单被罩等，放置原则为放在近、低处，方便拿取和盘库；不常用类，如医生的长短裤、枕芯枕套、粉色衣裤、儿童病服等，放置原则为远处、高处，可每半年盘库一次，提高使用效率。

3.1.3 智能化管理OA 办公系统

使用OA 办公系统[7]对被服管理的全流程进行SIPOC 建模[8]，联合计算机网络实现工作流程自动化。见表1。

表1 SIPOC 工作流程示意

以科室病服替换的工作为例，它的参与者S为科室保洁员；输入的信息I 为时间、地点、病服数量类别和需要的运输工具；过程P 为运送、更换、清洗；输出O 为获得新的病服；顾客C 为患者。

3.1.4 医院资源计划运用（Hospital Resource Planning）系统

HRP 的概念来自企业资源计划[9]（Enterprise Resource Planning），借鉴其管理方式和思想研发出符合医院数字化管理要求的医院资源管理系统。系统融合了医院现有的硬件资源和软件资源，实现资源高效统一的管理、数据信息的联通、共享。做到科学规范地管理医院资源，是医院实现可持续创新发展的重要战略转型。促进医院提升服务观、整体观、社会观、价值观，推动医院技术、体制、管理的创新。HRP 管理是对合理流程应用的扁平化模式[10]，让医院实现管理的可视化、绩效成本预算的科学化。

3.2 被服智能化管理运用的成效

对被服仓储环节的分析优化，理清了仓储要点和重心。减少不常用被服的储备量，财务库存资金支出降低了15 个百分点。仓储布局重新定义后，保管员平均找齐一份被服领用清单所用时间减少了10 分钟。分类法有效提高了工作效率和被服周转率，工作强度减小的同时缩减了财务支出。

RFID 技术引用，解决了被服出入库工作费时、费力、易出错的问题。高频读卡器可同时读取多个电子标签并记录存储数据。如被服的库存数据、领取数量和使用去向、每天清洗量和平均洗涤时间等众多数据。库存为采购计划提供数据支撑，保证了备用量与使用量的动态平衡[12]；流转路径的数据化也降低了遗失率和损坏率；平均洗涤次数也可作为被服品质的一个指标。

SIPOC 办公流程的建立使工作更轻松、更标准。工作效率提升30%，同比人力资源需求下降了10%。系统针对输入信息和步骤，调节资源和优化步骤。例如：每个科室换洗的被服数量不同，距离洗涤中心的距离也不同，系统分析提供的数据给出需要的收纳车数量，或建议设置一个小型集散中心进行高效中转，提高资源利用效率[13]。

HRP 系统的运用，压缩了管理层次、提升了工作效能。操作层与决策层之间的机构尽可能优化，让决策权延伸到最前线，信息在彼此间快速传递交流。摒弃了以往金字塔状冗员多、层次重叠、组织机构运转效率低下的问题。高速的信息流让决策更快地传达执行。以被服领用为例：科室列领用清单，报科室主管审批，主管审批后转后勤部，后勤主管审批后，转向主管副院长，副院长审批后转院长。流程冗余，审批层级多。HRP 系统整合后，科室直接呈报后勤主管和院长，院长决策后直接转达后勤主管和科室，科室到后勤领用。信息的垂直互通传达[14]使工作效率增高。

4 讨论

被服的使用伴随着患者的所有治疗时间，被服的管理直接影响着患者的满意度。在治疗中病人对卫生的要求会更严苛，被服及时地更换、清洗、消毒是医院优秀管理能力的体现，是高质量服务理念的体现。患者对被服这类贴身衣物的安全要求升高，被服的需求量指数增高。本研究开展的被服智能化管理工作，主要通过仓储的优化、高科技设备的引入、先进数字化办公系统的组合应用实现了医院被服管理工作的智能化。从过程可知，精炼流程和缩减职能，也是人力资源的优化。对于优化下岗的职工，建议培训新技能适应新岗位，同时现代化办公对岗位学识和专业技能的要求均有提升，对人力资源部的岗位招聘也有一定影响。从效果上来看，被服智能化管理具有减轻职工的工作强度、减少库存需求金的支出、降低遗失率和破损率、优化工作流程、精简职能层级、提高工作效率等诸多优点。后勤被服管理只是医院管理体系中一个缩影，可预测建设智能化的医疗管理系统，是提升医院收治能力和高品质服务的探索方向，同时也契合国家医疗信息化的精神。